125 пространств и 436 лицензий: как «Экспресс 42» и «Флант» объединили работу в Kaiten
Рассказываем, как создать один Kaiten для двух компаний с разными процессами
Объединение компаний не заканчивается подписанием документов и обновлением организационной структуры. Самая сложная часть начинается позже — когда командам с разными процессами, инструментами и рабочими привычками нужно вести общие проекты.
Оставить все как есть — значит постоянно переключаться между системами, вручную передавать задачи и собирать общую картину по частям. Перевести всех на единые правила тоже рискованно — вместе с новым порядком можно сломать процессы, которые уже доказали свою эффективность.
С этой проблемой столкнулись «Экспресс 42» и «Флант». После объединения в компании осталось два аккаунта Kaiten. Команде предстояло решить не только техническую задачу переноса данных, но и создать единое пространство, в котором подразделения смогут взаимодействовать и видеть общий статус проектов, не отказываясь от привычных способов работы.
О том, как происходило объединение систем, какие ограничения пришлось учесть и почему компании не стали унифицировать все процессы, рассказала Юлия Фатеева, руководитель проектного офиса «Экспресс 42».
После слияния компаний рабочие системы сами собой не объединяются
«Экспресс 42» больше 13 лет занимается DevOps-консалтингом. Среди клиентов компании — Авито, Т-Банк, Х5 и Райффайзенбанк. Команда помогает им анализировать процессы разработки, находить ограничения и совершенствовать поставку цифровых продуктов.
После объединения с «Флантом» «Экспресс 42» стала компанией полного цикла: теперь специалисты сопровождают их на всех этапах — от анализа процессов и проектирования целевой архитектуры до внедрения платформы и ее дальнейшей эксплуатации.
Внутри компании работают 3 бизнес-юнита:
- Первый развивает экосистему Deckhouse: создает продукты и новые функции, поддерживает решения и работает с партнерами.
- Второй отвечает за DaaS — DevOps as a Service. Специалисты сопровождают инфраструктуру клиентов, включая решения, которые не относятся напрямую к Deckhouse.
- Третий бизнес-юнит — «Экспресс 42», который занимается консалтингом: изучает, как у клиента устроены инфраструктура, процессы и взаимодействие команд, а затем помогает спроектировать целевую модель.
Кроме бизнес-юнитов есть общие подразделения — маркетинг, PR, HR, рекрутинг, финансы, юристы и документооборот. Они работают сразу со всеми направлениями, поэтому их также называют федеральными командами.
Но если на уровне организационной структуры компании уже стали единым целым, рабочие процессы по-прежнему оставались в двух отдельных аккаунтах Kaiten.
Разные аккаунты мешали совместной работе
И «Экспресс 42», и «Флант» уже работали в Kaiten. «Экспресс 42» использует сервис с 2022 года для клиентских проектов, внутренних процессов, HR-задач, целей и документов, а у «Фланта» к моменту объединения был свой собственный аккаунт.
Сначала два отдельных аккаунта не создавали проблем. Но совместных проектов становилось больше, и задачи все чаще переходили между командами — от продаж к консультантам и маркетологам, затем к разработчикам и инженерам.
Чтобы узнать общий статус, сотрудникам приходилось постоянно переключаться между системами, запрашивать доступы и уточнять информацию у коллег. Увидеть на одном экране, что уже сделано, у кого находится задача и где возникла задержка, было невозможно.
Командам требовалось единое рабочее пространство. Но просто объединить два аккаунта было недостаточно — сначала нужно было понять, что сохранить, что унифицировать и как перенести процессы без потери данных и привычной логики.
Перенос карточек был только частью задачи
За несколько лет и «Экспресс 42», и «Флант» настроили Kaiten под себя: создали собственные типы карточек, пользовательские поля, шаблоны и автоматизации.
Решением стала возможность ограничивать область действия типов карточек и пользовательских полей. Для каждой настройки команда указала пространства, в которых она должна отображаться. Поля и типы карточек «Экспресс 42» оставили только в пространствах этого бизнес-юнита, чтобы они не загромождали интерфейс других подразделений и не вмешивались в их процессы.
Для «Экспресс 42» создали собственную рабочую зону
Внутри общего Kaiten создали отдельную папку «Экспресс 42». В нее перенесли все пространства, доски и шаблоны команды. Получилась система внутри системы: сотрудники работают в общем Kaiten и могут взаимодействовать с другими подразделениями, но для ежедневных задач используют собственную структуру.
Папку разделили на несколько частей:
- В разделе «Проекты» находятся пространства клиентских команд. Они открыты сотрудникам «Экспресс 42», которым нужно видеть работу бизнес-юнита.
