Стратегии по созданию культуры Agile в организации

Когда компания терпит убытки, проекты не заканчиваются, а продукты не выпускаются, нужно менять рабочий подход. Возникает вопрос, какая методология поможет организовать регулярный выпуск продуктов и наладит рабочие процессы. Поговорили об этом с экспертом по управлению Agile-проектами Давидом Асатряном. Рассказали о концепции непрерывного улучшения, Agile и их ключевых элементах, а также выявили этапы внедрения новых процессов.

Давид специализируется на работе с новыми продуктами: помогает начинающим стартапам запустить процессы и выпустить продукт на рынок. А также налаживает процессы в организациях, у которых есть проблемы. Создает системы и меняет образ мышления команды.

Что такое культура непрерывного улучшения

Иногда кажется, что успех в бизнесе — результат единовременной масштабной работы, крупного вложения всех ресурсов компании в один крупный проект. В реальности такой подход — огромный риск. Вы идете в all-in. Одна ошибка — и бизнес разрушен. Но есть более безопасный подход — культура непрерывного улучшения. То есть вы развиваете свой бизнес и продукт малыми шагами. Постоянно анализируете производительность команды, выявляете возможности и постепенно трансформируете процессы и продукты. При таком подходе цена ошибки меньше.

Популярная философия, которая поддерживает культуру непрерывного улучшения, — Agile.

Что такое Agile и каковы ее основные принципы

Agile (от англ. «гибкий») — семейство методологий и подходов для разработки продукта. Это философия пропагандирует гибкость, скорость и прозрачность рабочих процессов. Никаких бесполезных документов и согласований. Только гипотезы и их быстрая проверка. Agile-методология не подразумевает планирования на годы вперед. Так как рыночная ситуация слишком изменчива, а конкурентов все больше, гибкость Agile-методологий помогает быстро реагировать на любые вызовы.

Принципы Agile

Все 12 принципов вы можете прочитать в Agile-манифесте, но есть 4 ключевых:

1. Функциональность продукта важнее документации.
2. Сотрудничество с заказчиком важнее условий договора.
3. Команда должна быть готова полностью менять планы, чтобы сделать актуальный продукт.
4. Люди и их взаимоотношения важнее, чем процессы и инструменты управления.

Ключевые элементы культуры непрерывного улучшения и Agile

Прозрачность коммуникаций

Компания и команды должны озвучивать планы и проблемы, не приукрашивая статистику и результаты исследований. Только реальность, только факты. Для чего нужна коммуникация?

1. Больше идей для решения проблем. Чем больше людей в курсе ситуации, тем больше предложений от разных специалистов может поступить. Так вы можете найти самое простое и дешевое решение.
2. Высокая вовлеченность сотрудников в работу компании.

Обратная связь от заказчиков, команды, покупателей

Вы не должны слепо создавать продукт, опираясь только на свои ощущения и опыт. Вашему клиенту лучше знать, что он хочет и какой интерфейс для него удобен. Поэтому важно получать фидбэк на каждом этапе создания продукта: от проверки идеи до корректировок после выхода. Вы можете проводить опросы, собирать фокус-группы, изучать отзывы в интернете. Чем больше обратной связи, тем проще понять, что надо изменить в продукте.

Также нужно организовывать циклы обратной связи в команде. Руководитель не должен молча ставить задачу и ждать, что команда ее выполнит. Важно общаться с командой, слушать ее мнение о задаче. Иначе вы рискуете поставить невыполнимую задачу или упустить более простое и дешевое решение.

Право на ошибку

Если вы создали продукт и он сразу получил успех на рынке, вы либо гений, либо провели много исследований, что позволило вам идеально попасть в потребности пользователя и подстроиться под рыночные реалии. Однако ни в первом, ни во втором случае вы не застрахованы от ошибок.

Бизнес — рискованная штука, поэтому лучше определить для компании, какие потери она может выдержать, сколько сотен или миллионов рублей может потерять во время эксперимента и остаться на плаву.

Например, вы определили, что 500 тысяч — это серьезная потеря. Значит, взять крупную рекламу у блогера за 1 млн рублей — для вас непозволительная роскошь. Если такая реклама не залетит, вы можете потерять компанию. Следовательно, стоит уменьшить рекламные аппетиты, работать с блогерами меньше и постепенно набирать аудиторию.

