Таск-трекер для Вкусвилл: почему российский сервис Kaiten оказался лучше Trello

Алексей Шпиталь, руководитель направления аналитики и исследований во Вкусвилл.

Я руковожу направлением, которое занимается аналитикой и исследованиями во Вкусвилл. В моей команде примерно 20 сотрудников.

Каждую неделю нам поступает около 50 задач от разных заказчиков. У каждой из них свои приоритеты, сложность и смысл. Мы долго искали инструмент, чтобы их систематизировать и собирать статистику.

Пробовали наш внутренний сервис по принципу канбана, потом — Space, в котором появились проблемы с оплатой, позже перешли на Trello, потому что в нем работали другие команды компании. В Trello мы проработали всего 3-4 месяца — поняли, что для нас он совсем не подходит.

Объясню, что именно нам было нужно от таск-трекера:

• Во-первых, нам в целом нужно было как-то трекать задачи, чтобы они не терялись и не путались. Нам нужна была возможность транслировать заказчику статусы задач и давать возможность управлять своим ресурсом в рамках того же трека.
• Во-вторых, мы аналитики, и нам очень важно понимать собственные метрики, все отслеживать. У Trello не было такой функции в бесплатной версии.
• В-третьих, было важно, чтобы все было собрано в одном месте, и не приходилось постоянно переключаться между разными досками.
• В-четвертых, у нас накопилось около 300 закрытых карточек, которые мы храним на доске, чтобы была возможность к ним вернуться. Из-за этого Trello начал сильно подтормаживать.

На одном из вебинаров мы услышали про Kaiten, увидели, как люди с ним работают. Решили попробовать и поняли, что это то, что нам нужно. Все остальное, что мы смотрели, просто ни в какое сравнение не идет.

Расскажу, чем именно он нас зацепил и как сейчас устроена наша работа в Кайтене. Надеюсь, это будет полезно тем, кто сейчас выбирает таск-трекер для своей команды.

Почему первоначально приняли решение в пользу Кайтена

• Есть все опции для сбора и выгрузки статистики.
• Есть встроенная служба поддержки (Service desk) — когда заявки от заказчиков, которые они оставляют через Telegram или сайт, прилетают сразу на доски в виде карточек.
• В нем много разных плюшек, и почти все интуитивно понятно. Например, можно автоматизировать рутинные действия в таск-трекере.
• Не нужно переключаться между разными досками — всю информацию можно собрать на одном рабочем пространстве и видеть на одном экране. Это экономит время.
• Есть система блокировок задач — мы сразу понимаем, что у нас висит, кто кого блочит.
• Ну и еще это российский сервис, так что не должно возникнуть проблем с оплатой.

Подробное сравнение Kaiten и Trello можно найти здесь.

Коротко о том, как переходили из Trello в Kaiten

Где-то неделю мы собирались по вечерам и тестировали функционал Kaiten. Было вполне достаточно обучения внутри самой системы, ну и «метода тыка» — видели кнопку, нажимали и смотрели, что происходит. По большей части все интуитивно понятно.

Если говорить непосредственно про сам переход — он занял 2 дня.
Нам не пришлось как-то сильно перестраивать наши процессы под новый сервис. Воспользовались функцией автоматического импорта карточек из Trello, что-то добавили или убрали, повесили на колонки типы «Очередь», «В работе», «Готово».

Единственное, у меня возникли вопросы по работе модуля Service desk. Я писал по этому поводу в поддержку и был приятно удивлен, когда разработчик функции напрямую ответил мне в переписке.

Теперь в деталях — почему Кайтен оказался для нас отличным решением

Вся информация собрана на одном рабочем пространстве

Во-первых, у нас сильно изменился процесс взаимодействия.

Кроме аналитиков у нас есть еще несколько отделов, которые работают вместе с нами. В Trello приходилось постоянно переключаться между разными досками. Здесь же наши пять команд уместились на одном экране. Мы создали доску для каждого и разместили все на одном пространстве.

Свернул доску — и видишь, что в работе у каждой из команд, какие задачи висят, кто кого блочит. Это очень удобно.

Делим задачи на разные треки по заказчикам

Изначально нашим заказчикам не нравилось, что их задачи решают все подряд. Им нужна была экспертность — чтобы были конкретные люди, которые выполняют именно их задачи.

Тогда мы разбили доску «Аналитическая поддержка на четыре трека по тем знаниям, которыми должен обладать аналитик, чтобы решать задачи конкретного заказчика. На каждый трек — свой ресурс. И заказчик может каждый ресурс направлять.

Выгружаем статистику по задачам

Я пришел за возможностью снимать статистику. В Кайтене можно легко сделать выгрузку по всем карточкам в разделе «Таблицы» — просто скачать все данные за период и дальше уже с ними работать. также можно выгружать данные через API, мы недавно перешли на этот формат.

Тут есть и другие автоматические отчеты, но нам они не подошли —  не очень хорошо строятся дефолтные графики, либо мы не подобрали нужную визуализацию.

Зато есть возможность получать сырые данные в обрабатываемом виде. Нам удобнее с ними работать. Я делаю выгрузку, нажимаю на кнопочку, и мне собирается отчет.

Совместно работаем с документами прямо в Кайтене

В Кайтене есть раздел «Документы» — там можно создавать, совместно редактировать и хранить документы. У нас там удобно собраны протоколы встреч, рабочая документация и так далее. Каждый может и найти нужный файл и работать с ним.

Видим взаимосвязи между задачами

Если задачи каким-то образом зависят друг от друга, то можно построить дерево задач с помощью функции родительских и дочерних карточек.

Будет понятно, что за чем следует и от чего зависит.

Используем Scrum и Kanban

На одном пространстве у нас работают пять команд. Четыре из них работают по классическому канбану, а одна — использует скрам-доску и работает по спринтам.

Честно про баги

Когда я начал готовить кейс, написал, что в Kaiten все работает без технических проблем — ничего не пропадает, не тормозит и не лагает.

К сожалению, потом я с этим все-таки столкнулся — перестали приходить уведомления в самом Кайтене и отбивки по задачам на почту. Нам пришлось временно переходить на ручной режим, из-за чего замедлились процессы.

Это случилось в понедельник, я связался со службой поддержки, объяснил проблему, и к четвергу все оповещения вернулись. Сейчас все работает отлично.

Вместо итогов

В первую очередь, я отметил, что в бесплатной версии есть все, что нужно для работы. А в платной — все, что нужно для еще более удобной работы.

Все интуитивно понятно, не приходится вводить людей в то, как пользоваться инструментом. А еще постоянно добавляются новые плюшки, которые тестируются, и интересно за этим наблюдать.

Мне правда очень понравился сервис, и я бы не стал возвращаться обратно.