Пиши, храни, публикуй! Как использовать Документы Кайтен

Привет, меня зовут Дарья, я копирайтер из Kaiten. Более трёх лет я работаю с текстами и не понаслышке знаю, какое количество документов и инструкций накапливается за время работы.

Если вовремя не обновлять важные инструкции, не отсортировывать документы и не делать их бекапы, можно потеряться в хаосе. Особенно во время ЧП в духе ухода зарубежных сервисов — это и произошло на моей прошлой работе.

В сегодняшней статье расскажу, как мы с бывшими коллегами искали сервис для создания базы знаний команды, зачем нам нужно совместное редактирование документов, какие сервисы попробовали и почему остановились на Kaiten.

Что случилось и в чем была проблема

До Кайтен я работала в достаточно крупной IT-компании. После ковида большинство сотрудников полностью перешли на удаленку, поэтому основными инструментами для работы были:

• Kaiten, в котором мы отслеживали задачи.
• Google Документы, в которых хранились инструкции для удаленщиков и все остальные рабочие файлы.

Конечно были и другие вспомогательные программы, но их использование зависело от специфики работы отдельных команд.

В моем случае большую часть времени я как раз проводила в онлайн-документах и на канбан-доске. Из вспомогательного использовала Notion, в котором хранились инструкции написанные моими коллегами. Первые пару месяцев приходилось пользоваться ими часто, но после того, как я освоилась, потребность заходить в Notion пропала.

До февраля 2022 года мы не трогали то, что работает. Но с уходом зарубежных сервисов компания решила также отказаться от корпоративной Google-подписки. Из-за этого сотрудники обязаны были скачать все документы и найти место для их хранения за достаточно небольшой срок.

Компания предложила перенести файлы в Nextcloud — это программа с открытым исходным кодом, с помощью которой организация может создать собственное облачное хранилище.  

К сожалению, сервис закрывал проблему команд, у которых на диске хранилось лишь небольшое количество инструкций. Команде копирайтеров он не подошел по ряду причин:

1. За 3,5 года работы на моем диске накопилось более 1 000 документов: от больших текстов для блога и лендингов до небольших постов в соцсетях и сценариев к видео. Никакого автоматического переноса не было, поэтому скачивать, отсортировывать и загружать документы в новый инструмент приходилось вручную.

2. Внутренний редактор напоминал скорее Word 2003 года. Да, на безрыбье и рак рыба, но психологически тяжело было пересесть с сервиса, в котором все удобно расположено и быстро загружается, в тормозящий и устаревший инструмент. Особенно, когда ты должен проводить в нем 5 дней в неделю.

3. И главное — внутри не была предусмотрена возможность совместного редактирования документов, что является для копирайтеров наверное самой важной функцией. Чаще всего текст проходит через несколько рук. Например, над текстом для лендинга могут работать как минимум 5 сотрудников: SEO-специалист, копирайтер, корректор, менеджер продукта и дизайнер. Для каждого из них выдается специальный доступ — кому-то на редактирование, кому-то на комментирование, чтобы позже доработать текст по их правкам.

Встал вопрос: если над одним документом работает как минимум 5 человек, как же теперь всем «ужиться» в одном документе?

Если статья большая, то надиктовать правки голосом на встрече и соотнести их с фрагментами текста — не выгодно. Исполнитель просто запутается.

Выходит, что единственным вариантом было вернутся в 2007, включить Стигмату и пересылать друг другу файл с документом на почту. А позже оставлять правки курсивом, выделять маркером, пересылать обратно и так по кругу.

Мы с коллегами понимали, что это неудобно: кто-то скачает не актуальную версию документа, кто-то будет долго отвечать, потому что не привык к такому формату работы, а кто-то просто потеряет письмо с документом.

Поиск альтернативы для хранения и совместного редактирования документов

Для начала мы поговорили с руководством — объяснили, почему нам неудобен Nextcloud, и почему так важна функция совместного редактирования. Аналогов нам не предложили, но дали добро на самостоятельные поиски.

Первым сервисом, о котором мы с командой подумали, стал Word Online — это бесплатная онлайн-версия популярного десктопного приложения от Майкрософт. Внутри была аналогичная система совместного редактирования, как в Гугл Документах. Из прикольных фишек — платная функция надиктовки правок голосом к выделенному фрагменту текста. Проработав там пару дней поняли, что внутри мы сможем работать только создав личные аккаунты. Для команды из 7 человек — не проблема. А вот для большой компании, в которой заказчиками могут выступать более 50 сотрудников — да. Поэтому этот вариант мы отмели.

