Чек-листы — что это, как составить и примеры
Что такое чек-листы, как и зачем использовать контрольные списки Kaiten
И в повседневной жизни, и в бизнесе, нам приходится работать с десятками разных задач. Но, к сожалению, у памяти есть неприятная особенность — периодически забывать даже важную информацию. Хорошо, что для дополнительного контроля придумали специальные инструменты. Один из таких — чек-листы. Они помогают запоминать большой объем информации, систематизировать работу, раскладывая сложные задачи на небольшие составляющие, и контролировать результаты.
В чем же их магия, почему руки сами тянутся поставить галочку рядом с выполненной задачей, и в чем особенность чек-листов Kaiten, поговорим в этой статье.
Что такое чек-лист и при чем тут слоны?
Какие задачи решать сложнее всего? Глупый вопрос, Kaiten, конечно же сложные! Тогда вопрос в другом: «А как их всё-таки решать?». Давайте разбираться на жизненных примерах:
1. Допустим, студентке Маше нужно написать курсовую. Она выбирала тему и в итоге не знает, за что хвататься: где брать литературу и как вообще это писать?
Что происходит в итоге по всем студенческим каноном? Задача откладывается на «завтра».
2. Теперь представим, что Петя решил заняться бегом и принять участие в марафоне на 100 км. Но если за такую задачу возьмется новичок без должной физической подготовки, скорее всего, он выдохнется на первых километрах, развернется и пойдет домой с испорченным настроением.
Как видите, причина провалов обычно в том, что мы откладываем слишком тяжелые и большие задачи. А когда приближается дедлайн, нетронутая задача наваливается на нас тяжким грузом, как слон.
Это сравнение со слонами неслучайно. В тайм-менеджменте так называют крупные и трудоемкие задачи, за которые страшно браться. Чтобы съесть слона, нужно разделить его на бифштексы — разбить на небольшие задачи. Декомпозировать «слонов» на «бифштексы» можно как раз с помощью чек-листов.
1. Например, Маша может разбить написание курсовой на такие задачи: общение с куратором, сбор литературы, изучение рекомендаций по оформлению, составление плана курсовой и т.д.
2. А если бы Петя начал ставить себе небольшие задачи, с которыми он может справится, постепенно увеличивая нагрузку? Наверняка через время он точно бы справился и получил свой позитив как от тренировок, так и от успешного забега.
Как работать с чек-листами в Kaiten
В любую карточку таск-трекера Kaiten можно добавить чек-листы. Ниже расскажем о функциях, которые пригодятся для личного планирования и командной работы с контрольными списками.
Как создать чек-лист в карточке
Создаются чек-листы просто: вы пишете название и добавляете нужное количество пунктов — подзадач — которые нужно выполнить для завершения задачи. После добавления чек-листа в карточке над пунктами появится линия прогресса, которая будет заполняться, по мере того, как вы будете ставить галочки о выполнении пунктов.
Чек-лист на фасаде карточки
Также чек-лист отображается и на фасаде карточки. Если вы уже работаете и отмечаете выполненные пукнты, то на доске тоже отобразится линия прогресса.
Назначение ответственного, выставление сроков для каждого пункта и настраиваемые уведомления
Чтобы добавить в чек-лист больше информации и конкретики, вы можете назначить ответственного сотрудника для каждого пункта и проставить срок.
При желании, можно настроить уведомления, чтобы члены команды знали, что:
- их назначали исполнителем задачи;
- добавилась или изменилась дата сдачи;
- приближается дедлайн для пункта списка, за который отвечает сотрудник.
Правило «Чек-листы должны быть отмечены»
Если чек-лист отображает порядок действий, которые обязательно должны быть выполнены, вы можете создать правило для колонок вашей доски о том, что все пункты чек-листов должны быть отмечены. Зачем же это нужно?
Например, для дополнительный проверки:
- Вы можете поставить правило перед перемещением карточки в колонку «Готово», чтобы было видно, что все подпункты задачи выполнены и ее действительно можно считать доведенной до конца.
- Или, перед тем как брать задачу в работу, важно убедиться проведена ли по ней предварительная подготовка. Для проверки можете прописать пункты в чек-листе, а на колонку «В работе» проставить правило. Если все пункты списка отмечены, ответственный сотрудник поймет, что задачу можно брать в работу.
При перемещении карточки с незаполненным чек-листом в выбранную колонку, на ее фасаде будет появляться красный сигнал о том, что не все пункты чек-листа выполнены — значит в ней остались недоделанные подзадачи.
Превращение пунктов чек-листа в дочерние карточки
Если же вы поймете, что у вас слишком большой проект, каждый пункт которого — это отдельная задача, можете превратить пункты чек-листа дочерние карточки.
Общий чек-лист для нескольких карточек
Если разные сотрудники работают над одним проектом, их задачи следуют друг за другом и команде нужна синхронизация, можете создать общий чек-лист для нескольких карточек на разных досках или пространствах.
