3 года после миграции: что изменилось в процессах «Корпорации роботов» с Kaiten
Рассказываем, как Kaiten стал «картотекой» задач и процессов компании, и что изменилось после ухода Trello
Запутанные процессы?
Когда привычный таск-трекер внезапно уходит с рынка, задачи, сроки и коммуникации никуда не исчезают — особенно в компаниях с быстрым темпом и параллельными проектами. В такие моменты бизнесу приходится оперативно решать непростой вопрос: чем заменить инструмент, который годами был «встроен» в ежедневную рутину.
С похожим вызовом столкнулась «Корпорация роботов». У компании сразу несколько инженерных и робототехнических направлений, а нагрузка распределена между командами, которые работают в разных форматах — от выставки до конструкторских проектов под заказ. После ухода Trello нужно было быстро найти замену, чтобы сохранить порядок. Так в их процессах появился Kaiten.
О том, как проходил переход и к каким выводам пришла компания за три года использования, рассказал генеральный директор «Корпорации роботов» Артур Зархи.
Чем занимается «Корпорация роботов»
Компания развивает робототехнику и инженерное образование в России: популяризирует профессию инженера и создает проекты, которые вовлекают детей и взрослых в технологии. У «Корпорации роботов» несколько направлений — у каждого своя аудитория и задачи:
- КулибинПРО — мастерская инженерного творчества: мастер-классы для детей, знакомство с робототехникой «вживую».
- Конструкторское бюро — работа с внешними заказчиками (заводы, производства, компании): решения по автоматизации и выстраиванию процессов с применением роботов.
- Аренда и продажа роботов — проекты для бизнеса и мероприятий: роботов готовят под конкретные сценарии, адаптируют речь/озвучку и поведение под запрос клиента.
- «Робостанция» — интерактивная выставка роботов, работающая круглый год. Для нее выделен отдельный отдел: управляющие, администраторы, экскурсоводы, персонал залов и бэк-офис. На выставке — более 30 интерактивных экспонатов и программа мастер-классов.
Также у компании есть дополнительные услуги: экскурсии, дни рождения, аренда площадки, а еще агентство персонала для мероприятий (людей привлекают на 1-2 дня под форумы и конференции).
В компании работает около 40-45 сотрудников. Ключевые команды: 3D/2D-дизайн, PR, маркетинг, инженерный отдел, бэк-офис (продажи, юристы, бухгалтерия).
«Моя задача как генерального директора — видеть картину бизнеса целиком. Я смотрю на выручку, эффективность, загрузку людей, состояние проектов. При этом я не хочу, чтобы компания разрасталась только ради количества сотрудников. Для меня важнее эффективность на человека. А без четкой системы задач это невозможно»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Как компания пришла к единому инструменту управления задачами
«Корпорация роботов» работает с 2014 года. На старте задачи пытались удерживать в переписках — тогда чаще использовали WhatsApp (Telegram еще не был так распространен). Со временем стало ясно, что при росте направлений и количества задач мессенджеры перестают справляться: теряются договоренности, «подвисают» мелкие, но важные вопросы, сложнее контролировать сроки.
Так в компании появился Trello, который долгое время закрывал потребности и заметно облегчал ежедневную работу. В трекер заносили даже замечания по пожарной безопасности — например, сотрудники МЧС, дежурившие в павильоне, фиксировали их прямо там.
Переломный момент: уход Trello и переход на Кайтен
В 2022 году Trello ушел с российского рынка — и компания осталась без привычного инструмента, который годами поддерживал порядок и снимал часть операционной нагрузки. Альтернативу нужно было выбрать быстро, поэтому команда собрала список российских решений. Среди вариантов оказался Кайтен — на него и решили перейти.
На выбор повлияли несколько причин:
- на сайте Кайтен заявлялся быстрый перенос карточек из Trello;
- технические специалисты подтвердили, что миграция возможна;
- визуально доски были похожи на Trello, значит, адаптация для команды должна пройти мягче.
Переход стартовал в конце лета 2022 года. Миграцию делали своими силами: по внутренним оценкам, 80-90% задач переехали без критичных проблем, а оставшиеся нюансы закрыли за пару дней.
Как устроена работа в Кайтен: пространства, доступы и процессы
Сегодня в системе зарегистрировано около 25 пользователей, но наиболее активно работают примерно 10 человек — это сотрудники PR, маркетинга, дизайна и управления выставкой.
Логика такая:
- каждому направлению выделили свое пространство и набор досок;
- для отдельных продуктов сделали доски-протоколы, где видны задачи и сроки;
- отдел управления выставкой и робоагентство ведут работу в своих пространствах, но при необходимости ставят задачи друг другу (например, запрос на персонал).
