Что нового в Kaiten за ноябрь: свежие обновления системы

Kaiten

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

В ноябре мы сфокусировались на том, чтобы вы тратили меньше времени на рутину. Теперь можно импортировать чужие пространства одной кнопкой, копировать целые проекты со всей структурой внутри, а документы оформлять так же красиво, как в Notion. 

Разработчики получили интеграцию с GitLab, а те, кто ведет публичные базы знаний — удобную навигацию и настраиваемую главную страницу.

В статье разбираем, что появилось за ноябрь 2025 года.

Копирование публичных пространств и папок в свой аккаунт

Добавили импорт опубликованных сущностей в Кайтен. Раньше приходилось разбирать чужую систему по кусочкам и воссоздавать ее вручную. Теперь можно импортировать все одной кнопкой.

При импорте переносится вся вложенная структура:

• пространства с полной структурой досок, дорожек, колонок и подколонок;
• папки и вложенные папки;
• документы с содержимым;
• Story Map с карточками и релизами;
• карточки со всеми основными полями: сроками, метками, чек-листами, описаниями;
• блокировки карточек.

Вы получаете готовую к работе систему — остаётся только адаптировать под свои задачи: назначить ответственных, скорректировать сроки и начать работать.

Kaiten — российский сервис для совместной работы. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Кому это пригодится:

• Командам, которые только внедряют Kaiten, не нужно будет придумывать структуру с нуля, можно взять проверенное решение и настроить под себя.
• Руководителям, запускающим новые направления можно быстро развернуть процессы по образцу успешного отдела.
• Консультантам и интеграторам, чтобы делиться готовыми решениями с клиентами через публичные ссылки.

• Для скрам-команды — доски для бэклога, спринтов и ретроспектив с готовой структурой колонок.
• Дашборд руководителя — пространство для отслеживания ключевых проектов и метрик команды.
• Отдел продаж — воронка продаж с этапами от первого контакта до закрытия сделки.
• HR-процессы — структура для найма, онбординга и развития сотрудников.

Попробуйте импортировать одно из них, это займет пару минут.

Копирование сущностей из корневого меню

Теперь можно копировать любую сущность из корневого меню — папку, пространство, Story Map, документ — вместе со всем содержимым внутри.

С помощью копирования можно дублировать:

• вся структура папок и вложенных элементов;
• пространства со всеми досками, колонками, дорожками и подколонками;
• карточки с основными и пользовательскими полями;
• документы с текстом и форматированием;
• Story Map с карточками и релизами.

Копирование происходит в фоновом режиме — можно продолжать работу, не дожидаясь завершения. Когда все будет готово, вы получите уведомление.

Кто может использовать:

• Агентства и студии. Создайте типовой проект со всеми этапами, документами и логикой работы. При появлении нового клиента — копируйте его и сразу приступайте к работе. Не нужно каждый раз настраивать структуру заново.
• Маркетинговые команды. У вас есть отлаженный процесс запуска рекламных кампаний? Сохраните его как шаблон и копируйте при каждом новом запуске. Все чек-листы, этапы согласования и документы уже на месте.
• HR-отделы. Создайте шаблон онбординга нового сотрудника: задачи для первой недели, встречи с командой, документы для изучения. Копируйте его для каждого новичка — стандарт адаптации будет единым для всех.
• Продуктовые команды. Запускаете новую фичу? Скопируйте структуру предыдущего релиза со всеми этапами разработки, тестирования и раскатки.

Лимиты на копирование зависят от тарифа:

• Бесплатный — 1 операция одновременно, до 3 сущностей за операцию.
• Старт — до 3 операций одновременно, до 5 сущностей за операцию.
• Стандарт, Бизнес и on-premise — до 10 операций одновременно, без ограничений по количеству сущностей.

Новые возможности в Документах

В этом месяце мы серьезно прокачали редактор документов — теперь в нем можно создавать по-настоящему красивые и структурированные материалы.

Колонки

В редакторе появилась новая сущность — «Колонки». Разбивайте информацию на 2–4 части и оформляйте в удобной сетке. Внутри колонок работает все то же форматирование, что и в обычном документе: заголовки, списки, картинки, видео, ссылки.

Где пригодятся колонки:

• Сравнения и анализ. Разместите варианты рядом друг с другом: «было/стало», «плюсы/минусы», «план/факт». Читатель сразу видит разницу без необходимости скроллить туда-сюда.
• Дорожные карты и планы. Оформите цели по кварталам или месяцам в соседних колонках — получится компактный и наглядный обзор.
• Описания продуктов. Разместите изображение продукта в одной колонке, описание характеристик — в другой. Выглядит профессионально и читается легко.
• Инструкции с иллюстрациями. Текст слева, скриншот справа — классический формат технической документации.
• Структурирование больших документов. Разбейте объемный материал на логические блоки, которые удобно сканировать взглядом.

Если вы привыкли к структуре документов в Notion или Confluence — теперь то же самое можно делать прямо в Кайтен.

Цвет текста и подсветка фоном

Теперь можно выделять важное цветом — менять цвет текста или подсвечивать фон. Доступно 7 цветов: черный, серый, зеленый, синий, красный, оранжевый, желтый.

