Шаблон для организации мероприятий (event-management)
Готовое пространство Кайтена для событий: портфель мероприятий, задачи подготовки, подрядчики и таймлайн вех T-минус. Все доски — с WIP-лимитами.
Автор: команда Kaiten · нужен модуль «Канбан»
Что это и кому подходит
Мероприятие держится на датах. Площадка, кейтеринг, звук, промо, регистрация — все это тянут разные люди, а день Х не двигается. Обычно план живет в таблице: там не видно, что уже законтрактовано, где ждут коммерческое предложение и какая веха вот-вот сорвется. Когда событий несколько, картина теряется совсем.
Шаблон разбирает работу на четыре доски. «Портфель мероприятий» ведет каждое событие от идеи до архива. «Задачи подготовки» держат конкретные дела с отдельной колонкой «Ждем (подрядчик/согласование)». «Подрядчики / вендоры» проводят каждого поставщика от подбора до акта и оплаты. «Таймлайн: вехи и отчеты» показывает контрольные точки T-минус — и те, что в зоне риска. У рабочих колонок стоят WIP-лимиты. Шаблон подойдет event-командам и агентствам, которые ведут несколько событий сразу.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
Событие только задумано
Считаем смету и цели
WIP-лимит 3
WIP-лимит 4
WIP-лимит 2
WIP-лимит 3
Событие закрыто
Все дела по событиям
WIP-лимит 6
Ждем ответа со стороны
WIP-лимит 3
Задача закрыта
Кандидаты в поставщики
WIP-лимит 4
WIP-лимит 4
WIP-лимит 5
Расчеты завершены
Вехи впереди
WIP-лимит 5
Веха взята
Вехи T-минус
T-90, T-60, T-30, T-14, T0 и T+7 — контрольные точки привязаны ко дню события.
Колонка «В зоне риска»
Веха, которая вот-вот сорвется, переезжает сюда — и ее видят все.
WIP-лимиты на всех досках
От 2 до 6 карточек в рабочих колонках — команда не берет больше, чем тянет.
Доска подрядчиков
Каждый вендор проходит путь от лонг-листа до акта и оплаты.
14 чек-листов
Готовые списки шагов внутри карточек — ничего не забывается перед днем Х.
Шесть типов карточек
Мероприятие, Задача подготовки, Подрядчик, Веха, Отчет и Инструкция — тип виден до открытия карточки.
Работает без дорожек
Пространство собрано на колонках и метках, поэтому подходит и для простых процессов.
Почему этот шаблон
- Несколько мероприятий видны на одной доске портфеля
- Вехи T-минус привязывают подготовку ко дню события
- Риски по срокам заметны до того, как станет поздно
- Отдельная колонка для ожидания подрядчика — работа не выглядит брошенной
- Подрядчики доведены до акта и оплаты, а не забыты после договора
- Чек-листы и типы карточек ускоряют старт нового события
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Похожие шаблоны
Контент-план
Планирование публикаций для блога и соцсетей. Календарь, статусы, ответственные авторы.
Отдел маркетинга
Объединяет работу всех маркетинговых направлений: от целей до ежедневных задач.
Рекламные кампании
Планирование, запуск и аналитика рекламных кампаний. Контроль бюджетов и результатов.
Брендинг и креатив
Упорядочивает креативные задачи и помогает доводить их до финального результата.
Частые вопросы
-
Что такое вехи T-минус на доске таймлайна?
Это контрольные точки, отсчитанные от дня события. T-90 — программа утверждена, T-60 — площадка и вендоры законтрактованы, T-30 — промо запущено, T-14 — регистрация закрывается, T0 — день Х. Если веха под угрозой, карточка едет в «В зоне риска». Так срыв сроков виден заранее, а не по факту.
-
Зачем колонка «Ждем (подрядчик/согласование)»?
Часть работы стоит не по вине команды: ждут коммерческое предложение от площадки или подпись заказчика. Такие задачи уходят в отдельную колонку и не занимают место в «В работе». Видно, сколько всего висит на внешних людях.
-
Как здесь устроены WIP-лимиты?
Лимиты стоят на рабочих колонках всех четырех досок. В «Готовности и проведении» — только 2 события одновременно, в «В работе» на задачах подготовки — 6. Лимит не дает команде растащить силы на десять событий сразу.
-
Это бесплатно?
Сам шаблон бесплатный, но он использует WIP-лимиты — это модуль «Канбан». На бесплатном тарифе модули недоступны: модуль подключается на платных тарифах, он уже включен в «Старт». Импортировать шаблон можно и без модуля, но эта часть структуры работать не будет.
-
Получится ли настроить шаблон под свои события?
Да. Колонки, WIP-лимиты, метки и типы карточек меняются под ваш формат. Если ведете не конференции, а свадьбы или выставки — поправьте вехи и названия этапов под свой цикл.