Как D-Agency ведет 16 проектов без проджект-менеджера
Оказывается, рост числа клиентов не всегда требует больше людей для контроля. Часть контроля можно встроить в процесс
Чтобы выпустить пост в соцсетях, нужно подготовить текст и дизайн, проверить материал внутри команды и согласовать его с клиентом. На каждом этапе кто-то должен передать задачу следующему участнику, проследить за сроком и собрать обратную связь. По мере роста агентства такая координация требует все больше времени.
В D-Agency передачу задач и контроль сроков настроили в Кайтене. Генеральный директор D-Agency Игорь Демидов рассказал, как устроен этот процесс и что помогло команде увеличить число проектов с 7 до 16 без найма отдельного проджект-менеджера.
Рост агентства показал ограничения прежней системы
D-Agency — агентство полного цикла из Санкт-Петербурга. В команде работают копирайтеры, дизайнеры, PR-менеджеры, креативный директор и специалисты по рекламе. В каждом клиентском проекте они одновременно решают несколько задач, согласуют материалы и передают друг другу работу.
На одном из этапов роста агентство наняло проджект-менеджера: он ставил задачи, следил за дедлайнами и передавал информацию партнерам. Однако уже при семи проектах времени на все эти обязанности не хватало.
В тот период команда хранила файлы и вела задачи в системе с открытым исходным кодом на собственном сервере. Агентство выбрало ее ради приватности и возможности хранить файлы и вести задачи в одном месте. Со временем команда стала тратить все больше ресурсов на поддержку системы и столкнулась с ограничениями трекера.
В какой-то момент команда переросла такой формат. Агентству понадобилась система, в которой задачи можно разложить по реальным этапам работы и видеть их движение от постановки до завершения.
Новую систему выбирали под уже сложившийся процесс
К моменту поиска нового таск-трекера D-Agency уже выстроило рабочий процесс методом проб и ошибок. Команда знала, по каким этапам проходят задачи и как работа переходит между специалистами, поэтому искала систему, которую можно подстроить под эту логику.
Важной частью процесса был учет времени. Часть проектов агентство ведет по модели time & material, где стоимость работы зависит от фактических трудозатрат команды. По этим данным D-Agency оценивает маржинальность проектов и видит, на каких этапах задачи занимают больше времени, чем планировали.
Эти возможности агентство нашло в Кайтене, которым пользуется уже больше четырех лет — примерно половину времени существования компании. Переход на новую систему сначала вызвал сопротивление и у команды, и у самого Игоря:
Тем не менее поддерживать прежнюю систему на собственном сервере становилось все сложнее, поэтому агентство разделило работу между двумя сервисами. Задачи перевели в Кайтен: карточки переносили вручную, а сотрудники осваивали новую систему самостоятельно по открытой базе знаний. Что касается файлов, то из прежнего хранилища их перенесли отдельно в облачный сервис.
После переезда D-Agency начало постепенно настраивать Кайтен под повседневную работу с клиентскими проектами.
Все клиентские проекты собрали по одной структуре
Для каждого клиента D-Agency создало отдельное пространство и добавило туда только тех сотрудников, которые работают с этим проектом. При этом пространства устроили по общей логике, чтобы при переходе между SMM- и PR-проектами специалистам не приходилось каждый раз заново разбираться в структуре.
Часть пространства отвели под информацию, к которой команда регулярно возвращается во время работы. В опорных карточках хранят базу знаний по клиенту, доступы и ссылки на облако, Figma и другие материалы. Отдельные карточки используют для вопросов по контенту и рекламе, которые появляются в течение месяца.
Текущие задачи команда ведет на основной доске. Если в старой системе колонки были привязаны к месяцам, то в Кайтене их выстроили по реальным этапам работы: от запаса и подготовки текста до дизайна, согласования, правок клиента и публикации. По положению карточки команда видит, на каком этапе находится материал и кому нужно подключиться дальше.
Чтобы при переходе карточки следующему специалисту не приходилось ждать отдельного сообщения, в D-Agency настроили автоматизации. Например, когда пост перемещают к копирайтеру, в карточке появляется метка «в работе у копирайтера» и комментарий с упоминанием сотрудника.
