Kanban VS Scrum: в чем разница

Если раньше «по аджайл» работали только в IT-среде, то теперь Agile is the new black! Гибкие подходы стали популярны во многих сферах — от производства до маркетинга.

Kanban и Scrum — это разновидности Agile-методологии для управления проектами. Оба подхода направлены на то, чтобы помочь командам достичь более продуктивной работы, более тесного сотрудничества и быстрого выпуска продукта. Правда, разными путями.

Коротко расскажем про суть каждого метода и объясним в чем разница.

Что такое Agile

Agile (или «гибкий метод») был создан, чтобы помочь командам адаптироваться и реагировать на изменения, быстрее выявлять проблемы и ошибки и предотвращать задержки, находя решения как можно раньше.

Основной принцип Agile — внимание к участникам команды. Все гибкие подходы основаны на высоком уровне сотрудничества между самоорганизующимися межфункциональными командами.

У Agile-философии есть 4 основополагающих ценности, которые входят в Agile-манифест. Обычно их поддерживают и kanban- и scrum-команды:

1. Люди и их взаимодействие важнее жестко регламентированных процессов;
2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации;
3. Общение с заказчиком и обратная связь важнее четкого технического задания;
4. Готовность к изменениям и адаптация важнее четкого следования первоначальному плану.

Что такое Kanban

Kanban — это метод управления рабочим процессом, основанный на визуализации цели, задач и прогресса.

В основе Kanban лежит непрерывная структура рабочего процесса, дающая командам свободу действий и возможность меняться вместе с изменениями приоритетов.

Важный инструмент этого метода — канбан-доска.Каждый столбец такой доски представляет определенный этап работы. Например, «В плане», «В работе» и «Готово». Каждая рабочая задача — это карточка на доске, которая постепенно перемещается слева направо.

Для небольших простых проектов можно создать канбан-доску, используя стену и стикеры. В более крупных и сложных проектах чаще используют цифровые доски — их функционал гораздо шире.

Принятие канбан-методологии означает согласие команды с четырьмя ключевыми принципами:

Визуализация рабочих процессов

Обеспечивает прозрачность работы команды. Как раз для этого и используют доски, разделенные по этапам. Новая работа разделяется на конкретные задачи, а завершенная работа переносится в столбец «Готово».

Ограничение незавершенной работы (WIP)

В канбане принято ограничивать количество одновременно выполняющихся задач — ставить WIP-лимит на количество задач, которые могут одновременно находиться в одной колонке (этапе). Это позволяет не перегружать команду и доводить работу до конца, вместо того, чтобы раздувать рабочий процесс новыми и новыми задачами.

Управление потоком

Все участники команды должны поддерживать актуальность канбан-доски. Кроме того, важно выявлять узкие места, устранять блокировки, преследуя цель — непрерывно продолжать рабочий процесс.

Постоянное совершенствование

Необходимо отслеживать, как работает система в целом и как на нее реагирует команда, получать обратную связь и искать способы постоянного улучшения процессов.

Что такое Scrum

Scrum — это также один из гибких подходов в управлении. Его суть заключается в делении работы на итерации для достижения цели.

В скраме работа команд делится на ограниченные по времени отрезки — спринты. Обычно они длятся 1-2 недели. Цель — к концу каждого спринта получить функциональный результат, который приносит конкретную пользу.

Каждый спринт планируется заранее на скрам-совещаниях, а после окончания спринта обязательно проводится ретроспектива и делаются выводы по работе команды, слабым и сильным местам, стопорам. Если спринт уже начат, то в него не должно вноситься изменений — не получится добавить новые задачи в текущий спринт.

Для эффективного спринта проджект-менеджеры выстроили систему подхода из:

• пяти спринтов-контейнеров, в которые входят: планирование действий, ежедневные планерки, подведение итогов спринта и их аналитика;
• трех ролей — это зоны ответственности, которые распределяются между членами команды: собственник продукта, разработчики и Scrum-мастер;
• трех артефактов, которые делают процессы наглядными и помогают их документировать: бэклог продукта с приоритизацией, бэклог спринта и достижение цели спринта (инкремент).

Команды, работающие по scrum, следуют основным его принципам:

Итеративное развитие

Скрам-команды делят всю работу над проектом на части, а в промежутках между ними запрашивают отзывы у заинтересованных сторон. За один промежуток времени команда фокусируется на ограниченном количестве вещей. Это позволяет постоянно совершенствоваться в процессе и создавать большую ценность.

Ограничение времени

Это помогает эффективно планировать работу, но в то же время оставаться гибкими и быстро вносить изменения. Помимо спринтов, обязательно присутствуют ежедневные установочные встречи скрам-команды, планирования спринтов и ретроспектива — все они также ограничены по времени.

Самоорганизация

Каждый член скрам-команды обладает личной ответственностью за свою часть работы. Благодаря этому каждый лучше контролирует свою зону и влияет на общий успех всей команды.

