11 аналогов YouGile: от простых трекеров до комплексных платформ

Кайтен

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

При замене YouGile сначала стоит понять, что команда использует каждый день и каких возможностей ей не хватает. Тогда круг вариантов становится понятнее: где-то важнее сохранить привычную работу с задачами и общением, а где-то нужны более развитые инструменты для других процессов. 

Чтобы круг вариантов было проще сузить, мы собрали 11 российских сервисов и сравнили их возможности, ограничения и цены.

Что такое YouGile

В YouGile три основных блока: управление поручениями и инициативами, внутренняя переписка, а также учет покупателей и коммерческих сделок. Процессы раскладывают по колонкам, задачи оформляют карточками, а переписка по работе остается внутри этих карточек. CRM вынесена в отдельный раздел с воронкой продаж.

Общение при этом не ограничено обсуждениями внутри карточек. В YouGile есть личные и групповые чаты, обмен файлами, голосовые сообщения, опросы и реакции, а внешних участников можно бесплатно приглашать в отдельные рабочие чаты без доступа к остальным проектам. Задачу можно создать прямо из переписки, а обсуждение конкретной работы вести внутри ее карточки.

Когда проектов становится много, их не обязательно сводить в одну громоздкую доску. Команды могут вести работу отдельно, а нужные задачи собирать в сводки и смотреть сроки в календаре или на Ганте. Если одна работа затрагивает несколько направлений, зеркальные задачи и колонки синхронизируют изменения между досками, поэтому карточки не приходится поддерживать вручную в нескольких местах. Доступ при этом можно ограничить до конкретного проекта, доски или задачи.

CRM использует похожую логику: сделки проходят по этапам воронки, рядом хранятся контакты и организации, а права можно настроить отдельно для каждого CRM-проекта. Сам YouGile позиционирует этот раздел как простую CRM, поэтому он рассчитан прежде всего на команды, которым продажи нужно связать с задачами и рабочей перепиской без отдельной сложной системы.

Такой набор закрывает сразу несколько повседневных задач команды, но требования со временем могут стать шире. Например, компании может понадобиться встроенная база знаний, финансовый учет по проектам, более глубокая работа с продажами, видеозвонки или другая логика автоматизации и аналитики. Поэтому при поиске альтернативы YouGile важнее сравнивать не количество функций вообще, а тот рабочий контур, который команда хочет усилить или перестроить.

Обзор аналогов YouGile

В подборке собраны сервисы с разным набором инструментов. В одних основной акцент сделан на задачах и командном общении, в других — на автоматизации, CRM, базе знаний, финансах или более сложных процессах. Поэтому сравнивать их лучше по тем возможностям, которые нужны конкретной команде.

Отметим, что мы не распределяли сервисы по местам: порядок в подборке не означает, что один вариант лучше другого. Цены и возможности сверяли по данным на август 2026 года.

Kaiten

Kaiten — платформа, которая охватывает процессы процессы бизнеса на разных уровнях: от стратегических целей до ежедневных задач. От простого трекера отличается тем, что процесс каждого отдела настраивают отдельно и при необходимости везде создают свои этапы, свои правила и свои роли. 

Продукт собран из модулей, поэтому команда подключает только нужное. Подойдет компаниям, где у отделов разные процессы, а руководству нужен общий обзор работы без попытки загнать все команды в один шаблон.

Преимущества:

• В пространстве можно собрать несколько досок и отобразить их на одном экране, а вид переключить на список, таблицу, таймлайн или календарь.
• Крупную задачу можно разложить на дочерние карточки и связать их между собой. У дочерних задач могут быть свои дочерние задачи — уровень вложенности неограничен.
• На Ганте можно связать задачи зависимостями и распределить по ним рабочие часы сотрудников, а затем сравнивать текущий ход проекта с первоначальным планом.
• В модуле «Автоматизация» собрано более 300 сценариев для настройки: можно менять статус, назначать ответственного, отправлять уведомления и выполнять другие действия. Нестандартную автоматизацию можно запускать вручную по кнопке в карточке.
• 11 видов готовой отчетности, включая накопительную диаграмму потока — график, по которому видно, на каком этапе скапливается работа. Недавно на платформе появились дашборды — кастомные отчеты, которые можно создавать по данным из нескольких пространств и настраивать под свои задачи.
• Обсуждать задачи можно в карточке: для этого есть комментарии, упоминания через @ и файлы. В бета-тесте открыты «Чаты» с личной и групповой перепиской и «Встречи» с видеозвонками и расшифровкой.
• На всех тарифах доступен раздел «Документы», который позволяет создавать текстовые документы, организовать базу знаний и при необходимости делать ее публичной. Все эти документы также можно прикреплять в задачи, чтобы ссылаться на нужные данные и правила.
• Доступ можно настроить вплоть до отдельной карточки, а также создавать свои роли, чтобы не задавать настройки с нуля в каждом пространстве.
• В мобильном приложении для iOS и Android есть большинство функций десктопной версии.

