Кросс-функциональные команды: когда разные специалисты объединяют усилия для успеха

В мире продуктовой разработки всё чаще можно услышать о кросс-функциональных командах и их продуктивности. Однако, как это всегда бывает с инновациями, концепцию такого вида команды часто понимают неправильно. Мы не только расскажем, что такое кросс-функциональная команда, но и поделимся инструментами, как ее собрать, а также обратим внимание на встречающиеся ошибки в организации работы.

Что такое кросс-функциональная команда

Термин «кросс-функциональная команда» пришел из Scrum, но также нашел свое место и в других методиках.

Кросс-функциональная команда — это группа специалистов, у которых есть все необходимые навыки, чтобы создавать, поддерживать и развивать целый продукт самостоятельно, без помощи других команд.

Пример:

Для разработки и запуска любого ПО или сайта нужны не только технические специалисты, такие как backend- и frontend-разработчики, но и те, кто поможет продвинуть его и сделать удобным и полезным для пользователей. Для этого в команде должны быть бизнес-аналитики, SEO-специалисты, маркетологи, UX-дизайнеры, иллюстраторы, копирайтеры. Если все перечисленные специалисты есть в команде и сотрудникам не нужно обращаться за помощью в другие отделы, команду можно назвать кросс-функциональной.

Преимущества кросс-функциональных команд

• Гибкость. Если что-то меняется на рынке, команда может быстро перестроить планы.
• Высокая продуктивность. У команды нет зависимостей от внешних специалистов, из-за чего возникает меньше блокировок.
• Высокая скорость разработки. Это также происходит за счет отсутствия зависимостей.
• Самостоятельность и проактивность. Команде легко собраться вместе и обсудить все возникшие вопросы. Внешние специалисты нужны только в крайних случаях.
• Быстрый запуск продукта. Когда все необходимые специалисты работают над одним проектом, продукт выходит на рынок быстрее и начинает приносить деньги.

Допустим, команде понадобился тестировщик из другого отдела. У внешнего специалиста есть свой бэклог задач и обязательства перед другими заказчиками. То есть, чтобы он протестировал созданную вашей командой функцию, нужно ждать, когда у работника появится время на задачу. Возможно, ждать придется ни один день. В это время компания теряет потенциальную прибыль, которую могла бы принести новая фича. Если вы захотите пройти без очереди, то рискуете наткнуться на конфликт с другими командами.

Распространенная ошибка: кросс-функциональная команда — это команда T-shaped специалистов

Многие говорят о том, что кросс-функциональная команда и команда из T-shaped людей —- одно и то же. Это не так. Кросс-функциональная команда может состоять как из T-shaped, так из I-shaped специалистов.

Если в команде много T-shaped сотрудников, это положительно влияет на гибкость и продуктивность команды: один специалист может прийти на помощь загруженному коллеге или заменить работника, ушедшего в отпуск. I-shaped работник может быстро выполнять обязанности в рамках своей сферы и будет готов к сложным задачам.

В реальности кросс-функциональные команды чаще состоят из I-shaped специалистов. Во-первых, разносторонний специалист бывает не нужен. Например, в команде, отвечающей за контент сайта, есть юрист. Он должен следить, чтобы реклама и распространяемый контент соответствовал букве закона. Никто не будет требовать от него навыков верстки. Для него и так много работы. Во-вторых, найти эксперта в нескольких сферах может быть трудно, особенно если речь идет о программировании. Проще будет найти нескольких I-shaped специалистов.

Вы можете комбинировать T-shaped и I-shaped людей. Оцените количество задач в рамках продукта, и станет понятно, нужны ли вам эксперты широкого профиля или, наоборот, подойдут специалисты, которые собаку съели на конкретных задачах.

Чем отличается кросс-функциональная команда от обычной

Главное отличие кросс-функциональной команды от функциональной — независимость от других команд.

Представьте, есть команда, которая отвечает в компании за маркетинг и PR. В ней есть SMM-специалист, эксперт по работе со СМИ, редактор блога, корректор, продуктовый редактор и человек, который занимается настройкой контекстной рекламы. Кажется, что в команде много специалистов и ее можно назвать кросс-функциональной. На самом деле — нет. Чтобы редактор блога смог выложить статью, ему нужно обратиться к верстальщикам. А для подготовки иллюстраций для статей необходима помощь дизайнеров. То есть команда всё-таки зависима от специалистов из других команд.

Как только дизайнер и верстальщик станут частью команды маркетинга, тогда можно считать, что перед нами кросс-функциональная команда.

