Что такое Workflow и как это работает на практике

В этой статье мы с Григорием Меньших, Product Owner, разберем все популярные виды workflow, научим вас автоматизировать рутинные задачи, избегать ошибок и не срывать дедлайны. Практические советы помогут выстроить рабочий workflow и добиться высокой эффективности команды.

Что такое Workflow простыми словами

Workflow можно перевести как «поток работ». Это последовательность шагов, действий, задач, которая позволяет автоматизировать отдельные процессы и добиваться поставленных целей, не затрагивая всю организацию сразу.

Ворклоу — не цепочка простых действий, которые обязательно нужно выполнять одно за другим, а гибкий процесс, который можно перестраивать, меняя порядок повторяющихся действий.

Для меня Workflow — это способ структурирования работы так, чтобы она была более организованной и продуктивной.

Григорий Меньших, Product Owner

Воркфлоу часто представляют в виде блок-схемы или чек-листа в карточке таск-трекера. Так выстраивается алгоритм, по которому команда выполняет все действия.

Например, в Kaiten сотрудник может настроить чек-лист так, что он будет автоматически появляться при передвижении карточки в следующую колонку. Так пользователь будет точно знать, какие шаги ему нужно выполнить для завершения работы над задачей.

Workflow отражает документооборот, обмен сообщениями или любую другую последовательность действий сотрудников. Обычно Workflow система состоит из нескольких компонентов:

• Этапы работы (статусы задач) — обычно включают в себя создание, согласование, выполнение, проверку и завершение бизнес-процесса.
• Роли/ исполнители — сотрудники, которые отвечают за выполнение бизнес-процессов на каждом этапе.
• Автоматизация — процессы, которые Workflow превращает из ручных в автоматические и высвобождает время сотрудников на другие задачи.
• Решения (резолюшн) — в этом компоненте поясняют, как задача из открытого статуса переместилась в закрытый и что было сделано для этого.

Еще один компонент — визуализация процессов через разные Kanban, Scrum, BPM-системы управления потоками работ. Например, это может быть Kaiten или другой таск-трекер, в котором сотрудники: 

• визуализируют порядок выполнения задач; 
• назначают ответственных;
• проставляют метки и приоритет;
• указывают сроки выполнения;
• оставляют комментарии;
• определяют WIP-лимиты (ограничения) по количеству задач внутри команды и колонки, чтобы не перегружать персонал;
• переносят карточку между колонками по мере выполнения до закрытия статуса.

Workflow (рабочий процесс) и бизнес-процесс часто используются как синонимы, но это не одно и то же. Воркфлоу фокусируется на том, как задачи перемещаются между участниками, системами и этапами. Например, на автоматизации задач, распределении работы между сотрудниками, отслеживании статуса их выполнения.

Workflow отличается от бизнес-процесса масштабом — он намного уже, и ориентируется на последовательном выполнении задачи. А еще он настроен или автоматизирован, чтобы усилить эффективность. 

Григорий Меньших, Product Owner

Преимущества правильно организованного воркфлоу

Если в команде правильно выстроен воркфлоу, сотрудникам становится проще работать. Это помогает компаниям и командам: 

• Улучшить коммуникацию. Она становится эффективнее, потому что каждый знает, кто за что отвечает, как его работа и результат связаны с другими. Это уменьшает конфликты и недопонимания в команде. 
• Ускорить выполнение задач. Когда процессы оптимизированы, команда быстрее реагирует на перемены, может быстрее справиться с задачами. Особенно это важно, если в нише высокая конкуренция, и скорость работы может стать преимуществом перед другими компаниями. 
• Повысить качество. Благодаря стандартизации процессов все сотрудники знают, что и как им делать, поэтому количество ошибок сильно снижается. 
• Увеличить прибыль. Эффективные процессы снижают затраты, увеличивают производительность. Компании, которые оптимизируют свои рабочие процессы, обычно могут предложить конкурентоспособные цены и высокое качество обслуживания клиентов.
• Усилить мотивацию команды. Процессы организованы и понятны, поэтому сотрудники чувствуют себя уверенно в работе, им проще выполнять задачи.
• Адаптироваться к изменениям. Команда может быстро перенастроить процессы, если руководитель грамотно выстроил воркфлоу. Например, они быстрее отреагируют на новые технологии или перемены на рынке.  

Внедрение воркфлоу ради внедрения — затраты, которые не принесут пользы бизнесу. Команда тоже должна быть заинтересована в достижении результата, и только в случае заинтересованности будет стремиться к нему.

Также не забывайте про процесс постоянного улучшения, внедрение итерациями и работу с небольшими группами. Не нужно внедрять все сразу — лучше постепенно внедрять изменения, переводить команду на удобную систему управления проектом и организовывать там работу только после полного обучения специалистов.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Виды Workflow: от простого к сложному

Разберемся, какие виды workflow существуют, и как компаниям выбрать для себя подходящий.

Линейный

С его помощью задачи выстраиваются в четкой последовательности — одна за другой. Обычно применяют, когда между задачами есть прямая взаимосвязь, а каждый следующий этап проекта можно начать делать только после того, как будет завершен предыдущий. 

