Регистрация
9 min read

Кейс Unidragon — как избежать хаоса в процессах при масштабировании бизнеса c помощью Kaiten

Как быстрорастущая компания смогла объединить разные отделы для удобного взаимодействия друг с другом

Unidragon,Kaiten, пазлы, деревянные пазлы, кейс, таск-трекер
Содержание
Запутанные процессы?
Покажем, как навести порядок с помощью Kaiten — за 30 минут.

Молодая компания развивается, выпускает успешные продукты и осваивает рынок. Но вместе с успехом, растет и штат команды. А чем больше сотрудников, тем тяжелее выстраивать рабочие процессы и общаться друг с другом. Так и произошло в компании Unidragon — с 2019 года штат вырос с 20 до 500 человек.

О том, с какими проблемами столкнулись в Unidragon после роста бизнеса, как команда перешла на новый инструмент и избавилась от хаоса в рабочих процессах с помощью Kaiten, нам рассказала Мила Максалиева — директор по маркетингу Unidragon.

Unidragon занимается производством уникальных деревянных пазлов. С 2019 года до текущего момента компания вышла на международный рынок и продает товары по всему миру, от России и стран СНГ до Европы, Америки и даже Австралии.

Как выглядят пазлы Unidragon
Пример продукции компании

Рост и стартаповские проблемы

Unidragon производит и доставляет пазлы с 2019 года. 4 года назад в компании работали:

  • основатель,
  • 2 маркетолога,
  • 20 человек на производстве.

Спустя 5 лет появилось:

  • полномасштабное производство,
  • разные каналы продаж,
  • маркетинг,
  • отдел финансов,
  • HR,
  • бухгалтерия,
  • юристы,
  • логистика и т.д.

Всеми этими командами и их процессами было практически невозможно управлять. Как вспоминает Мила:

«Когда я присоединилась к компании, в маркетинге все было очень хаотично. У нас было около 50 разных продуктов и более 25 каналов продаж. Все это нужно было развивать, а процессов управления в маркетинге не было совсем.

Коммуникация велась в чатах Slack, Notion, Google Документах, у каких-то команд были свои доски в Trello. Часть информации хранилась на корпоративном облаке, а какие-то файлы хранились на личных дисках сотрудников. От этого возникало много коммуникационных конфликтов».
Мем про рабочие процессы в компании, сильная и слабая доге

Коммуницировать с коллегами было сложно: приходилось создавать отдельные чаты в разных мессенджерах по каждому новому продукту, из-за чего не получалось адекватно отслеживать статус задач по продуктам, а документы и важные комментарии коллег постоянно терялись. Чтобы избавиться от хаоса компания решила перейти в единое пространство, с помощью которого можно визуализировать задачи — полгода назад Unidragon начали переносить процессы в сервис для управления проектами Kaiten.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно

Сложная система взаимодействий и переход в Kaiten

В Unidragon достаточно запутанная система связи отделов из-за разных продуктов, кроссфункциональных задач и созависимых друг от друга команд. На схеме ниже попытались передать устройство компании:

Как связаны между собой команды в Unidragon

Чтобы распутать клубок из зависимостей, сложных процессов, и перейти в новый, единый инструмент без паники и стресса, ребята решили начать с малого и собрать «пирог» с нижнего слоя.

  1. Для начала они создали пространства для каждой команды и стали постепенно прививать сотрудникам культуру ведения задач.
  2. Создали отдельные административные пространства для тимлидов, с помощью которых руководители просматривали прогресс по работе с задачами нескольких команд в рамках одного экрана.
  3. Выстроили горизонтальные взаимосвязи между сотрудниками из разных команд, чтобы они могли ставить задачи друг другу без участия менеджера.
  4. Построили сквозные взаимосвязи по каждому продукту, с момента идеи до запуска.

Вишенкой на торте стали прозрачные рабочие процессы и сбор аналитики на уровне всей компании.