Алена Новожилова

персональный менеджер Customer Success

Проведу анализ ваших текущих процессов, найду узкие места, где застревают задачи, и предложу шаги, которые можно внедрить уже сейчас. Записывайтесь на бесплатную онлайн-консультацию.

Записаться на демо

Недостатки:

• Раздел для проведения встречи пока находится в бета-тесте и доступен только текущим пользователям платформы.
• Гостевые пользователи могут только просматривать доски и комментировать карточки. Если подрядчик или заказчик должен самостоятельно создавать и редактировать задачи, гостевого доступа будет недостаточно.

Цены:

• Пользоваться базовой версией можно без оплаты и ограничения по сроку. У нее есть лимиты: подключить можно до пяти пользователей, а для работы доступны три пространства и пять уникальных досок. Модули в тариф не входят.
• Минимальная цена платной версии — 250 ₽ ежемесячно за одну учетную запись или 185 ₽ при оплате за год. На такой тариф можно добавить до 15 человек, а еще на нем можно использовать инструменты из модулей Канбан и Скрам. Стандарт обойдется в 580 ₽ (430 ₽ за год) и включает два модуля на выбор, Бизнес — в 780 ₽ (580 ₽ за год) и шесть. Следующий модуль стоит 80 ₽.
• Стоимость серверной версии можно рассчитывают по запросу.

Протестировать все возможности системы можно бесплатно в течение 14 дней.

WEEEK

В WEEEK работа строится вокруг трех основных инструментов: таск-трекера, базы знаний и CRM. Проекты можно вести в нескольких представлениях, в базе знаний — создавать и совместно редактировать страницы, а клиентский блок позволяет отслеживать продвижение продаж, прикрепляя к каждой записи рабочие карточки. 

По логике работы сервис близок к YouGile: в нем тоже доступны быстрый старт, несколько представлений задач и бесплатный тариф для небольшой команды. Подойдет небольшим и средним командам, которые одновременно ведут несколько проектов или направлений: например, агентствам, маркетинговым и продуктовым командам.

Преимущества:

• Задачи можно переключать между доской, списком, календарными видами и диаграммой Ганта. Например, запуск проекта можно спланировать на Ганте по срокам и зависимостям, а ежедневную работу вести с теми же задачами на доске — отдельные планы под разные способы работы создавать не придется.
• Для этапов можно задать правила, которые запускают нужные операции без участия пользователя. Например, когда задача переходит на этап проверки, WEEEK может назначить проверяющего и изменить приоритет без ручного редактирования карточки.
• В базе знаний доступны блочный редактор, совместное редактирование, версии документов и публичные ссылки.
• В клиентском разделе продажи можно распределять между статусами, а соответствующие записи связывать с задачами из таск-менеджера.
• Гостей можно приглашать бесплатно, а на тарифах Профи и Бизнес доступны приватные проекты и доски.
• Из системы можно выгружать данные по задачам, затраченному времени, сделкам и контактам в CSV, XLSX или JSON с выбором периода.
• Открытый API доступен даже на бесплатном тарифе, поэтому WEEEK можно связывать с собственными сервисами и CRM.

Недостатки:

• Отдельного мессенджера с личной и групповой перепиской нет: обсуждение идет в комментариях к задачам, а уведомления приходят в Telegram, VK или Slack. Рабочую переписку вне задач команде придется вести в другом сервисе.
• Мобильные приложения уступают веб-версии по функциям. Например, Гант и режим «Месяц» недоступны на Android и iOS, а в приложении для iOS нет CRM и управления пользователями.

