Все о дедлайнах: как его не пропустить, стратегии управления временем

Если вы испытываете тревожность каждый раз, когда горящий срок задачи вам дышит в спину, то вы знаете, что такое дедлайн. Эта статья для вас. 

В ней мы подробно объясняем, почему временные ограничения — это круто. Вы узнаете про все виды сроков и научитесь их устанавливать. Приятный бонус: расскажем о лайфхаках и хитростях, чтобы успевать делать задачи вовремя.

Зачем нужны дедлайны

Чаще всего это слово вызывает стресс и тревожность, связанные с несоблюдением договоренностей. Но на самом деле установленные временные рамки помогают бизнесу (и каждому сотруднику в отдельности) достигать целей. Разберем основные преимущества ограничений по времени.

1. Дедлайны помогают выстроить рабочий процесс в целом. Когда задач много, их важно собрать, расставить приоритеты и установить сроки по их выполнению.

Пример: команде из веб-дизайнера, разработчика и тестировщика нужно за месяц запустить лендинг с оплатой. Они распределяют задачи и договариваются о крайних сроках для своих задач: дизайнер готовит макет за 4 дня, разработчик реализует его за 14 дней, а за оставшиеся три дня тестировщик проверит, всё ли работает. При этом сроки по своим задачам команда расставляет в зависимости от нужной даты сдачи всего проекта. 

Вывод: если правильно расставить приоритеты и установить сроки для каждого участника команды, то шансы закончить проект вовремя сильно возрастают. 

Работу проекта удобно делить на спринты, то есть короткие отрезки времени, как в методе Agile. Так проще следить за работой команды и анализировать результаты.

2. Дедлайны = мотивация и дисциплина. Они поддерживают в вас продуктивность, усиливают чувство ответственности и заряжают на работу. Любую задачу без ограничения по времени можно без конца откладывать на потом, а это мешает двигаться вперед и ведет к срыву оговоренных с заказчиком сроков.

Пример: копирайтер должен написать статью до 15 октября. Помимо этой статьи у него есть другие текущие заказы, которые могут помешать написать материал. Но если он будет каждый день писать статью по 30-40 минут, равномерно распределяя нагрузку, то он успеет дописать ее вовремя и не «перегореть». При этом его не будет пугать суммарное время, которое ему нужно затратить на задачу. «Писать один материал 5 часов подряд» — звучит страшно. Но «писать статью 10 дней по 30 минут» — гораздо понятнее и проще.

Вывод: когда у задачи есть временное ограничение, вы меньше прокрастинируете, придерживаетесь плана и мотивируете себя, чтобы вовремя завершить работу.

3. Вы эффективнее распределяете время и находите ресурсы. Когда вы знаете время дедлайна, вам проще оценить объем работы и равномерно распределить приоритеты.

Пример: тестировщику нужно сделать 400 проверок за месяц, чтобы успеть к релизу. Это 20 проверок каждый рабочий день. Он ориентируется на этот объем и эффективнее распределяет свое время. Если он будет понимать, что это неподъемная ноша, он может вовремя привлечь специалиста из другой команды и завершить задачу в срок, не перерабатывая.

Вывод: зная объем работы и временные рамки, вы можете составить пошаговый план действий, распределить свои силы и избавить себя от аврала в последние дни срока .

4. Соблюдение дедлайнов — это показатель качества. Если исполнитель не соблюдает сроки, это может сигнализировать о его проблемах с ответственностью. А иногда дедлайны срываются из-за руководства, если оно неграмотно делегирует задачи или неверно оценивает объем работы. 

Пример: руководитель заметил, что два копирайтера из команды регулярно просрочивают сдачу материала. Но у первого сотрудника в плане стоит одна задача в неделю, а у второго — три. Разобравшись в проблеме, руководитель прощается с первым копирайтером, а со второго снимает часть задач.

Вывод: временные рамки помогают контролировать выполнение задач, оценивать прогресс и синхронизировать ожидания заказчика и возможности исполнителя.

Если сложить все четыре преимущества, становится ясно: четкие сроки помогают бизнесу зарабатывать, а исполнителю — быть эффективным и полезным.

Типы дедлайнов

По этапам работы можно выделить два вида сроков: итоговый и промежуточный.

Итоговый дедлайн — это финальный срок, когда нужно отчитаться по выполненной работе. 

Большую задачу можно разбить на несколько маленьких, установить для них вехи с точными датами — промежуточными дедлайнами.

Например, задача копирайтера — написать статью про выгорание до 16 марта. В этот день материал должен уйти на публикацию. Промежуточные этапы будут такими: 

• согласовать план текста 10 марта, 
• показать черновик корректору 13 марта,
• отправить итоговый вариант с иллюстрациями 15 марта.

С точки зрения временных ориентиров выделяют тоже два вида: жесткий и гибкий.

