Система онбординга в Kaiten: пошаговый гайд для HR
Как перенастроить систему, если руководитель перегружен, HR все держит в голове, IT не отвечает, а новичок ждет
В онбординге участвуют рекрутеры, сисадмины, бухгалтерия, наставники и руководители. Когда всё это живёт в чатах и таблицах — кто-то обязательно забудет, перепутает сроки или просто не узнает о новом сотруднике вовремя. Разбираем, как выстроить процесс так, чтобы он работал предсказуемо.
Визуализируйте онбординг
Часто онбординг воспринимают узко: как экскурсию по офису и подписание договора в кадрах. В результате новички чувствуют себя брошенными уже на второй день и не понимают, с чего им начать.
Чтобы управлять адаптацией, нужно реализовать и выстроить последовательный процесс. Начать лучше с подготовки (пре-онбординга), которая часто страдает из-за человеческого фактора.
Пре-онбординг
На этом этапе важно все подготовить к приходу нового человека. Чтобы сотрудник пришел, а у него уже был готов пропуск и ноутбук, доступы к нужным программам и понимание, чем заниматься.
Реализовать это непросто, потому что в пре-онбординге участвуют разные отделы, которые не сидят в одной комнате. Например, если рекрутер нанял человека, но админы об этом не знали, а офис-менеджер забыл заказать стол — новый сотрудник уже не может приступить к работе.
Все это можно настроить в одной системе управления проектами, например, в Kaiten. В этом сервисе можно создать создать структурированный и прозрачный план адаптации, который поможет новичку быстро освоиться в коллективе и понять свои задачи. В Kaiten можно отслеживать прогресс онбординга, предоставлять доступ к необходимым ресурсам и получать обратную связь от новых сотрудников.
Создание карточки. Когда кандидат принимает оффер, рекрутер создает карточку на доске HR, дает ей название по имени сотрудника, например, «Павел Иванов». В этой карточке собирается вся базовая информация по будущему работнику: дата выхода, должность, отдел, нужная техника:
Декомпозиция задач. Внутри карточки можно создать сколько угодно дочерних задач для других отделов. Не придется отдельно писать в бухгалтерию и команду IT — у каждой дочерней карточки будут свои ответственные:
- На доску IT-отдела: «Подготовить ноутбук и учетку для Павла И.»
- На доску АХО: «Оформить пропуск и подготовить рабочее место».
- На доску бухгалтерии: «Подготовить пакет документов для трудоустройства».
Так рекрутер видит общую картину. Если IT-отдел затянул с ноутбуком, рекрутер увидит это прямо в карточке Павла, так как статус дочерней задачи отображается в родительской:
Блокировка. Карточки могут блокировать одна другую. Например, карточка получения доступов во внутренние программы может быть заблокирована до тех пор, пока Павел не подписал документы о приеме на работу.
Это защищает систему от логических ошибок, когда IT-отдел тратит ресурсы на настройку, а новичок в последний момент отказывается от работы.
Дорожки. Если на работу принимают одновременно несколько человек, то стоит создать несколько дорожек, чтобы разделить процесс на категории.
Можно расставить приоритеты в зависимости от важности ролей, для которых подбирается сотрудник:
- срочный найм;
- стандартный онбординг;
- стажеры.
Так рекрутер сможет одновременно запускать в работу сотрудников в зависимости от должности и срочности выхода.
Основной онбординг
Техническая часть позади. Главная боль этапа — информационная перегрузка. Новичку открывают доступ к регламентам, добавляют в десятки чатов и ждут, что он сам во всем разберется. В итоге тимлид постоянно отвлекается на вопросы, где лежит файл, а сотрудник находится в постоянном стрессе.
С помощью фич Kaiten можно трансформировать хаотичное изучение информации в понятный трек.
Первая «учебная» доска. Не добавляйте новичка сразу на общую доску команды, где «кипит» работа — заканчиваются сроки выполнения по задачам, ищут решения для сложных багов и размещены сразу десятки карточек. Чтобы нового сотрудника это не напугало, создайте для него отдельную доску и добавьте туда первые учебные задачи:
Так сотрудник научится передвигать карточки по колонкам Kaiten, привыкнет к срокам и правилам оформления задач в безопасной среде. Он совершит свои первые ошибки там, где это никому не навредит.
База знаний внутри задач. Если руководитель и наставник будут постоянно скидывать новичку в личку ссылки на документы — сотрудник запутается. В Kaiten есть модуль «Документы», в котором можно создавать и добавлять любые регламенты, инструкции и чек-листы.
Руководитель может создать карточку «Изучить архитектуру проекта» и назначить ее Павлу, а прямо в описание добавить ссылку на базу знаний. Новичку не придется искать информацию, он сразу видит инструмент для ее решения.
WIP-лимиты. Большая ошибка — выдать стажеру список из 20 ссылок и попросить все изучить. Сотрудник откроет 10 вкладок, будет пытаться читать все параллельно и уже к обеду потеряет фокус.
Настройте на доске новичка жесткий WIP-лимит на колонку «В работе» = 1 или 2. Тогда система Kaiten технически не даст сотруднику перетащить карточку «Изучение документации API», пока он не завершит карточку «Настройка корпоративной почты»:
Это поможет новичку фокусироваться на одной задаче и доводить ее до конца, а потом брать следующую.
Чек-листы. Чтобы крупные задачи не пугали, их можно разделить на части с помощью чек-листов.
Руководитель может создать карточку «Подготовка к трудоустройству» и добавить в него пункты плана:
Сотрудник просто идет по списку и ставит галочки. Так новичок чувствует себя увереннее, потому что справляется. А его наставник видит, что уже выполнено, и не дергает сотрудника вопросами.
