Что такое риск-менеджмент: разбираем инструменты и даем шаблоны
Рассказываем, как находить угрозы бизнесу, оценивать их и снижать потери. Внутри — готовые шаблоны для работы с рисками
Каждый проект сталкивается с событиями, которые могут сбить сроки или увеличить расходы. Риск-менеджмент помогает увидеть такие угрозы заранее и подготовиться к ним. А как выстроить такую работу — поговорим в материале.
Особое внимание в статье уделим инструментам управления рисками. Для многих из них мы подготовили готовые шаблоны в Кайтене — их можно бесплатно забрать себе и заполнить под свои задачи.
Что такое менеджмент риска и зачем он нужен
Менеджмент риска — это процесс работы с событиями, которые могут помешать компании достичь целей. Команда находит такие события заранее, оценивает их и готовит ответные меры на случай, если они сработают.
В основе лежит понятие риска — вероятного события, которое еще не наступило, но может ударить по проекту: задержать выпуск продукта, увеличить расходы, испортить отношения с клиентами. Степень этого удара и вероятность наступления у каждого риска свои, и именно с ними работает команда.
Управление рисками в менеджменте меняет логику работы команды. Без подготовки к сбоям проблемы решают по факту: подрядчик сорвал сроки, ключевой сотрудник ушел в отпуск посреди проекта, курс валюты скакнул — и команда разбирается с каждым событием, когда оно уже случилось. Риск-менеджмент разворачивает этот порядок: те же угрозы находят и оценивают заранее, а план действий готовят до того, как событие наступит.
Виды риск-менеджмента
Управление рисками делят по нескольким основаниям: по тому, как команда реагирует на угрозы, на каком горизонте работает и какой охват берет.
Пассивный и активный подход:
- При пассивном подходе команда ждет наступления события и разбирается с последствиями по факту. Такой вариант подходит для мелких рисков, где подготовка стоит дороже самих потерь.
- Активный подход строится на опережении: угрозы находят и обрабатывают до того, как они сработают.
Большинство компаний сочетают оба подхода, выбирая режим под конкретную угрозу.
Стратегический, тактический и оперативный уровни:
- Стратегический уровень смотрит на угрозы для бизнеса в целом: выход на новый рынок, крупные инвестиции, смена бизнес-модели.
- Тактический уровень работает с рисками отдельных направлений и программ на горизонте нескольких месяцев.
- Оперативный уровень закрывает текущие угрозы в проектах и процессах, которые могут сработать уже на этой неделе.
Управление рисками компании и отдельного проекта:
- Управление рисками на предприятии охватывает всю компанию целиком и связывает уровни между собой. Риски разных отделов сводят в единую картину, чтобы руководство видело общую угрозу для бизнеса.
- Работа с рисками в отдельном проекте устроена более узко: команда отвечает за угрозы своей задачи и не отвечает за процессы соседних подразделений.
На практике эти деления накладываются друг на друга. Один и тот же риск можно обрабатывать активно, относить к оперативному уровню и вести в рамках отдельного проекта.
5 этапов управления рисками
Какой бы вид управления ни выбрала команда, работа с угрозами идет по общему циклу из нескольких этапов. Команда проходит его не один раз, а возвращается к началу по мере изменения проекта.
1. Выявление рисков. На первом этапе команда собирает все угрозы, которые могут повлиять на проект. В ход идут опыт прошлых проектов, мозговые штурмы, опросы участников, готовые списки типовых рисков. Чем полнее список на этом шаге, тем меньше сюрпризов появится потом. Результат этапа — реестр, куда заносят каждую найденную угрозу с описанием.
2. Анализ и оценка. Дальше риски оценивают по двум параметрам: вероятность наступления и сила последствий. Качественная оценка опирается на мнения экспертов и присваивает риску уровень — низкий, средний или высокий. Количественная оценка работает с цифрами: считает возможные убытки в деньгах, сроки задержек, вероятность в процентах. По итогам команда видит, какие угрозы важнее всего и за какие браться в первую очередь.
3. Выбор стратегии реагирования. Для каждого приоритетного риска команда решает, что с ним делать. Один риск стоит обойти стороной, другой — уменьшить, третий — передать страховой компании или подрядчику. Решение зависит от того, сколько стоит обработка риска по сравнению с возможными потерями.