Создание системы

Хоть Agile и не подразумевает долгосрочного планирования, но в ней есть четкие рабочие процессы. Например:

Чем хороша концепция непрерывного улучшение и Agile

Главное преимущество — гибкость процессов, продуктов и команды. Они помогают выпускать подходящие рынку проекты. Если долго и много согласовывать всякие мелочи, можно выпустить продукт, который уже сделали конкуренты.

Также динамичность разработки помогает привлекать профессионалов. Рутина ведет к скуке, а пытливый ум требует экшена. Легче привлекать полезные кадры в интересные проекты.

«Никто не хочет работать в компании, где нужно год согласовывать какое-то небольшое решение. Люди хотят видеть результат, а он возможен только там, где есть гибкость».

Давид Асатрян, эксперт по управлению Agile-проектами

Как внедрить Agile: 7 этапов

Этап 1. Определите цель

Нужно понять, каких целей и метрик хочет достичь компания. Увеличить продажи или скорость выпуска качественных продуктов? А может, нужно сократить штат сотрудников за счет оптимизации процессов? От целей будет зависеть выбор методологий и программ для работы.

Этап 2. Определите, какие процессы есть сейчас и какие из них нужно улучшить

Пообщайтесь с каждой командой и узнайте о нынешних рабочих процессах:

• как выполняются задачи,
• как согласовывается каждый этап разработки продукта,
• как сервисные команды взаимодействуют с продуктовыми,
• есть ли автоматизированные процессы,
• как оценивается эффективность команд.

Определите, какие процессы работают хорошо, а от чего нужно немедленно избавиться.

Этап 3. Выберите методологию Agile

В семейство Agile входит Scrum, Kanban, Lean и Extreme Programming (XP). Каждая методология подходит для разных целей и для разного вида команд.

1. Lean, или бережливое производство, где компании уделяют особое внимание сокращению издержек. Также стараются исключить перепроизводство, чтобы не тратить лишние ресурсы. Метод применяют в логистике, банковской сфере, продажах. Lean абсолютно неприменим в проектах с высокой степенью неопределенности.
   
2. Scrum. Если вы хотите ускорить разработку и тестировать больше гипотез, используйте Scrum. Это один из самых популярных фреймворков Agile. Он включает в себя рабочие итерации (спринты), ежедневные встречи (stand up) и обзор результатов (retrospectives). В конце спринта команда должна предоставить ощутимый результат работы: новая функция или рабочий процесс, макет и так далее. Для такого темпа разработки нужна слаженная команда профессионалов, которые умеют принимать решения без руководителя. Также команда должна быть маленькой — до 10 человек. Чем больше людей, тем сложнее рабочие процессы и дольше разработка.

Крупные корпорации могут использовать особенные фреймворки Scrum: LeSS или SAFe.

3. Kanban. Подходит, если ваша команда нуждается в понятном рабочем потоке. Kanban поможет визуализировать задачи, найти проблемные места в рабочих процессах. С него стоит начинать командам, которые не работали по Agile. Kanban поможет сотрудникам познакомиться с задачами друг друга, быть в курсе всех процессов.

4. Extreme Programming (XP). Подходит только для разработки программного обеспечения и тестирования. Использует такие практики как:

• парное программирование,
• рефакторинг (оптимизация) кода,
• единые стандарты кодирования,
• частый выпуск маленьких релизов,
• коллективное владение кодом.

Определенные методологии могут не подходить команде с психологической точки зрения. Например, Scrum подразумевает четкие сроки выполнения задач. Для некоторых людей такое давление может привести к выгоранию. Если команда чувствует себя некомфортно в рамках Скрама, не стоит продолжать с ним работать. В целом Agile-методологии могут не подойти вашей работе. Например, кассиру в магазине Agile не нужен.

«Инструмент должен работать на благо команды и приводить к результату».

Давид Асатрян, эксперт по управлению Agile-проектами

Этап 4. Определите программы, которые могут понадобиться для работы

В зависимости от выбранной методологии, станет понятно, какое программное обеспечение нужно приобрести, настроить и показать работникам.