Цены:

• Бесплатный тариф доступен для команды до 5 человек. На нем есть ограничения по количеству проектов, досок, документов и CRM-воронок.
• Платный доступ обойдется минимум в 199 ₽ ежемесячно на одного участника. Подписка настраивается как конструктор: стоимость зависит от числа участников, тарифа рабочего пространства и выбранных уровней для таск-менеджера, Базы знаний и CRM. Для команд больше 10 человек нужен Профи от 399 ₽ или Бизнес от 450 ₽ за пользователя в месяц. 
• При оплате за год действует скидка 20%. При покупке подписки сразу на 12 месяцев предусмотрена скидка 159 ₽.

Shtab

Shtab — сервис с фокусом на контроль проектов и управленческий учет. По сравнению с YouGile он сильнее смещен в сторону планирования ресурсов и оценки работы команды, поэтому подойдет компаниям, которым одного ведения задач недостаточно.

Преимущества:

• Задачи не привязаны к одному формату: текущую работу можно вести на доске, сроки планировать в календаре или на Ганте, а приоритеты разбирать в матрице Эйзенхауэра.
• Крупные задачи можно разбивать на подзадачи и чек-листы, а повторяющиеся создавать по шаблонам. Для разных процессов можно заводить свои типы задач, например отдельно для заявок, контента и внутренних работ.
• Обсуждение можно вести прямо в задачах и проектах с комментариями и @упоминаниями, чтобы переписка по работе оставалась рядом с ее контекстом.
• Карточку или рабочее пространство можно открыть по публичной ссылке, если к проекту нужно подключить внешнего участника без полноценного доступа к Shtab.
• С помощью трекера можно учитывать время по задачам, использовать таймер Помодоро и смотреть данные об активности сотрудников.
• В разделе «Финансы» можно вести операции, контрагентов и направления доходов и расходов, а также рассчитывать выплаты по учтенному времени.
• По методу OKR можно задать цель и измеримые ключевые результаты, а затем связать их с проектами и задачами. Прогресс по цели можно считать по выполненной работе в связанных проектах, поэтому видно, какие задачи влияют на ее достижение.
• Данные можно перенести из Trello, Jira и Asana.

Недостатки:

• В Lite включено 100 действий автоматизации в месяц, в Business — 1 000, в MAX — 3 000. Если лимита не хватит, дополнительные действия придется докупать.
• Гибко настраивать права и роли можно только при покупке пакета MAX. На Lite и Business доступны готовые роли, а на бесплатном тарифе настройки ролей нет.
• На бесплатном тарифе один загружаемый файл не может быть больше 5 МБ, на Lite — больше 200 МБ. Это может быть ощутимым ограничением для команд, которые хранят в Shtab тяжелые макеты, видео или архивы.

Цены:

• Бесплатный тариф действует без ограничения по времени и числу участников. В него входят базовые инструменты для работы с задачами и проектами.
• Платные тарифы начинаются от 190 ₽ за пользователя в месяц: итоговая сумма зависит от тарифа и числа участников. При оплате на 3, 6 или 12 месяцев действует скидка 5, 10 или 20%. Например, при оплате за год минимальная стоимость снизится до 152 ₽ за месяц.
• Для установки Shtab на свои серверы есть лицензия на 1–3 года стоимостью до 810 ₽ за пользователя в месяц. Бессрочная лицензия оплачивается отдельно разовым платежом, цену рассчитывают индивидуально.

Перед покупкой доступен 14-дневный пробный период.

Strive

В Strive к проектам и задачам добавлены документация и отдельный инструмент для регламентов. В документации можно хранить инструкции и справочные материалы, а регламенты — делать обязательными и дополнять тестами. Сервис подойдет командам, которым важно закреплять правила работы и использовать их вместе с задачами.

Преимущества:

• Для одного проекта можно использовать канбан-доску, список, календарь или Гант: например, вести оперативную работу — через канбан, а временную последовательность и связи между карточками проверять на Ганте.
• В каждой задаче работает чат с упоминанием участников и файлами, а комментарии доступны и в документах.
• По правилам автоматизации задачи можно переносить между этапами и менять свойства карточки.
• Регламент можно сделать обязательным для участников пространства и добавить тест. Так руководитель может проверить, кто ознакомился с инструкцией и прошел проверку знаний.
• ИИ-ассистент позволяет задавать вопросы по документации и собирать регламент в диалоге по описанию процесса. Сотруднику не придется открывать несколько страниц базы знаний для поиска нужного правила, а черновик новой инструкции можно подготовить из исходного описания.
• В задаче можно отдельно назначить исполнителя и проверяющего. Так можно выстроить приемку работы: исполнитель передает результат, а проверяющий одобряет его перед закрытием задачи.
• При переходе из другого сервиса проект можно импортировать из Trello или CSV. Для разработки доступны интеграции с GitHub и GitLab, а нестандартные связки можно настроить через открытый API.

