Как компания по производству материалов для печати обработала 900 заказов за 6 месяцев с помощью Kaiten
История о том, как небольшая компания может обработать много заказов, если настроит прозрачные бизнес-процессы, а также структурирует задачи
Думаете, что небольшое производство способно обрабатывать лишь 3-4 заказа за год? Компания КЛЕБЕР-ПРИНТ докажет вам обратное. Команда подключила Kaiten в качестве CRM-системы, чтобы контролировать каждый этап производства и логистики. Директор по развитию КЛЕБЕР-ПРИНТ Алена Никитаева рассказала редакции Kaiten, как сотрудники настроили процессы в планировщике и превратили Kaiten в полноценную CRM-платформу.
Фирма производит расходные материалы для полиграфических производств и доставляет их до офсетных машин для печати.
«Мы создаем полотна для переноса краски, разрабатываем цветовые палитры по методу Pantone Matching и поставляем краски и товары для печати из других стран. Мы небольшая узкоспециализированная команда — в КЛЕБЕР-ПРИНТ трудится лишь 11 человек. При этом у нас очень много бизнес-процессов, которые сильно отличаются друг от друга. Так мы можем выполнять большое количество заказов».
Алена Никитаева, директор по развитию
Выбор системы планирования
Задача Алены — выстраивать эффективные процессы работы внутри команды:
- прописывать роли и обязанности сотрудников,
- настраивать процессы от заказа до отгрузки,
- разрабатывать цепочки закупок и производства.
После того как Алена пришла на место директора по развитию, она увидела, что фирме не хватает прозрачности процессов. Задачи терялись, статусы по ним нигде не фиксировались, не было наглядного представления процессов.
До ее прихода компания пыталась внедрить в работу amoCRM, но небольшой команде КЛЕБЕР-ПРИНТ она показалась перегруженной неактуальными для производства функциями.
«AmoCRM не решала задачи, а лишь нагружала команду лишними процессами. Мы начали искать другие CRM, но они были слишком дорогими и сложными для нас».
Алена Никитаева, директор по развитию
Алена увидела, что для команды идеально подходят Канбан-доски, которые гораздо быстрее и проще других CRM-систем помогут сотрудникам ориентироваться в задачах и их распределении по этапам. Для Канбан-досок не нужна сложная настройка, поэтому они подойдут даже для тех коллег, кто никогда не сталкивался с цифровыми планировщиками.
В поисках решений руководитель нашла на российском рынке Kaiten и опробовала его сама для личного пользования.
«Мне понравился удобный понятный интерфейс и очень простые настройки Канбан-досок. Поэтому я предложила руководству внедрить Kaiten для отслеживания и настройки процессов».
Алена Никитаева, директор по развитию
Критерии, которая Алена обозначила руководству, в пользу Kaiten:
От хаоса и потерянных задач к простой понятной структуре
До того как команда внедрила Kaiten, все задачи сотрудники обсуждали в 9 чатах мессенджера. На каждый бизнес-процесс приходился свой чат, в которых команда всегда путалась:
- лента сообщений быстро «улетала» вверх,
- переписка велась сразу по нескольким задачам и проектам,
- информация часто попадала не в тот чат,
- данные по задачам терялись.
Сейчас через Канбан-доски сотрудники визуализировали все бизнес-процессы и разложили задачи и данные по ним в карточки.
Рабочее пространство содержит несколько досок с Канбан-этапами, каждая доска отражает определенный бизнес-процесс. Доски разделены на этапы, по которым сотрудники передвигают карточки:
Первая доска пространства содержит лишь один столбик «Оперативка». Команда использует его в качестве хранилища данных для сотрудников. Там хранятся рабочие инструкции для обработки заказов, памятки по использованию Kaiten, шаблоны и документы. С помощью него команда имеет быстрый доступ к регламентам и инструкциям.
Следующая доска — «Закупки», куда сотрудники вносят всю информацию о закупках товаров из-за рубежа, которые хранятся на складе фирмы.
«Например, мы заказали краски из Китая. Пока груз находится в пути, все данные подгружаются в соответствующую колонку. Так мы отслеживаем путь товара на склад, ориентируемся в сроках доставки и легко достаем информацию по ней при запросе клиента».
Алена Никитаева, директор по развитию
Следующие доски позволяют отслеживать процесс производства от поступления заявки до завершения работы. Для этого команда использует последовательные этапы:
- согласование,
- производство,
- отгрузка,
- окончание работы.
