Как правительство Сахалина организовало работу 150 госслужащих в Кайтене
Рассказываем, как Центр региональной цифровой трансформации Сахалинской области перевел госуправление в таск-трекер
Гибкие методологии редко приживаются в госсекторе — слишком много участников, сложные процессы и высокая цена ошибки.
Тем интереснее опыт Центра региональной цифровой трансформации Сахалинской области. Там внедрили принципы бережливого производства — и постепенно выстроили прозрачную систему управления задачами, которая охватывает сотни инициатив от разных ведомств. В этом кейсе расскажем, как это было и чем помог Кайтен.
В руках центра — ИТ-инфраструктура региона
Центр региональной цифровой трансформации (ЦРЦТ) — это фактически ИТ-основа всего правительства региона. Команда из 150+ специалистов отвечает за ключевые направления — от информационной безопасности и электронного правительства до телеком-инфраструктуры и центра обработки данных.
Здесь же поддерживают работу ситуационного центра губернатора, развивают проект «Безопасный город» и обеспечивают техническую поддержку органов власти.
И параллельно — создают собственные продукты. Например, мобильное приложение «Острова.65» — через него жители оплачивают услуги, пользуются картой сахалинца и получают доступ к региональным сервисам.
Когда на одной команде завязана вся цифровая жизнь региона, цена ошибки резко возрастает. Любой сбой — это не просто внутренняя проблема, а риск для сотен тысяч пользователей. И в таких условиях инструмент управления задачами — это главная точка опоры.
Губернатор привил культуру управления
Специфика работы ЦРЦТ заключается в том, что команда живет по логике проектного управления — это нетипичная история для чиновников.
Ключевую роль в этом сыграл губернатор Сахалинской области Валерий Игоревич Лимаренко, до прихода в политику занимавший должность топ-менеджера в Росатоме. В свое время он проходил обучение у создателей канбан-метода и концепции бережливого производства — на базе Toyota.
Эту корпоративную культуру он перенес в региональное управление. Так появился проект «Управление регионом на основе данных» — в рамках эксперимента по встраиванию lean-подхода в государственное управление.
Параллельно с этим внедрили систему KPI. Регулярные встречи с губернатором проходят в формате коротких разборов — по принципу obeya, японских оперативных совещаний. На них министры обсуждают не все подряд, а только проблемные зоны и способы их решения.
Специально для этого разработали инструмент для визуализации: KPI-показатели «в норме» подсвечиваются зеленым, отклонения — красным.
Trello ушел — и пришлось перестраиваться
До 2022 года вся работа с задачами шла в Trello. У каждого руководителя были свои доски, которые не пересекались между собой. Потом сервис ушел из России и заблокировал доступ для всех государственных аккаунтов — в один момент. Альтернативы под рукой не оказалось, и какое-то время команда работала без трекера.
«Сложно сказать, стали бы мы искать замену Trello, если бы он никуда не ушел. С одной стороны — все решает привычка, поэтому вряд ли хотелось бы менять инструмент. С другой — допускаю, что замена нам бы понадобилась. Все-таки Trello — зарубежный продукт, поэтому доверять ей хранение данных было рискованно», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Сначала задач было немного, и их удавалось держать в голове. Но со временем поток начал расти — у одного руководителя могли быть десятки и даже сотни задач одновременно.
В какой-то момент стало понятно, что без трекера дальше не справиться. Требовался инструмент, который собрал бы все задачи в одном месте, позволил контролировать исполнение и при этом соответствовал требованиям по защите информации и персональных данных.
Аналог выбирали рационально, но решение приняли эмоционально
Критерии отбора были четкими:
- Российский продукт, включенный в реестр отечественного ПО — для госструктуры это обязательное условие;
- Локальное развертывание — чтобы самостоятельно контролировать защиту данных и настраивать систему под свои нужды;
- Разграничение доступа — гибкие ролевые модели, возможность скрыть или открыть нужный уровень задач;
- Мобильность — должна быть возможность фиксировать задачи в любой момент, даже во время совещаний или звонков.
Команда протестировала несколько систем. Битрикс не прижился — оказался слишком тяжелым и перегруженным функционалом. До финала дошли двое: Кайтен и YouGile.
После встреч с командами обеих систем и сравнения возможностей выбор был сделан в пользу Кайтена — и не только на основе рациональных факторов.
«Точно помню, что нас впечатлила бесплатная версия Кайтена. У нее не было ограничений на количество пользователей, поэтому мы могли перевести туда сразу 50 человек — достаточно большая команда для тестирования. В других системах мы сразу сталкивались с ограничением на количество пользователей, поэтому не могли полноценно оценить пользу системы», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Несколько лет использовали бесплатный тариф
Первые пространства на бесплатной версии были простыми: одно — под задачи «Безопасного города», второе — под все остальное. Но уже на этом этапе стало заметно, что работа перестала теряться. Все находилось в одном месте и всегда под рукой.
Постепенно проводили все больше процессов через систему. Например, когда готовили крупный форум «Архипелаг» с участием около 3 000 человек из разных регионов, всю подготовку вели в Kайтене на бесплатной версии. Мы специально не удаляем эту доску до сих пор — она показывает, как можно организовать масштабное мероприятие даже с ограниченным функционалом», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Постепенно команда начала переносить в систему все больше процессов, и бесплатных возможностей хватать перестало — потребовались дополнительные инструменты из платной версии.
