HR с нуля: что такое управление персоналом и как его выстроить

Запутанные процессы?

Покажем, как навести порядок с помощью Кайтен — за 30 минут.

Записаться на демо

От того, как в компании выстроена работа с людьми, зависит не только атмосфера в команде, но и результаты бизнеса. Сотрудников мало нанять — их нужно адаптировать, развивать и удерживать. Иначе лучшие уйдут раньше, чем успеют принести результат.

В статье разберемся, что такое управление персоналом, из каких функций оно состоит и как выстроить HR-систему, готовую к любым вызовам. В этом нам поможет Алеса Шахова, HR-директор в Кайтене.

Что такое управление персоналом

Представьте типичный стартап, который за пару лет вырос с 10 до 80 человек. Нанимали быстро, без онбординга и карьерных треков.

Через время начали уходить ключевые сотрудники, за ними — часть команды и клиентов. В итоге на найм и замену потратили больше, чем стоило бы содержать полноценного HR.

Это не единичный случай, а типичная ситуация, когда компания растет быстрее, чем выстраивает процессы.

Простыми словами, это все, что происходит с человеком от момента, когда он откликнулся на вакансию, до дня, когда он уходит из компании: найм, адаптация, развитие, оценка, рост.

На каждом этапе могут быть свои риски:

• кандидат принял оффер — и разочаровался в первую неделю, потому что реальность не совпала с тем, что обещали на интервью;
• новичок прошел адаптацию — и завис без четких задач и обратной связи; 
• специалист вырос — и ушел, потому что не увидел следующего шага. 

Именно этим и занимается HR: выстраивает процессы так, чтобы сотрудники развивались внутри компании, а не уходили из нее.

Зачем бизнесу управление персоналом

Многие предприниматели, особенно на старте, считают HR чем-то необязательным. Сначала — продукт, продажи, рост. А процессы вокруг людей — когда будет время и деньги. 

Но на деле все иначе: чем раньше в компании появятся базовые HR-процессы, тем меньше проблем накопится потом. Вот как это проявляется на практике:

• сотрудники уходят, не проработав и года, из-за чего цикл найма запускается заново;
• задачи выполняются неравномерно, потому что нет четких ожиданий и критериев результата; 
• внутри команды появляются недоговоренности, которые со временем превращаются в конфликты;
• сильные специалисты уходят первыми — туда, где им предлагают понятные карьерные треки.

Именно грамотное управление персоналом решает все эти проблемы системно. Оно задает правила, выравнивает ожидания и делает работу с людьми предсказуемой — а значит, поддерживает рост бизнеса.

Что должен делать HR 

Главная цель HR-отдела — обеспечить компанию нужными людьми в нужное время, создать условия для их эффективной работы и сформировать среду, в которой люди хотят оставаться.

Из этой цели вытекают конкретные задачи:

Стратегические — это работа вдолгую. Здесь HR выступает как бизнес-партнер. Задачи этого уровня определяют, где компания будет через 2–3 года:

• планирование потребности в персонале в соответствии с целями бизнеса;
• формирование HR-бренда — репутации компании как работодателя;
• развитие лидерского потенциала внутри компании.

Тактические — те, что HR решает регулярно:

• поиск и подбор кандидатов;
• адаптация новых сотрудников;
• оценка производительности и компетенций;
• разработка системы мотивации;
• организация обучения и развития.

Операционные — ежедневная рутина, без которой разрушатся уровни выше:

• ведение кадровой документации;
• расчет заработной платы совместно с бухгалтерией;
• контроль соблюдения трудового законодательства,

Все 3 уровня задач взаимосвязаны. Например, если HR занимается только операционкой и не думает стратегически, компания будет вечно в режиме «тушения пожаров». Та же логика работает и в обратную сторону. 

8 ключевых функций HR

Функции управления персоналом — это то, чем конкретно занимается HR-отдел. Разберем подробнее:

1. Планирование персонала

Прежде чем нанимать людей, нужно понять, кто именно нужен компании. Важно провести анализ текущего состава команды и сопоставить его с потребностями бизнеса на горизонте 6–12–24 месяцев.

HR совместно с руководителями подразделений определяет:

• какие позиции нужно закрыть в ближайшее время;
• каких компетенций не хватает в командах;
• что выгоднее — нанять нового сотрудника, обучить действующего или нанять подрядчика.

Результат этой работы — HR-план, который синхронизирован со стратегией компании и бюджетом.

