Визуализация OKR в Kaiten. Кейс KCELL

Делимся кейсом компании KCELL — оператора сотовой связи, который входит в ТОП-3 телеком компаний в Казахстане. Они придумали, как можно удобно визуализировать OKR в Kaiten, показать иерархию целей, ключевых результатов и инициатив, и вписать в эту систему работу сервисных команд.

Коротко про OKR

OKR (Objectives and Key Results) — это стратегия управления компанией, основанная на постановке глобальных амбициозных целей и отслеживании ключевых результатов на пути движения к этим целям.

«O» — Objectives. Команды внутри компании формулируют вдохновляющие, амбициозные цели — емкие описания того, что вы в идеале хотите достичь. Как на уровне компании в целом так и на уровне отдельных подразделений. Цель выступает драйвером и мотивацией команды.

«KR» — Key Results. Ключевые результаты — это конкретные результаты, которые способствуют достижению каждой цели. Желательно фиксировать стартовое значение и то, к чему команда хочет прийти в результате.

От традиционных методов целеполагания подход OKR отличается тем, что он используется сразу на нескольких уровнях, связывая глобальные цели компании с целями внутри разных команд и направляя их в единое русло. Более того, благодаря заранее установленным ключевым результатам, компании легче отслеживать прогресс, опираясь на конкретные метрики.

Таким образом вы получаете иерархию целей с понятными критериями выполнения.

OKR – это не KPI. Цели не обязательно должны быть выполнены в полном объеме. И они не влияют на коэффициент зарплаты сотрудников. Выполнение плана хотя бы на 70% уже считается отличным результатом.

Целеполагание по методу OKR позволяет синхронизировать усилия команд в сторону общей цели. А сложность заключается в том, чтобы сделать эту иерархию прозрачной, учесть в ней взаимосвязи между разными командами и их зависимости от других подразделений.

Бывший директор по цифровой трансформации KCELL, Лилия Шагеева, с командой придумали способ визуализации OKR через зависимости в Kaiten. Опытом команды поделилась Акмарал Журсинбаева — специалист департамента цифровой трансформации KCELL.

Команды KCELL: система трайбов и сервисов

К началу 2023 года в компании провели трансформацию процессов, организовав систему трайбов.

Трайбы – это полнофункциональные динамические команды, работающие над различными направлениями продуктов и услуг. Трайбы кроссфункциональны — в них входят представители разных направлений, которые определенное количество часов работают над задачами своего трайба, а в остальное время занимаются другими профильными задачами. Например, в один трайб могут входить как представители IT так и бизнес-подразделения. Такая организационная система способствует одновременной реализации смежных продуктов и их быстрому выходу на рынок.

Помимо трайбов в KCELL есть, так называемые, сервисные команды, например, BI, биллинг, маркетинг и другие. Трайбы являются внутренними заказчиками этих сервисов и зависят от их ресурсов.

Организация OKR в командах KCELL

Руководство компании определило 4 основных приоритета (Objectives) и описало, какие трайбы могут повлиять их выполнение.

Затем каждая команда, которая попадала под определенный приоритет, выставляла свою цель и устанавливала измеряемые ключевые результаты. А дальше команды прописывали конкретные инициативы (задачи), которые помогут эту цель достичь.

Тут же необходимо было зафиксировать зависимости — какие ресурсы каких сервисных команд потребуются трайбам для выполнения их инициатив. Это делалось, чтобы задачи от разных подразделений не сваливались на сервисные команды внезапно и не возникало узких мест в рабочем процессе.

Визуализация OKR на пространстве в Kaiten

Для визуализации этой системы Акмарал с коллегами создала в Kaiten пространство OKR. Выглядит сложно, но давайте разберем по порядку.

Сверху находится несколько досок с полезной информацией. Первая – для квартального бизнес-ревью, вторая – с общей информацией о трансформации и OKR, третья – для хранения протоколов встреч. Так у всех команд в быстром доступе находятся все нужные данные для работы.