Разветвленный

Тип workflow, где последовательность действий не линейна, а содержит точки принятия решений, которые определяют дальнейший путь процесса. Такой точкой ветвления может быть вопрос пользователю. Например, возникает условие, которое нужно проверить — «Сумма заказа больше 1 000 ₽». 

В зависимости от результата проверки условия, процесс продолжается по одному из возможных путей: 

• Условие соблюдается. Запускается Workflow «Предоставить скидку».
• Условие не выполняется. Сработает сценарий «Обработать стандартный заказ».

Разветвленный воркфлоу позволяет создавать сложные сценарии развития событий и направлять процесс по нужному пути в зависимости от условий. Часто применяется в службах поддержки и онлайн-заказах в интернет-магазинах. 

Автоматизированный

Система сама запускает необходимые действия, передает данные между системами, отправляет уведомления и выполняет другие операции в соответствии с заданной логикой. И все это происходит без участия человека.

Чтобы настроить автоматизированный воркфлоу, нужно выбрать инструмент, например, CRM или таск-трекер, создать правила и условия для работы с ним.

Эти правила определяют, какие действия должны быть выполнены при определенных условиях. Например, если поступил заказ в CRM — в Kaiten может автоматически появиться новая задача.

В Kaiten можно настраивать целые цепочки автоматизаций, например:

• Условия (триггеры) для выполнения через модуль «Автоматизация». Например, если исполнитель напишет в комментариях карточки «Готово», то она автоматически переместится в колонку «Готово».  
• Назначение ответственного. Например, если всеми ошибками сервиса занимается выделенный сотрудник, то при слове «error» в комментариях он становится ответственным. Если у каждого исполнителя есть своя дорожка, то можно настроить так, чтобы задача перемещалась на дорожку исполнителя.
• Перемещение карточки после выполнения всех пунктов чек-листа. Это помогает ускорить обработку задач.
• Влияние родительской карточки на дочерние. Например, могут автоматически добавляться поля, а информация — дублироваться из родительской в дочернюю карточку.

Также воркфлоу помогает управлять потоками работы, вроде процесса разработки, тестирования и развертывания программного обеспечения. Например, в CI/CD автоматизация помогает поддерживать высокое качество кода.

Из неожиданных сфер — образование. Здесь воркфлоу можно использовать для управления учебными процессами, автоматизации оценки студентов, организации мероприятий и анализа результатов тестов.

Григорий Меньших, Product Owner

Гибкий

Этот подход направлен на адаптивность, сотрудничество и постоянное улучшение. Он противопоставляется жестким, заранее определенным Workflow и используется чаще всего в Agile-командах.

Работа разбивается на короткие циклы, спринты, в конце которых команда получает рабочие результаты и собирает обратную связь. План работы можно поменять, если изменились требования или обстоятельства.

Чтобы создать гибкий воркфлоу, команды используют канбан-доски или другие инструменты для визуализации хода работы над проектом. 

Например, в Kaiten вы сможете:

• создать любое количество пространств, досок и карточек;
• пригласить любое количество пользователей; 
• организовать работу над проектом так, как удобно команде; 
• запустить спринт; 
• провести ретроспективу для улучшения будущих процессов. 

Усложнение процессов или их стандартизация без адаптации под конкретную команду может тормозить бизнес и вызывать недовольство среди сотрудников.

В сфере разработки это важно, ведь каждая команда имеет свои потребности и особенности работы. Я сам не раз сталкивался с жесткими рамками, которые мешали команде эффективно выполнять задачи.

Григорий Меньших, Product Owner

Ошибки внедрения или оптимизации Workflow

Излишняя стандартизация ведет к тому, что команды теряют гибкость, медленно реагируя на изменения. Это негативно влияет на производительность и качество работы. Когда процессы не учитывают специфику и особенности команды, то они лишь отвлекают от выполнения основной цели.

Чаще всего при внедрении новой системы совершают следующие ошибки:

1. Усложнение и стандартизация процессов. Чтобы этого избежать, нужно всегда модифицировать и улучшать процесс под потребности конкретной команды.
2. Непостоянство изменений. Если внедрять процессы без регулярной оценки или доработки, то со временем они теряют эффективность. Нужно постоянно собирать обратную связь, менять и улучшать процессы.  
3. Нет учета масштабируемости. Когда компания не считается с влиянием изменений на будущее масштабирование, в будущем это тормозит ее рост и развитие в сфере.

Если внедрять новый workflow как получится, это отразится на эффективности работы всей компании. Из-за непонимания алгоритма работы и нечеткости инструкций команда может:

• сорвать дедлайн; 
• допустить больше ошибок;
• потерять клиентов.

Для максимальной эффективности важно найти баланс между стандартизацией процессов и их адаптацией под конкретные команды. Это ускорит работу над задачами и повысит моральный дух сотрудников.

Как понять, что у компании «неправильный» воркфлоу

Непроработанный workflow тормозит работу компании и снижает ее эффективность. 