2. Подбор персонала

Рекрутинг включает не только размещение вакансий и собеседования, но и:

• составление профиля кандидата вместе с нанимающим менеджером;
• выбор каналов поиска: рекрутинговые сайты, социальные сети, реферальные программы;
• первичный отбор резюме и телефонные скрининги;
• организацию и проведение нескольких этапов интервью;
• оформление оффера и переговоры об условиях.

Результат качественного рекрутинга — новый сотрудник, который впишется и в задачи роли, и в культуру команды. Ошибка в подборе обычно стоит дорого: по различным оценкам, замена одного сотрудника обходится компании в 50–200% его годовой зарплаты.

3. Адаптация (онбординг)

Даже сильный кандидат не покажет результат, если в первый день его оставить без понятного плана и поддержки. Онбординг — это структурированный процесс адаптации, который включает как минимум 3 уровня:

• административный онбординг — оформление документов, доступ к системам, рабочее место;
• социальный онбординг — знакомство с командой, понимание неформальных норм и культуры;
• профессиональный онбординг — погружение в задачи, процессы, инструменты.

Исследования показывают: сотрудники, успешно завершившие онбординг, остаются в компании значительно дольше (до +82% к удержанию!) и быстрее выходят на полную продуктивность. Типичный срок адаптации — от 30 до 90 дней, хотя для сложных позиций он может быть дольше.

4. Обучение и развитие

Рынок труда меняется быстро, и компетенции, которые были актуальны 2-3 года назад, сегодня могут быть уже недостаточны. Поэтому HR-менеджер регулярно проводит:

• оценку текущих компетенций сотрудников и выявление пробелов;
• разработку индивидуальных планов развития (ИПР);
• организацию тренингов, мастер-классов, курсов — внутренних и внешних;
• поддержку менторства и наставничества;
• формирование корпоративной базы знаний.

Инвестиции в обучение всегда возвращаются — системное развитие сотрудников повышает вовлеченность и снижает текучесть.

5. Оценка производительности

Регулярная оценка — это инструмент обратной связи, который помогает сотруднику понять, где он находится, чего достиг и что нужно скорректировать. А руководителю — принять обоснованные решения о повышении, развитии или расставании.

6. Мотивация и вознаграждение

Одна из ключевых функций управления персоналом. Мотивация может быть материальной и нематериальной.

Материальная мотивация:

• высокая зарплата;
• премии и бонусы (по результатам работы, за достижение KPI, к праздникам);
• ДМС, корпоративный транспорт, компенсация питания, спортивные абонементы;
• опционные программы для ключевых сотрудников.

Нематериальная мотивация:

• признание заслуг — публичная похвала, доска почета;
• гибкий график и возможность работать удаленно;
• интересные проекты и возможность влиять на продукт;
• карьерные возможности и перспективы роста;
• психологически безопасная среда.

Здесь важно понимать, что один и тот же стимул работает для разных людей по-разному. Кому-то важны деньги, кому-то — статус, кому-то — автономия. Задача HR — построить систему, которая учитывает эту разнообразность, а не предлагает всем одно и то же.

7. Кадровое делопроизводство

Это административная основа управления персоналом: 

• оформление трудовых договоров, приказов;
• ведение личных дел;
• расчет отпускных и больничных; 
• отчетность перед проверяющими органами. 

Без грамотного кадрового делопроизводства компания рискует штрафами и постоянными трудовыми спорами.

8. Корпоративная культура и работа с вовлеченностью команды

HR отвечает за то, как люди работают вместе. Это и есть культура — система ценностей, норм и правил, по которым живет команда.

Чтобы отслеживать состояние команды, HR-специалист регулярно собирает обратную связь: проводит опросы, организует встречи в формате skip-level (когда сотрудник общается с руководителем своего руководителя), собирает сигналы напрямую от сотрудников.

HR-служба: структура и роли

HR-служба — подразделение компании, которое отвечает за реализацию всех перечисленных функций и, как правило, состоит из нескольких специализированных отделов:

HR-директор (HRD) — возглавляет отдел, отвечает за HR-стратегию и ее связь с бизнес-целями.

Отдел рекрутинга — занимается поиском и подбором персонала. Включает ресерчеров, рекрутеров и HR-менеджеров, специализирующихся на определенных направлениях (ИТ, продажи и т.д.).

Отдел адаптации и обучения (L&D, Learning & Development) — разрабатывает программы онбординга, тренинги, корпоративный университет.

Отдел оценки и развития — проводит performance review, разрабатывает системы оценки компетенций, строит матрицы навыков.

Отдел компенсаций и льгот (C&B) — отвечает за систему вознаграждения: грейдирование, зарплатные вилки, льготы, опционы.

