Как компания «Фикус» перенесла 400 проектов из Trello в Kaiten за 2 дня, придерживаясь принципов осознанности

• Задача
  Перенести более 400 проектов из Trello на российский таск-трекер, который соответствует ценностям компании и не вызовет отторжения у команды.
• Решение
  Выбрали интуитивно понятный таск-трекер со схожими функциями и UX-дизайном, воспользовались функцией автоматического переноса данных из Trello.
• Результат
  Перенесли 400 проектов в Kaiten за 2 выходных дня и беспрерывно продолжили работу в новом сервисе. За 2 следующие недели перевели в Kaiten весь бэк-офис — около 40 человек.

Компания «Фикус» занимается офисным, промышленным и производственным озеленением. Среди клиентов — Шереметьево, Газпром, Сбербанк, банк «Открытие».

Срок 2 дня

Весной 2022 года у компания по озеленению «Фикус» решила перейти с сервиса Trello на российский таск-трекер. Было три важных критерия выбора: привычный интерфейс, схожие функции и еще сервис должен был воплощать миссию бренда — заботиться о пользователях.

Топ-менеджеры компании рассказали, почему в итоге выбрали Kaiten и как перевели большую часть команды на новый сервис за две недели.

Путь «Фикус» от маленького бюро к осознанному озеленению и внедрению ИИ-технологий

Компания «Фикус» занимается офисным, промышленным и производственным озеленением. Начиналось все в 2008 году с небольшого бюро, когда в России еще не было рынка коммерческого озеленения.

К 2015 году «Фикус» уже озеленял по всей стране крупнейшие объекты. Например, в аэропорту Симферополя компания создала самую большую «зеленую» стену в Европе. Сегодня клиенты компании осознанного озеленения — крупные заказчики, вроде Шереметьево, Газпрома, Сбербанка, банка «Открытие».

Компания делает акцент на осознанном подходе к каждому проекту. Например, подключает ИИ, чтобы не только рассчитать количество растений, но и определить их влияние на людей. Компания продумывает, как за счет озеленения повысить эффективность работы сотрудников и снизить стресс.

«Фикус» использует осознанный подход не только в озеленении, но и в управлении проектами

За годы работы команда компании увеличивалась, а проекты становились все сложнее. Руководству стало ясно, что жесткие конструкции, вроде строгих KPI, графиков работ и общих отчетных совещаний, работают неэффективно.

Появилось две ключевые задачи:

• Выстроить прозрачные бизнес-процессы и столь же прозрачное распространение информации в командах.
• Повысить осознанность и профессионализм сотрудников.

До 2019 года управление проектами в компании было больше интуитивным. Но после внедрения принципов осознанности потребовался инструмент, который бы не только помогал структурировать бизнес-процессы, но и отражал ценности бренда.

От инструментов «Мегаплан» и Pipedrive к единому решению

Долгое время бэк-офис «Фикуса» использовал в работе два инструмента для управления проектами – «Мегаплан» и Pipedrive

Исходя из принципа осознанности возникла задача —  внедрить единую систему управления проектами. Нужен был один универсальный инструмент, чтобы:

• объединить все нужные функции в одной системе;
• не тратить время на перетаскивание данных из одного инструмента в другой;
• вся команда видела, из каких этапов состоит проект, какие задачи нужно выполнить.

«Фикус» рассматривал разные варианты, вроде Bitrix24 и Zoho CRM. Но только Trello и Kaiten соединяли в себе канбан-принципы и гибкие настройки управления каскадной моделью.

Сначала выбрали Trello, но вынуждены были снова переезжать

В 2021 году компания выбрала американский сервис Trello. Про Kaiten тоже знали, но на тот момент в нем еще не хватало необходимого сотрудникам функционала.

В Trello проработали год, а в марте 2022 наступил кризис:

• Во-первых, курс рубля вел себя непредсказуемо — оплата подписки на иностранный сервис слишком нагружала бюджет.
• Во-вторых, отключение Trello, который принадлежит американской компании Atlassian, было только вопросом времени.

Появилась задача — найти российскую платформу ведения проектов

Переход от Trello к Kaiten

Какие требования предъявлялись к новому таск-трекеру

Для руководства компании было важно, чтобы новый сервис отвечал двум типам требований: техническим и ценностным.

