Фасилитация: как грамотно выстроить коммуникацию в команде

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков и долгие переписки. Но что делать, если дискуссия заходит в тупик, а некоторые коллеги и вовсе засыпают на совещаниях? Выход есть — можете фасилитировать встречи.

В статье расскажем, что такое фасилитация, кто такой фасилитатор, какие задачи выполняет и какие методы он использует в работе.

Что такое фасилитация

Как вы уже знаете, согласно Agile над проектом трудятся несколько гибких, самоорганизованных команд. Часто для создания функционального продукта командам нужно взаимодействовать друг с другом на различных этапах работы. Чтобы улучшить коммуникацию и сократить затраченное на проект время, и нужен фасилитатор.

Его главная задача задавать темп дискуссии, направлять ее в нужное русло, реагировать на конфликтные моменты и своевременно решать их. В конце сессии, фасилитатор подводит итог встречи — формулирует решение проблемы и раскладывает его на новые задачи.

А в чем проблема обычных совещаний?

Отвечаем — в заинтересованности, вовлеченности сотрудников.

Наверняка у каждого из нас в жизни было ограниченное по времени совещание, на котором:

• выступал руководитель: обрисовывал ситуацию, делился планами и ждал вопросов от коллег;
• пара самых активных человек громко и долго говорили о своей идее;
• менее активного сотрудника, желающего высказаться, всё время перебивали;
• остальные сотрудники просто пытались не уснуть.

В итоге встреча затягивается, но обсудить всё, что хотелось, и найти оптимальное решение не получается.

Согласитесь, эффективность такого совещания — низкая. Почему же так происходит?

• Никто не хочет спорить с руководством. Некоторые сотрудники понимают, что их мнение никак не повлияет на конечный результат, некоторые же боятся давления сверху или санкций.
• Встречи не организованы. Например, не прописывается план совещания, нет подготовленных вопросов и целей. В результате сотрудники сидят в переговорной часами, а проект не двигается.
• Коллеги не умеют слушать друг друга. Когда на совещании встречаются представители разных команд (дизайнеры, копирайтеры, продуктологи, маркетологи и др.), каждый специалист пытается доказать, что именно его видение — правильное. А некоторые и вовсе не хотят слушать аргументы коллег, из-за чего появляются конфликтные ситуации и избегание друг друга после непродуктивной встречи.

Зачем фасилитировать совещания

Если вам нужно:

1. Решить одну из описанных выше проблем.
2. Генерировать много идей.
3. Быстро принимать решения.
4. Перейти в Agile и проводить ретроспективы или митинги.
5. Сформировать дружную команду.

Или просто в компании намечаются большие перемены, вам нужен супергерой продуктивных встреч — фасилитатор.

Фасилитация не нужна, если:

1. У ситуации есть единственное, очевидное решение. И именно оно будет принято с фасилитатором или без него.
2. У участников нет экспертизы, необходимой для решения задачи.

Обязанности фасилитатора

Если вы решили улучшить коммуникацию и продуктивность сотрудников на совещаниях, задачами фасилитатора будут:

Формирование прозрачного пространства для обсуждения. Чтобы улучшить тайм-менеджмент, фасилитатор должен сформулировать цель встречи и донести ее до каждого участника. Так совещание станет не «пустой тратой» ресурсов, а временем, в которое можно решить все появившиеся вопросы.

Распределение «эфирного» времени между всеми участниками встречи, чтобы каждый сотрудник мог включиться в рабочий процесс. Для этого специалист:

• разрабатывает план,
• составляет правила общения,
• назначает ответственных (кто и какие задачи будет выполнять после встречи).

Фиксация важных моментов обсуждения: вопросы, предложения, решения проблем, креативные идеи и мнения сотрудников о проекте. Позже эти записи станут «протоколом работы» и помогут найти команде решение для достижения результата.

