Кейс «Продман»: как навести порядок в задачах и увеличить количество проектов с помощью Kaiten

В момент, когда небольшая компания только выходит на рынок, кажется, что можно контролировать рабочие процессы в чатах и блокнотах. Но, когда компания растет, а количество задач только увеличивается — фиксировать реальную нагрузку становится сложнее. Отсутствие единого пространства для всех рабочих процессов может привести к потере задач или путанице в проектах, а руководство не сможет отследить эффективность и производительность сотрудников.

IT-компания из Калининграда «Продман» специализируется на разработке проектов «под ключ». Когда в работе было всего 2-3 проекта, команде было удобно вести работу в чате Telegram. Но с увеличением количества проектов сотрудники стали путаться в задачах, потому что не могли отследить движение проекта и текущий этап его выполнения.

Генеральный директор «Продман» Павел Попов и руководитель разработки Савва Герасимов рассказали про свой опыт внедрения Kaiten в рабочие процессы компании. Новый инструмент помог разобраться с хаосом в рабочих процессах, повысил производительность и организовал прозрачную систему управления работой.

Коротко о компании «Продман»

Компания «Продман» специализируется на управленческом консалтинге и автоматизации бизнес-процессов. За три года работы они выполнили много разных кейсов, начиная от системного администрирования и программирования контроллеров, заканчивая настройкой ЛВС и интеграцией собственных API.

Целевая аудитория компании — нефтебазы, госучреждения, заправочные комплексы, производственные компании и агрохолдинги. Команда «Продман» предлагает готовые решения для бизнеса и обеспечивает поддержку своего продукта, включая ремонт оборудования, анализ показателей и логистику.

От переписки в чатах к пространству управления проектами

В начале, когда у компании в работе было 2-3 проекта, все рабочие процессы фиксировались в чате Telegram. Однако с увеличением количества проектов вести работу в чате стало затруднительно: не было возможности отследить, на каком этапе находится проект и кто отвечает за его выполнение.

Для уточнения любых вопросов приходилось искать информацию в чате, что влияло на производительность. Разработчики часто забывали передавать проект в отдел тестирования, поэтому на выходе получали продукт с багами. Крайней точкой этой проблемы стал случай, когда один из сотрудников перепутал проекты и случайно внес корректировки в другой продукт.

Руководители «Продман» решили поменять привычный рабочий процесс и визуализировать все проекты в одном месте. Они выделили для себя важные моменты, которые должны быть в новом инструменте:

• возможность создавать родительские и дочерние карточки, которые помогут наладить взаимосвязь между ответственными. Когда большой проект дробится на несколько подзадач — сотрудникам легче проследить производственную иерархию;
• добавление тегов и пользовательских полей в карточке. Чтобы избежать потери задач, необходимо вести всю коммуникацию в одном месте, добавлять метки, поля и вносить важную информацию о проекте в соответствующую карточку;
• возможность получать уведомления в удобном формате. Важно, чтобы сотрудник был в курсе любых изменений и корректировок по проекту. Когда комментарий о смене статуса задачи приходит не только на почту, но и в привычный мессенджер — повышается скорость реагирования.

Некоторые члены команды уже имели опыт с разными таск-трекерами (Trello и Jira), но они не подходили под требования компании. В Jira обычно ведут масштабные проекты, которым необходим механизм со сложной системой контроля. А в Trello, наоборот, слишком простой функционал, в котором нельзя создавать дочерние карточки. Весомым доводом стало и то, что эти сервисы были зарубежными и могли возникнуть проблемы с подпиской или внезапной блокировкой. Руководители «Продман» искали проект от российских разработчиков, чтобы избежать возможных сложностей. Остановились на Kaiten, потому что в нем был весь необходимый функционал.

Команда сначала восприняла нововведение с напряжением. Им показалось, что работы стало даже больше: теперь нужно перетаскивать карточки, менять статусы, оставлять комментарии в процессе. Но это напряжение быстро ушло, когда мы донесли до ребят ценность решения: если ты видишь пул задач и понимаешь, что уже сделано, а что предстоит сделать, — работать становится легче и понятнее.

Генеральный директор «Продман» Павел Попов

Организовали отдельное пространство для контроля продаж и управления проектами

Для ведения проектов и совершения продаж для сотрудников компании было создано отдельное пространство в Kaiten. Это позволяет увидеть полную картину работы, включая текущие проекты и планируемые.

Для каждого нового клиента заводится карточка, которая находится в бэклоге. Когда договор подписан — карточка переходит в колонку «В работе» и для нее создается отдельная доска. Когда все задачи по проекту закрыты, карточка перемещается в колонку «Готово».

В пространствах проектов делят спринты на двухнедельные сессии и ставят метки

Рабочий процесс команды состоит из сессий по 2-3 недели. В Kaiten есть возможность отобразить это с помощью горизонтальных строк — дорожек.

Перед началом сессий сотрудники компании планируют задачи на несколько недель и размещают их в бэклоге. Дедлайны добавляют не для всех задач, потому что многое может поменяться в процессе работы. Все дополнительные пожелания клиента добавляются в общий бэклог проекта, чтобы к ним можно было вернуться, когда появится время.

Мы созваниваемся три раза в неделю — в понедельник, среду и пятницу. И если раньше мы тратили часть созвона, чтобы оценить состояние проекта, то теперь просто смотрим на доску и выбираем, какие задачи взять из бэклога на ближайшие два дня. Внутри каждой карточки пишем понятное название задачи по SMART и, если нужно, указываем дополнительные комментарии и пожелания заказчика.

Руководитель команды разработчиков «Продман» Савва Герасимов

Ответственный назначается автоматически, когда сотрудник переносит карточку в колонку «В работе». Если исполнитель не успевает выполнить задачу в срок, он оставляет комментарий в карточке, указывая выполненную и оставшуюся работу. Когда все задачи выполнены — карточку переносят в колонку «Тест».

Руководители компании добавили колонку «Тест» на все доски, чтобы разработчики не забывали передавать проекты на проверку. А заказчик получал готовый проект только тогда, когда было проведено тестирование и исправлены все баги.

С помощью меток и тегов сотрудники отмечают ответственных за сделку. Все участвующие в проекте подсвечиваются ярким цветом, поэтому легко определить, кто ведет работу в карточке.

Организовали сопровождение проектов с помощью отдельной доски

Когда проект готов — начинается сопроводительный период. Время, когда 2-3 недели продукт изучается и тестируется заказчиком. Если возникают вопросы или правки по улучшению на этом этапе, то команда забирает эти задачи на доработку. Специально для этого создали отдельное пространство.

Когда работа по проектам велась в телеграм-чате, задачи по сопроводительному этапу иногда терялись, потому что проект уже был закрыт и про них просто забывали. С отдельной доской для сопровождения команде удалось наладить коммуникацию с заказчиком и не оставлять без внимания обратную связь по проектам. Теперь руководство компании видит рост количества клиентов, а разработчики не теряют задачи, не входящие в основной поток проекта, и закрывают их вовремя.

Навели порядок в производственном процессе и взяли больше проектов в работу

Благодаря Kaiten компании «Продман» удалось выстроить прозрачную систему ведения проектов, наладить контроль и повысить производительность сотрудников. Теперь сотрудники могут одновременно вести до четырех проектов, не теряя в скорости и качестве работы. С помощью Kaiten удалось создать рабочую среду, в которой руководство может следить за метриками и прогнозировать результаты.

Сотрудники смогли лучше планировать свою работу, не отвлекаясь на поиск правок по проекту в чате. Созвоны стали проводиться три раза в неделю, чтобы спланировать рабочие процессы. Благодаря Kaiten команда не теряет задачи и время, а руководители могут отслеживать общую картину со всей аналитикой.

С Kaiten мы стали работать намного слаженнее, управление стало понятным и все процессы теперь под контролем. Мы планируем увеличить количество сотрудников и взять в работу больше проектов — теперь мы уверены, что справимся с такой нагрузкой и качество сервиса не пострадает.

Генеральный директор «Продман» Павел Попов