Заказ приняли — детали потеряли: как Kaiten помог студии печати «Липучка»
Как Kaiten помог студии из Тюмени наладить растущее производство, а еще стал доской почета для команды
Когда в «Липучке» появился четвертый сотрудник, управлять заказами по памяти уже не получалось. Пока в студии работали 2–3 человека, детали передавали напрямую. С ростом команды начали теряться требования клиентов, ссылки на макеты и информация о текущем статусе работ.
К этому моменту студия уже занималась не только наклейками, но и цифровой и широкоформатной печатью, сувенирной продукцией и заказами с участием подрядчиков. В 2022 году команда перенесла задачи и архив из Trello в Kaiten. Теперь в таск-трекере ведут заказы, автоматизируют повторяющиеся действия, собирают вопросы к планеркам и хранят инструкции.
Директор «Липучки» Михаил Нифантов рассказал, как студия организовала рабочий процесс, внедрила ИИ и создала собственную доску почета, где инициативу сотрудников отмечают внутренней валютой — «липами».
Немного о компании
«Липучка» начинала в 2011 году как небольшая студия по изготовлению наклеек — отсюда и название компании. Со временем список услуг расширился: появились цифровая и широкоформатная печать, сувенирная продукция и заказы, которые студия выполняет вместе с внешними подрядчиками.
Процессы тоже стали заметно сложнее. Один заказ можно сразу отправить в печать, для другого сначала нужно подготовить макет, а третий — рассчитать, оформить и передать партнеру. При этом у каждого заказа есть сроки, стоимость, файлы, требования клиента и множество небольших договоренностей, от которых зависит результат.
Пока команда была небольшой, всей информацией можно было легко обмениваться напрямую. Коллеги находились рядом, знали о текущих заказах и могли быстро уточнить детали друг у друга. Но постепенно прежний подход начал давать сбои: часть информации оставалась в личных переписках, а важные детали зависели от памяти конкретного сотрудника.
Рост команды показал слабое место в процессе
Одни и те же ситуации стали повторяться из раза в раз:
- менеджер принимал заказ, но передавал в производство не все требования клиента;
- сотрудникам приходилось выяснять, где находится актуальная версия макета;
- при смене менеджера клиенту нужно было заново объяснять историю заказа;
- без руководителя команда не всегда могла быстро определить текущий статус работы;
- вопросы, которые планировали обсудить на встрече, забывались до следующей планерки.
Студии требовалась система, которая помогла бы сохранить скорость небольшой команды, но при этом сделала движение заказов прозрачным.
Сначала заказы перенесли в Trello
Первой системой управления заказами в «Липучке» стал Trello. Несколько лет команде хватало простой канбан-доски: каждый заказ оформляли как карточку, перемещали между этапами, а разные виды работ обозначали метками.
В 2022 году сервис ввел ограничения для пользователей из России. Команде пришлось срочно переносить активные задачи и архив с информацией о клиентах. Все данные удалось сохранить, поэтому восстанавливать историю заказов по перепискам и памяти сотрудников не пришлось.
Этот опыт повлиял на выбор следующего рабочего инструмента. Теперь в компании оценивали не только набор функций, но и возможность переноса данных, доступность сервиса и темп его развития.
Почему «Липучка» выбрала Kaiten
Команде требовалась система с привычными канбан-досками, куда можно было бы без проблем перенести все накопленные данные из Trello. Одним из вариантов стал Kaiten, но внедрять его сразу не стали — сначала изучили продукт и понаблюдали за тем, насколько регулярно он обновляется.
В результате Kaiten подошел студии по всем ключевым параметрам. Сначала команда импортировала в систему все заказы, а затем приступила к организации самого рабочего процесса.
Далее — покажем, как устроен путь задачи от первой заявки клиента до выдачи готового продукта и какие инструменты помогают сотрудникам не терять важные детали.
Все заявки попадают на доску приемки
Основной маршрут заказа начинается на доске «Приемка». Сюда менеджеры добавляют все клиентские обращения, которые поступают с сайта, из социальных сетей, по телефону или от постоянных клиентов.
Саму доску разделили на зоны ответственности — когда заказов стало больше, общая очередь оказалась неудобной. Теперь у каждого менеджера появились собственные колонки, а этапы, связанные с дальнейшей обработкой заказов, остались общими.
В карточке нового заказа фиксируют ключевую информацию:
- данные клиента;
- срок выполнения;
- стоимость;
- требования к продукции;
- комментарии и договоренности;
- ссылку на макет или прикрепленные файлы.
Восстановить контекст любого заказа можно за пару минут — информация больше не остается только у сотрудника, который общался с заказчиком.
Заказ движется по понятному маршруту
Дальнейший путь карточки зависит от особенностей заказа. Но, как правило, каждая заявка проходит через несколько ключевых этапов:
- Новый запрос. Менеджер собирает вводные, уточняет стоимость, сроки и требования клиента.
- Перезаказ. В эту колонку попадают заказы, которые студия передает внешним подрядчикам. Ответственный сотрудник продолжает следить за сроками, а все договоренности и файлы остаются в карточке.
- Подготовка макета. Если готового файла для печати нет, заказ передают дизайнеру. После согласования макета карточка возвращается в основной процесс.
- Производство. Полностью подготовленные заказы распределяются по оборудованию и исполнителям.
- Завершение. После изготовления и выдачи клиенту карточка переходит в финальный статус.
При этом не вся работа в студии укладывается в универсальную карточку заказа. Требования к печатной продукции, разбор брака и закупка материалов требуют разной информации. Поэтому в «Липучке» создали несколько типов карточек:
- универсальный заказ;
- брак;
- закупка;
- документы на подпись;
- обучение;
- обязательное ознакомление сотрудников.