Отдельно настроили права доступа: не всем нужны финансовые и юридические документы, поэтому часть пространств скрыли, чтобы рабочая среда не превращалась в «набор лишних вкладок».
При этом компания не стала насильно переносить в Кайтен вообще все. Некоторые процессы по-прежнему удобнее вести классически — например, обзвон клиентской базы остается в Google-таблицах, а в Кайтен создают задачи со ссылками на нужные файлы. Инженерная команда, в свою очередь, для специфических задач использует другое решение.
Одна из ключевых досок: как PR-команда собрала центр управления
PR-доска формировалась постепенно. Изначально у PR-директора Арины была личная доска, где она хранила презентации, фиксировала мероприятия и требования.
Когда в PR пришел второй специалист, командной работе потребовалось общее пространство. Вместо стандартной схемы «Очередь → В работе → Готово» колонки собрали под реальные задачи отдела — так, чтобы на доске была видна полная картина.
Пример колонок на PR-доске:
- Общая информация — карточки-справочники, которые должны быть под рукой (например, план выступлений).
- Отчеты по PR — актуальные сводки и показатели, которые обновляются по мере появления данных.
- Месячные отчеты из Медиалогии — архив по периодам, чтобы быстро сравнивать результаты и инфоповоды.
- Релизы — под каждый инфоповод создается карточка: внутри фиксируется работа и прикрепляются ссылки на публикации. Например, подборка материалов к Дню народного единства.
Выездные мероприятия — отдельная карточка на каждый выезд: чек-лист подготовки, список того, что нужно взять, и результаты.
После события в карточки добавляют фотоотчеты. Завершенные выезды помечают меткой «Прошло» — так сразу видно, что уже сделано, а что впереди.
SMM — доступы, контент-план и другая справочная информация, к которой нужен быстрый доступ.
Сотрудничество и Партнеры — две колонки с карточками по компаниям: одна компания = одна карточка с вводными по коллаборации.
Как работают другие отделы
Кроме PR, отдельные пространства есть у маркетинга, управления выставкой, дизайна и других направлений. Например, у дизайнеров сделали 3 доски, чтобы задачи по разным потокам не смешивались.
Там используют классический канбан с 3 этапами («Очередь», «В работе», «Готово»), важное помечают меткой «Срочно», а детали обсуждают прямо внутри карточек.
Схожая логика — у команды, которая работает на «Робостанции».
Отдел продаж частично фиксирует задачи в Кайтен, но основную работу ведет в Битриксе — там настроена воронка и статусы клиентов. В сервсе остаются краткие отчеты и задачи по новым направлениям, например, по робоагентству.
Протоколы встреч и контроль: как «Корпорация роботов» связывает бумагу и Кайтен
В компании используют и цифровой инструмент, и протоколы встреч с поручениями и сроками. Это помогает закреплять договоренности и держать ответственность персональной.
«На каждом совещании мой ассистент ведет протокол. После встречи мы согласовываем этот текст, а люди подписывают его и сами заносят свои задачи в Кайтен. Так я задаю уровень личной ответственности»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Дальше схема проста: протоколы разбирают на следующей планерке, а руководитель точечно уточняет статус задач по срокам. Результат показывают либо в Кайтен, либо — если так удобнее конкретному специалисту — в распечатанном виде (например, когда у главного инженера плотный график встреч и технических задач).
Итоги трех лет: что дало внедрение Кайтен
По словам руководителя, главный эффект — структурность. Кайтен стал для компании цифровой «картотекой», где бизнес можно разложить по полкам. Это особенно важно, когда направлений много и легко потерять фокус, занимаясь отдельными «дырами» и не замечая системных провалов.
Просматривая доски, руководитель быстро понимает:
- где процессы выстроены;
- где задачи «зависли»;
- кто в команде стабильно доводит работу до результата.
Что дальше
«Корпорация роботов» выделяет 2 ближайшие задачи:
- Вовлечь в Кайтен больше сотрудников — чтобы не только PR, маркетинг и дизайнеры держали порядок в системе, но и остальные команды активнее работали с задачами и сроками.
- Углубить личное использование инструмента руководителем — есть интерес выстроить собственную систему планирования и увидеть практики предпринимателей: как они ведут личные доски, подводят итоги и превращают хаос в понятный план.
«Корпорация роботов» пережила уход Trello без провала в хаос: за счет быстрой миграции, разделения работы на пространства по направлениям, настройки доступов и привычки фиксировать договоренности. В итоге руководству стало проще видеть бизнес целиком, командам — держать задачи и сроки в одном поле, а точкам роста — быстрее становиться заметными.
