11 шаблонов для банков: от закупок до IT-инцидентов

Запутанные процессы?

Покажем, как навести порядок с помощью Кайтен — за 30 минут.

Записаться на демо

Банк работает в условиях жесткого регуляторного контроля: ошибка в процессе может обернуться штрафом от ЦБ, потерей лицензии или репутационным ударом. Один из способов снизить этот риск — выстроить прозрачные и управляемые процессы. Когда каждый шаг зафиксирован и видно, кто за что отвечает, будет меньше шансов что-то упустить или сделать не так.

Однако выстраивать процессы с 0 долго, поэтому мы собрали шаблоны в Кайтене. В них уже продумана структура для работы разных команд — остается настроить под свою специфику, а не придумывать с нуля.

Как добавить шаблон к себе

Все шаблоны доступны как публичные пространства в Кайтене. Чтобы добавить нужный вариант к себе в аккаунт, откройте ссылку на шаблон и нажмите «Импортировать себе».

Обратите внимание: 

1. В подборке есть шаблоны с пользовательскими полями. При копировании пространства они не переносятся, поэтому если вы хотите добавить такие же, то вот инструкция, как это сделать.

2. В некоторых шаблонах доска делится на горизонтальные дорожки. Эта функциональность недоступна на бесплатных тарифах, поэтому скопировать такую доску можно только при подписке на тариф «Старт» или выше. Подробности на странице тарифов.

А теперь перейдем к самим шаблонам.

Шаблон для обработки финансовых запросов

Шаблон поможет организовать работу с входящими запросами на подготовку финансовых данных и отчетов. Подходит командам финансового блока, которые отвечают на запросы других подразделений. Например, делают для них выгрузки, сверки и отчеты. 

Как устроен шаблон:

На доске команды могут вести весь поток работ: от новых запросов до передачи результата.

Также на доске есть настроенный тип карточки «Финансовый запрос». При указании этого типа появляются поля «Клиент», «Тип работы» и «Источник данных». Вы можете использовать шаблон как референс, чтобы настроить тип карточки по схожему принципу.

Метки с типом задач позволяют видеть характер работы прямо на доске, не заходя в карточку.

В шаблоне уже есть несколько вариантов меток, их можно кастомизировать под себя:

• аудит и регуляторные запросы;
• инциденты;
• срочные запросы бизнеса;
• обычный поток;
• работа по расписанию.

Шаблон для закупок и работы с подрядчиками

Шаблон помогает вести закупку от момента, когда в подразделении сформулировали потребность, до закрытия договора и приемки. 

Как устроен шаблон:

Весь процесс разбит на 10 колонок: Инициатива → Сбор требований → Поиск поставщиков → Тендер → Выбор поставщика → Согласования → Подписание договора → Поставка → Приемка → Закрытие.

Доска разделена на дорожки по категориям закупок: ПО, оборудование, услуги, маркетинг и аутсорс. Так можно увидеть нагрузку по каждой категории отдельно.

Каждая закупка — карточка с ключевыми полями: подразделение-заказчик, инициатор, закупщик, бюджет и критичность.

При отображении пространства в виде таблицы вы будете видеть все задачи в сжатом виде. Также система посчитает общую сумму, которая указана в бюджете карточек, и отобразит ее в отдельной ячейке:

Шаблон будет удобен руководителю закупок и сотрудникам тендерного отдела — в 1 пространстве им будет видно этап каждой закупки, ответственного и бюджет. Подразделения-заказчики также могут отслеживать статус своих заявок без необходимости запрашивать обновления вручную.

Шаблон для запуска продуктов

С его помощью можно контролировать запуски на всех этапах в разрезе продуктовых категорий.

Как устроен шаблон:

Шаблон состоит из связанных досок — 1 главная и 4 для смежных команд. Главная доска — «Фазы запуска». Она отражает жизненный цикл продукта от идеи до масштабирования: идея, проработка концепции, утверждение, разработка, согласование, пилот и полноценный запуск.

Все доски разделены на одинаковые дорожки по продуктовым категориям: вклады и накопления, кредитование, карты и платежи, страхование и инвестиции. Благодаря этому в любой момент можно оценить загрузку по конкретной категории сразу во всех командах.

