Как 5 человек ведут десятки федеральных проектов: кейс ДВФУ
Дирекция трансформации ДВФУ ушла из Excel и переписок и собрала все проекты в одном таск-трекере
«Что с этой задачей? На каком этапе? Где узкое место?» — эти вопросы в ДВФУ могут прилететь от проректора, директора школы или федерального проверяющего в любой момент. Ответ нужен здесь и сейчас, а не через полдня поисков в чатах и таблицах. Как дирекция трансформации образования выстроила работу так, чтобы отвечать сразу, нам рассказал Никита Дербенцев, заместитель директора по трансформации ДВФУ.
Проектный спецназ из 5 человек
Дальневосточный федеральный университет — один из крупнейших вузов страны: 20 000+ студентов и 4 000+ сотрудников. Через университет идет непрерывный поток проектов по трансформации образовательной деятельности: часть локальные, часть — в рамках программы академического лидерства «Приоритет 2030». Плюс требования Минобрнауки и других регуляторов, которые нужно транслировать внутрь каждого проекта.
Структура управления в университете классическая: ректор → проректоры по направлениям → директора школ и институтов. Дирекция трансформации стоит вне этой линейной иерархии: подчиняется напрямую проректору по учебной работе и работает практически с каждым подразделением.
В команде 5 человек. У каждого свой набор проектов, которые зачастую между собой не пересекаются.
Единой картины не существовало
Именно из-за этой автономности общей картины по работе дирекции долго не было:
- кто-то вел задачи в Excel;
- кто-то — в сервисах Яндекса;
- вся коммуникация жила в переписках;
- чтобы показать первым лицам, кто на каком этапе, данные приходилось собирать руками из разных мест.
Ручная сборка отнимала время — и все равно не давала прозрачности.
Почему Кайтен
Первое условие команда зафиксировала сразу: рассматриваем только отечественные сервисы. Для одного из ведущих федеральных университетов это принципиальная позиция — ДВФУ служит ориентиром для коллег из других учебных заведений.
Например, когда-то для видеоконференций университет использовал продукт крупного западного вендора. Сервис ушел с рынка — вуз остался без инструмента. Нашли российский аналог, который тогда еще активно дорабатывался, сделали на него ставку, и за 3 года продукт стал одним из самых популярных в стране.
С таск-трекером сработала та же логика, но с дополнительным требованием. Поставить задачу и назначить ответственного умеют почти все системы — на этом у большинства все и заканчивалось. Дирекции нужно было видеть зависимости между этапами, выстраивать последовательность и понимать, где узкое место.
Кайтен принес сам директор. Решающим аргументом стала возможность строить таймлайны с вехами и связями.
В проектах с жесткими дедлайнами обычный список дел бесполезен: он показывает, что нужно сделать, но не показывает, что от чего зависит и какая задержка потянет за собой остальные.
Скепсис ушел сам
Сначала к инструменту отнеслись с осторожностью — казалось, что порог входа слишком высокий. Тратить время на освоение без гарантии, что это поможет в работе, никто не хотел.
Перелом случился в конце 2023 года. Тогда команда 1,5 месяца интенсивно работала над одним сложным проектом и буквально жила внутри таск-трекера: там планировали, координировали задачи, отслеживали прогресс. На реальной задаче инструмент доказал себя сам — и сопротивление растворилось.
Отдельных тренингов не понадобилось. Сработало простое правило: разобрался сам — объясни коллеге. Каждый вникал в своем темпе, опираясь на открытые инструкции, а дальше знание расходилось по команде через peer-to-peer обмен. Быстрее и дешевле любого формального обучения.
Первый серьезный тест: «Приоритет 2030»
«Приоритет 2030» — федеральная программа академического лидерства, в рамках которой университеты получают ресурсы на развитие и трансформацию. Условие для участников жесткое: каждый шаг и артефакт нужно подтверждать документами, чтобы в любой момент показать проверяющим органам.
Один из ключевых проектов программы в ДВФУ — пересборка инженерного образования. Для участия отобрали 19 образовательных программ, руководители которых должны были переосмыслить и перестроить их в новой логике.
Уровень риска в команде понимали сразу, поэтому всю работу решили вести в единой системе.
