Из 4 систем к одному рабочему пространству: опыт Big Media Moscow
Рекламное агентство 3 года работало в 4 сервисах, а в итоге собрало все процессы в Кайтене — и вот почему
Еще год назад, чтобы узнать статус одного проекта, сотруднику Big Media Moscow приходилось открыть один сервис, проверить второй, уточнить в чате — и на каждом шаге был риск что-то упустить. Дело было не в команде: просто работа находилась в 4 разных системах сразу, и часть процессов неизбежно дублировалась. Как агентство из этого выбралось, рассказывает Анастасия Евсеева, HR Director Big Media Moscow.
Как агентство работало раньше
Big Media Moscow — рекламное агентство полного цикла, на рынке 10+ лет. Анастасия отвечает за внутренние процессы и коммуникацию: ее задача — чтобы команда понимала, кто за что отвечает, где находится проект и что происходит по задачам в любой момент.
До 2022 года внешние проекты агентство вело в Trello. Все было привычно и на виду: канбан-метод, базовая логика работы с задачами. Потом сервис объявил об уходе из России, и замену пришлось искать срочно — переехать нужно было без потерь.
Так команда пришла в Кайтен: подошел функционал, интерфейс оказался простым и знакомым. Проекты перенесли через импорт — и на этом остановились.
Переехали, но только наполовину
В Кайтен ушли только внешние проекты. Все остальное осталось как есть: где-то в командах уже прижились свои инструменты, где-то не хватило времени и ресурса собрать все в одном месте. Постепенно сложилась ситуация, при которой разные команды работали в 4 разных системах.
Первое время это выглядело как гибкость — каждый работал там, где ему удобно. Дальше начали проявляться последствия:
- чтобы понять статус проекта, приходилось переключаться между сервисами и держать в голове, где лежит какая часть работы;
- менеджеры дублировали задачи вручную: поставил в одной системе — перенеси в другую, напиши исполнителю, проконтролируй, что тот увидел;
- новому сотруднику на онбординге показывали не один инструмент, а сразу несколько — и отдельно объясняли, как они между собой связаны.
Главная проблема была не в том, что инструментов не хватало, а в том, что их было слишком много.
Переломный момент случился на каникулах
К концу 2025 года команда решила найти единую систему под внешние и внутренние проекты. Стали смотреть другие платформы: может, просто сменить инструмент и начать с чистого листа?
Решение о переезде было почти принято — обсуждали сроки миграции, готовились перестраивать процессы. Но в новогодние каникулы у Анастасии появилось время посмотреть на ситуацию со стороны и задать себе простой вопрос: а чего именно команде не хватает сейчас?
Ответ оказался неожиданным. Все ключевые инструменты уже были на месте:
- канбан, к которому привыкла команда;
- десятки внешних проектов, выстроенных с 2022 года;
- гибкие доступы — каждому видно ровно то, что нужно;
- партнеры, подключенные к согласованию прямо внутри задач.
Вместо миграции команда взялась за то, что не доделала еще в 2022 году: начала выстраивать в Кайтене не минимум, а полноценное рабочее пространство.
Структура из 4 уровней
Начали не с настроек, а с логики — разобрали, как на самом деле устроена работа внутри агентства. Из этого выросла структура на 4 уровня.
Первый уровень — база знаний и онбординг. Долгое время всю информацию упаковывали в большие документы: подробные регламенты, пошаговые инструкции, презентации для новичков. Оформленные, структурированные и объемные. Когда сотруднику нужно было быстро закрыть офис на охрану или найти доступ к нужной таблице, оперативно сделать найти ответ на нужный вопрос не получалось.
Информацию разбили на отдельные карточки в Кайтене: одна карточка — один процесс, один конкретный вопрос. Большие регламенты никуда не делись, остались на общем диске для тех, кому нужно погрузиться детальнее. Но в повседневной работе теперь используют карточки.
Второй уровень — внутренние проекты. Под каждый проект — отдельное пространство, внутри работа разложена по направлениям. На досках для внутренних задач — классическая канбан-структура: «взять в работу → в работе → готово».