Технические:

• все необходимые функции в одном интерфейсе;
• быстрая миграция без потери данных;
• глубокая аналитика рабочих процессов;
• оплата в рублях;
• отсутствие риска блокировки доступа и резкого повышения стоимости.

Ценностные:

• Наглядность. Весь объем работ должен быть представлен в простом и понятном виде.
• Прозрачность. Чтобы не нужны были лишние планерки и директивное управление.
• Возможность кастомизации. У каждого сотрудника должна быть возможность проявить индивидуальность и отойти от типовых решений.
• Быстрая адаптация. Всем участникам команды должно быть спокойно и комфортно переходить на новый инструмент.
• Поддержка каскадной, последовательной модели решения задач. Это позволяет четко видеть общую цель и находить время на творческую работу.

Тогда в «Фикусе» вспомнили про Kaiten. Технические специалисты проанализировали текущий функционал, за две недели бесплатно протестировали платформу и приняли решение о переезде на аналог Trello в России.

Автоматически перенесли все 400 проектов в Kaiten за 2 дня

«Фикусу» было важно перенести все данные быстро и без потерь. В первую очередь в Кайтене компанию привлекла возможность автоматизированного переноса. В обороте компании на тот момент находилось около 400 проектов с огромным количеством данных. Переносить такой объем вручную из одной системы в другую было бы очень долго.

При этом важно было не только перенести задачи, но и сохранить их логику. А еще не вызвать у сотрудников чувство отторжения от незнакомого интерфейса.

Kaiten со своей задачей справился. С помощью функции быстрого экспорта все проекты из Trello в Kaiten перенесли за выходные. Уже в понедельник сотрудники приступили к работе в новом таск-трекере.

Kaiten соответствовал ценностям компании

Кроме быстрого переноса данных, сотрудники отметили, что новый таск-трекер полностью отвечает принципам осознанности:

• простой и интуитивно понятный;
• отзывчивый;
• наглядный;
• не вызывает отторжения у команды.

В Kaiten оптимально продумана система коммуникаций и обмена информаций в карточках

Для «Фикуса» было важно настроить удобный обмен данными, чтобы все файлы и коммуникации по проектам хранились в одном месте. В карточках в Kaiten как раз была такая возможность: слева – раздел с вложениями, справа – раздел с коммуникациями.

Презентации, фотографии, документы прикрепляются вложениями к проектам. За счет этого не возникает путаницы — каждый участник команды видит все нужные ему вложения. В Trello же система обмена информацией выстраивалась в одно полотно, что не обеспечивало наглядность.

В Kaiten есть гибкая фильтрация по проектам

В Kaiten можно найти любую информацию по любым параметрам.

В Kaiten есть возможность кастомизации важных данных

Этой опцией команда привыкла пользоваться еще во время работы в Trello. В Kaiten можно настроить обязательные поля для каждого типа карточек и для каждой доски, чтобы не тратить время на дополнение важной информации. Достаточно один раз настроить обязательные поля в карточках каждого типа или конкретной доски, и исполнители будут сразу указывать все необходимые данные по задаче.

Первые итоги работы с Kaiten

За две недели использования Kaiten на российский таск-трекер перешел весь бэк-офис «Фикуса» — это около 40 человек. Сотрудники быстро привыкли к новой платформе. В первую очередь — за счет сохранения логики ведения рабочих процессов и интуитивного интерфейса.

Сотрудники получили самые главные функции:

• завели проект;
• добавили в него информацию;
• обменялись данными внутри проекта;
• увидели все уведомления о происходящем;
• отследили движение проекта по этапам.

Были и некоторые сложности, которые решили с помощью техподдержки

Так, при переезде все карточки перенеслись в полном объеме, однако комментарии стали общими. Из-за этого сотрудникам первое время было непросто найти, кто, что и кому писал.

Впрочем, все замеченные недочеты быстро решались с помощью отзывчивой службы техподдержки Kaiten.

Таким образом, Kaiten стал для «Фикуса» инструментом, который позволяет управлять сложными проектами и полностью отражает миссию компании — заботу о пользователях. В ближайшее время бюро фитодизайна не планирует искать что-то новое — в этом попросту нет смысла.