6 советов по масштабированию проектов в Kaiten

Вместе с растущим количеством клиентов и сотрудников появляются сложности — хаос в задачах, срывы сроков и потеря контроля из-за неполной картины. Проекты и карточки разбросаны на десятках досок, не понятно, кто за что отвечает и когда работа будет готова. 

Масштабирование — это не только про рост, но и про умение сохранить управляемость. В этой статье мы расскажем о шести советах по работе в Kaiten, которые помогут справиться с трудностями и уверенно расти.

Когда пора масштабироваться

Успешный бизнес должен развиваться, но важно выбрать подходящее время для расширения. Если начать слишком поздно, есть риск отстать от конкурентов и потерять клиентов. Но и торопиться не стоит — это создаст проблемы, которые могут помешать работе и даже привести к банкротству

Алена Новожилова, CSM Kaiten:

Для масштабирования нужны четкие процессы, выполнимые KPI, доказанный бизнес-эффект, распределение ролей и готовые к использованию инструменты, например, Kaiten. Если все это есть — можно начинать.

Обычно готовность бизнеса к масштабированию проявляется сразу на нескольких уровнях:

Масштабирование требует огромных ресурсов и навыков планирования. Чтобы избежать переинвестирования и упущенных процессов, используйте Kaiten для отслеживания проекта и загрузки сотрудников.

Масштабирование должно начинаться, когда будет доказана ценность. Это должно быть не просто ощущение, что «все идет хорошо». Должны быть четкие подтверждения — снижение обращений в поддержку, увеличение использования продукта (докупка лицензий, модулей), положительная обратная связь.

Алена Новожилова, CSM Kaiten

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Оптимизация структуры пространства

От организации процессов в компании часто зависит масштабируемость бизнеса. Важно построить устойчивую структуру, которая будет расти вместе с вашим проектом. Рассказываем, из чего состоит такая структура.

Внутри Kaiten можно и нужно масштабировать проекты. Для этого пригодятся основные рабочие инструменты — пространство, доска и карточки.

Дарья Усова, CSM Kaiten

Пространство. Самый высокий уровень иерархии, с помощью которого делят работу департаментов, отдельных продуктов или направлений бизнеса. 

Создавайте отдельное пространство для чего-то одного и большого: 

• продукта; 
• команды маркетинга или дизайна; 
• ключевого этапа.

Это позволит разбить крупные задачи на более мелкие и удобные для управления части. Также это упростит поиск нужных данных, как отдельные папки на компьютере для разных отделов.

На одном пространстве разместите несколько досок и следите за работой смежных отделов. Или наоборот, расположите одну доску сразу в нескольких пространствах. Так часто делают в кросс-функциональных командах и в отделе дизайна, который работает сразу со всеми командами.

Дарья Усова, CSM Kaiten

Советуем не торопиться создавать много досок и пространств для нового проекта. Лучше позже постепенно добавлять нужные, чем пытаться разобраться в хаосе. 

→ В Kaiten вы всегда можете добавить новые колонки, дорожки, карточки, доски и пространства по мере развития и появления новых потребностей. 

Доски. Это рабочие поверхности внутри пространств, где команды выполняют свои задачи. Каждая доска должна иметь четкое назначение и свой собственный рабочий процесс (workflow), у каждой команды их может быть несколько.

В компаниях, где команды работают обособленно, советуем создать отдельные доски для каждой группы сотрудников. Если будет нужно — доступно объединение карточки или доски со специалистами из других отделов и досок. 

На доске видно, где и какие задачи находятся, кто этим занимается, любые препятствия и ограничения.

Дарья Усова, CSM Kaiten

Карточка. Каждая из них — отдельная задача со всей необходимой для выполнения информацией. Карточка должна быть достаточно детализирована, чтобы ее выполнить. Используйте родительские и дочерние карточки для декомпозиции сложных задач. 

Контроль проектов. Компания может вести сразу несколько крупных проектов с параллельным отслеживанием работ разных команд. Под каждый проект можно выделить отдельную доску, а также — собрать их в пространстве руководства для контроля. 

Шаблоны досок и карточек. Если у вас регулярно появляются типовые задачи или проекты — подготовьте шаблон с повторяющимися досками, карточками или чек-листами. Это сократит время на оформление задач и снизит риск забыть или ошибиться при организации пространства.

В карточке ответственный сотрудник или заказчик размещает всю важную информацию о работе, например, статус, сроки, участников и чек-листы.

Дарья Усова, CSM Kaiten

Пример из кейса. Компания Unidragon До внедрения Kaiten компания производила пазлы и хаотично продвигала 50 продуктов через 25 каналов. По каждому продукту создавали чаты, что вызывало путаницу.

Kaiten изменил ситуацию:

• Руководители управляют процессами без детализации.
• Исполнители видят задачи и сроки.
• Ответственные знают сроки выполнения без переписок.
• Сотрудники разных отделов могут ставить задачи напрямую.
• Для каждой команды созданы отдельные доски и пространства.
• Организована прозрачная оплата по разным каналам с документами.

Компания использует Kaiten полгода, планирует расширять инструменты и улучшать процессы. Визуализация работы позволяет руководству оценивать эффективность отдела, компании или сотрудников.

Создание иерархии карточек (задачи и подзадачи)

Разбивайте большие задачи на мелкие части для перехода планов в конкретные действия. В Kaiten советуем пользоваться родительскими и дочерними карточками, где задача «родителя» включает одну или несколько подзадач. Иерархия улучшает планирование, управление проблемами и распределение нагрузки.

Например, в родительской карточке «Реализовать систему онлайн-бронирования» могут быть такие дочерние:

• разработать бэкенд API для бронирования;
• создать интерфейс выбора дат и времени (фронтенд);
• интегрировать платежную систему.

