100+ магазинов и 7000+ сотрудников: как торговая сеть навела порядок в задачах

Кайтен

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Когда вся координация в Telegram-чатах, а проектов становится все больше — рано или поздно что-то начнет теряться. Торговая группа столкнулась с этим, когда компания пошла в рост. Первым в новую систему переехал IT-отдел — за полтора месяца. 

А через несколько месяцев за ним потянулись все остальные: от бухгалтерии до кураторов магазинов. 

Коротко о компании 

Это крупная торговая сеть продуктового ритейла, которая работает в нескольких регионах России. В сети больше 150 магазинов разных форматов: от небольших точек у дома до гипермаркетов. Есть склады, распределительные центры и офисные подразделения. В сумме 7000+ сотрудников. 

Структура большая: 

• есть команды, которые работают с товарами и полками, 
• есть подразделения, отвечающие за документы, процессы, учет, IT и поддержку магазинов. 

Все это нужно координировать, и чем крупнее компания, тем сложнее удерживать задачи в чатах. 

Как устроен IT-отдел

Главным интегратором проектных решений стал именно IT-отдел. В команде работает несколько десятков человек, не считая менеджеров. Состав разноплановый: 

• Программисты 1С — основная учетная система, на которой держится весь бизнес.
• Разработчики сайта — интернет-магазин и все, что с ним связано.
• Разработчики мобильного приложения — отдельная команда.
• Системные администраторы — инфраструктура, серверы, сети.
• Техническая поддержка — помощь сотрудникам по всей сети.
• Специалисты по кассовому оборудованию — поддержка касс в магазинах. 

Отдельная роль — IT-менеджеры. Это связующее звено между бизнесом и разработкой. Когда какой-то отдел хочет новую функцию или доработку, менеджер собирает требования, пишет техническое задание, курирует процесс и следит, чтобы проект дошел до конца.

Большинство систем компания разрабатывает под себя: учет на базе 1С, сайт, мобильное приложение, программы для складов, бухгалтерии и других внутренних процессов. Это дает гибкость, но требует много ресурсов на разработку и поддержку. 

Почему Telegram перестал справляться

До перехода в таск-менеджер IT-отдел долго работал в Telegram. Когда проектов было два-три, чаты еще справлялись. Но компания росла, задач становилось больше, и в коммуникации начался хаос 

С чем столкнулас команда:

1. Задачи терялись в потоке сообщений. Написали в чат — через час сообщение уже далеко наверху, под сотней новых обсуждений. 
2. Непонятно, кто за что отвечает. В чате смешивались вопросы, файлы, обсуждения и конкретные поручения. 
3. Разработчики забывали передавать задачу на тестирование. Фичу могли сразу отдать заказчику, а потом оказывалось, что в ней есть баги. 
4. Руководство не видело картину. Чтобы понять статус проекта, приходилось спрашивать, ждать ответа и уточнять детали. 

Даже 2-3 параллельных проекта давались тяжело, а бизнес хотел больше —: быстрее развивать сайт, приложение и внутренние системы. 

Первая попытка: что пробовали и как искали 

В 2019-2020 году команда пробовала Битрикс24. Выбор казался логичным: известный российский продукт, много компаний используют его для задач и коммуникаций. 

Но инструмент не прижился — интерфейс оказался неподходящим. Возможно, тогда команда еще не была готова к такой системе: не хватило времени разобраться и внедрить процесс по-человечески. 

В итоге откатились обратно в чаты. Какое-то время жили так, но проблемы никуда не делись — только накапливались. 

Как команда обожглась на зарубежных сервисах 

Когда руководство поставило задачу найти нормальную платформу, команда начала смотреть разные варианты и тестировать один зарубежный продукт. Уже успели что-то настроить, начали переносить задачи. Потом доступы исчезли из-за ограничений. Процессы, которые успели настроить, пропали.

Как нашли Kaiten и почему выбрали его

Команда продолжила изучать рынок. В одной из статей нашли сравнение платформ для управления задачами, среди них был Kaiten. Зашли на сайт, связались с командой продукта и получили тестовый доступ. 