Недостатки:

• Встроенного чата для общения сотрудников нет: обсуждения привязаны к конкретным задачам. Для общей, личной или групповой переписки команде потребуется другой сервис.
• Нельзя настроить автоматическое повторение задач. Например, карточку для еженедельной проверки или ежемесячного отчета придется создавать заново либо переносить срок вручную
• На всех тарифах можно загружать файлы размером не более 100 МБ. Для тяжелых видео, архивов или исходников потребуется внешнее хранилище.

Цены:

• Бесплатный тариф рассчитан на команду до 10 человек, но ограничивает количество пространств, документов и регламентов. Например, пространств может быть максимум три.
• Платные тарифы начинаются от 1 000 ₽ в месяц за двух участников. Дальше стоимость зависит от размера команды: для состава до 15 человек есть фиксированный пакет, для более крупных команд — оплата за пользователя.
• Локальное решение приобретают по отдельной лицензии. Его стоимость рассчитывают индивидуально.

В течение месяца системой можно пользоваться бесплатно без ограничений по функциям.

ЛидерТаск

ЛидерТаск — планировщик задач, который существует уже 15 лет. Сервис прежде всего помогает человеку организовать свои личные дела: фиксировать планы, распределять их по дням и следить за сроками. Командные инструменты дополняют этот набор, поэтому руководитель может здесь же распределять работу между сотрудниками и контролировать ее выполнение.  Вариант для команды до 10 человек с простыми процессами.

Преимущества:

• Если в поручениях постановщик фиксирует условия задачи, то исполнитель не может изменить срок, описание или проект. К обсуждению также можно подключить других сотрудников без назначения их исполнителями.
• Календарь подходит для подробного планирования загрузки: задачи распределяются по времени, а расписание можно смотреть на день, неделю, месяц и более длительный период.
• Редактировать карточки можно в офлайн-режиме, а при появлении сети новые данные автоматически обновятся на остальных платформах.
• Доску можно открыть внешнему участнику по ссылке без регистрации, а через форму сбора заявок автоматически создавать на ней новые карточки.
• В задачах и карточках есть обсуждения и файлы, поэтому рабочий контекст остается рядом с задачей.

Недостатки:

• У задачи может быть только один исполнитель. Если над результатом одновременно работают несколько сотрудников, назначить их соисполнителями нельзя.
• Одну задачу нельзя одновременно включить в несколько проектов. Для пересекающихся направлений придется использовать метки или создавать отдельные задачи.
• Бесплатный тариф рассчитан только на личную работу. Более продвинутые инструменты по типу общих досок становятся доступны только на тарифе «Бизнес».

Цены:

• Бесплатный тариф подходит для личного планирования, но работает только на одном устройстве и ограничен по количеству задач и досок.
• «Премиум» стоит 349 ₽ в месяц за пользователя. Он снимает ограничения личной версии и добавляет синхронизацию, календарь, вложения и повторы задач.
• Для команд нужен тариф «Бизнес» за 2 999 ₽ в месяц. В стоимость входит до 10 пользователей, а при росте команды можно докупить дополнительные рабочие места.

ПланФикс

ПланФикс — конструктор, в котором рабочую систему можно собрать под процессы конкретной компании: от задач и проектов до CRM и клиентского сервиса. Для типовых процессов есть готовые конфигурации, а собственные процессы можно настраивать через статусы, поля, справочники и автоматизации.