Жесткий дедлайн — это зафиксированный срок, когда ни о каких переносах не может быть и речи. 

Например, бизнес готовит новогоднюю рассылку для клиентов. Ее нужно отправить в последний рабочий день декабря. В этом случае задача привязана к точной дате и к конкретному событию — после Нового года рассылка станет неактуальной.

Гибкий дедлайн — это когда срок задачи можно двигать в зависимости от ситуации. Такой тип сроков подходит большим проектам и соответствует долгосрочным целям, которые могут меняться в процессе выполнения работы.

Например, HR-специалисту нужно пересмотреть систему онбординга новых сотрудников. Это тяжелая задача, которая может продлиться месяц или даже два. Ему надо провести внутренний опрос, поработать с обратной связью, проанализировать текущий процесс и так далее. Дедлайн можно двигать в пользу более срочных и приоритетных задач. Но из-за этого ничего критичного не случится: сотрудники не перестанут приходить в компанию и бизнес продолжит работать.

В зависимости от инициатора сроки могут внешними и внутренними. 

Как устанавливать дедлайны

Рассмотрим порядок действий, когда нужно установить дату выполнения задачи.

1. Вычисляем примерный срок за три шага

Шаг 1. Для начала нужно понять весь объем работы. Запишите все шаги, которые нужно выполнить, даже самые незначительные. На этом этапе не думайте о последовательности этих шагов, просто составьте список. 

Шаг 2. Оцените каждый пункт с точки зрения затрат времени, хотя бы приблизительно. Вы можете обратиться к предыдущему опыту — вашему или коллег. Если подобного опыта у вас или у команды еще не было, то закладывайте запасное — буферное — время.

Шаг 3. Определите порядок действий и на каждом этапе назначьте внутренний дедлайн задачи. Если суммировать все отрезки времени, то вы поймете, сколько всего ресурсов вы потратите и когда завершите проект. Чтобы визуализировать таймлайн, можете использовать любые удобные инструменты, например, Kaiten.

Следующие шаги превратят примерную дату окончания работы в итоговый и очень даже конкретный срок.

2. Приоритезируем задачи

Когда пошаговый список задач готов, пора раскидывать их по сложности и важности. На этом этапе нужно понять, какой пункт плана занимает больше всего времени — на него стоит обратить особое внимание, чтобы не тормозить работу в команде. Посмотрите, что можно делегировать, какие задачи можно делать параллельно друг с другом и так далее. 

3. Оцениваем ресурсы команды и согласовываем сроки с ее участниками

Для эффективной работы и здоровой атмосферы в команде лучше учитывать мнение всех ее участников. 

Что еще важно на этом этапе:

• честно и открыто обсуждать цели, задачи и загруженность каждого участника. Например, если тестировщик уже сильно загружен, можно обсудить увеличение сроков сдачи или привлечение другого специалиста;
• дипломатично аргументировать свое мнение и решать разногласия. Например, если тестировщик сейчас занят другим проектом, с ним можно договориться: дать ему новые тест-кейсы, когда он освободится.

4. Закладываем буфер — запас времени

Дополнительное время спасет итоговый дедлайн, если что-то пошло не по плану. То есть это такая подушка безопасности для руководителя, чтобы не тушить пожары, когда что-то сломалось, кто-то заболел или просрочил свой дедлайн. 

Чтобы не затягивать общие сроки проекта, буферное время планируется не на каждом этапе, а в конце. Таким образом каждый участник укладывается в промежуточный срок, а, если что-то пойдет не так, есть подстраховка.

Как всё успевать: лайфхаки и инструменты

Если воспринимать ограничение по времени как что-то обязательное и нестрашное, то вы сами заметите, как ваша продуктивность будет расти, а проект — развиваться. 

Список дел

Вашему мозгу будет проще, если вы начнете визуализировать задачи. Это не значит, что нужно устроить хаос из стикеров на рабочем месте. Воспользуйтесь любым удобным таск-менеджером.

Метод Pomodoro

Вам понадобится список задач, таймер и сила воли. Смысл такой: вы разбиваете рабочее время на части — «помидоры». Один помидор — 25 минут. Ставьте таймер на это время, берите первую задачу и ни на что не отвлекайтесь. Между каждым помидором делайте перерыв 5 минут. Как только вы «съедите» 4 помидора, устройте перерыв на 15-30 минут. 

Метод «Съесть лягушку»

«Лягушка» — это большая, сложная или неприятная задача. А «съесть лягушку» — это взяться эту задачу с утра. После такого «завтрака» все остальные задачи будут казаться легкими и выполнимыми. Если лягушка большая, ешьте ее по частям. А если лягушек много, отложите некоторые на другой день.