Дальше есть четыре доски для четырех приоритетов компании. Карточки на этих досках — глобальные цели компании, за которые отвечают разные трайбы или сразу несколько трайбов. Они являются родительскими карточками для всех OKR команд.

Ниже расположены доски трайбов. На них в формате карточек зафиксированы цели, ключевые результаты, инициативы и зависимости каждого трайба. Все эти карточки связаны в общую иерархию с помощью системы родительских и дочерних задач.

Для более детальной визуализации доски трайбов разбиты на 4 дорожки: Objectives, KR, Инициативы и Входящие зависимости.

• На дорожке «Objectives» расположены основные цели конкретного трайба. Они привязаны к определенному приоритету.
• На дорожке «KR» – ключевые результаты с конкретными метриками. Чтобы удобно отслеживать прогресс по ключевым результатам, в карточках KR создали поля «План» и «Факт», где команды цифрами прописывают, чего хотят достичь и что есть на данный момент.

• Далее идет дорожка «Инициативы» – здесь лежат непосредственно сами задачи трайба, каждая из которых привязана к конкретному OKR.

Так у каждой команды есть понятная визуализация собственных OKR, которые привязаны к одному из общих приоритетов компании.

А как быть с зависимостями?

У кроссфункциональных команд KCELL есть два типа зависимостей:

• от других трайбов;
• и от различных сервисных команд.

Чтобы фиксировать зависимости трайбов друг от друга, на доске каждого трайба есть дорожка «Входящие зависимости». На нее отправляются задачи от других трайбов. Эти задачи являются дочерними к инициативам той команды, которая их поставила. То есть продолжают иерархическую цепочку OKR своей команды и своего приоритета.

А чтобы визуализировать зависимости трайба от сервисных команд, на этом же пространстве добавлены доски каждой вспомогательной команды. И если трайбу нужен ресурс какого-то сервиса, то он создает дочернюю задачу на его доске.

Таким образом компании удалось, во-первых, учесть зависимости разных команд друг от друга на пути к достижению целей, а во-вторых, построить систему горизонтальных взаимосвязей между сотрудниками.

Helicopter View в режиме одного окна

С помощью такой конфигурации досок и системы родительских и дочерних задач KCELL удалось на одном пространстве визуализировать полную иерархию OKR всей компании.

Если открыть любую карточку на доске, внутри нее будут видны все ее связи:

• Родительские карточки покажут, зачем команда выполняет эту задачу, вплоть до того, какую цель она помогает достичь и какому приоритету компании соответствует.
• Дочерние карточки покажут, что нужно сделать, чтобы эта задача была выполнена, какие ресурсы других команд для этого потребуются.

Кроме того на всю эту систему удобно смотреть в формате Таблицы и отслеживать прогресс достижения целей трайбов и компании.

• У каждой категории карточек на пространстве – свой тип: приоритет, цель, KR, инициатива, зависимость. Каждому типу соответствует определенная цветовая маркировка.
• Поскольку карточки связаны системой родительских и дочерних задач, то можно удобно развернуть иерархию по каждому приоритету или цели.
• В отдельной колонке таблицы по мере готовности дочерних задач будет показан прогресс выполнения крупных целей.
• Здесь же в таблице удобно смотреть на поля «План» и «Факт» по каждому ключевому результату.

Таким образом в компании KCELL попытались применить Kaiten в качестве инструмента визуализации OKR. Кому-то этот подход показался удобным, кому-то — нет. В любом случае, вы можете опробовать способ Лилии и Акмарал на своем проекте и сделать собственные выводы.

Если вам интересны темы OKR и трансформации, авторы кейса готовы пообщаться и подробнее рассказать о своем опыте. Делимся их контактами:

• Лилия Шагеева — https://www.linkedin.com/in/liliya-shageyeva/
• Акмарал Журсинбаева — https://www.linkedin.com/in/akmaralzh/