Дальше мы посмотрели Quip, Dropbox Paper и Zoho Writer. Что-то нравилось больше, что-то — меньше. Но минус у сервисов был общий — они были от зарубежных разработчиков. Времена были нестабильные, поэтому мы приняли решение искать отечественный аналог, чтобы через полгода снова не переносить +100500 документов команды в другое место.

Так мы с коллегами пришли в Яндекс.Документы. В качестве эксперимента попробовали поработать только в них 1 неделю. Редактор выглядел немного устаревшим, но переучиться было вполне реально. Да и в целом к работе сервиса особых претензий не было. Из плюсов — почти каждому сотруднику выдавалась корпоративная Яндекс.Почта, что облегчило бы переход в новый сервис. Но места для хранения кип онлайн-документов на тарифе нашего аккаунта категорически не хватало.

Решили показать его руководству, но споткнулись о бюджет. По ряду причин начальство не хотело тратиться на еще одну корпоративную подписку, и, сказав «Денег нет, но вы держитесь», и отправило нас искать дальше.

В качестве временного решения разработчики по своей инициативе на коленке сделали внутренний аналог Google Диска и Документов. Работал он плохо — в документе одновременно не могли находится более двух человек. Правки в тексте сохранялись через раз, комментарии приходили с задержкой, некоторым сотрудником не получалось выдать доступ и т.д.

Но какое-никакое совместное редактирование и история версий всё же были. Поэтому копирайтеры, как ежики, кололись, но продолжали есть кактус и искать подходящий аналог по 4 основным критериям:

1. Должна быть возможность совместного редактирования документов.
2. В идеале сервис для управления задачами должен быть бесплатным.
3. Инструмент создан отечественными разработчиками.
4. Хорошо, если новый редактор будет легко развернуть на уровне компании без личных аккаунтов.

Гнев, отрицание и хватка за костыли

Поиски и тестирование сервисов начинали затягиваться. Какой же была актуальная ситуация:

• База знаний с инструкциями, которые не нуждались в частом редактировании, хранились в Nextcloud.
• Кто-то перешел в локальный редактор от разработчиков компании, злился, психовал, но пытался смириться.
• Кто-то ушел в Яндекс.Документы, работая на лимитах памяти бесплатного аккаунта.
• Кто-то (и я в том числе) схватился за костыль и просто сделал личный Гугл-аккаунт.

В результате мы просто утонули в море разных ссылок и доступов. Вместе с командой копирайтеров на дно пошли и наши заказчики, которые были растеряны и не понимали, как теперь поставить ТЗ и где посмотреть правки.

И каково же было наше удивление, когда мы узнали о документах Kaiten. Ощущение, что мы искали медь, а золото всегда лежало у нас под носом.

Kaiten — оптимальное решение для кросс-функциональных команд

Компания уже давно работала в Kaiten, и удивительно, что никто из наших сотрудников не знал о разделе «Документы». Мы с коллегой наткнулись на него случайно. Не медля, начали изучать.

Для чего подойдут документы Kaiten

Оказалось, что раздел можно использовать:

Для хранения рабочих документов. А значит под рукой у команды всегда будут должностные инструкции, шаблоны заявлений, черновики текстов и другие нужные для работы файлы.

Для заметок и черновиков, с закрытым доступом. Иногда по работе приходится оставлять небольшие заметки, сохранять ссылки или…вы просто интроверт и не хотите, чтобы кто-то видел текст, над которым вы работаете. Все копирайтеры в нашей команде как раз такие. Поэтому доступ к документам, который каждый регулирует самостоятельно, стал еще одним плюсом. А как только черновик будет готов, доступ можно открыть членам команды или точечно заказчику — аналогично Гугл Документам.

Для создания собственной Базы знаний. Еще одна классная фишка. Благодаря возможностям модуля можно сделать полноценные инструкции с четкой иерархией, которые всегда будут под рукой. Как я уже говорила, все наши инструкции лежали в другом сервисе. Обновляли мы их не часто, но всё же периодически это нужно было делать. С помощью Кайтен, мы могли сделать Базу знаний, в которой могли бы создавать папки, подпапки, закрывать и открывать доступ к ним, перемещать документы из папки в папку и т.д.

И главное — любые документы в Kaiten могут одновременно редактировать сразу несколько пользователей.

Дальше расскажу о возможностях редактора поподробнее.