Сотрудничество

Все члены скрам-команды уважают друг друга, открыто делятся успехами и неудачами. Управление проектами рассматривается как «процесс создания общей ценности».

Расстановка приоритетов на основе ценности

Это позволяет командам в конце каждого спринта выдавать максимально ценные продукты.

В чем разница между Kanban и Scrum?

Итак, коротко про каждый метод:

• Суть Kanban — визуализация рабочих процессов, ограничение незавершенной работы, достижение максимальной эффективности.
• Суть Scrum — деление работы на итерации, создание промежуточного продукта, быстрый сбор и учет отзывов и внесение изменений.

Помимо основной философии, между этими подходами есть и другие различия, например, командные роли, артефакты, метрики. Их отчетливо видно в сравнительной таблице:

Как выбрать подходящий метод для вашей команды

Выбор между Kanban и Scrum похож на выбор разных маршрутов, ведущих в одно и то же место. Путь будет разный, но суть одна — команда будет работать быстрее, свободно вносить изменения и улучшать совместную работу.

Чтобы понять, какой метод больше подходит для вашей команды, лучше всего, пообщаться с ее участниками — ведь именно на этом строится Agile-подход.

В первую очередь стоит обратить внимание на то, какой из них больше соответствует философии и культуре вашей организации — будут ли члены команды готовы принять и использовать принципы того или иного метода.

Когда больше подходит Kanban

• Если вы хотите найти узкие места и избавиться от большего количества зависающих задач;
• Если команда нуждается в визуализации всего процесса от начала до конца;
• Если вы постоянно вынуждены вносить изменения в работу, и они не могут ждать;
• Если у вас нет четко определенных ролей в команде.

Когда больше подходит Scrum

• Если вы получаете обратную связь от заказчиков и хотите регулярно вносить соответствующие изменения;
• Если вы хотите вносить изменения в определенные периоды, а не адаптироваться под них прямо в процессе;
• Если вы готовы разбить целый проект на серию постепенных улучшений продукта;
• Если вы не хотите привязывать выпуск продукта к строго регламентированному сроку;
• Если вы хотите выстраивать кросс-функциональные взаимодействия между членами команды и готовы ввести для этого определенные роли.

Возможно, вам и вовсе не нужно выбирать только один из подходов. Вы можете работать по Scrum, используя при этом канбан-доски, или попробовать сначала Kanban, а потом Scrum.

Важно понимать, что в Agile нет конечного состояния в формате «Мы выбрали идеальный подход и будем так работать». Agile — это процесс постоянного развития и совершенствования.

Как организовать работу по Kanban и Scrum

Kaiten специально создавался как инструмент для удобного применения гибких методов в работе и управления задачами.

Возможности Kaiten для работы по Kanban

• Готовые шаблоны канбан-досок;
• Конструктор досок под проекты любой сложности — любое количество колонок и строк на доске;
• Несколько досок отображаются одновременно на одном пространстве;
• WIP-лимиты;
• Блокировки карточек;
• Метки, типы карточек, пользовательские поля;
• Разграничение доступа к доскам;
• Удобная фильтрация задач;
• Отчеты: контрольный график, время цикла, пропускная способность и др.

Узнайте подробнее, как использовать Kaiten для kanban-команд.

Возможности Kaiten для работы по Scrum

• Scrum-доски с бэклогом и бэклогом спринта;
• Конструктор досок под проекты любой сложности;
• Запуск спринта с датами начала и окончания;
• Зафиксированная цель спринта;
• Планирование задач на несколько спринтов вперед;
• Размер задачи;
• Диаграмма сгорания — график, демонстрирующий статус задач, взятых в спринт, и их распределение по типам;
• График скорости команды;
• Поле для коллективной оценки с помощью Story points.

Узнайте подробнее, как использовать Kaiten для Scrum-команд.

Что будет, если использовать только Scrum

Но, даже если команда четко понимает структуру рабочих процессов, свои роли и сроки, могут возникнуть 2 проблемы при внедрении Scrum:

• Scrum внедрен в процессы, но только формально. Менеджер постоянно нагружает бэклог, сотрудники ничего не успевают, сроки реализации постоянно переносятся. Из-за этого спринты растягиваются, а проблема не решается. Все тратят много времени на планирование, но на самом деле просто перетаскивают задачи из одного спринта в следующий;
• команда и объем задач перерастает Скрам. В этом случае планирование спринтов занимает больше времени, а команда разрастается. Из-за этого владелец не может распределять в полном объеме задачи сразу на всех сотрудников.

И здесь мы подходим к главной проблеме скрам-методологии: она служит хорошим крепким контейнером для других фреймворков, но сама не может полностью вместить в себя все рабочие процессы. Поэтому лучше сочетать Scrum с Kanban-процессами, которые помогают команде не «слететь» с рельс спринтов.