Схема перехода в Kaiten в виде пирога с 4 слоями
Собирали пирог с нижнего слоя — от простого к сложному. Это позволило постепенно адаптировать команду к новому инструменту и избежать конфликтов

На сегодняшний день все подразделения работают в Kaiten, а пространства команд отражают основные этапы работы. Если открыть карточку продукта, можно увидеть взаимосвязи, прогресс выполнения задачи или задать вопрос коллегам в специальном поле комментариев.

Ниже рассказали, как сейчас организованы рабочие процессы в Unidragon в разных отделах.

Процесс создания новых продуктов в Unidragon

Специфика разработки в Unidragon в том, что одновременно в работе находятся около 50 новых продуктов. Процесс их создания довольно сложный, поэтому, прежде чем выпустить продукт на рынок, он должен пройти несколько этапов:

  1. Проработка идеи;
  2. MVP;
  3. Подготовка к запуску (создание контента и подготовка рекламных компаний);
  4. Запуск;
  5. Анализ результатов запуска;
  6. А дальше продукт уходит на последующие циклы для регулярного производства и продаж.

Сложность в том, что над каждым продуктом должно слаженно работать несколько команд — более 20 человек. Поэтому в первую очередь в Kaiten создали пространство «Новые продукты».

Пример канбан-доски для создания новых продуктов в компании
Рабочее пространстве в Kaiten, на котором визуализирован весь процесс разработки новых продуктов

На пространстве есть Бэклог продуктов — это доска, на которой каждый новый продукт существует в виде карточки с уникальным названием. Все обсуждения, правки и доработки идеи фиксируются внутри карточки.

По мере развития задача движется по этапам. При переходе на следующий этап в ней автоматически появляются шаблонные чек-листы со списком действий, которые обязательно должны быть выполнены, прежде чем задача перейдет в другую колонку.

Пример контрольных списков внутри карточки Kaiten
Слева – список шаблонных чек-листов в карточке. Справа – чек-лист подготовки контента по продукту а развернутом виде

И одновременно с этим на выделенных пространствах команд, которые отвечают за эти действия, появляются дочерние карточки.

Выстроенная связь карточек: список дочерних карточек с важной информацией отражается в главной, родительской карточке Кайтен
В карточке продукта видны все подзадачи, которые необходимо выполнить для его запуска. За связанные задачи отвечают другие люди, но прогресс по ним виден в главной карточке

Например, есть отдельное пространство для разработки новых продуктов RnD. Если создать карточку в бэклоге продукта, на пространстве RnD автоматически создатся дочерняя карточка, которая будет двигаться по своим этапам. Внутри можно назначить ответственных сотрудников, подгрузить шаблоны чек-листов для каждого этапа, проставить сроки и др.

Как выглядит пространство разработчиков в Kaiten
Пространство RnD. Здесь выполняется один из этапов работы над созданием новых продуктов, соответственно все карточки здесь связаны с карточками продуктов

Еще один инструмент визуализации, который используют ребята, — это цветные метки. Так называют специальные теги, которые отображаются как внутри, так и на фасаде карточки, чтобы сразу продемонстрировать важную информацию по задаче. Например, название проекта, вид запуска, рекламный плейсмент и т.д.

Цветные метки в Kaiten — ярлыки, которые отображают важную информацию по задаче
Цветные метки позволяют быстро сориентироваться на доске, а еще по каждой метке можно отфильтровать карточки на пространстве

В итоге любому сотруднику достаточно бросить один взгляд на доску, чтобы оценить весь процесс создания продукта и управлять им, не пропуская этапы или важные шаги, и сдавая задачу в срок. Внутри каждой карточки продукта можно увидеть прогресс по его реализации: что было сделано, а что еще нет, и кто за это отвечает.

Виталий, Project Manager
«Я хотел иметь сервис, где я бы мог контролировать проект, не углубляясь в точечные задачи. Раньше приходилось напоминать и долго искать информацию в большом количестве чатов. А сейчас я могу просто посмотреть все на пространстве продукта».

Самостоятельные команды в маркетинге

Команда маркетинга отвечает за запуск новых продуктов и их продвижение по разным каналам связи. Из них: 4 сайта, 27 маркетплейсов, соцсети, рассылки и прочее.