4. Внедрение мер. На этом этапе план превращается в конкретные действия. Команда закладывает резерв в бюджет, заключает договоры со страховкой, готовит запасных исполнителей, меняет процессы. Каждой мере назначают ответственного и срок, иначе план остается на бумаге.
5. Мониторинг и контроль. Риски меняются вместе с проектом, поэтому за ними следят постоянно. Команда проверяет, не выросла ли вероятность известных угроз, не появились ли новые, сработали ли принятые меры. Реестр рисков обновляют регулярно, по мере продвижения работы. Этот этап замыкает цикл и возвращает команду к выявлению новых угроз.
Стратегии реагирования на риски
Когда риск оценен, команда выбирает одну из четырех базовых стратегий. Они определяют, как именно компания поступит с угрозой.
| Стратегия | В чем суть | Пример, как компания реализует стратегию | Когда применяют |
|---|---|---|---|
| Уклонение | Компания меняет план так, чтобы угроза вообще не возникла | Отказывается от ненадежного поставщика или убирает спорную функцию из продукта | Последствия слишком тяжелые, а выгода от рискованного шага мала |
| Снижение | Команда уменьшает вероятность риска или силу последствий | Добавляет проверки качества, дублирует критичные процессы, обучает сотрудников | Риск нельзя убрать совсем, но можно ослабить его удар |
| Передача | Риск перекладывают на другую сторону | Страхование, перенос ответственности на подрядчика через договор, привлечение партнера | Финансовый удар проще отдать тому, кто справится с ним лучше |
| Принятие | Компания осознанно ничего не предпринимает и держит резерв | Закладывает деньги в бюджет на случай, если событие наступит | Последствия малы, а обработка угрозы дороже самих потерь |
На практике стратегии комбинируют. Один риск из реестра уменьшают, другой передают страховой, третий принимают и закладывают резерв. Выбор по каждой угрозе фиксируют в реестре рядом с оценкой, чтобы команда видела общую картину.
Инструменты риск-менеджмента с готовыми шаблонами
На практике команды применяют конкретные инструменты, которые помогают находить, оценивать и контролировать угрозы. Каждый работает на своем этапе цикла. Для некоторых из них мы собрали готовые шаблоны в Кайтене — их можно забрать и заполнить под свои задачи.
Реестр рисков
Реестр рисков — основной рабочий документ. В него заносят каждую угрозу с описанием, вероятностью, оценкой последствий, выбранной стратегией и ответственным. Реестр ведут на всем протяжении проекта и обновляют по мере изменений.
В Кайтене для учета рисков можно вести специальный файл в разделе Документы. Ниже прикрепили подходящий шаблон-документ. В нем уже готова таблица с колонками под все параметры риска: категорию, вероятность, влияние, уровень, стратегию, меры, ответственного и статус.
Впишите каждую угрозу отдельной строкой и выделите цветом уровень риска, чтобы приоритеты были на виду. Статус показывает, на какой стадии работа с риском, поэтому реестр получится держать в актуальном виде на всем протяжении проекта.
Реестр рисков можно вести и на канбан-доске, где колонки отвечают за этапы работы с риском: выявлено, анализ, реагирование, мониторинг и закрыто. Каждый риск — отдельная карточка, и она движется по колонкам по мере того, как команда с ним разбирается. Такой формат показывает не только список рисков, но и стадию работы с каждым из них.
Карточки в шаблоне заполнены под банковскую сферу, но структуру легко переделать под себя: поменять типы рисков, метки и поля.
Матрица вероятности
Матрица вероятности и последствий помогает расставить приоритеты. Риски размещают в таблице по двум осям: вероятность наступления и тяжесть последствий. Угрозы в красной зоне требуют немедленного внимания, в зеленой — могут подождать. Такой инструмент быстро показывает, за что браться в первую очередь.
В Кайтене матрицу можно вести в документе с готовой сеткой 5 на 5: по одной шкале вероятность риска, по другой сила последствий. Оцените риск по двум шкалам, перемножьте баллы и найдите его место в сетке: красная зона требует внимания в первую очередь.
