PRINCE2: рассказываем про методологию для больших и дорогих проектов
Не подходит Agile? Присмотритесь к одному из классических методов
Мы все любим Agile, но есть проекты, для которых он не подходит. Например, представим команду рабочих, которая строит завод. Сложно представить, что после каждого кирпича строители будут общаться с заказчиком и по его желанию капитально перекладывать проводку или переделывать фундамент почти готового здания.
Для крупных проектов со сложными спецификациями и жесткими требованиями есть более подходящая методология — PRINCE2. В статье расскажем об основных принципах метода и кому он пригодится.
Что такое PRINCE2: суть методологии
PRINCE2 означает PRojects IN Controlled Environments, проекты в контролируемых средах. Это методология управления проектами, в фокусе которой — структура и строгий контроль каждого этапа производства.
Методология управления проектами PRINCE2 разработана в 1989 году британским агентством CCTA в первую очередь для IT. В 1996 году из нее сделали универсальный фреймворк для проджект-менеджмента PRINCE2, и британское правительство одобрило его как стандарт для социальных и других проектов. С 2013 года марка PRINCE2 принадлежит частично государственной компании AXELOS Limited.
Философия методологии PRINCE2: формула 7-7-7
Суть методологии PRINCE2 укладывается в форму 7-7-7:
- 7 принципов управления проектами;
- 7 практик (в старой редакции PRINCE2 — темы), которые надо применять в управлении проектами;
- 7 процессов, или этапов работы над проектами.
Методологию обычно показывают в виде колеса, которое напоминает пирог. Суть схемы в том, что PRINCE2 состоит из разных частей, но все они тесно связаны, поэтому нельзя «выбрасывать» элементы из методологии.
Разберем, как устроен этот подход к управлению проектами, на примере строительства завода.
7 принципов PRINCE2: фундамент методологии
7 принципов PRINCE2 — это база методологии, которую нельзя игнорировать или менять на свой вкус. На основе этих принципов выстроены остальные «семерки» PRINCE2.
Принцип 1: Непрерывное бизнес-обоснование (Continued Business Justification)
Это значит, что любой проект должен быть экономически оправдан — то есть он либо приносит заказчику дополнительную прибыль, либо снижает его расходы. При этом бизнес-обоснование проекта проверяют заново перед каждой новой стадией.
Такой жесткий контроль обоснования нужен, чтобы в любой момент остановить проект, который перестал быть рентабельным — например, потому что технология устарела, закрылась ниша на рынке или конкурент опередил нас с таким же продуктом.
Принцип 2: Учет опыта (Learn from Experience)
В рамках методологии PRINCE2 учитывают и чужой, и свой опыт. Ошибки на чужих похожих проектах команда подробно изучает еще до старта. А в ходе работы над своим проектом ведет журнал уроков (Lesson Log), где от идеи до сдачи фиксирует свой опыт.
Например, дизайнеры проектировали дом и ошиблись с расположением и размером двери в ванную комнату. В итоге дверь в открытом положении упиралась в стену коридора. Если команда учла этот опыт, она больше не повторит эту ошибку.
Принцип 3: Определенные роли и обязанности (Defined Roles and Responsibilities)
В рамках методологии PRINCE2 в командах действует строгое распределение ролей и зон ответственности. Есть четыре уровня сотрудников:
Принцип 4: Управление по этапам (Manage by Stages)
По правилам PRINCE2, любой проект делится на этапы, в конце каждого — контрольная точка. На этих точках происходят:
- обновление документации — бизнес-обоснования и реестра рисков;
- планирование следующего этапа.
Например, строители не приступят к прокладыванию проводки, пока руководители не обновят документацию с учетом голых стен.
Принцип 5: Управление по исключениям (Manage by Exception)
В PRINCE2 есть допуски (tolerances) — характеристики проекта, по которым разрешены небольшие отклонения от плана. Допустимые отклонения фиксируют в проектной документации и включают туда:
- время — «мы можем сдать объект на месяц позже или раньше»;
- деньги — «мы допускаем перерасход не больше 10% от изначального бюджета»;
- качество — «стены завода могут иметь максимум 100 неровностей внутри и 200 снаружи»;
- объем работы — «команда может за месяц взять на себя не более 10 часов работы сверх плана»;
- риск — «допустимы задержки поставок стройматериалов на 20 дней максимум»;
- выгода — «через три года завод будет производить 20 000 кружек в день и приносить ROI 20%»;
- устойчивость (sustainability) — «0 экологических катастроф, выбросы углекислого газа не больше 0,95т на тонну продукта».
Допуски нужны не для того, чтобы свернуть проект, как только хоть что-то пошло не по плану — они описывают триггер для эскалации. То есть если проблема вписывается в допуск, с ней разбираются исполнители. А если нет — ей займется совет проекта. Так вышестоящее руководство будет в курсе серьезных проблем, но при этом исполнители не будут дергать их по поводу мелких внештатных ситуаций.
Принцип 6: Фокус на продуктах (Focus on Products)
Методология PRINCE2 максимально фокусируется на продуктах — сначала описывает требования к ним, обосновывает, зачем они нужны, а уже потом переходит к вопросам «кто и когда должен это сделать?».
«Продукт» в данном случае — не только конечный результат проекта. Это лишь один из четырех типов продуктов в рамках PRINCE2, который называют продуктом проекта (Project product) — еще есть:
- Управленческие продукты (management products) — продукты, нужные менеджерам для реализации проекта. Например, бизнес-обоснование, план работ с таймлайном и этапами, и д. р.