Отдел состоит из нескольких «функциональных групп»: продакшн, маркетплейсы, performance, SMM, CRM, аналитика, influence-partnership. Цель перехода в Kaiten для этих команд кроется в том, чтобы:

  • выстроить горизонтальные связи в отделе между группами;
  • ребята из разных отделов самостоятельно ставили друг другу задачи;
  • разгрузить топ-менеджера и работать без его вмешательства.

Первым делом для каждой функциональной группы были созданы отдельные пространства. Доски каждой команды выглядят по-своему и сделаны так, чтобы сотрудникам было удобно в них работать.

Пример свернутой канбан-доски для визуализации работы
Пример канбан-доски для работы с задачами
Например, это разные пространства Продакшена и Дизайна. Но при этом доска с очередью задач у них общая. Так коллеги из разных отделов могут без лишних коммуникаций узнавать, когда и какой контент будет готов

Отдельно расскажем о пространстве для организации глобальных задач маркетинга «Main marketing», на котором работают в основном лидеры функциональных групп. С его помощью можно выполнять какие-то масштабные задачи и управлять отделом в целом. Например, провести маркетинговое мероприятие, создать ежемесячный отчет, сделать карту компетенций.

Пример канбан-доски для команды маркетинга
Пространство Main Marketing, на котором работают тимлиды разных групп

Дальше нужно было построить прозрачные процессы по каждому продукту. Эту задачу решили с помощью системы родительских и дочерних карточек:

  • На продуктовом пространстве есть главная карточка продукта.
  • Когда она переходит в этап «Запуск», автоматически создается дочерняя карточка на доске «Маркетинг / запуск продуктов».
  • И к этой карточке привязывается еще множество других дочерних карточек на пространствах функциональных групп.
Схема разделения задачи на подзадачи в отделе маркетинга

Так отдел маркетинга получил прозрачную иерархию задач, которая подсвечивает все процессы, необходимые для запуска продукта.

Мила, директор по продажам и маркетингу Unidragon
«Я все время шучу, что Кайтен, как весна — когда он наступает, сразу все становится видно: кто, что, где и когда делает».

От хаоса в финансах к прозрачной системе оплат

Еще одно пространство было создано для группы Performance, которая отвечает за привлечение и удержание клиентов через таргет, контекстную рекламу и рекламу на маркетплейсах. Проблемой, которая мешала работать менеджеру, была организация оплат по разным рекламным каналам.

Из-за большого количества каналов в разных странах, по каждому из них приходилось общаться с разными людьми, проводить оплату разными способами и в разное время. Если держать всю эту информацию в голове, можно просто сойти с ума и с высокой вероятностью упустить что-то важное.

До перехода в Kaiten сотрудники присылали заявки на оплату через Slack, иногда забывая прикрепить какие-то документы или данные, а менеджер проверял всю эту информацию вручную.

Чтобы сократить количество рутинной работы и разгрузить специалиста, и было создано отдельное пространство в Kaiten:

  • Для каждой оплаты создается новая карточка.
  • В зависимости от типа оплаты в ней автоматически проставляется чек-лист с теми данными, которые ответственный должен заполнить, чтобы оплата прошла: какая страна, направление, подрядчик, сумма и т.д.
  • Дальше карточка проходит этап юридической проверки и переносится в реестр оплат. Бухгалтерия ее согласовывает и переносит задачу в Готово.
Пример работы с чек-листами из отдела финансов Юнидрегон
Слева – шаблон заполнения карточки оплаты. Справа – чек-лист согласования платежа с ответственными и сроками
Галина, Head of performance
«Уже спустя несколько месяцев у нас значительно ускорились процессы оплаты. Доска двигается, карточки перемещаются, платежи не задерживаются, все ответственные всегда в курсе».

Организация логистики по всему миру

Еще одна особенность компании — сложная логистика. Из-за того, что товары отправляются по всему миру, у Unidragon есть несколько юр.лиц, отвечающих за отгрузки по разным направлениям.