Преимущества:

• Для разных процессов можно задать собственные статусы, поля и правила переходов. Например, отдельно настроить работу с заявками, сделками и внутренними задачами в одном аккаунте.
• Можно добавить автоматические действия, которые будут срабатывать после заданных триггеров. С помощью таких действий можно менять данные задачи, создавать новые задачи или выполнять другие действия без программирования.
• Сообщения из почты, Telegram, WhatsApp и других каналов можно собирать в ПланФиксе как задачи и отвечать клиенту из той же карточки в его исходный канал.
• Планировщик позволяет собирать разные рабочие представления задач под конкретный процесс, а на диаграмме Ганта можно менять сроки и зависимости между задачами.
• В собственных отчетах можно объединять данные по задачам и аналитикам, например учитывать рабочее время, стоимость работ или другие показатели, которые команда фиксирует в процессе работы.
• Права доступа можно задавать отдельно для проектов, документов, планировщиков, справочников, отчетов и других данных.
• Для типовых процессов есть готовые конфигурации: CRM, учет рабочего времени и финансов, клиентский сервис, документооборот и другие варианты можно установить без сборки всей структуры с нуля.

Недостатки:

• Запуск может занимать больше времени, чем у сервисов с более простой логикой и заранее настроенными инструментами: до начала работы придется описать процессы, поля и справочники.
• В мобильном приложении пока поддерживаются не все типы списков Планировщика, поэтому часть представлений, настроенных в веб-версии, со смартфона недоступна.
• На бесплатном тарифе сильно ограничена настройка собственных процессов: доступны два пользовательских статуса, один процесс, три пользовательских поля задачи и 50 срабатываний автоматизаций в месяц.

Цены:

• Бесплатный тариф рассчитан на команду до пяти человек. Доступно до 500 активных задач, 10 проектов и 1 000 контактов.
• Подписка обойдется минимум в 366 ₽ ежемесячно за пользователя. Такая стоимость действует при оформлении подписки сразу на 12 месяцев. Общая сумма меняется в зависимости от пакета и размера команды.

Платные функции также можно бесплатно тестировать 14 дней.

Teamly

Teamly связывает базу знаний с задачами и корпоративным обучением. К задаче можно добавить связанную статью или данные из другой таблицы, а материалы базы использовать в курсах и тестах. Сервис в первую очередь подойдет компаниям, у которых в приоритете управление знаниями и обучение сотрудников.

Преимущества:

• Можно создавать курсы из статей, видео, файлов, тестов и опросов, назначать обучение сотрудникам и устанавливать сроки прохождения. Это подходит, например, для онбординга или обучения новым регламентам.
• Данные трекера можно смотреть шестью способами: таблица, канбан, календарь, диаграммы, формы и диаграмма Ганта.
• Для задач можно настроить автоматические действия: например, после смены статуса назначить другого ответственного или изменить нужные поля.
• Работу можно планировать спринтами: распределять задачи по периодам, оставлять будущие задачи в бэклоге и после завершения спринта смотреть, что удалось выполнить.
• ИИ-помощнику можно задавать вопросы по внутренним материалам компании. Он учитывает права доступа и использует только доступную сотруднику информацию.

Недостатки:

• Отдельного мессенджера с личными и групповыми чатами нет. Обсуждения привязаны к задачам и статьям, поэтому для общей командной переписки потребуется другой сервис.
• Роль «Читатель» рассчитана в первую очередь на просмотр базы знаний, обучение и работу с ИИ. Для сотрудников, которым нужно создавать и редактировать рабочие материалы, потребуется оплачиваемая роль редактора.

Цены:

• Бесплатно можно подключить до 5 редакторов. Читатели на этом тарифе недоступны, а на аккаунт выделено 2 ГБ.
• Платные командные тарифы начинаются от 299 ₽ за редактора в месяц. Стоимость зависит от количества редакторов, а читатели подключаются отдельно пакетами по 100 человек.
• Для локального размещения стоимость рассчитывают индивидуально. При оплате облачной версии за год действует скидка 20%.

Мегаплан

Мегаплан — сервис для управления задачами, проектами и продажами. В отличие от YouGile, здесь заметную часть системы занимает CRM: со сделками, бизнес-процессами, счетами и документами. Вариант для компаний, которым важно совмещать работу над проектами с ведением продаж.

Преимущества:

• CRM связана с дальнейшей работой команды. При переходе сделки на нужный этап система может назначить задачу, отправить уведомление, сформировать документ или выполнить другое действие по настроенному сценарию.
• Зависимые задачи можно выстроить в цепочку: старт одной привязывается к завершению другой, а при переносе сроков Мегаплан сдвигает связанные задачи.
• Соглашения, платежные документы и закрывающие формы можно создавать из готовых шаблонов с автоподстановкой данных из CRM.
• В системе есть учет трудозатрат по задачам, поэтому руководитель может сравнивать плановое и фактическое время работы.
• Рабочие обсуждения, файлы и видеозвонки доступны внутри системы, поэтому часть коммуникации не приходится выносить в отдельные сервисы.