Что стало интересным:

• Понятный интерфейс. Не нужно быть программистом, чтобы разобраться, где доски, карточки и настройки. 
• Подробная документация. Есть инструкции и видео — можно изучить продукт самостоятельно и внедрить без внешних консультантов. 
• Нужный функционал. Команда искала родительские и дочерние карточки, теги, пользовательские поля, уведомления в мессенджеры. 

Kaiten оказался для команды золотой серединой между Trello и Jira: достаточно мощный для серьезной работы, но не настолько перегруженный, чтобы отпугнуть пользователей. 

Как проходило внедрение: тестовые 30 лицензий и полтора месяца на все

Решили начать с себя: IT-отдел стал первопроходцем в настройке процессов. Для старта закупили ограниченное количество лицензий и начали тестировать работу на своем подразделении. .

Кто взялся за изучение

Два IT-менеджера и один программист вызвались разобраться первыми. Они смотрели документацию Kaiten, видеоуроки и параллельно создавали тестовые доски, пробовали разные настройки. 

Через пару недель провели первый мастер-класс для остальных: показали, как устроена система, как создавать карточки, как двигать по колонкам.

Промежуточные итоги и повторное обучение

Через неделю после первого мастер-класса собрались снова. Обсудили, что получается, что нет, какие вопросы возникли. Провели еще одну сессию — уже с ответами на конкретные проблемы.

Такой подход сработал лучше, чем разовый инструктаж: люди успевали попробовать систему, столкнуться с трудностями и получить помощь.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Сопротивления не было — и вот почему

Ожидалось, что будет сложнее. Разработчики обычно не любят, когда появляется дополнительная работа: перетаскивание карточек, статусы, заполнение полей. 

Чтобы снизить сопротивление, команда сразу объяснила ценность: если все записано в карточке, никто не дергает разработчика вопросами «а что там по задаче?». Плюс задача была поставлена руководством — это было решение компании, а не личная инициатива одного человека 

Плюс задача была поставлена руководством. Это не чья-то личная инициатива, а решение компании.

Переезд IT-отдела занял около полутора месяцев. Работа не останавливалась: проекты переносили постепенно, параллельно с текущими задачами. 

Как организовали работу: структура пространства IT-отдела 

В Kaiten создали не одну большую доску на всех, а несколько досок по направлениям разработки: 

• доска программистов 1С;
• доска разработчиков сайта;
• доска разработчиков мобильного приложения;
• общая доска для сигналов и объявлений;
• доска сопровождения — для задач по поддержке уже работающих систем.

Каждая команда работает на своей доске, но по единым правилам. Если нужно, можно быстро переключиться и посмотреть, что происходит у коллег. 

Колонки: простой процесс с обязательным тестированием

На всех досках одинаковая структура колонок:

Задачи → В работе → Доработки → Тестирование → Выполнено

Колонку «Тестирование» добавили специально. Раньше разработчики могли сделать задачу и сразу отдать ее заказчику. Теперь этот этап зашит в процесс — задача физически не попадет в «Выполнено», пока не пройдет проверку. 

Когда карточка попадает в «Выполнено», через определенное время она автоматически уходит в архив. Доска не захламляется, но вся история сохраняется.

Типы карточек: не все задачи одинаковые

Команда настроила разные типы карточек: 

• обновления Баз данных — плановое обновление системы.
• объявление — информация для команды.
• проектная задача — часть большого проекта.

Тип влияет на то, какие поля появляются в карточке и как она выглядит на доске.

Что внутри карточки: вся информация в одном месте

Карточка стала основным местом работы по задаче: там собраны ответственные, участники, сроки, комментарии, чек-листы и вложения.

Ответственные и участники

Когда сотрудник берет карточку в работу, он назначается ответственным. Если над задачей работает несколько человек — добавляем участников. Всегда понятно, кто сейчас занимается.

Сроки и учет времени

Команда ставит дедлайны и фиксирует, сколько времени ушло на задачу. Это помогает планировать работу: понимать, сколько реально занимают типовые задачи и где объем недооценивается. 

Комментарии вместо чатов

Вся коммуникация по задаче происходит внутри карточки. Вопросы, уточнения, обсуждения, решения. Не нужно искать в Telegram — открыл карточку и все видно.