Для каких проектов предназначена кросс-функциональная команда

Кросс-функциональная команда подходит как для краткосрочных, так и для долгосрочных проектов. Однако, чем дольше существует команда, тем более она продуктивна, а результат предсказуем.

Почему так? Продуктивность долгосрочного сотрудничества команды объясняет доктор Брюс Такман. В 1965 году он показал модель развития команды, которая состояла из четырех стадий, а позже (в 1975 году) он добавил в нее пятую.

5 стадий развития команды по Такману:

1. Формирующая. Некоторые члены команды не до конца понимают, какую работу будут выполнять и как. Сотрудники очень зависят от лидера.
2. Конфликтная. На этой стадии команда меньше зависит от руководителя. Члены группы пытаются занять выгодное положение. Также становится заметна разница в подходе к работе каждого специалиста, что может вызывать конфликты. Еще сотрудники начинают сомневаться в значимости и полезности целей, которые поставил им руководитель.
3. Нормирующая. Роли и обязанности становятся ясны и члены команды их принимают. Важные решения начинают приниматься коллективно. Конфликтов почти нет — члены команды все чаще находят компромиссы. Команда обсуждает и улучшает свои рабочие процессы. Лидер фасилитирует процессы и всё меньше указывает, как сотрудникам выполнять задачи.
4. Стадия функционирования. Команда уверена в том, что она делает, и у всех членов группы общее видение пути к цели. Команда обладает высокой степенью автономии. Разногласия возникают, но они решаются внутри команды быстро. Лидер делегирует и направляет — больше ничего не требуется.
5. Стадия расставания. Речь не о драматичном распаде, как у The Beatles. Некоторые команды собираются только для конкретного проекта, и их расформировывают, когда он заканчивается. Также команды распадаются в результате организационной реструктуризации.

Стадия функционирования — самый продуктивный этап команды. Коллеги узнали сильные и слабые стороны друг друга, разрешили большинство конфликтов и наладили рабочие процессы. Следовательно, для компании выгодно, когда команда работает длительное время, так как только в этом случае можно ждать от нее высокой продуктивности.

Какую выгоду дает кросс-функциональная команда

Основная выгода — высокая скорость разработки. Чем быстрее продукт выйдет на рынок, тем быстрее компания начнет зарабатывать деньги. Разработка продукта в рамках одной команды в 2-3 раза быстрее, чем когда проектом занимается несколько команд.  

Кроме того, если специалисты разрознены, появляются дополнительные издержки на коммуникацию, которые в перспективе могут выйти дороже, чем содержание кросс-функциональной команды.

Как собрать кросс-функциональную команду

Для поиска специалистов есть инструмент — звездная карта. Нет, не пугайтесь, никаких гороскопов. Это таблица, где по горизонтали расположены столбцы с важными для проекта навыками, а по вертикали — сотрудники, которые обладают ими и могут войти в команду. Каждый сотрудник ставит себе оценку, насколько у него развиты перечисленные в столбцах навыки. Оценки ставятся таким образом:

• 0 — не знаю ничего или очень мало;
• 1 — знаю достаточно и могу самостоятельно справляться с задачами на эту тему, но не считаю себя экспертом;
• 2 — в этом вопросе я эксперт и могу не только выполнять задачи, но и учить других.

Если нужно, вы можете добавить еще оценок.

В итоге получается таблица, где видно, хватает ли в вашей команде специалистов для разработки продукта. Если есть пробелы, нужно найти еще одного члена в команду.

Также есть похожий инструмент Heat map. О нем можно подробно прочитать в блоге Scrum.ru.

Как из экспертов в разных областях сделать команду

Вот вы определили, кто должен входить в команду, и собрали людей. Как теперь организовать их работу?

Для этого можно использовать 3 принципа из Scrum, которые делают успех команды предсказуемым:

1. Прозрачность. Значимые аспекты процесса должны быть видимы. Для этого используют Scrum и Kanban-доски. Также все в команде должны пользоваться одной терминологией и общими стандартами работы.

2. Инспекция. В конце каждого спринта необходимо исследовать, что команда сделала, с какими проблемами столкнулась и какой результат принес разработанный продукт.

В Kaiten есть много отчетов, по которым можно отслеживать продуктивность команды. Например, для тех, кто работает по Scrum, есть Диаграмма сгорания и график Скорости команды.