Недостатки:

• Бесплатный тариф отсутствует, использовать систему без оплаты можно только 14 дней в рамках пробного периода.
• Канбан для задач ограничен пятью системными колонками. Их нельзя переименовать, поменять местами или скрыть, поэтому доску не получится точно подстроить под этапы своего процесса.
• Мобильное приложение не повторяет веб-версию полностью: часть функций и настроек доступна только в браузере. Для полноценной настройки системы и работы с отдельными разделами понадобится веб-версия.

Цены:

• Облачная версия стоит от 450 ₽ за пользователя в месяц на «Базовом», от 900 ₽ на «Расширенном» и от 1 100 ₽ на «Профессиональном». При оплате за 3 или 12 месяцев действует скидка. При максимальной скидке 30% минимальный тариф обойдется в 315 ₽.
• Коробка доступна на тарифах «Расширенный» и «Профессиональный». Лицензию покупают один раз, затем ежегодно оплачивают обслуживание.

Первые две недели сервисом можно пользоваться бесплатно.

EvaProject

EvaProject заточен под координацию работы над проекты и работу с бэклогом, спринтами и настраиваемыми процессами. По устройству он близок к Jira и может быть знаком командам, которые раньше вели разработку в зарубежных системах. Продукт входит в экосистему EvaTeam, где отдельно доступны база знаний, сервис-деск, тестирование, Git и другие инструменты для команд разработки.

Преимущества:

• В бэклоге можно собрать очередь задач и автоматически сформировать из нее спринт по приоритетам, тегам и другим параметрам. Работу в спринте можно вести на Scrum- или Kanban-доске.
• Для долгосрочного планирования доступны дорожная карта и диаграмма Ганта. На дорожной карте можно собрать план развития продукта, а на Ганте — посмотреть сроки и зависимости между задачами.
• Бизнес-процессы и согласования можно настраивать без кода, включая маршруты для документов и задач и автоматические действия.
• В дашбордах можно собрать таблицы и диаграммы по проектам, а в Agile-отчетах — смотреть Burndown и Story Points для контроля хода спринта.
• Для переезда доступны инструменты переноса данных из Jira, Confluence, YouTrack, Asana, Trello и MS Project.

Недостатки:

• Нет бесплатного облачного тарифа. Небольшой команде для постоянной работы в облаке придется оплачивать минимум пять учетных записей.
• Отдельного мобильного приложения пока нет. Со смартфона доступна мобильная версия интерфейса, а Eva Mobile App запланировано на IV квартал 2026 года.
• В EvaProject нет отдельного командного чата, общение идет через комментарии к задачам.

Цены:

• Бесплатная on-premise версия доступна частным лицам и IT-компаниям, которые занимаются разработкой ПО или информационными технологиями. Она рассчитана максимум на 10 пользователей.
• Облачная версия стоит от 450 ₽ за пользователя в месяц, оплатить нужно минимум пять учетных записей. 
• Для установки на свои серверы минимум составляет 20 пользователей, цену рассчитывают по запросу.

Облачную версию можно бесплатно протестировать в течение 14 дней, но получить демо можно только через обращение к менеджеру.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — сервис для ведения клиентской и проектной работы, где вместе доступны CRM, задачи и финансовый учет. Проект можно создать из сделки, а затем вести по нему задачи, учитывать поступления и расходы и смотреть рентабельность. Подойдет агентствам и проектным компаниям, которым важно контролировать и ход работ, и экономику каждого заказа.

Преимущества:

• Для повторяющихся заказов можно подготовить шаблон проекта, а задачи вести на доске или Ганте: например, этапы контролировать на доске, а сроки и зависимости — на временной шкале.
• Проект можно создать прямо из сделки. Название и заказчик подтянутся автоматически, а связь с исходной сделкой сохранится.
• С тарифа «Команда» для задач можно настроить автодействия: например, при смене этапа назначить другого ответственного или создать следующую задачу по заданному условию.
• В проекте можно учитывать затраченное время и стоимость часа, планировать поступления и расходы, сравнивать план с фактом и прогнозировать денежный поток.
• Сервис включает чаты для групповых или личных переписок, а детали конкретной работы можно обсуждать в комментариях к задаче.
• С тарифа «Команда» заказчика или подрядчика можно подключить как внешнего пользователя и отдельно настроить, какие проекты, задачи, поля и действия ему доступны.