Чтобы это систематизировать, на одном пространстве были созданы отдельные доски: ОПТ Мир, Опт РФ, Образцы, Регулярные отправки, Новые продукты.

В зависимости от типа доски к карточкам прикрепляется заранее созданный чек-лист, который помогает контролировать отправки определенного типа. Для каждого пункта можно назначить ответственного сотрудника и указать срок выполнения.

После завершения работы по задаче, получающая сторона заполняет отдельный чек-лист, отмечая пункты галочкой «пришло / не пришло».

Чек-лист отдела логистики, который помогает сократить рутинную работу
Чек-лист внутри карточки позволяет отслеживать статус отправок и контролировать сроки

Совмещение Kaiten и Jira в IT-отделе

Сложнее всего переход в в Kaiten проходил в IT-отделе, потому что ребята уже выстроили рабочие процессы в Jira и не хотели менять привычный инструмент. Руководство же не хотело давить но сотрудников, но из-за того, что команды из других подразделений выступают в роли заказчиков для IT, было важно свести всю коммуникацию в единое пространство.

В итоге ребята решили пойти на компромисс. Сейчас постановка задач ведется на пространстве Kaiten и там же фиксируется статус задач. А сами специалисты работают по спринтам в Jira и просто подгружают ссылки на задачи Jira в карточки Kaiten.

Антон — IT директор
Мы используем Кайтен, как единое окно для постановки задач от бизнеса. А все, что касается самой разработки, транслируем в Jira. Но в скором времени планирую отказаться от этого и взаимодействовать по спринтам в рамках Kaiten.

Такой подход помог выстроить учет по работе IT-команды. Руководитель отдела смотрит на суммарный отчет в Kaiten и оценивает скорость обработки задач и уровень компетенций каждого сотрудника.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно
вкусвилл СБЕР
додо пицца Альфа-Банк
МегаФон самолет
Эксмо Сколково
Попробовать

Промежуточные результаты

Ребята только полгода работают в Kaiten. Срок небольшой, но этого достаточно чтобы ощутить улучшение в рабочих процессах. Например:

  • Улучшилась коммуникация. Отказавшись от общения в мессенджерах, ребята свели обсуждения задач в единое место. Теперь важная информация и документы не теряются, а сотрудники из разных отделов могут быстро погрузиться в задачу и удобно взаимодействовать друг с другом.
  • Прозрачные процессы. Благодаря визуализации работы в Kaiten, руководство может оценить как работу отдела, так и конкретного сотрудника, чтобы скорректировать рабочий процесс — достаточно одного взгляда на доску.
  • Работа с проектами в рамках одной карточки. Т.к. для каждого нового продукта создается отдельная задача на специальном пространстве, можно увидеть все связанные с ним процессы: от крупных до самых мелких задач. При необходимости можно быстро выбрать дочернюю карточку, перейти на нужное пространство и задать вопрос ответственному сотруднику внутри карточки.
  • Взаимодействие и помощь между отделами. В Kaiten все видят, как работает отдельный сотрудник и его коллеги. Если кто-то из команды замечает, что у кого-то образовался завал, можно всегда прийти на помощь — так складывается дружная команда.
  • Один инструмент для всех. До этого мы пробовали Trello, Asana, Jira, но в них всегда переходили 1-2 отдела, мы не могли там выстроить полноценную работу на уровне компании. В Kaiten нам это удалось, благодаря гибкости сервиса.
Kaiten упрощает управление компанией — вся работа видна на одном экране
Попробуйте сами или приходите на демо — покажем на примере вашей команды и ответим на вопросы.
Попробовать Kaiten

Заявка на демонстрацию Kaiten

В формате видео‑звонка покажем возможности системы, ответим на вопросы и расскажем, как настроить под ваши бизнес-процессы.
Когда вам удобно будет ответить
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.

Заказать звонок

Когда вам удобно будет ответить
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.

Скачайте презентацию

Расскажите о своей компании, и мы отправим вам подходящую презентацию возможностей Kaiten.
Сфера деятельности
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.