Умение делегировать

Иногда делегирование — это спасательный круг для тонущего в задачах сотрудника, особенно когда дедлайн поджимает, а поток задач не заканчивается. Передавайте коллегам задачи, с которыми они справятся лучше и быстрее, и старайтесь не брать на себя то, что не входит в вашу зону компетенций.

Фокус на задаче

От отвлекающих факторов лучше избавляться до того, как вы приступили к задаче. Оставьте включенными только важные уведомления, уберите ненужные личные вещи со стола, предупредите коллег, чтобы они вас не отвлекали от важной задачи какое-то время. Кстати, метод Pomodoro, о котором мы писали выше, поможет сконцентрироваться.

Промежуточные точки контроля

Лайфхак, чтобы не отклоняться от плана: периодически проверяйте статусы в планировщике. Например, двухнедельную задачу можно разбить на части и контролировать ее каждые 3 дня. Это поможет вовремя обнаружить проблемы, найти решение и уложиться в нужный временной период. 

Доверьте отслеживание сроков таск-трекеру Kaiten

Кроме инструментов, о которых мы рассказали выше, — Канбан-досок, планировщика с чек-листами и таймлайна с отображением ресурсов команды, — в Kaiten есть еще множество удобных фишек для управления проектами. Они помогают следить за дедлайнами, напоминать о сроках и автоматизировать рутину. 

Например, вы можете ставить срок выполнения задачи и настраивать автонапоминание о ней. Так приближающийся дедлайн точно не станет сюрпризом для вас или вашей команды.

В модуле «Автоматизация» вы можете настроить задачу и избавить себя от базовых действий. Их сделает за вас Kaiten, когда у карточки наступит определенный срок:

• автоматически двинет задачу на верх колонки, если приближается ее срок выполнения;
• добавит за вас любой комментарий к задаче, который вы заранее придумаете;
• закинет карточку в архив, если задача выполнена.

Чтобы вся картина была перед глазами, вы можете воспользоваться отчетом «Сроки по задачам». Он выведет общий прогресс по выполненным заданиям, покажет ответственных и обозначит, какие задачи выполняются в срок, а какие — нет.

Что делать, если не успеваете выполнить задачу вовремя 

Выйти из чата, заблокировать заказчика или, наоборот, начать работать без еды и воды — варианты не очень экологичные. Рассказываем, как лучше поступать в таких случаях.

Не молчите. Да, не всегда легко признавать свою ошибку, но чем раньше вы просигнализируете о ней, тем лучше. Предупредите всех заинтересованных: заказчика, руководителя или команду. Объясните, почему так вышло, что вы делаете, чтобы исправить ситуацию и чего вам не хватает для этого. 

Предложите пути решения, чтобы перенести дедлайн. Внутри команды можно пересмотреть приоритеты по задачам и отложить ненужные. Найти инструменты, которые ускорят процесс. Как вариант, можно найти еще одного сотрудника в помощь, если не хватает рук.

С заказчиком можно договориться иначе. Узнать, насколько гибкий срок по задаче. Уточнить, насколько критично выполнить часть работы сейчас, а часть — потом. В крайних случаях можно предложить снизить оплату за работу или предложить клиенту бонус — сделать чуть позже, но чуть больше обещанного.

Сделайте выводы. Когда задача уже закрыта, есть время на командные ретроспективы. Пересмотрите процессы и выясните, почему задание было просрочено и что сделать, чтобы это не повторилось. 

Как не стрессовать от дедлайнов

Как себя успокоить и разгрузить, чтобы не стрессовать каждый раз, когда куча срочных задач сваливается на вас без предупреждения.

Вот несколько рекомендаций:

• чтобы чувствовать себя спокойнее, не стесняйтесь просить больше времени на задачу при необходимости;
• разбивайте большую задачу на маленькие, чтобы мозг не воспринимал ее как что-то неподъемное;
• попробуйте превратить задание в игру, как соревнование с самим собой;
• посмотрите на временные ограничения с точки зрения мотивации: насколько вам будет приятно завершить задачу, получить признание и вознаграждение;
• старайтесь не откладывать дела, потому что накопившиеся авралы приведут вас к дополнительному стрессу и переутомлению.

Тезисы, которые нужно запомнить

Дедлайн простыми словами — это ключ к личной эффективности и вашему успеху в карьере и бизнесе. 

Устанавливая и не срывая сроки, вы научитесь выстраивать свой рабочий процесс. 

Для этого используйте в работе главные принципы:

• приоритизируйте задачи и делегируйте всё, что можно;
• трезво оценивайте объем работы, свои силы и ресурсы команды;
• сотрудничайте с командой, чтобы вам было проще оценивать ситуацию и контролировать сроки;
• берите запас времени, если это возможно;
• делите большие задачи на маленькие, чтобы получать удовольствие от их выполнения;
• используйте инструменты планирования и организации рабочего времени, чтобы автоматизировать рутину и сохранить время на выполнение действительно важных задач.