Признаки неэффективного воркфлоу:

• Постоянные авралы. Команда всегда на пределе возможностей, и нет четкого понимания, когда ситуация изменится.
• Срывы сроков. Задачи не выполняются вовремя — из-за этого у команды проблемы с планированием или организацией работы.
• Низкая производительность. Сотрудники много работают, не получая нужного результата, потому что тратят время на лишние согласования и правки.
• Много ручной работы. Чем больше действий сотрудник делает вручную, тем выше вероятность появления ошибок.
• Недовольные клиенты. Жалобы на медленную обработку запросов, ошибки или низкое качество обслуживания — тревожный сигнал для компании.

Если вы заметили хотя бы несколько из перечисленных признаков, проанализируйте ваш workflow и найдите способы его улучшить. Это может быть как небольшая корректировка существующих процессов, так и полное их переосмысление.

Метрики и KPI для оценки работы воркфлоу

Чтобы понять, насколько хорошо работает workflow, нужно оценить его эффективность через показатели или KPI.

Пропускная способность

Что измеряется: количество задач, выполненных за определенный период.

Как измерять: подсчитывайте количество завершенных задач за день, неделю или месяц — период выбирайте самостоятельно.

Цель: увеличить пропускную способность, это повысит производительность.

Уровень завершения задач

Что измеряется: процент завершенных задач по сравнению с запланированными.

Как измеряется: количество завершенных задач разделить на количество запланированных задач × 100%.

Цель: получить высокий уровень завершения задач. Он указывает на успешность воркфлоу.

Ошибки и правки

Что измеряется: количество ошибок или задач, которые требуют доработки.

Как измеряется: количество ошибок за период разделить на общее количество выполненных задач × 100%.

Цель: уменьшить количество ошибок, повысив качество работы.

Возврат на инвестиции (ROI)

Что измеряется: соотношение прибыли и затрат, связанных с внедрением и поддержкой воркфлоу.

Как измеря: из прибыли от улучшенного воркфлоу вычесть затраты на внедрение воркфлоу — полученное число разделить на затраты внедрения воркфлоу.

Цель: получить положительный ROI, который показывает выгоду от использования workflow

Анализ затрат (Cost Analysis)

Что измеряется: сравнение затрат на выполнение задач до/после внедрения воркфлоу.

Как измерять: сравните затраты на рабочую силу, материалы и время.

Цель: снизить затраты, при этом сохранить или увеличить качество работы.

Как автоматизация меняет подход к построению Workflow

Автоматизация значительно меняет подход к построению воркфлоу в различных сферах бизнеса и управления. Рассказываем, как это можно применить на практике:

• Системы управления проектами. Kaiten, Trello, и другие сервисы помогают управлять задачами и проектами, обеспечивая слаженную работу всей команды или компании.
• Инструменты для автоматизации маркетинга. Они позволяют автоматизировать рассылки, сегментацию клиентов и анализ эффективности кампаний.
• RPA (Robotic Process Automation). Автоматизируют повторяющиеся задачи, имитируют действия человека в интерфейсе ПО.
• Интеграционные платформы. Zapier, Integromat (Make), Microsoft Power Automate. Помогают связывать различные приложения и автоматизировать обмен данными между ними.
• Искусственный интеллект/машинное обучение. AI помогает анализировать данные и предсказать тренды.

Поставьте цели и планомерно идите к ним. Не стремитесь внедрить все сразу — сначала улучшайте процессы постепенно, гибко адаптируйтесь к изменениям. Каждый шаг вперед — важное достижение. Прислушивайтесь к команде и работайте не ради отчетов, а ради реальных результатов.

Григорий Меньших, Product Owner

План улучшения существующего воркфлоу

Чтобы повлиять на рабочие процессы, которые вы уже внедрили со своей командой, можно ориентировать на следующий алгоритм:

1. Анализируем текущий воркфлоу. Собираем данные, картируем процесс.
2. Идентифицируем узкие места текущего воркфлоу. Говорим с участниками, понимаем их боли.
3. Определяем цели. Устанавливаем конкретные цели, чего мы хотим добиться при внедрении нового воркфлоу, например, увеличение производительности на 10%, увеличение прибыли на 100 млн или другое. Прописывайте конкретные желаемые цифры.
4. Проектируем новый воркфлоу. Выявляем узкие места, определяем роли и уровень ответственности сотрудников, выбираем подходящие инструменты, выстраиваем гибкую систему работы. 
5. Тестируем и внедряем. Можно начать с пилотной группы, с дальнейшим масштабированием на всю компанию.
6. Обучаем команды. Когда сотрудники знают порядок, им проще выполнять задачи, следовать документации без ошибок. 
7. Ведем мониторинг и оцениваем результаты. Все изменения отслеживаем, проверяем, насколько эффективно удалось внедрить новый воркфлоу, что получилось, а что — нет. Это дает информацию для дальнейших улучшений или корректировки стратегии. 

Не бойтесь экспериментировать, тестировать разные подходы и инструменты. Главное — стремиться к постоянному совершенствованию ваших рабочих процессов. Только так вы сможете достичь максимальной эффективности и превратить свою команду в сплоченный механизм.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать