«Кайтен работает за 4 продюсеров»: как медиапродакшен управляет сотнями задач
Команда продакшена одного центрального телеканала экономит 600 000+ рублей ежемесячно благодаря Kaiten
Запутанные процессы?
У Дмитрия несколько ролей и несколько бизнесов сразу. На телевидении он главный режиссер и креативный директор: его команда отвечает за промо, дизайн и весь маркетинг эфира. Помимо этого, он режиссер-постановщик ТВ-шоу и креативный директор собственного агентства. И почти все свои задачи он контролирует в Кайтене: «Мне нужно, чтобы моей команде было понятно, что делать сегодня. Чтобы каждый понимал свою роль, свое задание».
На словах — просто. На практике, когда в команде 40+ человек и 400+ видеозадач в месяц, без единой системы управления тут не справиться.
Почему производство контента так тяжело держать в голове
Каждая задача на медиапроизводстве — составная, и проходит через несколько рук по очереди. Сначала — бриф от заказчика или руководства. Дальше редактор пишет сценарий, диктор начитывает текст, монтажер собирает черновую сборку, дизайнер упаковывает материал в графику, звукорежиссер сводит звук. Потом — круги правок и согласований, и только после этого готовый мастер-файл уходит в эфир или на платформу.
Как итог, в одной задаче участвует минимум 5 разных отделов. А сотрудники этих отделов не всегда сидят вместе — часть в офисе, часть на удаленке по разным городам. Появляется путаница в файлах: «видео_финал», «видео_финал_исправлено», «видео_супер_финал_со_звуком_v3». Какой из них актуальный — понятно не всегда.
При этом контент должен выйти вовремя. Эфир не будет ждать, пока у редактора появится вдохновение. Если ролик не готов к загрузке в эфир, приходится срочно ставить замену или выпускать сырую версию. В норме такого быть не должно.
Дорога к Кайтену: Trello, YouGile и один неудобный, но правильный выбор
Сначала команда работала в Trello. Он отлично справлялся с базовыми сценариями — канбан, доски, карточки, понятный интерфейс.
Все изменилось летом 2022 года, когда начался массовый переезд с зарубежных сервисов. Разбираться было некогда, поэтому выбор пал на YouGile по единственному практическому критерию — миграция из Trello делалась буквально в один клик.
YouGile закрыл задачу скорости, но как только процессы усложнялись, гибкости инструмента переставало хватать: разделить команды, настроить сложные взаимосвязи, выстроить пайплайн в нем не получалось. Параллельно Дмитрий тестировал Кайтен для личных задач — и честно признает, что поначалу таск-трекер показался слишком сложным:
Через пару месяцев команда все же решила полностью перейти на Кайтен. Решающими стали 2 фактора:
- Возможность настройки под нестандартные процессы. В медиапродакшене нет одного универсального процесса для всех задач. Проморолик, графика, SMM-публикация и партнерская активность требуют разных маршрутов. В Кайтене каждый проект можно настроить под свой пайплайн.
- Разделение команд и прав доступа. У Дмитрия несколько разных бизнесов, и людям из одного проекта незачем видеть процессы другого — это и вопрос удобства, и вопрос коммерческой тайны. В Кайтене разные команды можно держать в одном аккаунте, но разделять доступы и рабочие пространства.
Переезд прошел без потерь, но команда привыкла не сразу
Переход не был мгновенным. По словам Дмитрия, люди редко радуются новым инструментам: им привычнее работать так, как они работали раньше.
Сначала сотрудники жаловались, что все стало «не там», интерфейс другой, нужно заново разбираться. Объективных проблем было немного — скорее сработало обычное сопротивление изменениям.
Но постепенно система прижилась. Команда увидела, что это полноценное рабочее пространство: задачи, инструкции, технические параметры, гайды, архивы и процессы находятся в одном месте.
Сам переезд прошел поэтапно:
- Сначала команда переходила в Кайтен «на минималках»: перенесла привычную структуру досок и продолжила работать примерно так же, как раньше.
- После этого начали постепенно разбираться в дополнительных возможностях и настраивать процессы детальнее.
Самой важной частью стал перенос архива из Trello. Это была не совсем стандартная задача, поэтому к ней подключились специалисты Кайтена. В итоге старые карточки удалось сохранить, а команда не потеряла прошлые наработки, к которым продолжает обращаться в новых проектах.
Как устроена работа сейчас
У отделов есть свои доски, есть общие доски, а карточки переходят между ними по мере продвижения задачи. В карточке хранится вся информация по работе:
- дедлайн;
- ответственные;
- комментарии;
- история обсуждений;
- файлы и ссылки;
- обратная связь;
- текущий статус.
Больше не возникает ситуаций, когда за 30 минут до эфира выясняется, что ролик не готов: кто-то не получил задачу, потерял правки в переписке или думал, что следующий этап уже делает другой человек. Сейчас весь путь задачи прозрачен для всех участников — от идеи до финального материала.
Почему Кайтен заменил несколько продюсеров
Логика здесь простая. Кто-то должен вести сотни составных задач одновременно: не потерять, помнить, на каком этапе задача, у какого отдела, горит ли срок, наладить коммуникацию между отделами. Обычно это работа продюсеров — они держат информацию в голове и в личных файлах, но стоит одному человеку что-то забыть или уйти, весь контекст сразу теряется.
В Кайтене эту роль взяла на себя карточка: она показывает исполнителя, дедлайн, что сделано до и что нужно после, все комментарии.
Изменилось и само ощущение работы:
- Появился полный контроль. По графикам загрузки каждого отдела Дмитрий видит выработку и продуктивность — какой отдел буксует и где нужно вмешаться лично, помочь или перераспределить задачи.
- Вся информация — в карточке. Больше не нужно выяснять, где что лежит, горит ли срок, кто что написал и какой креатив уже собран: достаточно открыть задачу — и весь контекст перед глазами.
- Разрозненные процессы сложились в одну экосистему. У каждого отдела есть свои и общие доски, а карточки мигрируют между ними — и все это стало единой точкой управления командой.
Конечно, Кайтен не делает работу за команду. Он не придумывает идею, не монтирует ролик и не принимает творческие решения. У него тоже есть ограничения: систему нужно правильно настроить, команду нужно приучить обновлять статусы, а карточки задач должны быть заполнены понятно. Если участники процесса не ведут доску аккуратно, инструмент теряет часть пользы.
Но это честная дисциплина: система работает настолько хорошо, насколько команда готова работать прозрачно.
Как используют архив и базу знаний
За несколько лет креативной работы у команды накопились сотни проектов, и часть из них остаются полезными даже после завершения. В Кайтене старые задачи не пропадают — к ним можно вернуться, если нужно посмотреть прошлые решения.
Например, каждый год появляются повторяющиеся инфоповоды: Новый год, 8 Марта и другие праздники. Вместо того чтобы снова собирать идеи с нуля, команда открывает архив и смотрит: какие ролики уже выпускали, какие подходы использовали, что можно переосмыслить или адаптировать под новую задачу.
А еще в Кайтене создали корпоративную базу знаний — добавили туда инструкции, технические требования, параметры видео, описания процессов и остальные важные материалы.
Главное условие — поддерживать порядок внутри системы: если у карточек понятные названия и структура, даже через несколько лет можно быстро найти нужный проект и использовать накопленный опыт повторно.
Что дальше: подключение корпоративного мессенджера
Несмотря на то что большая часть работы уже собрана в одном месте, команде пока приходится использовать 2 инструмента: отдельно Кайтен для управления задачами и отдельно корпоративный мессенджер для общения.
При этом разделять рабочую и личную коммуникацию для команды критично: рабочие обсуждения не должны смешиваться с личными сообщениями, новостями и другими отвлекающими факторами.
Кайтен помог собрать сложный медиапродакшен в одну систему
Когда в работе сотни задач, руководитель физически не может помнить, где находится каждый ролик, кто ждет согласования и у какого отдела начинает гореть дедлайн.
И если раньше для этого пришлось бы расширять продюсерскую команду, то сейчас эту роль во многом выполняет система — хранит историю, показывает движение задач и помогает сложному продакшену работать без лишних условий.