HR-бизнес-партнеры (HRBP) — работают внутри бизнес-подразделений, выступают связующим звеном между HR-службой и командами. Понимают специфику бизнеса и помогают руководителям решать HR-вопросы.

HR Operations / Кадровое делопроизводство — оформление документов, расчет зарплат, отчетность.

Специалисты по внутренним коммуникациям — отвечают за информирование сотрудников, корпоративный портал, внутренние издания.

В небольших компаниях многие из этих функций выполняет 1 или 2 сотрудника, нередко совмещая их с другими обязанностями. Один и тот же специалист может искать сотрудников, проводить адаптацию, считать отпуска и отвечать за внутренние коммуникации.

А по мере роста бизнеса функции начинают разделяться. Появляются отдельные роли: рекрутеры занимаются только наймом, специалисты по обучению — развитием сотрудников, HRBP — работой с командами, HR Ops — документами и процессами.

Когда пора создавать HR-отдел

Во многих компаниях принято ориентироваться на размер команды: если штат — до 30–50 человек, HR-функцию часто выполняет руководитель или операционный директор. Когда сотрудников достигает 50+, появляется потребность в отдельном HR-специалисте. А если команда вырастает до 100–150 человек, без полноценного HR-отдела уже сложно — нагрузка и сложность процессов начинают расти быстрее, чем компания успевает их держать в руках.

Но считать только людей — ошибка. Намного важнее сигналы внутри компании. Если в компании высокая текучесть, нет структурированного онбординга, руководители тратят много времени на подбор сотрудников и административные вопросы — это тоже знак: пора отдать HR-функцию профессионалам.

Ниже — практические принципы, которые определяют качество HR-работы в любой компании:

Подбор персонала: как не ошибиться с выбором

По данным HH.ru, неудачный найм может обойтись дороже, чем зарплата сотрудника за весь период его работы. И дело не только в затратах на подбор: компания теряет время, проседает по результатам, а команда берет на себя лишнюю нагрузку.

Чтобы этого не происходило, важно изначально выстроить понятный и системный процесс найма. Вот несколько принципов, которые помогают снизить риск ошибки:

Составьте четкий профиль кандидата. Перед тем как открывать вакансию, зафиксируйте: 

• какие задачи будет решать человек; 
• какие компетенции для этого нужны; 
• каковы KPI на первый год. 

Иначе процесс рискует затянуться.

Определите вопросы для интервью. Соберите базовый набор вопросов, который будете задавать всем кандидатам. Это поможет снизить субъективность и сравнить ответы на равных. Дополните интервью кейсами или тестовым заданием — так вы увидите, как человек думает и решает задачи, а не только как отвечает на вопросы.

Проверяйте рекомендации. Разговор с бывшим руководителем часто показывает то, что не видно на интервью. Спрашивайте конкретно: какие задачи решал, как проявлял себя в сложных ситуациях, почему ушел.

Не затягивайте процесс. Сильные кандидаты одновременно рассматривают несколько предложений. Если процесс найма растягивается на месяцы, они выбирают более быстрых работодателей.

Оцените культурное соответствие. Добавьте встречу с будущей командой. Так вы увидите, как кандидат взаимодействует с коллегами, и получите дополнительную обратную связь — часто именно она помогает принять более точное решение.

Адаптация: как помочь новому сотруднику быстро войти в работу

Онбординг начинается в первый день и продолжается весь испытательный срок, а иногда даже дольше. Главная задача HR-специалиста на этом этапе — как можно быстрее встроить сотрудника в работу и помочь ему начать приносить результат.

Что должно быть до первого рабочего дня:

• рабочее место готово;
• доступы к системам созданы;
• команда знает о новом коллеге;
• задачи на первую неделю спланированы.

Что должно быть в первые 30 дней:

• четкое понимание задач и приоритетов;
• знакомство с ключевыми коллегами и партнерами;
• понимание процессов в команде и в компании;
• первая встреча 1:1 с руководителем и обратная связь.

Что важно к концу 90 дней:

• первые результаты и закрытые задачи;
• понимание того, как выглядит успех в этой роли;
• ощущение принадлежности к команде.

Ключевое здесь — регулярная синхронизация с руководителем. Если не проговорить ожидания и не давать обратную связь вовремя, даже сильный сотрудник может «зависнуть» и не добиться нужных результатов.

Мотивация: как удержать лучших

Удержать ценного сотрудника зачастую дешевле, чем найти нового. Высокая текучесть — один из самых дорогих «невидимых» расходов компании: деньги уходят на найм, проседает производительность, теряются знания, растет нагрузка на команду. В итоге компания платит дважды — за уход и за поиск замены.