К переходам между этапами команда также привязала контроль сроков и трудозатрат. На каждый этап отвели по три дня, поэтому карточку, которая задержалась в колонке дольше, можно заметить по статусу. Перед передачей задачи дальше копирайтер или дизайнер должен указать затраченное время: без этой записи система не дает переместить карточку на следующий этап.
Подключили клиентов к согласованию
Часть клиентов D-Agency работает в тех же пространствах, что и команда, но подключается только к уже проверенным материалам. Когда карточка доходит до этапа «правки от клиента», заказчик получает к ней доступ и может оставить замечания.
Если после согласования нужны изменения, карточка возвращается на внутреннюю проверку с меткой «правки». Автоматизация отмечает участников проекта, и каждый видит, что нужно доработать со своей стороны, без отдельного сообщения от руководителя.
Отдельно команда хранит задачи, которые требуют доработки или ждут продолжения. Для них в пространстве предусмотрели еще одну доску, где также собраны доступы, рабочие ссылки и база знаний по проекту.
Метки помогают рассчитывать премии
Метки, которые D-Agency уже использовало при движении задач по этапам, пригодились и для расчета ежемесячных премий. При расчете учитывают три группы критериев: выполнен ли весь объем работ в срок, соблюдены ли требования клиента из базы знаний и достигнуты ли KPI проекта.
Во время проверки SMM-специалист или креативный директор может поставить метку KPI, если одна и та же ошибка повторяется. Например, в базе знаний указано, что на каждом креативе должен быть логотип. Если дизайнер регулярно забывает его добавить, это отмечают прямо в карточке задачи.
Если проверяющий ставит KPI-метку, отмеченная задача автоматически связывается с общей карточкой проекта.
За месяц в родительской карточке собираются задачи с KPI-метками, поэтому Игорю не приходится отдельно запрашивать отчеты или искать информацию по разным карточкам.
В итоге решение по премии опирается на конкретные рабочие факты за месяц, а не на общее впечатление от работы сотрудника.
Новый порядок работы помог D-Agency вести 16 проектов без расширения штата
Сейчас D-Agency одновременно ведет 16 проектов, а отдельной роли проджект-менеджера в команде нет. Часть работы, которую раньше приходилось контролировать вручную, теперь заложена в сам процесс: карточки проходят заданные этапы, сотрудники получают уведомления, а сроки и трудозатраты остаются в системе.
Поэтому директору больше не нужно собирать статусы у команды перед планеркой или уточнять их в чатах.
Меньше стало и правок. В пространствах проектов команда хранит базы знаний и регламенты, поэтому сотрудники могут сверяться с требованиями прямо во время работы. По словам Игоря, количество правок сократилось в несколько раз, а вместе с ними стало меньше вопросов и повторяющихся ошибок.
Данные о времени позволяют посмотреть на проект уже с точки зрения трудозатрат. Игорь может выбрать нужный период и увидеть, сколько времени команда потратила на проект, какие задачи потребовали больше всего ресурсов и где чаще возникают узкие места.
Что команда планирует настроить дальше
D-Agency продолжает переносить в Кайтен регламенты, которые пока хранятся отдельно в облаке. Большинство из них описывает рабочие процессы агентства, поэтому команда постепенно переносит их туда, где ведет повседневную работу.
Одно из направлений, которое команда пока только начинает осваивать, — CRM. D-Agency и раньше вело клиентов в Кайтене, а теперь в системе появились инструменты для работы с продажами и готовые CRM-шаблоны, которые можно доработать под свои процессы. На практике настройка потребовала больше времени, чем команда ожидала: нужно адаптировать отдельные функции под логику агентства и разобраться с настройками по базе знаний.
К этой работе D-Agency планирует вернуться, когда сможет выделить на нее время и появятся более подробные инструкции.
При этом команда уже видит основной результат перехода: статусы проектов не приходится собирать вручную, а сотрудники могут заниматься своей работой вместо постоянного обслуживания системы.