- Внешние продукты (external products) — то, что нужно проекту от внешних поставщиков и часто завязано на законы и стандарты в сфере. Например, документы на земельный участок для строительства.
- Специальные продукты (specialist products) — отдельные элементы проекта, которые нужны либо исполнителям, либо конечным пользователям. Например, строителям нужны чертеж завода и технические требования к фундаменту, а тем, кто будет на нём работать — санузлы на каждом этаже, комната отдыха и т. д.
Принцип 7: Адаптация к среде проекта (Tailor to Suit the Project Environment)
Смысл этого принципа в PRINCE2 — инструменты и методы управления должны соответствовать проекту и его окружению. В контекст проекта, который важно учитывать при адаптации, входят:
- размер команды;
- сложность и длительность проекта;
- риски и их масштаб;
- корпоративная культура;
- требования закона.
Например, рабочий, который закладывает фундамент для будущего завода, вряд ли будет двигать карточки на канбан-доске. Но для управления другими этапами и аспектами строительства — например, дизайном или ведением проектной документации — могут пригодиться онлайн-инструменты.
Решения для этого есть разные — так, в Kaiten есть модуль «Документы», в котором можно хранить всю важную информацию по проектам, в том числе в строительстве.
7 практик PRINCE2: На что обращать внимание
Практики PRINCE2 — это аспекты проекта, требующие постоянной проверки: документация, структуры, которых надо придерживаться, и т. д. Подробнее рассказали в таблице.
7 процессов PRINCE2: жизненный цикл проекта
Процессы в PRINCE2 — это группы активностей, направленных на получение результата. Всего процессов 7, они соотносятся с жизненным циклом проекта, но не являются последовательными. Так, часть процессов накладываются друг на друга, а управление проектом происходит от предпроекта до закрытия.
PRINCE2 vs. Agile: что подходит вашему проекту
Одна из особенностей PRINCE2 — четкая структура и необходимость соблюдать все требования методологии. Это скорее не недостаток: в управлении большими и дорогими проектами важны предсказуемость и регламентированные процессы.
Но именно поэтому PRINCE2 — не универсальный метод и, например, не подойдет для краткосрочных проектов или ситуаций, когда из-за нестабильной среды все документировать не получится.
Подробнее об отличиях PRINCE2 и Agile с примерами проектов, которые подойдут под методологию, рассказали в таблице.
Как внедрить PRINCE2 в работу: практические шаги
Разберем, как внедрить методологию PRINCE2 в работу.
Оцените необходимость. Для этого предлагаем ответить на 5 вопросов:
- Проект будет длиться больше 6 месяцев?
- Бюджет превышает 10 млн рублей?
- В команде больше 10 человек или вы будете работать с несколькими подрядчиками?
- Проект предполагает высокие риски или строгие требования к отчетности?
- Заказчик — крупная компания или государство?
Если вы ответили «да» хотя бы на три вопроса — значит, можно попробовать PRINCE2 или адаптированную, чуть более гибкую версию методологии PRINCE2 Agile.
Обучите команду. В России управлению по PRINCE2 учат IT Expert и русское отделение Pitman Training. Можно сходить на интенсив с тренером или прочитать всю англоязычную вики. Экзамены в России сейчас не проводят из-за санкций, но важнее обучиться методологии, чем получить документ для подтверждения.
Адаптируйте методологию под проект. PRINCE2 для разных проектов и индустрий будет работать по-разному. Например, контроль качества ПО и завода в процессе строительства требуют разных методов, документов и экспертизы сотрудников и подрядчиков.
Выберите инструменты. Российских продуктов, заточенных под управление по PRINCE2, нет. Но можно использовать гибкие инструменты для проджект-менеджмента, которые легко адаптировать под эту методологию. Таких вариантов на рынке много. Например, с помощью канбан-досок в Kaiten можно сделать процессы прозрачными и предсказуемыми — все вводные по каждой задаче в нужном месте, статус видно всей команде.
Для обширной проектной документации по PRINCE2 пригодится раздел «Документы». Там можно писать, верстать и быстро обновлять бизнес-обоснование и любую другую документацию.
А для планирования долгих и масштабных проектов в Kaiten можно построить диаграммы Ганта — это визуализация таймлайна работы над проектом.
Проведите пилотный проект. Если вы раньше не работали по этой методологии, не начинайте с больших и сложных проектов — сначала опробуйте PRINCE2 на проекте поменьше. Так вы поймете, нравится ли вам и коллегам такой формат работы, и подходит ли PRINCE2 для ваших задач.
Совершенствуйте. После тестового проекта и внедрения PRINCE2 в работу важно регулярно собирать обратную связь от коллег — например, после закрытия каждого проекта. Так вы сможете наладить процессы и сделать работу комфортнее на каждом следующем проекте.
Что делать дальше
PRINCE2 и адаптированная версия PRINCE2 Agile — не универсальные методы управления проектами. Ригидность и обширная документация не всегда нужны, в стартапах они могут только замедлить Time to Market и испортить климат в команде бесконечными отчетами. Но для больших, дорогих и долгих проектов PRINCE2 — отличный способ сделать работу предсказуемой и понятной для всех участников.
Любой проект, на два года или два месяца, управляемый по Agile или нет, требует централизованного источника для хранения информации. С этим помогут программные продукты для управления проектами — например, в Kaiten можно хранить и информацию о задачах и их статусах, и проектную документацию.
