5 шаблонов документов для инженеров: как стандартизировать процессы
Быстро заполняйте документацию без ошибок по шаблону и храните ее рядом с задачами
Без документов в разработке увеличивается число ошибок и тратится много времени на согласования. Однако оформление часто занимает больше ресурсов, чем само содержание. Чтобы вы не тратили на это время, используйте шаблоны от Kaiten. Заполняйте своими данными и сохраняйте документацию в одном пространстве с задачами.
Как шаблоны меняют работу с документацией
Шаблоны в Kaiten — это документ с заранее подготовленной структурой: разделы и заголовки уже на месте. Инженер открывает не пустой лист, а каркас с подсказками и заполняет его данными по задаче.
Внутри разделов можно оставить подсказки для автора — например: «Опишите, какую проблему решает задача» и «Укажите критерии готовности».
Такой подход решает 3 задачи сразу:
- Единый формат. Все документы в компании выглядят одинаково, их легко читать и сравнивать.
- Скорость. Инженеру не нужно делать структуру с нуля.
- Качество. Подсказки снижают риск забыть важный раздел.
Часто документы хранят отдельно от задач — в Google Docs или Confluence. Возникает разрыв: чтобы понять контекст задачи, разработчику приходится искать файл и сверять, какая версия актуальна. В итоге часть документов не обновляется и перестает быть полезной для команды.
Когда документы и задачи находятся в одном пространстве, контекст не теряется: ТЗ или ADR привязаны к карточке, а правки сразу видны команде. Не нужно пересылать или уточнять актуальность версии файла. История изменений позволяет вернуться к предыдущему варианту, если потребуется.
5 шаблонов документов для инженеров и разработки
Мы собрали пять шаблонов в Kaiten, которые покрывают основные этапы: от постановки задачи до подведения итогов проекта. В каждом шаблоне уже есть структура, поля и подсказки — остается только заполнить свои данные.
Техническое задание (ТЗ)
ТЗ фиксирует, что именно нужно сделать. В нем есть разделы: цель задачи, требования и условия приемки — критерии, при которых задача считается выполненной.
Зачем: чтобы разработчик, тестировщик и менеджер одинаково понимали результат. Без фиксированных требований ожидания расходятся и работа заканчивается правками и спорами.
Когда применять: при запуске новой фичи, доработке существующей логики или в задачах, где нужно согласовать результат с заказчиком или продукт-менеджером.
Какие инструменты Kaiten можно использовать внутри шаблона:
- Комментарии и история версий. Все изменения в ТЗ сохраняются, при необходимости можно вернуться к предыдущей версии и увидеть, кто вносил изменения.
- Чек-листы. Перенесите ключевые пункты ТЗ в чек-лист карточки — сотрудник будет отмечать их по мере выполнения.
- Ограничение на перемещение. Запретите перемещать карточку при невыполнении всех пунктов чек-листа.
- Автоматизация по чек-листу. Когда все пункты отмечены, карточка автоматически переходит в следующую колонку, например, «На тестирование».
Описание архитектурного решения (ADR)
ADR — шаблон для фиксации важных технических решений: исходная проблема, варианты решения, аргументы выбора и возможные риски.
Зачем нужен: чтобы сохранить контекст. Через несколько месяцев команда понимает, почему выбрали конкретную базу данных или архитектурный подход, и не возвращается к тому же обсуждению.
Когда применять: при выборе технологии, фреймворка, паттерна или инструмента. Документ полезен при вводе новых сотрудников в проект и при ревью сложных изменений — не нужно восстанавливать контекст по перепискам.
Какие инструменты Kaiten можно использовать внутри шаблона:
- Теги для категорий. Помечайте решения метками по областям: «Бэкенд», «Фронтенд», «Базы данных», «Безопасность», «Инфраструктура».
- Связь с проектами и задачами. Готовый ADR можно прикрепить к карточке эпика, задачи или технического долга. Архитектор и разработчики всегда видят актуальное решение в контексте задачи, не отвлекаясь на поиск.
- Голосование. Предложите команде проголосовать за предложенные варианты решения прямо в карточке.
- Дочерние задачи. Разбивайте внедрение решения на шаги и отслеживайте прогресс рядом с ADR.
Ревью кода
Шаблон задает единую структуру проверки кода. единый формат проверки: архитектура изменений, безопасность, соответствие стандартам. Замечания удобно делить на критические (блокируют принятие) и рекомендации (не блокируют).