У каждого типа есть собственный набор полей. Например, в заказе важно указать клиента, срок, стоимость и макет. В карточке брака — зафиксировать причину ошибки и обстоятельства, при которых она произошла.
Такая типизация помогает не перегружать карточки лишними полями и одновременно не забывать данные, без которых задачу нельзя передавать дальше.
Вопросы к планеркам тоже перестали теряться
Для общекомандных встреч в Kaiten создали отдельную доску. В течение недели сотрудники добавляют туда идеи, вопросы и ситуации, которые нужно разобрать вместе. К началу планерки повестка уже фактически собрана.
Если после обсуждения появляется правило или важное сообщение для всей компании, создается карточка «Ознакомиться и подписать». Сотрудники получают уведомление, изучают информацию и отмечают себя в чек-листе. Руководителю сразу понятно, кто уже прочитал обновление, а кому еще нужно с ним ознакомиться.
Повторяющиеся действия передали автоматизациям
После того как основной процесс работы с заказами стал понятным, команда начала убирать из него рутинные операции. Сейчас автоматизации помогают «Липучке» в нескольких сценариях:
- заявка с сайта автоматически создает новую карточку;
- при переходе заказа в производство меняются этап и ответственный;
- кнопка «Проверить себя» добавляет чек-лист с обязательными пунктами;
- метка о необходимости документов создает отдельную задачу сотруднику;
- обслуживание оборудования, закупка материалов и выставление счетов появляются как регулярные задачи.
Автоматизировать абсолютно все в студии не пытаются. Перед настройкой нового правила команда оценивает частоту операции и последствия возможной ошибки.
Рабочие инструкции собрали в базе знаний
В процессе работы у студии накопилось много инструкций: как оформить возврат, подготовить файл для подрядчика, заказать материалы или обработать нестандартный запрос.
Если раньше ответы приходилось искать в переписках или уточнять у более опытных коллег, то сегодня у компании есть собственная корпоративная энциклопедия на базе Kaiten. Она открывается по ссылке и выглядит для пользователя как обычный сайт. Хранилище можно сделать публичным или ограничить доступ к материалам.
В базе знаний хранятся описания типовых процессов и инструкции для разных рабочих ситуаций. Если у сотрудника возникает вопрос, он может воспользоваться поиском и самостоятельно найти нужный порядок действий.
ИИ превращает обсуждения на планерках в задачи
Еще один эксперимент компании связан с искусственным интеллектом. Например, команда использует ИИ-транскрибатор встреч от Kaiten, чтобы автоматически расшифровывать планерки и создавать задачи на основе договоренностей. Руководителю остается проверить формулировки, назначить ответственных и сроки.
Так команда экономит время, а обсуждения не проходят впустую: все договоренности сразу превращаются в конкретные задачи.
Отдельная гордость студии — доска мотивации с «липами»
В Kaiten команда ведет не только заказы и внутренние процессы, но и собственную систему мотивации сотрудников.
Устроено все так: если сотрудник делает что-то полезное сверх основных обязанностей — предлагает улучшение, разбирает сложную ситуацию, наводит порядок или берет дополнительную задачу, — его инициатива становится отдельной карточкой на доске почета.
За такие действия начисляют от 1 до 10 внутренних баллов — «липов». Количество лип сотрудники определяют сами с учетом сложности работы. Один лип равен 100 рублям, а накопленные баллы можно обменять на оплату такси, доставки или каршеринга.
На этой же доске видно, сколько липов заработал каждый сотрудник и во сколько программа мотивации обходится компании.
Какие функции студия решила пока не использовать
В «Липучке» тестировали разные возможности, но оставили только те, для которых уже появилась практическая потребность.
Сервис-деск. У студии нет отдельной службы поддержки, а внутренние обращения возникают не так часто. Пока для них достаточно мессенджера.
Расширенная аналитика. Руководитель работает рядом с командой и хорошо понимает состояние производства без дополнительных отчетов. Аналитика может понадобиться позже — например, если студия откроет несколько филиалов в других городах, которыми придется управлять удаленно.
Подробный учет рабочего времени. Постоянная фиксация каждой операции добавила бы сотрудникам слишком много ручных действий. К этому инструменту планируют вернуться, если без точных данных о загрузке станет трудно планировать производство.
Что изменилось после переноса процессов в Kaiten
За 3+ года работы в Kaiten сервис стал для «Липучки» единым рабочим пространством, в котором связаны клиентские заказы и внутренние процессы.
Сейчас команда:
- фиксирует все заявки на одной доске приемки;
- сохраняет в карточках требования, файлы и историю заказа;
- передает задачи между менеджерами, дизайнерами и производством без потери контекста;
- контролирует работу внешних подрядчиков;
- использует разные типы карточек для заказов, брака, закупок и обучения;
- заранее собирает вопросы к планеркам;
- подтверждает ознакомление сотрудников с важной информацией;
- автоматизирует регулярные и повторяющиеся операции;
- хранит инструкции в корпоративной базе знаний;
- ведет внутреннюю систему мотивации.
При этом в компании не стремятся описать каждый шаг и поставить под контроль каждое действие. Любое изменение оценивают с практической точки зрения: поможет ли оно сократить количество ошибок и сделать работу команды проще.
Опыт «Липучки» показывает, что порядок не обязательно начинается со сложных регламентов. Иногда достаточно сделать движение работы видимым, собрать информацию в одном месте и перестать рассчитывать на то, что все важные детали кто-то обязательно запомнит.