Когда продукт требует участия смежных команд, в главной карточке можно создать дочерние задачи и разместить их на досках нужных отделов. Например, добавить дочернюю задачу по подготовке рекламных креативов на доске маркетинга.

Карточки на досках — это блоки работ, а не точечные задачи. Каждый такой блок команда дробит на конкретные задачи в виде карточек уже внутри своего рабочего пространства.

Отслеживать запуск продукта можно с помощью диаграммы Ганта, на которой все проекты представлены в виде горизонтальных линий на временной шкале.

Еще отслеживать прогресс можно по дочерним задачам — их статус видно прямо в родительской карточке:

Шаблон подойдет продуктовым менеджерам и руководителям направлений, которые запускают продукты и хотят видеть общий прогресс, не теряя при этом детализацию по каждому участнику процесса.

Шаблон для управления рисками банка

В основе шаблона — логика процесса из Положения Банка России № 716-П, которая закрепляет последовательность работы с операционным риском: идентификация, оценка, реагирование и мониторинг.

Как устроен шаблон:

5 колонок соответствуют этапам риск-менеджмента по требованиям ЦБ РФ:

• идентификация;
• оценка;
• реагирование;
• мониторинг;
• закрыто/урегулирование.

В шаблоне есть специальный тип карточки — Риск. Карточки с таким типом содержат 3 дополнительных поля: 

• Тип риска: кредитный, операционный, рыночный, ликвидность, комплаенс.
• Приоритет работы с риском: высокий, средний, низкий.
• Владелец риска — подразделение, отвечающее за процесс, в котором возник риск.

Что касается колонки «Мониторинг», то там риск может находиться неделями и месяцами — это нормально и отражает суть риск-менеджмента. А если для работы с риском нужны действия от других команд, в карточке можно создать дочерние задачи и разместить их на досках других подразделений.

Шаблон подойдет риск-менеджерам, комплаенс-офицерам и руководителям подразделений, которым нужно отслеживать актуальную картину в 1 месте. Шаблон можно адаптировать под специфику конкретного банка: добавить нужные типы рисков, поля карточек или WIP-лимиты на колонки.

Шаблон базы знаний

Это готовая структура папок и документов, которую можно наполнить с нуля.

Как устроен шаблон:

Структура уже разбита на 7 разделов — остается наполнить каждый своим содержимым:

• «О компании» — раздел для миссии, стратегии, оргструктуры и материалов о корпоративной культуре.
• «Процессы и инструкции» — папки для регламентов каждого отдела и онбординга новых сотрудников. 
• «Продукты и услуги» — для маркетинговых материалов, технической документации и описания позиционирования по каждому продукту.
• «Ресурсы и инструменты» — для доступов, презентаций и описания внутренних систем.
• «Развитие и обучение» — для учебных материалов, карьерных треков и записей внутренних митапов.
• «Операционка» — для документооборота, кадровых процедур и закупок.
• «Архив» — отдельный раздел для завершенных проектов и устаревших процессов, которые не нужны в основной структуре, но могут понадобиться позже.

Шаблон подойдет командам, которые хотят выстроить единое хранилище знаний банка: от регламентов и продуктовой документации до материалов для обучения сотрудников.

Шаблоны для IT-направления

IT в банке отвечает за работу всей инфраструктуры: от мобильного приложения до внутренних систем. Вот несколько шаблонов, которые помогут командам организовать эту работу.

Шаблон для управления IT-инцидентами и проблемами

Шаблон состоит из 2 связанных досок, которые закрывают разные задачи: быстрое реагирование на сбои и системную работу с их причинами.

Первая доска — «Инциденты» — нужна для оперативного отслеживания текущих сбоев. Колонки отражают жизненный цикл инцидента: регистрация, классификация, диагностика, устранение, верификация решения и закрытие. Дорожки разделены по приоритетам с указанием SLA — от критического P1 с временем реакции 1 час до низкого P4 с 72 часами.

В карточке типа «Инцидент» есть поля, чтобы указать затронутые системы и источник, от которого поступила информация. Данные в полях помогут быстрее понять, какую команду нужно подключить к решению.