Зачем нужен: чтобы ревью было предсказуемым. Команда проверяет код по одним критериям, меньше спорит о формате замечаний и не теряет комментарии в чатах.
Когда применять: при проверке любого кода перед вливанием в основную ветку, а также для регулярных кросс-ревью внутри команды. Шаблон особенно полезен новым разработчикам: они быстрее понимают, на что обращать внимание.
Какие инструменты Kaiten можно использовать внутри шаблона:
- Совместное редактирование. Автор и ревьюер одновременно правят документ и обсуждают спорные места в комментариях — без переключений между инструментами.
- Экспорт для отправки стейкхолдерам. Можно скачать шаблон и отправить руководителю или другим заинтересованным сторонам, если нужно согласование.
- Комментарии с упоминаниями. Оставляйте замечания в документе или в комментариях карточки и отмечайте автора через @ — так обсуждение остаётся в контексте задачи и не теряется.
Отчет по инциденту
Отчет по инциденту фиксирует разбор сбоя: хронологию, причину, действия по восстановлению и меры, которые снижают риск повторения.
Зачем нужен: чтобы разбор сбоя был процедурой, а не поиском виноватых. Шаблон помогает найти причину и подготовить действия. Со временем отчеты становятся базой знаний: к ним возвращаются при похожих симптомах.
Когда применять: после любого значимого сбоя в работе системы — даже если его не заметили пользователи. Документ помогает не только устранить проблему, но и снизить риск повторения.
Реальный пример применения системы документирования инцидентов читайте в кейсе «Додо Пицца реорганизовала систему тестирования через Kaiten».
Какие инструменты Kaiten стоит использовать внутри шаблона:
- История инцидентов. Храните отчеты в отдельной папке или на доске «База инцидентов» и добавляйте ссылки в базу знаний — так накапливается опыт и проще избегать повторов.
- Чек-листы в карточке. Добавьте обязательные шаги разбора инцидента: «Зафиксировано время начала», «Оповещены ответственные», «Проведен анализ логов», «Подготовлен план устранения».
- Пользовательские поля. Критичность (P1/P2/P3), время простоя, статус — для фильтрации и статистики.
- Обсуждение в комментариях. Собирайте вопросы и факты в документе/карточке — контекст остается рядом с инцидентом.
Отчет о тестировании
Отчет о тестировании фиксирует результаты проверки: какие сценарии прогнали, какие ошибки нашли и готова ли версия к релизу.
Зачем нужен: чтобы команда и руководители видели картину качества в одном месте. Без отчета информация остаётся в баг-трекере и чатах, и решение о релизе принимается по фрагментам.
Когда применять: после завершения тестирования новой функции или релизной версии — перед выпуском. Документ можно использовать как основание для приемки или фиксации технического долга.
Какие инструменты Kaiten стоит использовать:
- Чек-листы. Добавьте критерии приемки и пункты обязательных проверок перед релизом, чтобы не пропускать тесты.
- Теги. Маркируйте отчеты, например, «Регресс» или «Повторное тестирование». Это ускорит фильтрацию и выделит важные задачи.
- Вставка кода с подсветкой синтаксиса. Вставляйте в отчет заметные фрагменты кода: логи ошибок, стектрейсы, примеры автотестов или SQL-запросы.
- Пользовательские поля. Создайте поля для статуса тестирования, приоритета проверки, времени тестирования или количества найденных багов, чтобы фильтровать задачи.
Больше полезного о модуле «Документы»
Шаблоны — только часть возможностей. Если хотите глубже разобраться в документации в Kaiten, вот что почитать дальше:
- От простого редактирования до базы знаний — рассказываем, как раздел Документы Kaiten упрощает и систематизирует работу с файлами и проектами.
- Полное руководство по работе с модулем — от создания документов до настройки прав доступа. Узнайте, как хранить рабочие документы, заметки, черновики и инструкции в одном месте с задачами.
- Kaiten для техподдержки — как использовать модуль для создания базы знаний техподдержки: инструкции, сценарии обработки запросов, диагностические чек-листы и шаблонные ответы.
- Как создать бесплатную базу знаний в Kaiten — работа с текстовыми документами, медиафайлами, настройка прав доступа и публикация документации.