- В разделе «Управление» собраны внутренние процессы. Часть из них доступна всей команде, а пространства с чувствительной информацией закрыты. Например, работать с HR-данными и отдельными документами могут только сотрудники соответствующих подразделений и руководители.
- Еще одну папку выделили под шаблоны. Оттуда проектные менеджеры копируют готовые пространства при запуске новых проектов.
Однако полностью спрятать настройки других команд пока не получилось. Но в повседневной работе это почти не мешает: «Экспресс 42» использует свои шаблоны и редко взаимодействует с настройками соседних бизнес-юнитов.
Общая система не означает одинаковые процессы
После объединения компаний легко прийти к идее, что теперь все должны работать по одному регламенту. На первый взгляд, это удобно: одинаковые доски, статусы и правила обещают порядок.
На практике продуктовая разработка, DevOps-сопровождение и консалтинг устроены слишком по-разному. Если попытаться описать их одним процессом, получится либо перегруженная система, либо слишком общая схема, которая не помогает ни одной команде.
«Экспресс 42», например, продолжил использовать P3.express — методологию проектного управления из 37 шагов, объединенных в 7 фаз. Она охватывает весь путь проекта: от появления идеи и подготовки к запуску до завершения и оценки полученных результатов.
Команда работала по этой методологии еще до миграции. Процесс был понятен сотрудникам и доказал свою эффективность, поэтому менять его ради формального единообразия не имело смысла.
Когда проектному менеджеру не нужно держать весь процесс в голове
Для работы по P3.express команда создала отдельную доску процесса управления проектом. Внутри «Экспресс 42» ее сокращенно называют «ПУП». Дорожки на доске соответствуют фазам проекта, а колонки показывают состояние задач:
- общий бэклог;
- задачи на текущую неделю;
- в работе;
- готово.
В карточках указано, что нужно сделать, кто участвует в работе и какой результат должен появиться на выходе. Там же находятся чек-листы, которые помогают не пропустить обязательные шаги.
В результате на одном экране видно и текущую фазу проекта, и состояние каждой задачи. Менеджеру не нужно держать весь процесс в голове или сверяться с отдельным регламентом: последовательность действий уже отражена на доске. А сотрудники, при этом, могут отфильтровать карточки по своей роли и увидеть только те задачи, к которым должны подключиться.
Все проекты видны сверху, но команды не мешают друг другу
Для руководителей и отдела продаж создали пространство «Портфель проектов». Это верхний уровень системы, на котором собраны все инициативы бизнес-юнита.
Из портфеля можно понять, какие проекты находятся на пресейле, какие готовятся к запуску, а какие уже перешли в производство.
При этом подробная работа ведется не в портфеле, а в отдельных пространствах. У каждого проекта есть собственные доски, команда и набор задач. Сотрудникам не приходится просматривать десятки чужих карточек, которые не относятся к их работе.
Если к проекту нужно подключить заказчика или подрядчика, для внешних участников создают отдельное пространство. Туда копируют только нужную доску, поэтому клиент видит относящиеся к нему задачи, но не получает доступа ко внутренней кухне компании.
Основная карточка в портфеле связана с вехами внутри проекта. По мере их выполнения на таймлайне меняется процент готовности. Руководитель может оценить движение проекта, не открывая каждую доску и не собирая статус вручную.
Проект начинается не с пустой доски, а с готового шаблона
Если каждый менеджер будет собирать пространство самостоятельно, проекты быстро начнут отличаться друг от друга. Кто-то забудет добавить этап согласования, кто-то иначе назовет статусы, а кто-то не создаст обязательные поля.
Чтобы этого не происходило, в «Экспресс 42» подготовили единый шаблон проекта. Это готовое пространство, в котором уже есть:
- верхнеуровневая карточка проекта;
- эпики;
- общий бэклог;
- задачи текущего этапа;
- колонки для активной работы и блокировок;
- ревью;
- валидация результата тимлидом или заказчиком;
- завершенные задачи;
- карточки, которые отменили или признали неактуальными;
- доска с процессом управления проектом.
Так при запуске нового проекта менеджер копирует шаблон и сразу получает рабочую структуру. Остается добавить информацию о клиенте, настроить участников и наполнить бэклог. При этом отдельные элементы пространства при необходимости можно менять под специфику заказчика.
Одна карточка сопровождает проект от начала до конца
В портфеле «Экспресс 42» используют 3 типа проектных карточек:
- проект на пресейле;
- проект в бэклоге;
- проект в производстве.
Когда проект переходит на следующий этап, тип карточки меняется автоматически, а вместе с ним обновляется и набор полей.