Чек-листы для больших задач

Иногда менеджер думает, что задача маленькая, а разработчик начинает — и понимает, что там работы на неделю. Чек-листы помогают разбить большую задачу на шаги и видеть прогресс.

Вложения: ТЗ, макеты, скриншоты

К карточке можно прикрепить файлы: 

• техническое задание в Excel, 
• макеты из Figma, 
• скриншоты, 
• документацию. 

Все лежит в одном месте, не нужно искать по папкам и чатам. 

Связанные карточки: как ведут большие проекты 

Некоторые проекты — это не одна задача, а целый комплекс работ. Например, внедрение обязательной маркировки товаров затрагивает кассы, учет, сайт и приложение. 

Для таких случаев используем родительские и дочерние карточки. Родительская — это контейнер проекта. Дочерние — конкретные задачи внутри.

Открываешь родительскую карточку — видишь общий статус: сколько подзадач сделано, сколько в работе, есть ли просроченные.

Метки для фильтрации

Дополнительно команда вешает на карточки метки одного проекта. Потом можно отфильтровать все задачи по этой метке и увидеть полную картину. 

Сигналы: как держать команду в курсе

Есть задачи, о которых должны знать все. Например, плановые обновления тестовых баз данных. Раньше об этом писали в чат: кто-то видел, кто-то нет. 

Теперь создают карточку-сигнал. Все, кто ознакомился, ставят галочку. Сразу видно, кто в курсе, а кому нужно напомнить. 

Автоматизации: меньше ручной работы

Для автоматизации рутины команда стала настраивать отдельный модуль. Например, добавили правило: когда карточка перемещается на определенную дорожку, ответственные назначаются автоматически. Не нужно каждый раз выбирать их вручную. 

Уведомления о сроках

Когда дедлайн приближается или уже просрочен, приходит уведомление. Не нужно держать в голове все даты: система сама напомнит. 

Автоархивация выполненных задач

Карточки в статусе «Выполнено» через какое-то время автоматически уходят в архив. Доска остается чистой, но история никуда не девается. 

Интеграция с Telegram

Kaiten можно привязать к Telegram. Когда кто-то оставляет комментарий в карточке, приходит уведомление в мессенджер. Ответить можно прямо там — и ответ появится в карточке. 

У кого-то уведомления привязаны к почте — тоже работает. Каждый выбирает удобный канал. 

Документация: ТЗ и инструкции в одном месте

Отдельный и важный для нас раздел пространства — Документы. Там хранят: 

• технические задания по проектам; 
• инструкции для пользователей; 
• описания систем и процессов; 
• регламенты работы. 

Для каждого проекта — своя папка. Внутри есть файлы, ссылки, описания. Если вдруг новый человек пришел в команду, то он сможет сам найти информацию и прочитать, не дергая коллег.

Как за IT-отделом потянулась вся компания 

IT-отдел работал в Kaiten уже несколько месяцев, когда руководство решило подключать остальных. Сначала это были небольшие подразделения, потом более крупные. Сейчас в системе работает большая часть офиса: 

• торговый отдел — ассортимент, акции, ценообразование; 
• юридический отдел — договоры, претензии, согласования;
• бухгалтерия — задачи по учету и отчетности.
• отдел расчета зарплат — у них много регулярных задач с жесткими сроками;
• руководители складов — координация работы распределительных центров;
• кураторы магазинов — люди, которые курируют группы магазинов.

Обучением новых отделов занимались уже другие менеджеры. Принцип был похожий: объяснить ценность, провести обучение, помочь настроить Kaiten под специфику подразделения. 

Каждый отдел адаптирует Kaiten под себя. У торговли — свои колонки и процессы, у юристов — свои. Но база одна: все работает в единой системе. 

Результаты: что изменилось и как будет дальше 

Раньше 2-3 параллельных проекта уже давались тяжело. Теперь IT-отдел спокойно ведет больше проектов одновременно: задачи не теряются, а статусы видны на досках. Команда созванивается несколько раз в неделю. 

Раньше часть встречи уходила на выяснение «где что, кто делает, на каком этапе». Теперь достаточно открыть доску и увидеть картину. Обсуждают только то, что требует обсуждения, а не тратят время на сбор информации. 

С Kaiten команда может брать больше проектов и расширять разработку без риска снова утонуть в хаосе.