Перешли на локальную версию и начали масштабироваться
После успешного пилота ЦРЦТ купили первый пакет лицензий и начали подключать новые команды. Сейчас в Кайтене работает еще и Минцифры в полном составе, Сахалинский государственный университет, НПЦ «Крылья Сахалина» — организация, занимающаяся производством беспилотников.
Количество пространств и досок выросло в разы по сравнению с первоначальными двумя.
Текущая статистика по лицензиям такова:
- ~140 лицензий в активном использовании, 1 свободна;
- в ближайшее время ожидается докупка еще 100 лицензий;
- планируется подключить 3 дополнительных министерства.
Иерархия — это про удобство, а не про бюрократию
В госструктуре вертикаль управления — рабочая необходимость. Зампреду не нужна детализация по каждой задаче в подведомственных министерствах. А руководителю не требуется видеть все, что происходит на уровне заместителей. Поэтому в Кайтене создали отдельные пространства для каждой роли.
Как это устроено на практике:
→ У руководителя есть личная доска с задачами верхнего уровня.
→ Зампред формирует отдельные доски под каждого подчиненного министра.
→ Министр либо создает задачу сам, либо связывает ее со своим пространством, либо копирует доску — и все изменения подтягиваются автоматически.
Особенно ценно оказалось то, что на базе одной карточки можно развернуть целое пространство или доску под конкретный процесс. Это позволяет работать на своем уровне детализации, но при необходимости погружаться глубже.
В отличие от Trello, где доски были изолированы, в Кайтене сохраняется связность — при необходимости можно увидеть задачи других команд.
Мобильное приложение ускорило работу с поручениями
Новые задачи чаще всего возникают незапланированно — на совещаниях или во время звонков. Раньше процесс выглядел так: губернатор или зампред давал поручение, после встречи нужно было позвонить коллеге, написать кому-то в мессенджер, а затем вспомнить об этом уже в офисе. В такой цепочке что-то неизбежно терялось.
Теперь же поручения можно фиксировать сразу в мобильном приложении Кайтена.
«Не нужно никому звонить, не нужно запоминать и откладывать — я ставлю задачу, и тут же, еще до окончания совещания, она уже идет в работу. Это реально ускоряет процессы и позволяет не терять ни одного поручения в потоке информации», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Почти все операционное управление переехало в Кайтен
Кадры и бухгалтерия по-прежнему работают в своих специализированных системах — это логично. Но вся операционная работа с задачами теперь в Кайтене.
При этом система используется не только для разработки. Например, когда команда готовила федеральный форум «Управление регионом на основе данных» с участием около 60 региональных делегаций, всю организацию они вели в Кайтене — в таск-трекере разбивали подготовку на направления, назначали ответственных, отслеживали дедлайны и координировали работу команд.
Инструменты осваивают постепенно — и каждый раз находят новое
Команда продолжает развивать систему — регулярно пересматривает структуру досок, добавляет новые элементы, оптимизирует процессы. По мере роста появляются новые идеи — что упростить, что объединить, что разнести. Система развивается вместе с задачами и со временем становится все точнее.
«Сначала думаешь, зачем нужна автоматизация или диаграмма Ганта, а потом открываешь для себя эти возможности и понимаешь, как они упрощают работу», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Один из примеров — колонка «Риски», которую руководитель добавил на все свои доски. К ней привязана автоматизация: если до дедлайна остается 2 дня и по задаче нет никаких действий, карточка автоматически переезжает в эту колонку. Так руководитель видит потенциальную проблему заранее, а не когда уже ничего не изменить.
Автоматизация здесь работает как система раннего предупреждения. Кайтен вытаскивает риски на поверхность еще до того, как они превращаются в проблему для всей команды.
Аналитика показывает узкие места
Аналитика также стала одним из ключевых управленческих инструментов. По отчетам о загрузке сотрудников видно, как на самом деле распределяется работа: кто перегружен, у кого есть резерв, где задачи выполняются быстро, а где регулярно возникают задержки.
Когда в организации действует система KPI для каждого сотрудника, такая прозрачность особенно удобна — решения важно принимать не на ощущениях, а на реальных данных.
«Кайтен помогает не только руководству контролировать процессы, но и сотрудникам лучше понимать, что у них происходит. Люди начинают видеть, какие задачи идут, где они находятся в общей картине, как их работа связана с работой коллег. Это повышает осознанность и ответственность на всех уровнях организации», — Евгений Арсеньев, руководитель ЦРЦТ Сахалинской области.
Теперь утро начинается не с кофе, а с просмотра досок
Проверка Кайтена стала утренним ритуалом. Руководитель ежедневно открывает свою доску в системе и смотрит, какие задачи поставили ему, какие поставил он сам, где начинают поджимать сроки. Если замечает карточку в «Рисках» — уточнет статус или пересматривает план. Это дисциплинирует не только команду, но и самого руководителя. Теперь потерянных поручений больше нет.
Что изменилось по существу:
- Задачи перестали теряться — автоматизации вытягивают зависшие карточки до того, как проблема станет критической.
- Скорость выросла — поручения фиксируются прямо в момент обсуждения, а не откладываются на потом.
- Вертикальная видимость — каждый работает в своем контуре, но при необходимости может спуститься в любой уровень.
- Прозрачная загрузка — отчеты показывают, где нужна помощь или перераспределение ресурсов.
От 2 пространств система выросла до масштабной инфраструктуры управления, где собраны операционные процессы, поручения руководителей, задачи по ключевым направлениям нескольких организаций. Ритм работы стал предсказуемым, а риски — видны заранее. Для руководителя это ключевой результат.