SWOT-анализ
SWOT-анализ — это метод оценки проекта или компании сразу с четырех сторон. Название складывается из четырех английских слов, которые на русском означают:
- S (strengths) — сильные стороны;
- W (weaknesses) — слабые стороны;
- O (opportunities) — возможности;
- T (threats) — угрозы.
Первые две стороны описывают внутренние факторы компании, вторые две — внешнюю среду. Метод дает команде общую картину положения дел перед стартом работы.
Для риск-менеджмента главные поля — слабые стороны и угрозы. Они подсвечивают участки, где компания уязвима и где риски наиболее вероятны. Найденные угрозы потом переносят в реестр и работают с ними дальше.
В Кайтене для SWOT-анализа есть бесплатный шаблон-документ. В нем уже готова таблица с четырьмя полями — впишите в каждое свои пункты и выделите цветом сильные и слабые места. Снизу можно добавить выводы: чем закрыть угрозы и какие из них стоит сразу взять в работу с рисками. Документ выгружается в формат docx, поэтому его получится показать руководству, которое не работает в системе.
Диаграмма Исикавы
Диаграмма Исикавы, или диаграмма рыбьей кости, помогает докопаться до корневых причин проблемы. Угрозу раскладывают на факторы, которые ее вызывают, и работают уже с причинами, а не с симптомами.
В Кайтене диаграмму Исикавы можно собрать на канбан-доске. Каждая колонка отвечает за категорию причин — продукт, оплата, маркетинг, техническая часть, служба поддержки. Добавьте в колонки карточки с конкретными факторами, а внутри карточек распишите детали проблемы, прикрепите чек-листы и файлы. Так сразу видно, по каким направлениям копятся причины, а картину можно дополнять прямо в ходе обсуждени
Шаблон диаграммы Исикавы доступен на бесплатном тарифе, а в отдельной статье собрано еще несколько вариантов под разные задачи.
Метод Монте-Карло
Метод Монте-Карло строится на тысячах случайных сценариев, по которым считают вероятность разных исходов. В риск-менеджменте его берут, чтобы оценить, уложится ли проект в срок или бюджет с учетом всех неопределенностей.
Работает это так. Для каждой неопределенной величины, будь то срок этапа или цена материалов, задают диапазон значений, а потом считают тысячи случайных комбинаций. На выходе получается не одна цифра, а распределение: с какой вероятностью проект уложится в три месяца, в четыре, в пять.
В Кайтене метод Монте-Карло встроен в ИИ-ассистента, который прогнозирует сроки задач. Откройте в карточке вкладку «Спросить ИИ» и нажмите «Спрогнозировать срок» — система разберет похожие задачи по их фактической длительности и построит прогноз по Монте-Карло. В ответ вы получите ожидаемый срок, рекомендация и диаграмма вероятности завершения, а еще список задач, на которых строился расчет.
Это лишь некоторые практики из риск-менеджмента. Есть и другие — мозговой штурм, метод сценариев, дерево решений, контрольные списки. Команды подбирают инструменты под свои задачи и нередко комбинируют несколько сразу.
Что такое риск-менеджмент: главное
Риск-менеджмент — это работа с угрозами для проекта и бизнеса до того, как они нанесут урон. Управление рисками строится как цикл: команда выявляет угрозы, оценивает их по вероятности и последствиям, выбирает стратегию реагирования, внедряет меры и следит за изменениями.
При работе с рисками есть четыре стратегии: уклонение, снижение, передача и принятие, а выбор зависит от того, насколько серьезна угроза и оправданы ли затраты на борьбу с ней.
Чтобы цикл не остался теорией, команды опираются на конкретные инструменты. Например, реестр рисков, матрицу вероятности, SWOT-анализ, диаграмму Исикавы, метод Монте-Карло. Часть из них можно собрать по готовым шаблонам в Кайтене и вести прямо рядом с задачами команды.
Риск-менеджмент не убирает неопределенность полностью, но делает ее управляемой. Команда, которая работает с рисками системно, реже сталкивается с неприятными сюрпризами и быстрее реагирует, когда что-то идет не по плану. Это превращает работу с угрозами из аврала в спокойный рабочий процесс.
