Как команда из 10 человек ведет в Кайтене закупки для 90+ магазинов: кейс METRO

Через отдел непрямых закупок METRO проходят сотни инициатив — от маркетинговых кампаний и ИТ-проектов до эксплуатации торговых центров и логистических задач. Долгое время управлять этой работой помогал Excel, но со временем таблицы перестали справляться с объемом задач. 

Команда искала способ собрать проекты, сроки и загрузку сотрудников в одном месте без длительного внедрения и сложной перестройки процессов. В итоге выбор пал на Kaiten.

О том, как удалось внедрить новую систему за 1 месяц и сделать работу с закупочными проектами более прозрачной, рассказала Ирина Кургаева, руководитель направления непрямых закупок METRO.

Чем занимается отдел непрямых закупок METRO

METRO — международная торговая компания, которая работает в формате мелкооптовой торговли. В России сеть объединяет 90+ торговых точек.

Команда непрямых закупок отвечает за категории, которые не связаны напрямую с ассортиментом магазинов: маркетинг, ИТ, HR, логистику, эксплуатацию объектов и другие направления. Через подразделение проходит около 80% расходов компании.

Работа отдела строится вокруг закупочных проектов. Каждый проект имеет сроки, бюджет, ответственных сотрудников и большое количество участников со стороны бизнеса. Поэтому для подразделения критически важно видеть общую картину по всем инициативам и контролировать загрузку сотрудников.

Долгое время управление закупками строилось вокруг нескольких Excel-файлов

В одном хранился годовой план закупок. В другом — статус проектов. В третьем — загрузка сотрудников. Дополнительно использовались отдельные документы для отчетности и коммуникации с внутренними заказчиками.

Такой подход устраивал команду до тех пор, пока объем проектов оставался относительно небольшим.

Однако по мере роста компании начали появляться типичные проблемы:

• сотрудники тратили время на ручное обновление данных;
• информация дублировалась в разных файлах;
• становилось сложно понять, какая версия документа актуальна;
• руководителям приходилось вручную собирать данные для отчетности;
• риски по срокам часто выявлялись слишком поздно.

А главное — загрузку сотрудников было невозможно оценить. Сколько активных проектов у каждого? На каком этапе? Где риски по срокам? Excel показывал числа и даты, но не давал ответа ни на один из этих вопросов.

Стало понятно: нужен инструмент, который даст видимость процессов быстро, а не через условные полгода после внедрения.

Рассматривали разные решения, но выбрали Kaiten — и вот почему

Сначала команда изучала специализированные системы для закупок. Они предлагали широкий набор функций, но требовали длительного внедрения, существенных инвестиций и серьезной перестройки процессов. Рассматривали и более доступные платформы с внедрением до 6 месяцев, но отказались. Функционал казался избыточным — большую часть возможностей, за которые пришлось бы заплатить, команда бы просто не использовала. 

Решение неожиданно нашлось внутри компании. На тот момент ИТ-департамент уже несколько лет использовал Kaiten для управления проектами и хорошо знал возможности системы.

Команда непрямых закупок обратила внимание, что многие задачи похожи на ИТ-проекты: есть сроки, этапы согласования, ответственные сотрудники, внутренние заказчики и большое количество параллельных инициатив. 

При этом для работы было важно не столько наличие специализированного закупочного функционала, сколько возможность видеть единую картину по проектам, срокам и загрузке команды.

Дополнительным преимуществом стала гибкость системы. В отличие от специализированных решений, Kaiten позволял быстро адаптировать процессы под существующую логику работы без длительного внедрения и сложной настройки. 

Так появилась идея протестировать Kaiten не как инструмент для разработки, а как систему управления закупочными проектами.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

На запуск Кайтена в METRO ушел 1 месяц

Чтобы переход прошел максимально комфортно, на первом этапе команда не стала менять привычный подход к работе. В Kaiten перенесли ту же структуру проектов и задач, которая раньше использовалась в Excel, благодаря чему сотрудникам не пришлось осваивать процессы заново.

По словам Ирины, именно постепенный переход помог избежать сопротивления со стороны сотрудников:

Только после этого команда приняла решение полностью перенести управление закупочными проектами в таск-трекер.

