Шаблон базы знаний компании
Готовая структура документов в Кайтене: о компании, процессы, продукты, ресурсы и обучение. Разделы уже созданы — остается наполнить своим содержанием.
Автор: команда Кайтен · работает на бесплатном тарифе
Что это и кому подходит
Знания компании обычно живут в головах и личных переписках. Новый человек выходит на работу и неделю выясняет, к кому идти за доступом, где лежит презентация и как устроен процесс. Ответы есть, но найти их можно только спросив кого-то.
Шаблон дает готовое дерево разделов базы знаний: от миссии и оргструктуры до документооборота и архива. Вам не нужно придумывать, из чего она состоит, — структура уже собрана, ее остается наполнить. Подойдет компаниям, которые растут и хотят, чтобы знание передавалось документом, а не устно.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
О компании
- Миссия и стратегия
- Оргструктура
- Традиции и ритуалы
- Корпоративная культура
Процессы и инструкции
- Онбординг и адаптация
- Отдел разработки
- Отдел продаж
Продукты и услуги
- Продукт Альфа
- Продукт Бета
Ресурсы и инструменты
- Матрица доступа и прав
- Презентации
- Инструменты компании
Развитие и обучение
- Статьи и книги
- Карьерный трек
- Записи внутренних митапов
Операционка
- Документооборот
- Закупки
Архив
- Завершенные проекты
- Устаревшие процессы
Семь готовых разделов
От «О компании» до «Архива» — верхний уровень базы знаний уже разложен по смыслу.
Онбординг новичка
Миссия, оргструктура, культура и адаптация лежат рядом — есть что дать человеку в первый день.
Матрица доступа и прав
Отдельный документ под то, у кого какие доступы, — частый источник вопросов в поддержку.
Разделы под отделы
Процессы разработки и продаж вынесены в свои группы и растут независимо друг от друга.
Архив вместо удаления
Устаревшие процессы и завершенные проекты не удаляются, а переезжают в архив.
Развитие и обучение
Карьерный трек, статьи и записи митапов собраны в одном разделе.
Почему этот шаблон
- Структура базы знаний уже придумана — не начинаете с чистого листа
- Новичку есть что читать в первый день, а не только кого спрашивать
- Знание живет в документе, а не в переписке и в головах
- Процессы отделов растут независимо друг от друга
- Устаревшее уезжает в архив, а не засоряет актуальное
- Разделы можно переименовать и перестроить под свою компанию
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Частые вопросы
-
Это шаблон документа, а не доски?
Да. Это дерево документов и групп в Кайтене, а не Канбан-доска. Внутри готовые разделы: о компании, процессы и инструкции, продукты, ресурсы, обучение, операционка и архив. Карточек и колонок здесь нет.
-
Разделы уже заполнены?
Структура готова, наполнение — за вами. Шаблон отвечает на вопрос «из чего вообще состоит база знаний», чтобы вы не собирали дерево с нуля и ничего не забыли.
-
Можно ли поменять структуру под себя?
Да. Разделы переименовываются, удаляются и добавляются. Если у вас нет отдела продаж или, наоборот, есть производство — перестройте дерево, шаблон этому не мешает.
-
Это бесплатно?
Да. Шаблону хватает бесплатного тарифа Кайтена: в нем нет дорожек, WIP-лимитов и подколонок, а значит модуль «Канбан» подключать не нужно. Ограничения бесплатного тарифа — до 5 пользователей, до 3 пространств и до 5 досок.
-
Чем это лучше папки с файлами?
Документы живут рядом с работой: на них можно ссылаться из карточек, искать по всему пространству и разграничивать доступ. Отдельное хранилище файлов для этого держать не нужно.