Поддержание оптимального темпа разговора, чтобы коллег не бросало из крайности в крайность: от стресса до скуки. Для этого специалист использует различные инструменты фасилитации, например, таймер. Отслеживая время, работникам проще понять, сколько минут осталось на вопрос или построение плана, чтобы успеть включиться в обсуждение.

Сохранение нейтральной позиции. В этом случае фасилитатора можно сравнить с семейным психологом, который сохраняет холодный ум и не принимает ничью сторону. Также он не навязывает своих принципов и не командует, т.к. его задача — создать атмосферу для продуктивной работы других людей.

Методы и техники фасилитации

Хороший фасилитатор понимает процесс того, как думают люди во время массовых встреч. Чтобы сохранять концентрацию на встрече, он использует различные техники и упражнения. К примеру:

Метод ОРИП

Так называют метод фокусированной беседы. Аббревиатура ОРИП состоит из четырех терминов, характеризующих 4 этапа беседы:

1. объективный — этап, на котором собирается общая информация и мнения по теме;
2. рефлекторный — все участники делятся эмоциями и ассоциациями насчет обсуждаемой темы;
3. интерпретативный — обсуждаются ценности, последствия, значимость, важность, смысл;
4. принимающий решения — на этом этапе определяются шаги для решения поставленного вопроса.

Мозговой штурм

Применяется для быстрого решения проблемы. Суть техники в том, что в ограниченное время команда записывает идеи (и хорошие, и плохие). В ходе обсуждения выбираются оптимальные варианты, которые позже дорабатываются до лучшего.

Сослагательное наклонение

Еще один способ найти творческое решение — попросить сотрудников в случайном порядке озвучить идею, которая начинается с фразы «Если бы было …, мы бы решили проблему» или «Если бы мы сделали так …, в компании стало лучше» — в таком духе.

Мета-планирование

Используется в тех случаях, когда нужно услышать мнение каждого участника встречи. Все сотрудники фиксируют свое мнение по обсуждаемому вопросу на листах или стикерах. После чего записи собирают вместе, рассматривают варианты и принимают коллективное решение.

Разделение на мини-команды

Техника поможет включиться в обсуждение всем участникам встречи. Суть в том, чтобы разбить сотрудников на небольшие команды по 2-3 человека и задать всем один вопрос. После все сгенерированные идеи обсуждаются, и команда находит оптимальное решение.

Как провести сессию фасилитации

Если вы приглашаете в компанию фасилитатора, достаточно будет довериться ему и плыть по течению. Главное — выбрать хорошего специалиста. Для этого:

• Узнайте, какие навыки фасилитатор использует в работе. У профессионала своего дела в арсенале будет как минимум 5 техник, которые он миксует между собой и применяет в зависимости от ситуации.
• Попросите поделиться успешными кейсами — примерами из практики.

Если же вы решили попробовать своими силами провести фасилитацию с командой, учтите, что в группе должно быть минимум — 3, максимум — 20 участников. Время на сессию закладывается в зависимости от размера группы: от 2 до 4 часов. Главное, чтобы все члены команды успели высказаться.

Подготовка

Перед началом совещания, определите тему, которую хотите обсудить. Хоть это может показаться очевидным, но важно четко выбрать курс и для себя, и для коллег, которых вы привлечете к работе.

Позже зафиксируйте все цели встречи (например, «придумать концепцию новогоднего подарка», «какие шаги нужно сделать для выхода из кризиса» или «разработать услугу, которая выгодно выделит компанию среди конкурентов»).

Подумайте, к чему вы должны прийти в итоге встречи (новая идея, пошаговая инструкция, документ). Важно озвучить этот итог и участникам встречи, чтобы в конце беседы каждый из сотрудников понял, что время потрачено не зря.

В самом простом варианте фасилитации, должно быть 5 этапов:

1. Открытие.
2. Генерация идей.
3. Анализ.
4. Разработка плана действий.
5. Закрытие.