Дорожка под каждую программу. Каждая из 19 программ получила отдельную дорожку на доске. Карточки проходили фиксированный набор этапов: обучение в школе РОПов → сбор согласий на участие → проектирование образовательной программы → загрузка артефактов для проверяющих органов.
Чтобы сделать работу еще понятнее, подключили несколько дополнительных инструментов:
- Чек-листы и комментарии внутри карточек. У каждого этапа свой чек-лист. Вся коммуникация фиксировалась в комментариях, чтобы ничего не терялось в переписках.
- Связанные карточки. Дочерние карточки использовали для декомпозиции, если этап требовал отдельного трекинга.
- Гостевой доступ. Директора школ и другие заинтересованные лица получили гостевые доступы без докупки лицензий: в любой момент могли зайти, посмотреть статус программы и оставить комментарий.
- Привязка к Яндекс.Диску. В каждой карточке в разделе «Артефакты» — ссылка на папку со всеми материалами. Документы доступны мгновенно.
До момента, пока работа по программе полностью не разошлась по наставникам, весь трекинг по 19 программам жил в Кайтене. Прозрачность появилась ровно там, где это было критично, — и нагрузка с руководителей ушла.
Дорожная карта для Минобрнауки
Второй крупный кейс — переход на новую структуру высшего образования. В 2023 году Минобрнауки запустило пилотный проект реформы: вместо бакалавриата и магистратуры вводятся базовое высшее и специализированное высшее образование. ДВФУ вошел во вторую волну университетов-участников пилота.
Отсюда у дирекции появилась конкретная операционная задача: презентовать Минобрнауки логику работы и план перехода, зафиксировав обязательные шаги.
Дорожную карту собрали в виде таймлайна — тоже в Кайтене. Задачу разделили на 3 этапа: подготовительный, обязательные согласования, начало реализации новых программ. Каждый — с понятной последовательностью, сроками и ответственными.
Получился рабочий инструмент, а не презентационная картинка: таймлайн открывали прямо на совещании с министерством, по нему отслеживали прогресс и опирались в решениях. И ничего не приходилось пересобирать руками.
Что прижилось
За пару лет команда перепробовала разное. Осталось вот что:
Отдельное пространство под каждый крупный проект со своим набором досок. У «Приоритета 2030» — свое, у пилота по уровням образования — свое.
Таймлайн точечно. Не обязательный элемент каждой доски, а инструмент для конкретной задачи со сложной структурой — там, где нужно увидеть зависимости или спланировать нагрузку.
Автоматизации против рутины. При движении карточки на следующий этап система сама добавляет в нее новые поля: роли, ответственных, сроки.
Отдельные типы карточек под разные задачи, со своим набором полей. Исполнитель с самого начала видит структуру задачи и понимает, какие данные нужно внести.
Теги по школам и институтам. По одному фильтру видно, какие подразделения участвуют в проекте и как продвигается работа по каждому.
Что не взлетело
Конспектирование совещаний в документах. Сделали шаблон протокола с 3 блоками: что обсудили, какие задачи поставили, что зафиксировали. Эксперимент шел почти год — с апреля 2024 по январь 2025. Потом выяснилось: у каждого сотрудника слишком разные задачи даже в рамках одного совещания, и общий шаблон начал ощущаться избыточным. Идею считают рабочей и, возможно, к ней еще вернутся.
Учет времени. Запускали, но в сфере, где приоритеты меняются от срочных поручений ректора, регулятора и партнеров, фиксация времени уходит на второй план. Функционал не прижился.
Что дальше
В планах — автоматическое добавление чек-листов при переходе карточки на новый этап. Это должно еще точнее фиксировать, что именно должно быть сделано на каждом шаге.
Прозрачность вместо хаоса
Опыт ДВФУ показал: даже команда из 5 человек способна вести проекты федерального масштаба без сложного внедрения и дорогих интеграций.
Показательно, что Кайтен в университете не насаждали приказом — он разошелся сам. Достаточно было показать коллегам, как устроена работа дирекции:
- лицензии для своих команд купили проректор по международным отношениям и проректор по развитию;
- студенты ведут собственные ИТ-проекты самостоятельно — на бесплатном тарифе.
Главное, что дал таск-трекер, — прозрачность там, где раньше был хаос из Excel и переписок. В любой момент можно показать первым лицам или проверяющим, кто на каком этапе и какие документы уже готовы.