Возможности редактора

Редактирование текста — достаточно стандартное. Есть заголовки, цитаты, списки, ссылки, вставка кода — всё привычно.

Перечисленные ниже возможности выбираются из выпадающего меню.

Есть возможность загружать изображение и видео. Для нас — очень важная функция, т.к. мы писали много текстов для внешней Базы знаний и статей блога, а там без иллюстрирующих примеров никуда.

Работа с таблицами. Еще одна нужная функция. Во внешних текстах мы часто использовали сравнительные таблицы, а во внутренних инструкциях и шаблонах они помогали структурировать материал. Редактировать таблицы, изменяя количество, ширину колонок, ячеек, и добавлять новые элементы также можно.

Вставка кода. Внутри редактора можно вставлять блоки кода и выбирать нужный синтаксис языка программирования.

Прикрепление файлов и ссылок. В любой документ можно добавить как сам файл, так и ссылку на сторонний сервис, где он хранится, — удобная фишка, которая особенно пригодилась нам в инструкциях. Читаешь инструкцию, скачиваешь шаблон, который нужно заполнить. И никаких поисков на диске и лишних действий.

Совместная работа с коллегами. Собственно то, что мы искали. Нам было важно, чтобы в документ могли зайти сразу несколько пользователей и при необходимости, работать в нем параллельно. Сделать это можно с помощью доступов у которых есть своя иерархия. Например, существует три вида ролей в документе:

1. Администратор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
2. Редактор — может создавать, редактировать, удалять, делиться ссылкой.
3. Только чтение — может видеть и копировать содержимое документов.

Подробнее про доступы можно узнать здесь.

Выделение важного текста с помощью блока «Сообщение». Еще один инструмент для совместной работы. С помощью специального цветного фона и иконки, можно визуализировать важную информацию — оставленный комментарий или блок текста, на который нужно обратить внимание.

Пока что доступно 4 варианта сообщения. Выбрать нужный стиль можно через контекстное меню.

Сортировка по папкам. Это функция помогает разложить все документы по полочкам. Работая с диском лично я не занималась сортировкой документов по папкам — только прописывала тип текста или площадку в названии файла. Это аукнулось, когда компания отказалась от Гугл-подписки — мне приходилось отсортировывать все документы вручную.

Чтобы не повторять этих ошибок, мы решили сразу объединять документы в папки. Например, личные черновики лежали в одной закрытой папке. Инструкции и шаблоны — в другой. Отдельную папку я сделала для драфтов статей, а внутри добавила подпапки: «Июнь 2022», «Июль 2022» и т.д. Количество уровней вложенности неограниченно.

Благодаря этой системе мы не только хранили черновики статей, но и сделали свою базу знаний. Команда копирайтеров у нас была достаточно разношерстная: один сотрудник занимался блогом на сайте компании, другой — Хабром, пара человек отвечали за базу знаний и т.д. Получается, что у каждого специалиста были свои личные инструкции, которые мы также структурировали в разделе документов. К каждой такой папке мы вручную настроили доступ: в каких-то инструкциях хранились пароли, поэтому текст был виден только конкретному специалисту, а какие-то открывали группе коллег. Остальные сотрудники компании о существовании таких папок даже не знали.

Что еще хочется отметить — наша база знаний была внутренней, но в Кайтен есть возможность публиковать документы и для внешних пользователей. Лично мы с командой эту функцию не опробовали, но она нам очень понравилась. Например, можно сделать базу знаний о работе с сервисом, публиковать новости и делиться обновлениями с клиентами. О том, как сделать публичную базу знаний можно прочитать здесь.

Что в итоге

Оказалось, что модуль идеально закрывает все наши 4 критерия:

• Внутри есть возможность совместного редактирования.
• Не нужно будет ничего подключать — Документы доступны бесплатно на всех тарифах.
• Разработчик — отечественный.
• Все сотрудники имеют доступ к сервису. Не нужно создавать никаких аккаунтов, все доступы уже есть, и интерфейс Кайтен хорошо всем знаком.

Протестировать новый сервис мы решили двумя командами: копирайтеры и SEO-специалисты, которые выступали в роли наших заказчиков и… прижилось! Работать стало куда комфортнее, поэтому документы Кайтен начали стремительно проникать в работу и других команд.

В итоге нам не нужно было создавать тысячи файлов и работать в разных инструментах. Все оказалось собрано в едином пространстве: и карточки с задачами, и инструкции, и шаблоны, и рабочие документы.