3. Адаптация. После проверки результатов нужно понять, какие изменения в рабочий процесс необходимо внести, чтобы команда работала продуктивнее. Изменения нужно вносить как можно быстрее, чтобы в следующей итерации не допустить старых ошибок.

Иногда объединить команду могут не самые очевидные инструменты. Например, Discord. В нем есть чат для общения, можно создавать каналы для разных рабочих вопросов, подключать вебхуки, чтобы получать данные об ошибках или информацию из GitHub. Также есть возможность для аудио- и видеозвонков, организации конференций. Если в вашей команде много геймеров, возможно, им будет привычнее общаться в Discord.

Для программистов есть много методов для продуктивной совместной работы:

• One piece flow (поток единичных изделий). В процессе создания должно находиться одно изделие или выполняться одна операция.
• Парное программирование. Это практика подразумевает, что два человека пишут код на одном компьютере. Благодаря этому два специалиста могут найти лучшее решение задачи.
• Моббинг. Подход к разработке, когда команда постоянно работает вместе над каждой задачей. Каждый участник команды работает над ней одновременно со всеми.

👉Как достигать большего результата меньшими средствами: оптимизируем работу команды

Ошибки, которые можно допустить при создании и управлении кросс-функциональной командой

Ошибка 1. Выбран неправильный фреймворк для организации работы

Какие бы плюсы ни имела кросс-функциональная команда, она не покажет больших результатов, если неправильно выбран фреймворк для организации ее работы. Не торопитесь с выбором. Тщательно изучите принципы разных фреймворков, изучите плюсы и минусы и выберите тот, который подходит именно вашей команде.

Ошибка 2. Никто не интересуется результатами команды

Несмотря на то, что кросс-функциональная команда полностью отвечает за разработку своего продукта, у нее всё равно должны быть менеджеры, которые будут интересоваться ее результатами, помогать с поиском оптимальных решений и анализом рынка. Если команда предоставлена сама себе, она может сбиться с полезного для бизнеса курса.

Ошибка 3. Тратится много времени на разработку, но не проводятся исследования

Исследуйте рынок и потенциальных потребителей, чтобы понимать актуальность разрабатываемого продукта, а также прогнозируйте необходимое количество ресурсов, чтобы не потратить слишком много или мало на разработку. Без исследований легко допустить бизнес-ошибку и потерять деньги.

Пример из жизни:

Полгода одна из команд разрабатывала облачный сервер. Когда проект только запускался, были куплены дорогие видеокарты. Программисты создали продукт наполовину и обнаружили, что купленные видеокарты не самые подходящие для задач, которые должно было решать разрабатываемое ПО. Если бы в начале проекта были проведены все расчеты, бесполезной траты больших денег можно было бы избежать.

Ошибка 4. Кросс-функциональная команда пытается решать абсолютно всё самостоятельно, даже когда это контрпродуктивно

Как бы вы ни пытались предвидеть задачи, с которыми может столкнуться команда, и набрать необходимых специалистов, вы всегда можете столкнуться с новой проблемой. В этом случае ничего страшного, если вы попросите помощи у сотрудника другой команды. Да, у вас появится зависимость, но, скорее всего, дополнительный специалист решит проблему быстрее и грамотнее.

Еще пример из жизни:

Команде нужно было настроить на одной из страниц сайта отображение цены. Цены были динамические (персональные скидки, акции на покупку нескольких товаров, сезонные предложения и т. д.), поэтому нужно было связать сложную систему подсчета стоимости. Команда взялась сделать сложную систему самостоятельно. Это заняло очень много времени, так как разработчикам приходилось погружаться в неизвестную им часть кода. К счастью, у них получилось выполнить свой проект и ничего не сломать, но если бы разработчики попросили помощи у знающих команд, проект был бы выполнен намного быстрее.

Ошибка 5. Избегание конфликта

Иногда, чтобы не обидеть коллегу (особенно если речь идет о специалисте высокого уровня), другие члены команды предпочитают не спорить с ним, хотя и думают, что его идея не самая лучшая.

Патрик Ленсиони в книге «Пять пороков команды» говорит о том, что из-за боязни конфликта часто упускаются действительно интересные идеи или допускаются бизнес-ошибки. Поэтому не бойтесь высказывать свои сомнения и предлагать другие идеи.

Кросс-функциональная команда собирает экспертов из разных областей и объединяет их усилия. Это помогает уменьшить время на принятие решений, повышает качество работы и удовлетворенность клиентов. Но, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию, нужно потратить время и силы на удобное рабочее пространство, а также поддерживать атмосферу доверия и уважения.