Agile-методологии особое внимание уделяют визуализации задач, поэтому вам понадобится Канбан-доска. Несмотря на то, что в названии есть слово «Канбан», ее основные характеристики используют во всех методологиях Agile. Чтобы вы не путались при создании досок, собрали для вас 10 шаблонов Канбан-досок в Kaiten

Этап 5. Обучение и информирование

К новым процессам надо подготовить людей. Сообщите сотрудникам планы и объясните, почему какой-то привычный им процесс меняется. Почему он лучше старого.

Попросите сотрудников высказать свои недовольства. Во-первых, они выпустят пар. Нужно, чтобы градус негодования снизился, когда начнутся сами изменения. Во-вторых, в гневе люди откровенны. Для руководителей это возможность отметить слабые стороны новых процессов и всё исправить до запуска. В-третьих, вы сможете погрузиться в реальные проблемы людей и сможете найти, чем их мотивировать.

Найдите в толпе скептика, который недоволен всем. Такие люди подсвечивают важные проблемы, которые беспокоят многих. Например, вы планируете внедрить CRM-систему, чтобы хранить данные о клиентах в одном месте. Клиентские отделы яростно отказываются от новой программы. После общения с главным скептиком выясняется, что сотрудники никогда не работали с CRM-системами. Им кажется, их уволят сразу, как только узнают об отсутствии знаний о программе. Достаточно ввести процесс обучения, и сотрудники перестанут сопротивляться.

Бывают еще более глубинные проблемы. Например, руководство следит за эффективностью коммуникаций с клиентами. От количества продаж зависит зарплата ответственных за те или иные каналы. Поэтому каждый сотрудник держится за свою информацию о клиентах. SMM-специалист никогда не поделится данными о предпочтениях клиента с менеджером по телефонным продажам, хотя они могли бы работать сообща. Как только пересмотрели зарплаты сотрудников и процесс премирования, возражения внедрять CRM исчезли.

Этап 6. Создайте команды для внедрения Agile и назначьте роли

Определите ответственных за каждое изменение. Оптимизация процессов, обучение персонала, подготовка необходимых программ — каждая задача должна быть закреплена за конкретными ответственными. Так будет понятно, от кого требовать результат.

Если используете фреймворк Scrum, то можете нанять в команду Scrum-мастера для эффективного построения процессов и спринтов.

Этап 7. Визуализируйте рабочие процессы на Канбан-досках и начинайте работу

Каждая команда теперь может создать удобную для себя Канбан-доску: отразить необходимые колонки и дорожки, зафиксировать требования к работе в карточках, автоматизировать процессы на доске.

Внедрять новые процессы нужно поэтапно и не на все команды. Например, вы хотите перевести команды на Kanban. Не нужно переводить всех в одночасье. Спросите, есть ли желающие попробовать. Хорошо, если будет инициативная команда. Она легче перенесет изменения, так как морально будет к ним готова.

Если при внедрении процессов что-то пойдет не так, вы сможете скорректировать их и попробовать снова.

Если новые рабочие процессы принесут отличные результаты, их можно будет презентовать другим командам. Те, в свою очередь, тоже захотят измениться, чтобы улучшить эффективность. Так команда за командой перейдет на новые процессы.

«Самое важное при внедрении новых процессов — открытость. На место скрытых фактов приходят слухи и сплетни. И они отнюдь не положительные. Врать строго запрещено. Достаточно один раз попасться на вранье, и больше вашим словам и действиям никогда не поверят».

Давид Асатрян, эксперт по управлению Agile-проектами

Как вовлечь руководство и сотрудников в процесс перехода на Agile

Когда руководитель не хочет что-то менять или не видит проблему, внедрить в компанию новый подход не получится.

Инициатива пригласить Agile-коуча или другого специалиста по налаживанию процессов должна исходить от топ-менеджмента, так как для глобальных перестроек требуются денежные ресурсы и власть. Это могут обеспечить только руководители. Одна команда может самостоятельно внедрить элементы Scrum или Kanban. Но только элементы, так как остальные сотрудники компании будут придерживаться других правил. Например, вы попросите коллег-заказчиков следить за статусом их задачи на рабочей доске. А те могут не захотеть мириться с вашими новыми правилами и вообще не знают, что такое этот ваш «Канбан».