Вторая доска — «Проблемы (RCA)». Она нужна, когда инцидент закрыт, но его причина так и не устранена или один и тот же сбой повторяется. Здесь команда разбирается, почему сбой произошел, и внедряет изменение, чтобы он не повторился.

Колонки отражают этот путь: выявление проблемы → анализ причин → разработка решения → внедрение изменений → закрытие. Дорожки разделены по затронутым системам — так видно, какие системы страдают от повторяющихся проблем на постоянной основе.

В карточке типа «Проблема» есть поля для указания коренной причины и обходного решения — временной меры, которая снижает последствия для пользователей, пока нет постоянного решения.

Шаблон подойдет командам технической поддержки и эксплуатации, которые хотят не тушить пожары, а последовательно снижать количество инцидентов за счет работы с их первопричинами.

Шаблоны для разработки по Scrum

Шаблон организует работу команды по фреймворку Scrum и включает необходимую базу для ведения спринтов: супербэклог с общей очередью задач, текущий спринт с отдельным бэклогом, а также этапы ревью, тестирования и завершения.

Отдельная колонка «Планерки» хранит карточки по каждой встрече — в них можно фиксировать повестку, решения и итоги. А если подключить ИИ-ассистента Кайтена, то он будет расшифровывать созвоны и делать их выжимку, которую можно прикрепить к карточке.

Карточки различаются метками по типу задачи: разработка, багфиксы или технический долг. Если большая часть задач приходится на технический долг или багфиксы, а не на новую функциональность, это сигнал для ретроспективы.

В банке такой шаблон подойдет любым IT-командам, которые работают по Scrum. Он дает руководителю команды прозрачность по текущей загрузке и прогрессу спринта, а разработчикам — четкое понимание приоритетов.

Шаблоны для отдела маркетинга

Маркетинг банка — это одновременно продвижение вкладов и кредитов, работа с партнерами, контент и реклама. Когда каждое направление живет само по себе, общая картина теряется. Для таких команд подобрали 2 шаблона.

Шаблон для квартального планирования

Шаблон объединяет работу всего маркетингового отдела в одном пространстве, разделенном на несколько специализированных досок по направлениям. Основная доска — «Цели квартала». Она дает общий взгляд на стратегические задачи периода.

Остальные доски учитывают специфику направления — этапы работы выстроены под конкретный процесс команды. Например, у SMM это путь от очереди до фиксации даты публикации, а у таргета — от подготовки кампании до тестирования гипотез и запуска.

На отдельной доске «Текучка» можно собирать входящие задачи, которые не относятся к квартальным целям, и делить их на срочные и с обычным приоритетом.

Между досками можно выстроить связь через дочерние задачи — например, от задачи на запуск нового продукта на доске контент-отдела могут идти связанные карточки на досках таргета и SMM. Это позволит координировать работу разных направлений в контексте конкретных задач и без глубокого погружения в доску.

Шаблон подойдет маркетинговым командам в банке, которые одновременно ведут несколько направлений — от продвижения продуктов до партнерских программ — и хотят видеть общую картину по всем активностям в одном месте.

Шаблон маркетингового плана

Шаблон представляет собой структурированный документ, который проводит команду через все этапы разработки маркетинговой стратегии — от анализа рынка до постановки KPI.

Первый блок закрывает аналитическую основу: анализ конкурентов, портреты аудитории и уникальное торговое предложение. Второй переходит к плану: каналы продвижения, SEO и метрики.

Шаблон поможет маркетинговой команде в банке структурировать продвижение новых продуктов. Например, при запуске кредитной карты или вклада команда сможет заполнять портреты клиентов, описывать каналы коммуникации и фиксировать целевые показатели в 1 документе.

Шаблоны для HR

Для HR-команд банка мы подобрали шаблоны, которые покрывают ключевые кадровые процессы.

Шаблон воронки найма

Шаблон собирает весь процесс найма в одном месте — от резюме до оффера — и делает статус каждого кандидата прозрачным для всей команды.

Доска собеседований ведет кандидата от первого контакта до оффера: согласование времени, интервью, тестирование и финальное решение. Резюме организованы по дорожкам в зависимости от специализации, поэтому рекрутер, закрывающий несколько вакансий одновременно, видит воронку по каждой из них отдельно. Для банка, где подбор кредитного аналитика и разработчика идут параллельно, это особенно удобно.