Как использовать:

• Расставлять акценты. Выделите ключевые мысли, важные дедлайны или критичные предупреждения — они не потеряются в тексте.
• Визуально разделять части документа. Используйте разные цвета фона для разных разделов — документ станет легче сканировать.
• Создавать заметки и комментарии. Выделите фоном временные пометки, которые нужно убрать перед публикацией.

Раскрывающиеся блоки

Если в документе много деталей, которые нужны не всем читателям — прячьте их в раскрывающиеся блоки. Читатель видит только заголовок и разворачивает содержимое, когда ему это нужно.

Где это полезно:

• FAQ и базы знаний. Список вопросов виден сразу, а ответы раскрываются по клику — удобно искать нужное.
• Технические детали. Основной текст остаётся чистым, а подробности для специалистов спрятаны в раскрывающемся блоке.
• Длинные инструкции. Разбейте пошаговое руководство на разделы — пользователь откроет только тот шаг, на котором застрял.
• Дополнительные материалы. Ссылки, примеры, шаблоны — все, что может пригодиться, но не должно загромождать основной текст.

Новое меню быстрых команд

Работать с документами стало еще удобнее благодаря обновленному меню быстрых команд.

Что изменилось:

• Меню теперь скроллится, а не раскрывает огромный список на весь экран. Выглядит аккуратнее и не отвлекает от работы.
• Команды разложены по категориям: текст, списки, структура, медиа и другие. Не нужно искать нужный элемент в длинном списке — сразу переходите в нужный раздел.
• Добавили поиск по командам. Введите пару букв — нужный элемент найдется сразу.
• Быстрый вызов через «/». Не обязательно кликать на фиолетовый плюс — просто введите символ «/» в пустой строке, и меню откроется само. Знакомо тем, кто работал в Notion или Slack.

Улучшения публичной Базы знаний

Публичная база знаний — это документации для клиентов, партнеров или сотрудников. В этом месяце мы сделали ее удобнее и для читателей, и для тех, кто ее создает.

Боковое меню навигации

Читатели вашей базы знаний больше не будут теряться в папках. Теперь вся структура видна в боковом меню слева: разделы, папки, подпапки — все на виду.

Что изменилось:

• Структура полностью раскрыта. Видно расположение каждого раздела, вложенность и путь к текущей статье. Пользователь сразу понимает, где он находится.
• Быстрая навигация. Переход между разделами происходит прямо из меню — не нужно возвращаться на главную или искать кнопку «Назад».
• Улучшенный поиск. Мы сделали выдачу точнее, а искать можно из любой статьи — не нужно переключаться на главную страницу.

Раньше понять, где находится документ, можно было только по строке над ним. Теперь навигация интуитивная — как в хорошо организованной книге с оглавлением.

Главная страница

Раньше при переходе в публичную базу знаний читатель попадал просто в список папок — не самое вдохновляющее первое впечатление. Теперь вы сами решаете, что он увидит первым.

Что можно разместить на главной:

• Подборку ключевых материалов — статьи, которые нужны большинству читателей.
• Структуру разделов — если база большая и важно сразу показать, что где искать.
• Быстрые ссылки — на самые популярные статьи или разделы.
• Изображения и баннеры — для визуального оформления и навигации.

Как это использовать:

• Для клиентской документации. Направьте новых пользователей к инструкциям по быстрому старту, а опытных — к продвинутым материалам.
• Для внутренней базы знаний. Соберите на главной ссылки на регламенты, контакты ключевых людей и ответы на частые вопросы.
• Для партнерского портала. Покажите сразу самое важное: условия сотрудничества, маркетинговые материалы, контакты менеджеров.

Мы также обновили свою главную страницу — теперь на ней собраны статьи для быстрого старта, материалы для продвинутых пользователей, ссылки на наши каналы и комьюнити. Посмотрите, как это выглядит — возможно, это вдохновит вас на оформление собственной базы.

Нерабочие дни: видно сразу и учитываются автоматически

Две связанные функции, которые упрощают планирование и помогают не назначать задачи тем, кто сейчас недоступен.

Отображение на аватарке

Теперь на аватарке сотрудника появляется красный значок, если он в отпуске или у него нерабочий день.

Где это видно:

• на таймлайне;
• в ресурсном планировании;
• внутри открытых карточек.

При наведении на аватарку показывается, когда именно сотрудник вернётся — не нужно лезть в календарь или спрашивать коллег.

Чем это полезно:

• При распределении задач. Сразу видно, кому сейчас можно назначить работу, а кто недоступен.
• При планировании встреч. Не будете назначать созвон с человеком в отпуске.
• При ожидании ответа. Понятно, почему коллега молчит — он просто не на работе.

Автоматический пересчет длительности задач

На таймлайне задачи теперь автоматически растягиваются с учетом нерабочих дней ответственного.

Вы создаете задачу и указываете, что на нее нужно, например, 5 рабочих дней. Назначаете ответственного. Если у него посреди этого периода отпуск на 3 дня — система автоматически сдвинет дедлайн. Задача все равно займет 5 рабочих дней, но с учетом реальной доступности исполнителя.

