Как предсказать, когда задача будет готова

Работа над любым проектом часто идет наперекосяк из-за неправильно установленных сроков. В результате на рынок выходят недоработанные продукты, клиенты оставляют негативные отзывы, компании теряют репутацию, ухудшается доверие заказчика. В этой статье мы расскажем, как менеджеру или руководителю команды научиться реалистично оценивать сроки.

Почему вообще срываются сроки

Давайте начистоту — дисциплинированным быть тяжело. Сюда же добавляем когнитивные искажения и слишком оптимистичный взгляд на задачу. Человек хочет показать себя как классного специалиста и называет срок. Но не учитывает при этом возможные трудности, которые могут возникнуть в процессе работы. Особенно часто это бывает при работе с новыми проектами, задачами, сотрудниками, клиентами.

Второй момент, который может стать причиной срыва дедлайна, — это плохая коммуникация. Например, у вас в команде нет единого рабочего пространства. Все задачи валятся в мессенджер, который человек не успевает прочитать. Или успевает, но отрывается от основной задачи, а потом забывает.

Как устанавливать сроки

Установка реальных сроков — это всегда про эксперимент. Когда коллега берется за работу и уверенно заявляет “я сделаю эту задачу за 1 день”, скорее всего этого не произойдет. Для того чтобы понять, сколько времени требуется на выполнение той или иной задачи, понаблюдайте, в течение какого срока человек с этой задачей справляется. После нескольких повторений вы получите нужные ориентиры.

На основании информации по прошлым задачам вы можете построить Timeline проекта. Это визуальное представление запланированных и текущих задач во времени. Вы задаете для каждой задачи временные рамки: дату начала и завершения работы по ней. Можно сформировать Timeline в Excel или в Kaiten, в графическом редакторе. В нем будет хранится вся информация о проектах и задачах, а доступ к ней — у каждого члена команды.

Время выполнения задач зависит еще и от количества задач, одновременных в работе. Здесь поле для экспериментов огромно. Например, вы поняли, что у коллеги или команды максимальное число задач в фокусе может быть 3. На рабочем пространстве вы можете создать лимит на добавление новых задач в колонку «В работе». В Kaiten за эту функцию отвечают WIP-лимиты — рекомендация на максимальное количество карточек в колонке.

Нажмите на соответствующую колонку «In progress» и выберете «Ограничение НЗП (незавершенного производства)». Обсудите с командой максимально возможное количество задач в прогрессной строке и обозначьте его. Допустим, это 3. Тогда при добавлении новой четвертой задачи индикатор загорится красным.

Прогнозирование сроков

Одного понимания сколько времени займет та или иная задача недостаточно. Задач бывает много, они могут быть разными. Важно собирать информацию о задачах и систематизировать ее. График Lead Time поможет не делать это вручную. Он собирает данные на основе скорости выполнения задач за счет движения карточек. Задачи будут сгруппированы по периодам, это позволит понять, как быстро команда выполняет тот или иной вид работы.

Предсказать сроки поможет спектральная диаграмма. По оси X располагается количество дней, по оси Y — количество карточек, которое было выполнено за соответствующее количество дней (например, перемещено в столбец «Готово»).

Заметили две вертикальные красные линии на графике? Это персентили. Они показывают в какой области лежат 50% и 85% выполненных задач. В нашем примере 85% задач было выполнено не более чем за 10 дней, а 50% задач выполняется за 2 дня.

Это означает, что когда сотрудник сообщает, что выполнит задачу в течение недели, с большой вероятностью так и произойдет. Это подтверждено статистическими данными. Если у вас нормализованный процесс и вы собрали данные за долгий период, то вы сможете прогнозировать сроки выполнения задач, опираясь на эту информацию.

Как понять, что с задачей — проблема

Для того чтобы менеджер вовремя увидел трудности, пришел на помощь команде и вовремя предупредил заказчика/руководителя о переносе сроков, есть несколько нехитрых признаков. Вот основные из них:

• В карточке отмечено, что до окончания задачи остался 1 день, а задача при этом объемная.
• У задачи установлен дедлайн на следующий день, а она еще не перенесена в колонку «В работе».
• Задача стоит в колонке «В работе», на ней есть блокировка с проблемой. Если проблему не решить в ближайшие сроки, значит задача будет просрочена. О том, как устанавливать блокировку и зачем она нужна, прочитайте здесь.

Интересные статьи по управлению

1. Главные функции менеджера среднего звена
2. Ключевую роль в управлении компанией должны играть решения, а не данные
3. 5 рекомендаций, как эффективно настроить рабочее пространство в Kaiten