Чтобы этого не происходило, важно понимать, что действительно удерживает людей в компании:

Интересные задачи и смысл работы. Сотрудники остаются там, где чувствуют, что их работа имеет значение. Если сотрудник видит связь между своими задачами и результатами компании — и понимает, как он на них влияет, — это мощный мотиватор.

Хорошие отношения с руководителем. Давно известная истина: люди уходят не из компаний, а от руководителей. Поэтому многие компании инвестируют в развитие управленческих навыков менеджеров.

Возможность роста. Без перспективы развитие останавливается — вместе с этим падает и мотивация. Если сотрудник видит перед собой четкий карьерный трек, у него есть повод оставаться. А если нет — он начинает искать возможности в других компаниях.

Справедливое вознаграждение. Зарплата не должна быть единственным мотиватором, но она не должна быть и поводом для ухода. Регулярный мониторинг рыночных уровней оплаты и своевременные корректировки — обязательная часть работы HR.

Гибкость и доверие. После масштабного перехода на удаленную работу многие сотрудники больше не готовы возвращаться в жесткий офисный режим. Компании, которые предлагают гибридный формат и доверяют сотрудникам, имеют конкурентное преимущество на рынке труда.

Оценка и развитие персонала

Система оценки либо работает на рост, либо против него. В первом случае сотрудники понимают ожидания и развиваются. Во втором — теряют мотивацию и доверие.

Чтобы оценка не оставалась формальностью, ее связывают с развитием.

Индивидуальный план развития (ИПР) фиксирует, какие навыки нужно прокачать, какие ресурсы для этого есть и в какие сроки ожидается результат.

Матрица компетенций дополняет: она показывает, кто в чем силен, где есть пробелы и кто готов к следующей роли. Это дает руководителям опору для решений — от распределения задач до планирования роста команды.

Кадровый менеджмент в цифровую эпоху

Автоматизация рутинных процессов освобождает время HR-специалистов для стратегических задач, которые требуют человеческого участия.

Компании, которые умеют работать с HR-данными, видят проблемы заранее: где растет текучесть, где падает вовлеченность, а где команды перегружены. И принимают решения до того, как ситуация становится критичной.

Как Кайтен помогает в управлении персоналом

Расскажем на своем примере. Когда команда Кайтена за год выросла в 2 раза, HR-процессы начали вести через Service Desk — как заявки. Но быстро стало понятно, что это лишний слой: заявка фиксировала факт работы, но не помогала ею управлять. Потом мы перешли на канбан-доски — и сразу получили наглядность этапов, ролей и статусов.

Прием, перевод, увольнение сотрудников. Все оформлено в одном пространстве из 5 досок.

На Доске приема создаем отдельную карточку на каждого нового сотрудника. Она проходит через 4 этапа: «Новый запрос», «Оформление», «Готово», «Отмена приема». На фасаде карточки сразу видно все нужное: дата выхода, должность, почта, СНИЛС, ИНН, реквизиты. Кликать внутрь, чтобы найти данные, не нужно.

Рядом — Доска «Выдача доступов». Когда сотрудник выходит на работу, кадровик нажимает кнопку в карточке приема — и карточка с нужными доступами появляется на доске автоматически. Это преднастроенная автоматизация: по кнопке подтягиваются нужные поля и шаблон задач, поэтому ничего не нужно заполнять вручную.

Доска «Перевод сотрудника» — для внутренних переходов. В карточке фиксируется только то, что меняется: новая должность, подразделение, руководитель, зарплата. 

Доска «Увольнение сотрудника» устроена так же: 3 колонки, карточка на каждого уходящего сотрудника, поле с датой увольнения. Здесь та же механика с доступами, только в обратную сторону — кнопка «Отключить доступы» автоматически создает задачу на доске «Отключение доступов» с метками всех сервисов, где нужно отключить пользователя. 

Онбординг новых сотрудников. Здесь фиксируем задачи на первые 30–60–90 дней, регулярные встречи с руководителем, точки обратной связи и критерии оценки. Так мы синхронизируем ожидания сотрудника и руководителя. Первый понимает, что от него ждут, а второй — как проходит адаптация и где нужна поддержка. 

А шаблонные чек-листы помогают держать весь процесс под контролем. В них добавляем как общие цели — например, разобраться в процессах и настроить оповещения, — так и конкретные: закрыть первые задачи, пройти обучение, выйти на плановые показатели.