Если же вы с сотрудниками встречаетесь в онлайне, можете фиксировать задачи на аналоге пробковой доски — таск-трекере. Например, можно разбить доску на 5 этапов встречи, а вместо стикеров создавать карточки, внутри которых прописывать идеи, добавлять референсы и полезные ссылки.

Теперь разберем каждый из этапов по порядку.

1. Приветствуем участников

Вся атмосфера и темп встречи зависит от открытия. Фасистатору важно рассказать о цели, настроить команду на активную работу, расслабить сотрудников, объяснить распорядок встречи и четко обозначить задачи, которые предстоит выполнить участникам.

2. Генерируем идеи

На этом этапе участники набрасывают варианты решения вопроса устно или письменно. Нужно просто собрать информацию, не анализируя и не оценивая предлагаемые идеи.

Участники должны озвучивать даже то, что приходит в голову «в порядке бреда»: сырые, нереальные, смелые, на чей-то взгляд глупые мысли. Главное — включить креативное мышление!

Фасилитатор не должен позволять критиковать идеи сотрудникам и не делать это сам. Если высмеивать или осуждать варианты участников, инициативный сотрудник может просто закрыться в себе.

Дайте сотрудникам время и на индивидуальную работу, и на генерацию идей в группе. Важно, чтобы группы были сбалансированы по скиллу.

3. Анализируем идеи

После генерации идей, их нужно проанализировать. Предложите участникам встречи разбить идеи на кластеры — небольшие группы, и подумать, насколько предложенные варианты легко реализовать.

Участники снова могут разбиться на группы, если поддерживают одну идею. Внутри группы нужно выявить лидера, который будет фиксировать, презентовать идею и отвечать на вопросы других участников.

4. Разрабатываем план действий

На этом этапе выбранная идея обрастает оболочкой: это может быть концепция нового продукта, который выгодно выделит вас среди конкурентов, или пошаговая инструкция для его реализации.

Для каждого пункта в списке нужно выбрать ответственного и установить срок выполнения. В идеале ответственным должен стать один из участников встречи.

Прописывая план, лучше использовать понятные термины и избегать размытых понятий. Например:

• «Давайте научимся делегировать» — не ок.
• «Давайте Дима в ближайший месяц передаст задачи по развитию канала на YouTube Алексею» — ок.

План можно набросать внутри карточки с помощью чек-листа. Если для реализации нужны отдельные сотрудники, для каждого пункта можно назначить ответственного и проставить дедлайн.

5. Завершаем встречу

Еще один важный, хоть и очевидный этап, которым не стоит пренебрегать.

Если не подводить итоги, то впечатление у участников встречи может остаться смазанным. Коллеги могут задаться вопросом «Мы зря потратили время?» или «Здорово пообщались, но дальше то что?».

Фасилитатор должен поблагодарить группу за работу: снова озвучить выбранную концепцию или план для реализации продукта. Также стоит попросить участников поделиться впечатлениями, спросить, что запомнилось и с каким настроением коллеги уходят с совещания.

Поддерживая такую дружелюбную атмосферу, сотрудники скорее всего придут с удовольствием и на следующую сессию.

Если хотите самостоятельно изучить продуктивное управление встречами, можете прочитать такие руководства фасилитатора:

• 45 инструментов фасилитатора. Техники организации групповой работы — Тишина Кристина.
• Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами — Вилкинсон Майкл.
• Фасилитация на практике — Томас Кайзер.

👉 Полезная статья про Смарт-цели

Вместо итога

Фасилитатор — специалист, задача которого создать комфортные условия для продуктивного обсуждения на встречах сотрудников. Если вы хотите реогранизовать встречи в компании, можете пригласить в команду фасилитатора, или попытаться провести совещание по всем канонам самостоятельно. Если выбираете второй вариант, не забывайте фиксировать информацию на стикерах, в блокноте или онлайн-сервисе, например, в Кайтен.