5 рекомендаций, как эффективно настроить рабочее пространство в Kaiten

Вы тестируете новые каналы, собираете MVP, разрабатываете tone of voice бренда или составляете путь клиента вместе с удаленной командой — для каждой задачи существует множество способов, как организовать доску в Kaiten. У вас есть бесконечный холст, на котором вы как художник сами решаете, как построить рабочий процесс. Но с чего начать? Мы составили для вас 5 советов, которые помогут эффективно организовать пространство, чтобы не срывать дедлайны и не терять важные детали.

С чего начать работу

Для начала вам будет достаточно бесплатной версии инструмента. Получить ее можно здесь. После регистрации начните с создания простой доски. Любой рабочий процесс состоит из этапов. Доска - это визуальное представление этих этапов, которая поможет понять на каком из них находится тот или иной вид работы. Она будет вашим новым рабочим пространством.

Совет №1: выбирайте тип доски в зависимости от конфигурации команды и проектов

Для создания доски вам необходимо выбрать ее шаблон: это может быть простая доска, доска с дорожками или скрам. Выбор типа доски зависит от того, сколько проектов и каких находится под ведением команды или конкретного сотрудника.

Если сотрудник или команда работают над 1 проектом, выбирайте простую доску. Если для этого проекта или сотрудника необходима дополнительная категоризация задач по типам или степени срочности, выбирайте доску с дорожками. Подробней о категоризации расскажем ниже. Если сотрудник работает на разных проектах, то рекомендуем так же создавать для него простую доску. В противном случае будет сложно управлять приоритетами на нескольких досках, где каждая создана под отдельный проект. Ну а если ваша команда работает, например, по Scrum, и вы уже фиксируете все задачи в бэклог, воспользуйтесь доской скрам. В дальнейшем вы сможете кастомизировать ее под свои нужды: добавить колонки или дорожки.

Совет №2: подключите всех участников процесса к доске

Попросите коллег определить статус выполнения своих задач и разнести их в зависимости от статуса по колонкам: «очередь», «в работе» или «готово». Исполнители задачи в Kaiten назначаются автоматически, как только участник команды начинают переносить задачу в колонку. Вручную вам этого делать не нужно, и вы освобождаете себе время на более важные задачи.

Совет №3: планируйте рабочие процессы и отслеживайте загрузку с помощью разделения задач на дорожки

Лучше отобразить ситуацию в рабочих процессах и оценить загруженность команды помогает разделение доски задач на горизонтальные строки. Если вы выбрали 2 вариант доски — доска с дорожками — это как раз ваш случай, который подходит для методологии Kanban. Но это не значит, что горизонтальные строки можно использовать только в этом шаблоне — если вам нужна дополнительная категоризация задач в проекте, вы можете добавлять строки и в скраме, и на простой доске. Они помогут разделить карточки по степени срочности либо по типу задач. Например, дизайнерам может быть удобно разделить на «соцсети» и «сайт», так как это принципиально разные области работ, которые лучше не смешивать.

Расположите сверху строку со срочными задачами, в нижней строке - плановые задачи. Либо добавьте 3 горизонтальные строки: «срочно», «к конкретной дате», «стандартно/планово»:

Еще один удобный лайфхак: дорожки можно сворачивать, чтобы сфокусироваться только на приоритетных задачах.

Совет №4: оптимизируйте процесс согласования задач

Сотрудникам часто приходится ждать утверждения результатов их работы. Руководителю же важно знать, когда и какую работу смотреть, чтобы дать замечания и отправить на доработку при необходимости. Для этого вы можете добавить столбец «приёмка». В эту колонку сотрудник будет переносить карточку с выполненной задачей. Руководитель заметит это без напоминания. При необходимости можно настроить нотификацию в телеграм и Slack. Больше не нужно отправлять сообщения в мессенджеры, отвлекать от текущей работы, кидать ссылки на документы: Kaiten освобождает от ненужных действий.

Совет №5: сообщайте о проблемах с помощью блокировки задач на доске

Ваш коллега передает задачу, но вы не готовы ее принять и имеете ряд замечаний. Другая ситуация: для выполнения вашей части работы вам не хватает какой-то важной детали. В работе над задачей возникла проблема, из-за чего она временно приостановлена. У Kaiten есть функционал и для этого случая. Откройте карточку задачи и нажмите кнопку восклицательного знака “!”. Укажите здесь причину проблемы.

Удобно, что проблема загорается красной строкой на фасаде задачи. Внутрь карточки заглядывать не нужно.

Интересные статьи по теме

1. 10 правил видеосозвонов, которые должен знать каждый
2. Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу и не косячить со сроками
3. Выживут только удалёнщики: как сохранить время и нервы команды