Шаблон для приема новых сотрудников

Шаблон охватывает все кадровые события, связанные с изменением статуса сотрудника: прием, перевод, увольнение, а также выдачу и отключение доступов к системам.

Каждое из этих событий ведется на отдельной доске со своим циклом, а карточка приема содержит все необходимые данные: должность, дату выхода, отдел, руководителя, корпоративную почту и телефон. 

Метки на карточке показывают, к каким системам нужно выдать доступ. Например, Billing, CRM или корпоративная почта.

В банке это особенно актуально: новый сотрудник может одновременно нуждаться в доступе к АБС, процессингу и внутренним регламентам, и шаблон позволяет не упустить ни один из этих шагов.

Что еще полезного есть в Кайтен для банков

Помимо шаблонов, в Кайтене есть инструменты, которые делают работу с досками эффективнее. Разберем некоторые из них.

Автоматизации

Чтобы сотрудники не тратили время на рутину, в Кайтене есть более 300 сценариев автоматизации.

Как это может работать в банковских процессах — рассмотрим на примерах:

• Автоназначение. При поступлении инцидента с меткой «ДБО» система автоматически назначает дежурную команду интернет-банка.
• Напоминания и эскалация. За 3 дня до дедлайна ответа регулятору ответственный получает уведомление. При просрочке — автоматическая эскалация руководителю.
• Запланированные задачи. Ежемесячные отчеты для ЦБ, квартальные проверки — карточки создаются автоматически по расписанию с уже заполненными полями и дедлайнами.
• Переходы по условиям. Карточка автоматически перемещается в следующую колонку, когда все обязательные поля заполнены.

Диаграмма Ганта и ресурсное планирование

Когда в банке параллельно ведут несколько крупных проектов от запуска новых продуктов до миграции систем, нужна единая картина распределения этих проектов во времени. Эту задачу можно решить с помощью модуля «ГАНТ и Ресурсное планирование».

Для каких проектов можно использовать модуль:

• План аудиторских проверок на год. Каждую проверку можно отобразить отдельной задачей на временной шкале. Тогда будет видно, какие проверки пересекаются, где аудиторы перегружены, как сдвиг одной проверки повлияет на другие.
• Запуск продукта. Все задачи по подготовке к запуску (маркетинг, юристы, ИТ, обучение) будут на одной временной шкале с зависимостями. Если юристы задерживают согласование — зависимые задачи автоматически сдвинутся.
• Ресурсное планирование. Это раздел, который показывает, сколько часов каждого специалиста занято по проектам. Инструмент помогает избежать ситуации, когда ключевой разработчик внезапно оказался назначен одновременно на несколько критичных задач.
• Вехи проектов. На временной шкале можно отмечать ключевые даты вехами — например, дату согласования с ЦБ, старт пилота или масштабирование. Так можно сразу зафиксировать наиболее критичные дедлайны и не потерять их на диаграмме.

Service Desk

Чем крупнее банк, тем чаще возникают запросы от сотрудников: IT-поддержка, административные вопросы, запросы на доступ, обращения в бухгалтерию или HR. Модуль Service Desk собирает их в одном месте и превращает в карточки на доске.

Как это работает в банковских процессах:

• Сбор обращений. Запрос по почте, через Telegram-бот или внутренний портал — все автоматически превращается в карточку с заполненными полями, без ручного переноса.
• SLA в карточке. К каждому обращению привязан срок в зависимости от типа и приоритета. Карточка подсвечивается при приближении дедлайна.
• Шаблонные ответы. Типовые ответы сотрудникам можно отправлять прямо из карточки, не переключаясь в почту.

Как выглядит интерфейс Service Desk при отправке заявки

Шаблоны для других отраслей

Если вы работаете не в банке — у нас есть шаблоны и для других отраслей:

• 5 шаблонов документов для инженеров;
• Шаблоны канбан-досок для госсектора;
• Кайтен для производства: шаблоны и советы по использованию системы.

Берите любой шаблон и настраивайте под себя — это займет меньше времени, чем строить процесс с нуля. А если возникают вопросы по настройке, то у нас есть база знаний, где подробно описаны все возможности Кайтена.