К примеру, если SMM-специалист в своей карточке увидит, что картинки от дизайнера готовы, он сможет приступить к своей части работы без лишних коммуникаций. Но не забывайте: чек-лист — общий, поэтому добавление или удаление пунктов, отметки о выполненных этапах будут синхронно отображаться в двух карточках.
Шаблонные чек-листы
Если же на определенном этапе работы вам нужно всегда выполнять одни и те же действия, не обязательно каждый раз создавать новый чек-лист для них — можете сделать список шаблонным. Это означает, что при попадании карточки в определенную колонку или доску, в ней будет автоматически добавляться нужный список подзадач.
Достаточно зайти в настройки колонки и один раз создать нужный чек-лист, чтобы лучше контролировать процессы и не тратить время на добавление пунктов списка вручную.
Теперь при перемещении карточки в колонку с шаблонным чек-листом, он будет автоматически появляться внутри карточки и на фасаде.
Подробнее про работу с шаблонными чек-листами читайте в нашей Базе знаний.
Несколько чек-листов в одной карточке
В карточках Kaiten вы можете создавать столько чек-листов, сколько душе угодно. Например, можно добавить несколько контрольных списков вручную или создать шаблонный чек-лист для каждой колонки. Так чек-листы будут конкретизировать каждый этап вашей работы. Например, бухгалтер может сделать отдельный чек-лист по подготовке документов, отдельный по согласованию, и еще один по оплате.
Советы: как создать чек-лист
Для начала определитесь как будете декомпозировать задачу. В тайм-менеджменте используются 2 основных вида декомпозиции:
- Последовательная — задачи, которые должны быть выполнены строго в определенном порядке. Нельзя покрасить стены дома, не заложив фундамент.
- Параллельная — задачи, которые можно выполнять в любом удобном порядке. К примеру, неважно, что SMM-специалист сделает сначала: подготовит картинки или напишет текст поста.
Выбирайте тот вариант, который больше подходит для вас.
При разделении большой задачи на чек-листы и его пункты, можете воспользоваться такими советами:
- Не делайте из большой задачи еще одну большую задачу. Не стоит смешивать в одном чек-листе разные дела, не относящиеся к одной конкретной задаче. Один чек-лист — одна цель.
- Краткость — сестра таланта. Оптимальный размер чек-листа от 3 до 20 пунктов. Чек-лист должен помогать сотрудникам и руководству увидеть картинку целиком, поэтому бесконечно скроллить 1000 пунктов — неправильно. Если задача объемная и ее никак не получается уложить в несколько пунктов, лучше разделить ее на несколько чек-листов, каждый из которых соответствует определенной цели.
- Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов, чтобы правильно разложить рабочий процесс на пункты.
- Редактируйте чек-лист, вы же не высекаете его на камне. Совершенно нормально добавлять или убирать какие-то пункты. Главное, чтобы список отображал вашу реальную работу.
Частые вопросы и ответы
Что такое чек-лист и зачем он нужен?
Чек-лист — это список подзадач внутри одной большой задачи, который помогает разбить сложную работу на понятные шаги и отмечать их выполнение. Он снижает риск забыть важные детали, помогает бороться с прокрастинацией и делает прогресс наглядным за счёт линии выполнения.
Как создать чек-лист в карточке Kaiten?
В любой карточке можно добавить чек-лист: достаточно указать название и прописать пункты-подзадачи. После этого появится линия прогресса, которая заполняется по мере выполнения. При отметке пункта фиксируется, кто и когда его закрыл, а сам прогресс отображается не только внутри карточки, но и на её фасаде на доске.
Можно ли назначать ответственных и сроки для пунктов чек-листа?
Да. Для каждого пункта можно назначить исполнителя и установить дедлайн. Также доступны уведомления: сотрудник получит оповещение, если его назначили ответственным, изменился срок или приближается дедлайн. Это удобно как для личного планирования, так и для командной работы.
Что будет, если не все пункты чек-листа выполнены?
Можно настроить правило: карточку нельзя переместить в определённую колонку (например, «Готово»), пока все пункты не отмечены. Если попытаться это сделать, система покажет красный сигнал на фасаде карточки. Это помогает избежать ситуаций, когда задача формально закрыта, но часть работы осталась невыполненной.
Можно ли использовать чек-листы для больших проектов и повторяющихся задач?
Да. В Kaiten можно:
- превращать пункты чек-листа в дочерние карточки, если проект стал масштабным;
- создавать общий чек-лист для нескольких карточек (он будет синхронизироваться);
- настраивать шаблонные чек-листы, которые автоматически добавляются при перемещении карточки в определённую колонку;
- добавлять несколько чек-листов в одну карточку для разных этапов работы.
Это делает инструмент гибким и удобным для системной работы как в личных, так и в командных процессах.