Как выглядит пространство METRO в Кайтене

Общее пространство и личные доски. Основой системы стало пространство «Procurement Plan» — единый план закупок отдела. Внутри — именные подпространства для каждого сотрудника с настроенными доступами. Руководитель видит все проекты команды через канбан-доску, каждый сотрудник — только свои.

Весь рабочий процесс разделили на несколько этапов: «Not started → In progress → Done → Cancelled/Frozen → FY (перенос на следующий год)» — именно из них делается вся основная отчетность в компании.

Кастомные поля вместо столбцов. Все нужные поля из Excel перенесли прямо в карточку: бюджет, стратегия закупки, целевые показатели, отклонения, категории. За первые 2 недели стало понятно, каких полей не хватает, а какие оказались лишними. Настройки скорректировали своими силами — без привлечения разработчиков.

Ключевые для отчетности поля сделали обязательными для заполнения. Пока сотрудник не внесет всю необходимую информацию, система не позволит перевести карточку на следующий этап.

3 режима просмотра. Для удобства команда использует сразу несколько представлений данных:

• Канбан-доска помогает контролировать статус проектов и видеть узкие места в процессах.
• Таблицы используются для анализа данных и массовой работы с карточками.
• Таймлайн помогает контролировать сроки и планировать загрузку команды.

Родительские и дочерние карточки. Если проект требует более детальной проработки, для него автоматически создаются дочерние карточки в личном пространстве исполнителя. Они уже содержат нужную структуру и распределены по этапам процесса, поэтому сотрудник может сразу приступить к работе.

Мобильное приложение. Задачи можно фиксировать прямо с телефона. Раньше приходилось записывать их в ежедневниках или на стикерах. Теперь любую задачу можно создать сразу в Kaiten — поручения больше не теряются и быстрее попадают в работу.

Что изменилось за первые 2 месяца работы в Кайтене

С момента запуска Kaiten прошло немного времени, но команда уже заметила несколько изменений в ежедневной работе:

Информацию теперь видят, а не ищут. Раньше, чтобы понять статус проектов и загрузку сотрудников, приходилось собирать данные из нескольких файлов. Теперь достаточно открыть один таймлайн в Кайтене: сразу видно, сколько проектов находится в работе, на каком они этапе и где уже появляются риски по срокам.

Документы и контекст — в одном месте. Ссылки, файлы, комментарии и история работы хранятся внутри карточки проекта. Команде больше не нужно искать материалы на сетевых дисках или уточнять детали у коллег.

Передача дел перестала быть отдельной задачей. Если сотрудник уходит в отпуск или передает проект коллеге, не требуется готовить отдельные инструкции. Весь контекст, история изменений и текущий статус уже находятся в карточке.

Прогресс виден в реальном времени. В Excel можно было неделями работать над проектом и не видеть общего продвижения. Теперь каждый завершенный этап отражается на доске, а движение карточек по статусам позволяет и сотрудникам, и руководителям видеть, что уже сделано, а что — нет. 

Контролировать качество данных стало проще. Если в карточке не хватает важных данных, система сразу это показывает. Руководители больше не тратят время на ручную проверку информации.

От Excel к единой системе — и это только начало

Как отмечает Ирина, главным результатом проекта стала не только сама смена инструмента, но и изменение подхода к управлению закупочными проектами:

Но на этом развитие системы не заканчивается.

Следующим этапом команда планирует расширять использование Kaiten внутри компании. Среди ближайших задач — создание единого окна для работы с внутренними запросами с использованием модуля «Служба поддержки» в Кайтене. 

Сейчас заявки на закупку от внутренних заказчиков по-прежнему собираются вручную через Excel-файлы, которые каждый заполняет по-своему. В будущем появится единая форма в Кайтене, из которой заявки будут автоматически маршрутизироваться нужному закупщику по предмету закупки или инициатору.

А еще дополнительный функционал поможет команде отслеживать время от поступления заявки до завершения закупки в реальном времени. Пока этот показатель тоже считают вручную через выгрузку в Excel.