Недостатки:

• На тарифе «Старт» внешних пользователей подключить нельзя, поэтому показать проект заказчику получится только с тарифа «Команда».
• Встроенный мессенджер рассчитан только на переписку, поэтому проводить групповые созвоны не получится. Для этого понадобится отдельный инструмент.
• На бесплатном тарифе на весь аккаунт выделено 5 ГБ, на «Старте» — 15 ГБ. Если команда хранит в проектах видео, исходники или крупные архивы, этот лимит можно быстро исчерпать.

Цены:

• Без оплаты в команде могут работать до 5 человек, а для хранения файлов предоставляют 5 ГБ.
• Платные тарифы начинаются от 2 990 ₽ в месяц за 5 пользователей. Дальше стоимость зависит от тарифа и размера команды, дополнительные места можно докупить отдельно.

Пробный период — 14 дней, на это время доступен весь функционал.

Singularity

Singularity — планировщик задач с ИИ-помощником. Сервис в первую очередь заточен под личную организацию работы, а командные возможности здесь заметно проще, чем у полноценных таск-трекеров. Для команд есть совместные проекты, но в один проект можно пригласить до пяти человек на Pro и до 10 на Elite. Поэтому сервис больше подойдет специалистам и небольшим группам, чем отделам с большим числом участников.

Преимущества:

• AI-ассистент работает с задачами через чат: может создать или перенести задачу, разбить ее на подзадачи, составить чек-лист и подобрать свободное время в расписании.
• Задачу можно надиктовать вместе с параметрами. Сервис распознает дату, время, проект, теги, приоритет и напоминание. Добавлять задачи также можно через Telegram, MAX, email и Яндекс Алису.
• Повторы настраиваются под нестандартный график, например на каждую вторую пятницу месяца.
• Таймер Помодоро привязан к задачам: в статистике видно затраченное время с детализацией по задачам, проектам и тегам.
• Проектом можно поделиться по ссылке без регистрации. Получатель сможет просматривать задачи и отмечать выполненными сами задачи и пункты чек-листов.

Недостатки:

• В один совместный проект можно пригласить максимум пять человек на Pro и 10 на Elite. Для проекта с более крупной командой этого не хватит.
• Права в совместном проекте разделены только между владельцем и участниками. Участники не могут настраивать колонки канбана, управлять составом проекта или менять его основные настройки. Файлы к задачам может добавлять только владелец, другим участникам они недоступны.
• На канбан-доске не отображаются подзадачи и шаблоны повторяющихся задач.
• Облачное хранилище на Elite — 2 ГБ, поэтому крупные файлы проекта может потребоваться хранить в другом сервисе.

Цены:

• Basic бесплатный и рассчитан на личную работу на одном устройстве.
• Pro стоит от 209 ₽ в месяц при оплате за год или 249 ₽ помесячно. Он добавляет синхронизацию и совместные проекты до пяти приглашенных участников.
• Elite стоит от 250 ₽ в месяц при оплате за год или 299 ₽ помесячно. На нем доступны канбан, диаграмма Ганта и до 10 приглашенных участников.

Пробный период — 14 дней.

Сравнение аналогов YouGile

После подробного обзора проще свести варианты к нескольким кандидатам. Для этого ниже сопоставили сервисы по одинаковым критериям, чтобы различия между ними были более заметны.

Как выбрать аналог YouGile

Первое, что стоит проверить, — как в сервисе устроено общение. Программы, похожие на YouGile, различаются здесь сильнее всего. В Аспро.Cloud, ПланФиксе и Мегаплане доступны отдельные чаты, а в Kaiten личные и групповые «Чаты» пока находятся в бета-тесте. В Strive обсуждение встроено в задачи. WEEEK, Shtab, Teamly и EvaProject используют комментарии к рабочим объектам, поэтому для переписки вне задач потребуется другой сервис.