Задачи HR для контроля проектов. Разработка системы мотивации, запуск программы обучения, подготовка к аттестации — это лишь часть проектов, которые HR-менеджеры ведут на регулярной основе. У каждого — свои задачи, сроки и ответственные. В Кайтене команда ведет их в одном пространстве: все проекты собраны на доске, где видно текущий статус и прогресс. Отдельно — архив для завершенных задач и тех, которые решили отложить или не запускать.

Так работа не распадается на отдельные инициативы, а управляется как единый процесс

HR-аналитика. В Кайтене удобно пользоваться встроенными отчетами, чтобы равномерно распределять нагрузку HR-специалистов и вовремя замечать узкие места. Например, можно посмотреть, сколько задач у одного менеджера, где есть перегруз, а где ресурс, наоборот, простаивает. При этом пользоваться  Excel или дополнительными BI-инструментами необязательно. 

Внутренняя база знаний. Регламенты, брифы, инструкции, шаблоны документов, FAQ для новичков — все это мы собрали в базе знаний Кайтена рядом с задачами, а не в разрозненных папках и мессенджерах.

Для создания и ведения базы используем документы. Это встроенный модуль в Кайтене, в котором текстовые файлы можно оформлять прямо внутри системы: с заголовками, списками, вложениями, ссылками на карточки и процессы. Документы легко обновлять, версионировать и поддерживать в актуальном состоянии.

База знаний встроена в рабочий контур — например, на документы можно ссылаться из задач или добавлять их в чек-листы.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Типичные ошибки в управлении персоналом

Даже опытные HR-специалисты иногда наступают на одни и те же грабли. Далее — разберем самые распространенные ошибки:

Нанимать быстро, а не качественно. Желание закрыть вакансию как можно скорее приводит к тому, что берут первого более-менее подходящего кандидата. Через полгода он уходит — и все начинается заново.

Игнорировать онбординг. «Мы нанимаем взрослых людей, они сами разберутся» — неверная установка. Без структурированной адаптации новые сотрудники теряются, быстро разочаровываются и уходят.

Оценивать только формально. Ежегодная аттестация «для галочки», где все получают одинаковые оценки, — пустая трата времени. Оценка работает только тогда, когда она честная, регулярная и влечет за собой реальные последствия.

Реагировать на увольнения, а не предупреждать их. Чтобы не доводить ситуацию до ухода сотрудников, нужны регулярные опросы вовлеченности и встречи 1:1 — они помогают увидеть проблему заранее.

Недооценивать культуру. Культуру нельзя написать в регламент и повесить на стену. Она формируется через действия руководителей, принимаемые решения и то, какое поведение поощряется. Если слова расходятся с реальностью, сотрудники это быстро замечают.

Тренды в управлении персоналом

HR — живая область, которая меняется вместе с рынком труда и технологиями. И вот несколько трендов, которые формируют управление персоналом сегодня:

Все больше компаний переходят к HR-аналитике. Решения перестают быть интуитивными. Анализ паттернов увольнений, прогнозирование текучести, оценка эффективности программ обучения — все это уже доступно компаниям.

Компании начинают смотреть на путь сотрудника так же, как раньше смотрели на путь клиента. Для Employee Experience (EX) важно все: как человек получил оффер, как прошел онбординг, как с ним общаются руководители и что происходит в момент ухода. Из этой информации потом формируется общее впечатление.

Физическое и психологическое состояние сотрудников больше не воспринимается как личное дело каждого. Сегодня работа с выгоранием, программы поддержки, внимание к нагрузке — это часть нормальной HR-практики, а не дополнительный бонус.

Изменилась и сама модель работы. Офис, удаленка, гибрид — теперь это не исключения, а варианты нормы. Задача HR — выстроить процессы так, чтобы команда работала эффективно независимо от того, где находятся сотрудники.

В HR приходят и гибкие подходы.  Agile-спринты в рекрутинге, итеративный онбординг, регулярные ретроспективы делают процессы быстрее и позволяют быстрее реагировать на изменения.

И, конечно, искусственный интеллект. Он уже активно используется в найме — для первичного отбора и общения с кандидатами, а также в обучении — для персонализации программ развития. 

Управление персоналом обеспечивает устойчивость бизнеса

Успех бизнеса определяют не идеальные регламенты, а среда, в которой профессионалы могут реализовать свой потенциал. Управление персоналом — это и есть процесс настройки этой среды.

А чтобы все это не утонуло в бесконечных чатах, таблицах и пересылках — лучше собрать HR-задачи в одном месте. Воронка найма, чек-листы адаптации, задачи по развитию сотрудников — когда все видно на одном экране, например в Кайтене, вы перестаете тушить пожары и начинаете их предотвращать. 

Это, пожалуй, и есть главная суперсила хорошего HR.