Почему это важно:

Раньше приходилось вручную пересчитывать сроки каждый раз, когда кто-то уходил в отпуск. Особенно больно это было на больших проектах с множеством зависимых задач — сдвигаешь одну, и нужно пересчитывать всю цепочку. Теперь система делает это автоматически.

Функция доступна клиентам с подключенным модулем «ГАНТ и Ресурсное планирование».

Пользовательские ключи стали полезнее

Пользовательские ключи — это понятные идентификаторы карточек, которые заменяют технические ID. Например: MARKETING-145 — карточка из отдела маркетинга, HR-32 — карточка из HR-пространства, DEV-789 — задача разработки.

Если вы используете собственную систему нумерации задач, в этом месяце работать с ней стало намного удобнее.

Отображение на фасаде карточки

Теперь пользовательский ключ можно видеть прямо на фасаде карточки — не нужно открывать ее, чтобы узнать номер. Настраивается через пользовательский вид пространства: добавьте поле «Пользовательский ключ», и он появится на всех карточках.

Фильтрация по ключам

Добавили возможность фильтровать карточки по пользовательским ключам. Удобно, если нужно быстро найти все задачи конкретного проекта или отдела — просто введите префикс ключа.

Ключи в таблицах и экспортах

Теперь можно добавить колонку «Ключ» в таблицах — в учете времени, в заявках службы поддержки, на Таймлайне. При экспорте в Excel ключ автоматически появится в отдельной колонке.

Это делает аналитику точнее: можно выгрузить данные и сопоставить задачи между Kaiten и другими системами по единому идентификатору.

Сортировка по ключам

Добавили сортировку по пользовательским ключам в Таблицах и на Таймлайне. По умолчанию карточки упорядочиваются от первого ключа к последнему. Если в пространстве используется несколько ключей, порядок будет алфавитным: ALFA-1, ALFA-5, KEY-1, KEY-2.

Быстрое копирование

Кликните по ключу карточки, чтобы скопировать его — работает так же, как с ID. Удобно, когда нужно быстро вставить номер задачи в переписку или отчёт.

Пользовательские ключи доступны в on-premise. Хотите включить у себя — напишите вашему менеджеру.

Интеграция с GitLab

Разработчикам больше не нужно переключаться между Kaiten и GitLab, чтобы понять статус задачи. Теперь можно привязывать к карточкам объекты из GitLab:

• ветки;
• коммиты;
• merge requests;
• issues.

Как это выглядит:

Каждый прикрепленный объект отображается отдельным блоком прямо в карточке. Видно статус MR, ответственного, количество изменений, номер issue — все без перехода в GitLab.

Кому это понадобится:

• Менеджерам и тимлидам. Увидите прогресс разработки прямо в задаче — не нужно спрашивать разработчиков или лезть в GitLab.
• Разработчикам. Меньше отвлечений на отчеты — статус задачи обновляется автоматически по привязанным объектам.
• Всей команде. Единый контекст: бизнес-задача и технические детали ее реализации — в одном месте.

Работает с корпоративными серверами:

Если вы используете self-managed GitLab — интеграция работает и с ним. Подключайте свои репозитории без ограничений.

Атрибуты в блокировках карточек

Когда карточка заблокирована, возникают вопросы: почему, кто должен разблокировать и когда ждать? Раньше эту информацию приходилось искать в комментариях или спрашивать у коллег.

Теперь к блокировке можно добавить атрибуты:

• Срок — когда ожидается разблокировка.
• Категории — причина блокировки или ее тип.
• Участники — кто отвечает за разблокировку.

Вся информация видна сразу в карточке. Меньше вопросов — быстрее решение.

Еще немного полезных обновлений

Копирование ссылки на карточку с названием

Раньше, если вы делились ссылкой на карточку в чате, собеседник видел длинный URL. Чтобы понять, о чём речь, нужно было открыть карточку или вручную оформлять ссылку как гиперссылку.

Теперь можно копировать ссылку сразу с названием — в формате Markdown. При вставке в Telegram, Slack, Mattermost или другие чаты с поддержкой Markdown ссылка отображается как кликабельное название карточки.

Новый дизайн раздела «Пользовательские поля»

Обновили интерфейс административного раздела, где настраиваются пользовательские поля. Теперь работать с ними проще:

• Поля отображаются в виде таблицы с колонками: название, ID, тип, автор, видимость на фасаде.
• Список сортируется по алфавиту, а не по дате добавления.
• Добавили поиск по названию — достаточно ввести часть слова.
• Поля разделены на две вкладки: «Активные» и «Деактивированные».
• Все действия доступны прямо из таблицы — не нужно открывать каждое поле отдельно.

Подтверждение при передаче прав владельца

При передаче прав владения организацией другому пользователю Kaiten теперь запрашивает подтверждение. Это поможет избежать случайных изменений — передача прав владельца аккаунта слишком важное действие, чтобы делать его в один клик.

Что дальше

Мы продолжаем развивать Kaiten, чтобы платформа становилась ещё удобнее для вашей работы. Если у вас есть идеи новых функций или вы хотите поделиться обратной связью — напишите нам в техническую поддержку.