Если важна настройка самих процессов, стоит сравнить глубину автоматизации. В WEEEK и Strive можно задавать действия при смене этапа задачи. Kaiten и ПланФикс подходят для более глубокой настройки: в них можно создавать разные процессы для отделов, задавать собственные этапы, поля, роли и правила. В Shtab количество срабатываний автоматизаций зависит от тарифа.

Отчеты тоже различаются по фокусу. В Kaiten доступны 11 готовых видов отчетности и настраиваемые дашборды. В Shtab можно анализировать задачи вместе с учетом времени и финансов, в Мегаплане — проекты и продажи, в Аспро.Cloud — загрузку команды и финансовые показатели проектов. EvaProject больше ориентирован на спринты и Agile-метрики, а Singularity ограничивается статистикой затраченного времени.

Для работы с инструкциями и базой знаний стоит отдельно сравнить Kaiten, Strive и Teamly. В Kaiten документы можно связывать с задачами и собирать из них базу знаний. В Strive регламенты вынесены в отдельный инструмент: их можно сделать обязательными и дополнить тестом. Teamly сильнее ориентирован на управление знаниями и обучение: в нем можно создавать курсы, тесты и назначать их сотрудникам.

При расчете бюджета важно смотреть не только на начальную цену, но и на модель тарификации. В ЛидерТаске командный тариф включает до 10 пользователей. Аспро.Cloud продает базовые пакеты мест, а дополнительных пользователей можно докупить. В Teamly отдельно оплачиваются редакторы и читатели. У WEEEK после 10 участников потребуется тариф «Профи» или «Бизнес», а в Shtab даже бесплатный тариф не ограничивает число участников.

Если предстоит перенос существующих проектов, у Shtab есть импорт из Trello, Jira и Asana, у Strive — из Trello и CSV. EvaProject поддерживает перенос из Jira, Confluence, YouTrack, Asana, Trello и MS Project. В Kaiten и WEEEK доступно открытое API для переноса и интеграции данных.

Перед переходом лучше выбрать два-три сервиса и провести через каждый реальную работу команды: создать задачи, пройти несколько этапов, обсудить результат и посмотреть отчетность. Если нужны разные процессы для отделов, автоматизации и аналитика, можно протестировать Kaiten: бесплатным тарифом можно пользоваться без ограничения по времени, а все модули бесплатно протестировать 14 дней.

Частые вопросы

Как понять, что команда переросла простой трекер с чатами?

Признаков обычно несколько, и они накапливаются постепенно. Досок стало больше десятка, и чтобы собрать статус по компании, руководитель обходит их по очереди. У отделов появились разные этапы работы, а доска у всех одна. Решение по задаче приняли в переписке, а через месяц никто не может его найти. Руководителю нужны сроки, просрочки и загрузка людей в цифрах, а на руках только карточки. Если совпало хотя бы два пункта, инструмент подбирают уже по настройке процессов и отчетам, а не по наличию канбан-доски.

Стоит ли уходить с YouGile, если команде его хватает?

Менять инструмент ради более длинного списка возможностей смысла нет. Переезд оправдан, когда появилось конкретное ограничение: не хватает отчетов для планирования, процессы отделов не помещаются в общую доску, команда выросла и бесплатных мест больше нет. Бесплатно в YouGile работают первые 10 человек, поэтому у небольшой команды повода для спешки обычно не возникает. Если ограничение одно, может быть дешевле закрыть его отдельным сервисом, чем переносить всю работу.

Чем отдельный чат отличается от комментариев к задаче?

На словах разница небольшая, на практике заметная. Комментарий привязан к карточке: вернуться к нему можно только через саму задачу, и переписка не по делу туда не попадает. Чат работает как переписка: в нем есть личные и групповые ветки, а обсуждение не обязано начинаться с задачи. 

При выборе стоит проверить три вещи: может ли сотрудник написать коллеге лично, остается ли обсуждение в карточке после закрытия задачи и есть ли треды, чтобы длинная ветка не превращалась в сплошную ленту.

Нужно ли переносить в новую систему старые задачи и архив?

Не обязательно переносить все накопившиеся данные. В первую очередь нужны активные проекты, незакрытые задачи и материалы, к которым команда регулярно возвращается. Завершенные проекты можно оставить в старой системе как архив или выгрузить отдельно. Так при переходе не придется тратить время на перенос устаревших карточек и одновременно засорять ими новое рабочее пространство.