Что такое Scrumban

Agile-философия подразумевает гибкость во всем, в том числе в выборе подхода к организации рабочих процессов. Некоторым командам не подходят ни Kanban, ни Scrum в чистом виде, и тогда они берут нужные им элементы из обеих методологий. Этот подход называют Scrumban.

Канбан — все же более широкий подход, нежели Scrum. Он позволяет честно взглянуть на текущую ситуацию, провести ее аудит и найти нелогичные зависимости и слабые звенья Scrum-цепи спринтов. При этом он не диктует четких ролей и дает больше свободы команде.

Разберем Канбан-техники, которые помогут наладить процессы в методологии Scrum:

1. Используйте Канбан-доски в таск-трекерах, чтобы визуализировать процессы.

Описание всех процессов разработки и их распределение по этапам позволяет эффективно распределять задачи. Каждый сотрудник может посмотреть, на каком этапе находится задание.

Также визуализация отображает заблокированные задачи, на которые сотрудники отвлекаются, держа их в голове, но не могу завершить по не зависящим от них причинам. Менеджеры могут видеть все процессы «сверху», замечать, почему некоторые из них застревают. С помощью такой наглядной картины легче находить решение проблемы.

2. Внедряйте WIP-лимиты.

Work in progress limits — это ограничение задач на определенном этапе. Визуализация лимитов показывает, что чем больше незавершенных задач, тем меньше эффективность команды. Команда видит, какие и сколько задач ей нужно завершить, чтобы приступить к следующим. Это помогает разработчикам сосредоточиться на текущих задачах, чтобы довести их до конца.

Также принудительные лимиты делают спринт более жестким по срокам и не позволяют ему растягиваться во времени. WIP устанавливается на основании значения Velocity — это количество работы, которое успевает выполнить отдел за спринт.

3. Контролируйте процесс работы.

Эта методика устраняет слабые места. Основная ее задача — сокращение времени разработки продукта с сохранением его ценности. Анализ подобных узких мест можно сделать через аудит заблокированных задач. Метрики, которые нужно снять для их аналитики:

• Lead time. Это общее время с того момента, как команда берет на себя обязательство закрыть задачу, до ее полной реализации;
• Cycle time. Фактическое время выполнения задачи — сколько прошло времени между ее переносом с этапа «В работе» в статус «Готово».

После того как менеджер получит метрики, он увидит, какие конкретно задачи требуют переработки: как команде укладываться в спринт.

Например, разработчик выполняет мало задач. Большинство из них висит на этапе «Ожидание». Кажется, что разработчик мало работает и его можно закидывать еще бОльшим числом задачек. Но при аудите ситуации менеджер видит, что фактическое Cycle time разработки занимает всего 30% Lead time. А застревают процессы на этапе аналитики.

Решить ситуацию поможет выделение Discovery-цикла в отдельный процесс. Им занимаются аналитики, а не разработчики. Этот процесс должен работать вне системы спринтов (в потоке) и поставлять задачи к моменту актуализации бэклога продукта и спринта.

4. Сформулируйте явные правила командной работы.
   
   Например, где будет точка принятия обязательств, как приоритизировать задачи, чем будет обусловлена срочность реализации и как утилизировать рабочее время при простоях. Правила должны быть прозрачны и ясны всем участникам процесса.
5. Устраивайте регулярный обмен обратной связью.
   
   В Канбан-методе в этом помогают каденции — регулярные командные встречи, обязательные ритуалы, которые формируют цикл по сбору обратной связи на всех уровнях. Цель встреч заключается в том, чтобы проанализировать данные о рабочем процессе, выделить системные проблемы и принять управленческие решения.
   
   Так Scrum, обрастая техниками из Канбан-метода, превращается в Scrumban.
   Итоги: к каким результатам может привести внедрение Kanban в Scrum-процессы

В перспективе улучшение Scrum-процесса приводит к тому, что:

• спринты выполняются вовремя, договоренности соблюдаются;
• сокращается время реализации задач — некоторые процессы можно ускорить в пять раз;
• появляется четкая приоритизация задач и понимание, где находится точка принятия обязательств.

В идеальной ситуации у топ-менеджмента появляется доска, которая отражает стратегическое портфолио компании. Это уровень, на котором движутся элементы стратегии: что компания делает сейчас, за счет чего ей расти. На этой доске происходит разделение на два типа:

• обязательные проекты — их надо сделать в текущем бизнесе, чтобы он был жизнеспособным;
• проекты-инвестиции — помогают понять, что будет, если компания пойдет в определенный сегмент или запустит новый продукт.

Наполняя Scrum-каркас Канбан-методами, команда получает эффективную прозрачную структуру работы без узких горлышек, которая позволяет улучшать не только сам продукт, но и рабочие процессы внутри компании.