Если говорить о сотрудниках, главное при внедрении нового подхода — определить, какую выгоду принесет изменение всем членам команды. Их нужно мотивировать изучать новые процессы. Например, сотрудник кадрового отдела не хочет переходить на электронный документооборот. Он привык работать с бумагами. Расскажите ему, что электронный обмен документами сможет сэкономить ему минимум 3 часа работы в день. Благодаря этому изменению, людей будут отпускать домой в пятницу на час раньше. Также 1 раз в месяц каждый сможет взять отгул с сохранением зарплаты. Такая мотивация явно подтолкнет отдел изучить программу и всё настроить.

Также нужно развеивать страхи работников. Когда новые процессы подразумевают автоматизацию работы, сотрудники начинают думать: «Вот и пришло мое время. Меня уволят и заменят роботом». Таким людям нужно объяснить, что цель автоматизации — не сократить штат, а сфокусировать внимание людей на творческих задачах, где программа справиться не может.

К сожалению, случаются ситуации, когда сотрудник ни в какую не согласен меняться и мотивация не помогает. В таком случае стоит попрощаться с работником.

Регулярное общение — главный инструмент при работе по Agile

В Agile-методологиях есть регулярные встречи. В Kanban семь видов встреч, в Scrum — минимум три. Это неспроста. Коммуникация — самый действенный метод построить слаженную работу.

Проводите ежедневные встречи с командами, которые участвуют в проекте внедрения Agile. Это позволит быть в курсе прогресса и быстро реагировать на проблемы.

Если вам нужно «подружить» отделы, которые раньше друг с другом не взаимодействовали, делайте собрания раз в месяц. Например, пусть отдел маркетинга делится результатами с отделом продаж и наоборот. В процессе их бесед руководитель сможет понять общие проблемы и учесть это в новом рабочем подходе.

Проводите межотдельные ретроспективы. Пусть команда аналитиков покажет проблемы в эффективности разработчиков, а те, в свою очередь, расскажут, почему так получается. Например, им неудобно общаться в Telegram. Это территория личных переписок, а не рабочее пространство. Люди выгорают, так как не могут разделять личное и рабочее, поэтому работают менее эффективно.

Ошибки при внедрении новых процессов

1. Рушить все рабочие процессы, чтобы внедрить новую концепцию. Agile — это не про революцию. Agile — про постепенное развитие, внедрение доработок в уже существующий процесс. Даже хромающие схемы, принесут больше прибыли, чем полностью остановленная работа. Определите, что необходимо изменить немедленно, а что еще может подождать. И постепенно улучшайте процесс за процессом.
2. Придерживаться инструментов только одной методологии. Комбинируйте практики из разных подходов. Ищите то, что помогает вам работать, и смело используйте.
3. Не задавать вопросы. Когда вы строите новые рабочие процессы, не переживайте, что некоторые вопросы могут показаться глупыми. Порой самый глупый вопрос ставит команду в тупик и выявляет фундаментальные проблемы. Как правильно внедрять ретроспективы, читайте по ссылке.

Итоги

Agile — методология управления проектами, которая включает в себя гибкий подход к созданию продукта и непрерывное улучшение процессов. Чтобы внедрить Agile в команду, нужно обеспечить прозрачность процессов и их визуализацию.
Внедрение Agile и любой другой методологии состоит из 7 этапов:

• определение цели,
• выбор процессов, которые требуют улучшения,
• выбор методологии исходя из целей,
• выбор ПО для построения работы по новой методологии,
• обучение команды,
• распределение ролей,
• визуализация рабочего процесса.

Главный из всех этапов в этой цепочке — определение целей и причин внедрения методологии и новых процессов.

«Пример из жизни: у заказчика был продвинутый дашборд с аналитикой. К нему есть подробная документация. Аналитик трудился над ним целый год и продолжал тратить много сил, чтобы поддерживать систему. А я спрашиваю: «Кто читает эти отчеты и зачем они нужны?» А в ответ — тишина. Перед тем как создать новый продукт или внедрить новый рабочий процесс, в первую очередь определите, для чего вы это делаете и будете ли вы этим пользоваться».

Давид Асатрян, эксперт по управлению Agile-проектами

Мораль: самое главное — определите, для чего вы внедряете новую методологию, а потом уже думайте, как будете это делать. Чтобы не оптимизировать то, что уже не должно существовать.