На пресейле в карточке хранят информацию о продаже: договоренности с клиентом, документы, ссылки на обсуждения и канал коммуникации. При переходе в бэклог добавляют ориентировочную дату запуска и требования к будущей команде. На этапе производства — рабочие папки и состав участников проекта.
Так в одном месте сохраняется весь путь — от первого запроса клиента до завершения работ. Чтобы восстановить контекст, не приходится искать старую сделку, отдельную проектную карточку и переписку между командами.
Карточками стали не только задачи
Кроме клиентских проектов, с помощью типов карточек «Экспресс 42» ведет внутренние процессы:
«Цель» и «Ключевой результат» используют на OKR-доске, чтобы отслеживать цели бизнес-юнита и прогресс по ним. В карточке цели фиксируют направление, в котором должен развиваться бизнес-юнит. С ней связывают карточки ключевых результатов — конкретных измеримых показателей, по которым команда сможет понять, достигнута цель или нет.
«Изменение» помогает фиксировать новые и улучшенные процессы. По итогам года команда может посмотреть, как развивался бизнес-юнит помимо клиентской работы.
«Артефакт» используют для отчетов, дорожных карт, паспортов систем и других результатов для заказчика. К карточке привязывают этапы подготовки: черновик, новую версию и сбор обратной связи.
«Люди» используют в HR-пространстве. В карточке сотрудника указывают руководителя, бадди, город, даты начала работы и окончания испытательного срока, а также хранят заметки со встреч один на один.
«Процесс» содержит обязательные поля с бизнес-ценностью, текущим и целевым состоянием.
Еще есть типы «Результат», «Задача АИК» (развитие анализа и консалтинга), «Задача с ретро» и стандартные баг, эпик, веха, задача.
Почти ко всем типам карточек привязаны автоматические действия. Например, когда задача переходит на новый этап, система самостоятельно изменяет ее тип, добавляет необходимые поля, назначает ответственного или создает дочерние карточки для сотрудников, которые должны проверить результат.
Почему для миграции выбрали API
К моменту миграции в Kaiten «Экспресс 42» накопилось больше 4 лет истории: клиентские проекты, документы, обсуждения и настройки. Переносить такой объем вручную было долго и рискованно — часть данных могла потеряться.
Способ с публичными досками команде также не подходил, поскольку клиентскую информацию нельзя было открывать даже на короткое время. Поэтому данные решили переносить через API.
За основу взяли Kaiten Migration Tool, которым поделились коллеги из другого отдела с похожим опытом объединения аккаунтов.
Ход миграции контролировали отдельно: отмечали перенесенные пространства, доски и документы, фиксировали ошибки и задачи, которые требовали дополнительной проверки.
В итоге на весь переезд ушел почти 1 месяц. В общий аккаунт перенесли:
- 125 пространств с сотнями досок;
- 17 типов карточек;
- 43 пользовательских поля.
Вместе с карточками сохранились комментарии, даты и имена авторов. При этом все текущие проекты во время миграции не останавливали. Для подстраховки команда сделала резервные копии и временно сохранила прежний аккаунт.
После переезда началась не менее важная часть — работа с привычками команды
Одного переноса данных было недостаточно: сотрудникам предстояло привыкнуть к новым правилам ведения задач.
Вместо формального внедрения проектные менеджеры помогали коллегам прямо в работе: показывали, как создавать карточки, заполнять поля и обновлять статусы. Полезными настройками и автоматизациями делились в общем канале команды — там же можно было задать вопрос и получить помощь.
Что получилось в итоге
Через 2 месяца после переезда в общем Kaiten уже насчитывалось 436 пользователей. В одном аккаунте объединили 125 пространств, при этом каждый бизнес-юнит сохранил собственные процессы и настройки.
Теперь:
- участники из разных подразделений видят совместные проекты и актуальные статусы задач;
- руководство отслеживает весь портфель на одном уровне;
- проектные команды работают в отдельных пространствах и не отвлекаются на чужие задачи;
- новые проекты запускаются из готового шаблона;
- «Экспресс 42» продолжает работать по методологии P3.express;
- одна карточка хранит историю проекта от пресейла до производства;
- автоматизации передают задачи между этапами и участниками;
- в Kaiten ведут клиентские проекты, цели, HR-процессы, маркетинг, документы и внутренние изменения;
- четырехлетняя история сохранилась вместе с комментариями, датами и авторами.
Следующий этап — таймлайны и ресурсное планирование на уровне всего проектного портфеля. В консалтинговых проектах часть задач появляется уже по ходу анализа, а сроки меняются после согласований с клиентом. Сейчас такие графики команда частично ведет в таблицах, а в дальнейшем планирует перенести их в Kaiten, чтобы видеть загрузку и сроки по всем проектам в одном месте.