Прозрачность для наставника. Руководитель может открыть доску и сразу увидеть прогресс:
- карточка «настройка окружения» висит в работе 3 дня → Сигнал: подойти и помочь, видимо, что-то не получается.
- карточка «изучение конкурентов» ушла в «готово» за 10 минут → Сигнал: проверить качество, возможно, сотрудник просто пролистал документ, не читая.
Интеграция к полноценному участнику команды
Когда новичок разобрался с первыми задачами, научился работать на своей доске и изучил все регламенты, его можно переводить на общую доску команды.
Теперь задача нового сотрудника — встроиться в общий поток создания ценности и начать работать, а не показывать иллюзию занятости. С помощью инструментов Kaiten можно сделать этот процесс прозрачным и оценить реальную пользу новичка.
Общая доска. Когда сотруднику открывают доступ к общему рабочему пространству, он видит всю цепочку — откуда приходят задачи и кто ими будет заниматься после него. Так формируется ответственность — если задержать работу в своей колонке, то встанут все последующие процессы. Визуализация потока помогает команде работать сообща.
Застоявшиеся карточки. Если Павел взял на себя задачу, но карточка остается «В работе» уже несколько дней, это будет сразу заметно. Дополнительно система может подсветить «зависшую» задачу и отправить уведомление руководителю.
Объективная аналитика. Как понять, прошел человек испытательный срок или нет? «Мне кажется, он справляется» — это плохой аргумент.
Kaiten собирает статистику автоматически. Руководитель может открыть отчет по конкретному исполнителю и проверить основные метрики.
Throughput (пропускная способность). Сколько карточек удается закрыть новичку в неделю, растет ли это число:
Cycle time (время цикла). Сколько времени уходит на типовую задачу. Если у каждого члена команды это 2 дня, а у новичка — 10, возможно, ему нужно дополнительное обучение:
Это даст факты для финальной встречи, где руководитель сможет обсудить эффективность сотрудника, а не его личность.
Финальный чек-ин. Когда решение принято и сотрудник остается, важно поставить точку. Руководитель возвращается к первой карточке «Павла Иванова» и закрывает финальный чек-лист:
Перенос этой карточки в колонку «Готово» — это психологический момент завершения адаптации. Проект «Новичок» закрыт.
Управление потоком и автоматизациями
В Kaiten можно настроить правила «Если → То». Любое такое правило можно описать как цепочку: «Если происходит событие → то система выполняет действие». Например, если карточка с сотрудником в колонке «Оффер принят», то система автоматически создает дочернюю задачу «Подготовить пакет документов»:
Так HR не тратит время на написание типовых писем и контроль их получения. IT и АХО получают задачи заранее, а не в день выхода сотрудника.
С помощью автоматизаций можно создавать карточки, перемещать их, добавлять или менять данные, комментарии, статусы и чек листы. Это помогает выстроить workflow под потребности онбординга.
Приведем пример. В отделе HR Kaiten помогает поддерживать порядок и убирать в архив лишние карточки. Допустим, если настроить правило архивации и добавить в карточку кандидата метку «не рассматривается», то карточка будет автоматически переноситься в архив:
Так на рабочей доске HR останутся только актуальные кандидаты и сотрудники:
Также можно создавать шаблоны для любых регулярных задач с нужными полями, описаниями и правилами, по которым будет двигаться карточка.
Создание шаблона
Теперь, когда мы разобрались во всех фичах для онбординга, разберем, как создать шаблон для карточки нового сотрудника. Это заготовка, которую можно быстро будет запустить в работу со всей важной информацией, чек-листами и описанием.
Перейдите на доску, которая отображает процесс онбординга. Затем создайте новую карточку и дайте ей заголовок с подробным описанием, которое будет одинаково для всех новичков.
Что должно быть в шаблоне для карточки:
- Структура описания — что обязан сделать HR, IT и наставник.
- Чек-листы — юридическое оформление, оборудование, доступы, обучение.
- Подзадачи — с ответственными по отделам и сроками.
Приведем пример. Внутри карточки создайте чек-лист «Юридическое оформление» с пунктами, например:
- подписать трудовой договор и NDA;
- завести в корпоративную базу;
- сделать фото для пропуска.
Затем стоит подготовить подзадачи, которые будут назначены другим отделам:
- подготовка рабочего места и доступа в сеть для IT-отдела;
- заказ банковской карточки и подключение к зарплатному проекту для бухгалтерии.
Добавьте ответственных для каждого пункта или подзадачи, а также сроки выполнения, если это необходимо. Затем сохраните карточку, как шаблон.
Кнопка автоматизации находится прямо в карточке. Ее можно запустить одним кликом. Подробнее об этом рассказываем на нашей странице модуля Автоматизации.
Теперь для каждого нового сотрудника не нужно создавать несколько карточек и чек-листов — все будет создано по одному вашему клику.
Заключение
Успех в адаптации новичка измеряется не количеством документов, а скоростью его выхода на полную продуктивность. Kaiten делает этот процесс прозрачным, повторяемым и управляемым.
Что стоит запомнить:
- Используйте иерархию: пространство → доска → карточка, чтобы превратить хаотичный список задач в визуальный, управляемый процесс.
- Карточка — основной элемент, с которым нужно работать в сервисе. Добавляйте чек-листы для дробления задачи на управляемые части и гарантии качества выполнения всех процедур.
- Устанавливайте WIP-лимиты на колонки «Обучение у наставника» или «Подготовка IT». Это защищает ваших опытных сотрудников от перегрузки и гарантирует высокое качество адаптации.
- Создайте мастер-шаблон для каждой роли и настройте простые правила автоматизации. Это позволяет вам запускать сложный процесс онбординга одним кликом и устранить большую часть рутины приема на работу нового сотрудника.