Заказ начинает свое движение по пространству с доски «Согласование». В колонку «Новая» менеджер вносит всю информацию о заказе, которую ему выслал клиент по электронной почте или в мессенджер. Сотрудник заполняет все необходимые поля и устанавливает метки, по которым остальные участники процесса сразу видят оперативную информацию по задаче.
Пример заполненной карточки по заказу:
После ответа клиенту менеджер направляет карточку в колонку «На согласование». Здесь руководитель видит, что сотрудник отработал заявку и отправил коммерческое предложение.
Далее идет колонка «Оформление», куда падают заказы, по которым необходимо отправить заказчику счет. Здесь встроена автоматизация для бухгалтерии. Отдел видит, какие этапы прошла задача и выставляют счет к нужной дате. После отправки счета карточка переходит в «Заказ сформирован», а бухгалтерия ожидает оплаты заказа.
Затем задача переходит на доску «Производство», откуда сотрудники получают автоматическое уведомление о добавлении нового поручения. Они рассчитывают сроки выполнения и перемещают задание в очередь. Процесс производства занимает 1 или 2 дня, поэтому команда может обрабатывать параллельно несколько заказов. Когда заказ изготовлен, то менеджер наблюдает его в столбике «Груз на упаковке» и пишет клиенту о готовности.
После подтверждения заказчик устанавливает дату отгрузки и заказ попадает в одноименную доску в столбец «Подтверждено к отгрузке». В этот момент бухгалтерия начинает готовить документ к отъезду заказа. Когда продукция будет передана клиенту, карточка переместится в колонку «Отгружено». В этой же доске размещена колонка отчетности, куда сотрудники производства вносят информацию о затраченных на выполнение заказа материалах.
Когда бухгалтер закрывает документы по заказу, задача переносится в столбик «Готовые» на доске «Окончание работы». Через месяц она автоматически переносится в архив к другим завершенным заказам.
«Благодаря такой системе мы видим процесс во всех деталях в одном месте: какой заказ на каком этапе находится, кто за него отвечает, какие документы нужны для оформления заказа, какие комментарии оставляли сотрудники и клиенты по задаче».
Алена Никитаева, директор по развитию
Отчет по претензиям и отменам
В Kaiten команда собирает статистику по отмененным заказам и претензиям от клиентов. Сотрудники фиксируют причины инцидентов и стараются исключить подобные ситуации в будущем.
На выделенной доске «Претензии» менеджер собирает заказы, по которым команда получила рекламацию от клиента. После того как команда урегулирует вопрос, карточка переходит в архив, а в конце выбранного периода руководство собирает отчет по претензиям:
- сколько их было,
- причины жалоб,
- ответственные за претензию,
- от каких заказчиков поступило больше или меньше претензий и др.
«Заказы, которые отменил клиент, мы переносим на доску “Окончание работ”, в столбец “Отмененные заказы”. На них мы ставим метки с причинами отмены, по которым затем фильтруем заказы в отчетах Kaiten. Например, через метку “Нет в наличии” мы смотрим все заказы, для которых не хватило каких-либо материалов и фиксируем их, чтобы вовремя закупить или найти альтернативное решение для выполнения похожего заказа».
Алена Никитаева, директор по развитию
Если команда увидела много отмен с меткой «Дорого», то руководство смотрит, может ли фирма снизить себестоимость выполнения заказа или логистики. Подобные отчеты по отмененным заказам и их аналитика помогает выстраивать эффективную стратегию развития компании и уменьшать число потерянных клиентов.
Новая система и прозрачные процессы
Меньше чем за 6 месяцев работы в Kaiten команда обработала 900 заказов. КЛЕБЕР-ПРИНТ отказался от неудобных громоздких таблиц в Excel, где команда постоянно путалась и теряла задачи.
«Теперь мы работаем в Kaiten как в CRM: обрабатываем все данные в одной системе. Мы видим всю историю по всем заказам: кто кому что написал, кто кому передал заказ. Руководство тоже оценило такую прозрачную систему.
Я лично могу сказать, что мне очень понравился Kaiten. Его легко внедрять в работу. Настроить доски для такого узкоспециализированного производства я смогла сама, даже без обращений в техподдержку».
Алена Никитаева, директор по развитию
Сейчас компания собрала большую статистику, чтобы провести детальную аналитику стратегического развития компании и существенно уменьшить количество претензий и отмененных заказов.