Чтобы избежать разнобоя в постановке, добавили автоматизированные типы карточек с преднастроенными шаблонами. Раньше каждый менеджер создавал задачу по базовому SMART-у, но получалось все равно по-своему — данные выходили несистемными, и собрать из них цельную картину было сложно.
Теперь шаблон описания подгружается автоматически, остается заполнить обязательные поля. Без них карточка просто не уйдет дальше. У всех команд появился единый воркфлоу — от постановки задачи до ее завершения.
Крупные задачи, которые затрагивают несколько отделов, разбивают на родительские и дочерние карточки: родительская уходит в один отдел — например, в креатив, дочерние появляются у смежных участников. Плюс метки по типу и приоритету, чтобы сразу видеть, что горит.
Третий уровень — внешние доски для проектов. Здесь логика другая: работа идет в формате согласования. На внешнюю доску попадает только финальный материал — макеты, тексты, видео. Клиенту удобнее видеть выполненные задачи, оставлять комментарии и согласовывать. Искать, что кому писали в почте и в каком чате осталась последняя версия файла, больше не нужно.
Клиентов и подрядчиков подключают через гостевые доступы: они не создают и не редактируют доски, а забирают материалы в работу или согласовывают их комментариями. Дополнительные лицензии при этом оплачивать не нужно.
Четвертый уровень — пространства отделов. Когда задач много, они расходятся по разным пространствам — внешним и внутренним. Раньше руководитель собирал картину вручную: искал нужные задачи, переключался между ними, сверял статусы.
Теперь каждый отдел подключает нужные доски к своему пространству. Карточки остаются те же — меняется только угол обзора. Если сотрудник передвинул карточку в одном из проектов на следующий этап, статус обновится везде. То же с комментариями и любыми другими изменениями.
Руководитель открывает пространство отдела и сразу видит загрузку команды, текущие задачи и проекты в работе — без переключения между системами.
Что изменилось
Ушли лишние действия вокруг задач. Раньше одна задача проходила через несколько шагов: менеджер ставил ее в Кайтене, руководитель дублировал в другую систему для своей команды, потом отдельно связывался с исполнителем, чтобы тот точно увидел. Теперь задача ставится 1 раз и сразу попадает ко всем участникам. Изменения — статус, метки, комментарии — видны всем одновременно.
Доступы перестали быть головной болью. Раньше даже базовые вещи занимали больше времени, чем должны: приходилось вспоминать, у кого есть доступ к какому сервису, кого куда добавить, где что открыть. Сейчас все собрано в одном пространстве.
Онбординг ускорился. База знаний оформлена карточками в формате «вопрос — ответ», и новый сотрудник разбирается в процессах сам, без долгих объяснений.
Что дальше
Базовая структура выстроена, но донастройка продолжается.
Главный шаг — перевести в Кайтен все департаменты. Часть команды до сих пор пользуется другими инструментами, цель — собрать все агентство в одном пространстве.
Второе — ресурсное планирование. В одном из сервисов, от которых агентство ушло, было удобное отслеживание загрузки команды; сейчас это слепая зона. В Кайтене такой функционал есть, и его планируют запустить.
Третье — автоматизации. Пока используют только базовые: шаблоны карточек и обязательные поля. Дальше хотят автоматизировать рутину вроде работы с метками и статусами, начав с AI-помощника.
И параллельно — развитие базы знаний и онбординга внутри Кайтена, чтобы инструкции не распадались на разные источники.
Что учесть, если вы на том же этапе
Когда работаешь в большом потоке задач, с крупными командами и внешними исполнителями, легко не заметить, как процессов и инструментов становится слишком много.
Как только агентство отказалось от дублирования между сервисами и собрало работу в одном месте, управлять проектами стало заметно проще.
С чего начать, если вы проходите похожий этап:
- Посчитать, сколько сервисов команда открывает за день ради одного проекта.
- Определить, где информация чаще всего дублируется вручную.
- Собрать внутренние и клиентские процессы в единую структуру — даже если сначала она будет максимально простой.
- Стандартизировать постановку задач шаблонами и обязательными полями.
- Автоматизировать рутину только после того, как базовые процессы станут понятными и стабильными.