Первая задача в списке достаточно большая, поэтому ее тоже можно разбить на несколько дочерних:

• настроить базу данных для бронирований;
• написать тесты для API бронирования;
• протестировать API.

Иерархия показывает прогресс по задачам и крупным инициативам. Руководитель видит, что задача «Реализовать систему онлайн-бронирования» выполнена на 70%, так как 7 из 10 подзадач выполнены, даже если работают разные команды.

Настройка и стандартизация рабочих процессов (workflows)

Рабочий процесс — последовательность этапов от создания до завершения карточки. Обычно включает колонки:

• бэклог/в очереди;
• в работе;
• на проверке;
• готово.

Важно, чтобы каждый сотрудник понимал статус и время перехода задачи. Это предотвратит ситуации, когда задачи в колонке «В работе» откладываются на неделю или месяц.

Правила перемещения. Каждый этап процесса представьте в виде колонки на доске и определите правила перемещения задач. Например, выполненная задача не должна возвращаться в колонку «В работе» без причины. В системе Kaiten автоматизируйте перемещения карточек, назначение ответственных и другие действия, задайте условия для выполнения.

Стандартизация. Стандартизация процессов делает их предсказуемыми. Менеджер видит задержки и перераспределяет ресурсы для их устранения. Это позволяет точнее планировать нагрузку и скорость выполнения задач, повышая эффективность работы. 

На проекте могут возникнуть сложности из-за отсутствия контроля над процессами или непрогнозируемой нагрузкой на сотрудников. С этим можно справиться, если выстроить систему управления проектом, например, на базе Kaiten. 

Дарья Усова, CSM Kaiten

Раздел «Timeline». В больших проектах с несколькими командами задачи часто зависят друг от друга. Timeline делает видимыми зависимости между карточками и помогает понимать, чья работа от чего зависит. 

С помощью такого отображения можно быстро разобраться — кто и чем занят, когда закончат работу над задачей и в какой колонке каждая карточка.

Задачи можно добавлять, удалять и редактировать прямо в Timeline. Это помогает быстро увидеть, кто из сотрудников и насколько загружен, с кого стоит снять часть работы, а у кого наоборот, слишком много свободного времени. 

Дарья Усова, CSM Kaiten

Пример из кейса. Дирекция ГК «Самолет» за год выросла с 20 до 150 человек и разделилась на 5 команд. Необходимо было визуализировать и оптимизировать процессы, сократить совещания, обеспечить прозрачность работы.  После внедрения Kaiten получилось разделить команды и выстроить workflow для каждой.

Если руководитель использует чек-листы для декомпозиции задач, то назначает ответственного для каждого пункта. Это упрощает контроль прогресса по проекту:

У компании еще много работы — они планируют внедрить гибкие методы управления и максимально вовлечь все команды в Kaiten. 

Контроль доступа: настройка ролей

Роли. Чем больше людей имеют доступ, тем выше риск утечек или неправильного использования данных. Четко разграничивайте роли и не выдавайте лишние доступы, чтобы снизить этот риск.

В Kaiten 5 основных ролей:

• Владелец. Полный доступ ко всем функциям и пространствам.
• Администратор. Открыты все функции и инструменты сервиса. Может менять настройки, пространства, роли других участников.
• Редактор. Действует в рамках выданного администратором доступа, обычно это работа с досками и карточками, приглашение членов команды. В этой роли находится большинство членов команд — разработчики, маркетологи, копирайтеры, дизайнеры.
• Комментатор. Может просматривать иерархию на досках, карточки, отчеты. Из активных действий доступно только комментирование. Часто это руководители и команды смежных отделов.
• Гость. Может только наблюдать за действиями команд и движением проекта. Обычно этого уровня доступа достаточно для клиента или стейкхолдера.

Kaiten упрощает защиту конфиденциальной информации и масштабирование работы команды — вы можете пригласить неограниченное количество участников и настроить для каждого уровень доступа. 

Для подключения внешнего участника (клиента, подрядчика или партнера) достаточно отправить ему ссылку на нужное пространство. Регистрация не нужна.

Можно создать группы пользователей по:

• отделам или задачам — разработка, команда маркетинга;
• проектам — продукт «Альфа», продукт «Бета»; 
• уровням доступа — наблюдатели-стейкхолдеры, руководители, которые согласуют результат.

Использование тегов и пользовательских полей для фильтрации и категоризации

В растущих проектах функционала стандартных полей не хватает. Добавляйте пользовательские поля — они позволяют прикрепить к карточке любую специфическую информацию и структурировать данные. 

Бюджет. Поле «Бюджет на задачу» упростит контроль затрат, перерасхода и экономии. Также можно отфильтровать задачи, чтобы рассчитать превышение бюджета или суммировать затраты по направлению.

Продукт. Масштабируемый бизнес работает над несколькими продуктами или клиентами. Поле «Принадлежность к продукту/проекту» или «Клиент» позволяет командам фильтровать задачи по проектам. Руководство получает отчеты по объему работы и прогрессу, что упрощает приоритизацию и распределение ресурсов

Критичность и влияние. С ростом проекта увеличивается и потенциальное влияние каждой ошибки или задержки.

Создайте поле «Уровень критичности» с вариантами «Блокирующая», «Высокая», «Средняя» или «Низкая».

Это поможет команде и руководству быстро приоритизировать задачи и выделять те, которые могут оказать наибольшее влияние на бизнес. 

Заключение

Масштабирование — это не просто желание вырасти. Это должны быть стратегические шаги руководства компании, которое убедилось в стабильности бизнеса и его готовности к развитию. Создавайте свои пространства в Kaiten, используйте инструменты для работы, контролируйте все изменения и смотрите, насколько так удобнее работать с проектами.