Узкое место рабочего процесса: как понять, где зависают проекты

Представьте, вы едете на автомобиле по широкому проспекту, который дальше сужается, например, из-за ДТП. Перед сужением возникает затор, движение транспорта замедляется или останавливается совсем, потому что через узкий участок дороги может проехать меньше автомобилей, чем находится в общем потоке.

Так может быть и с задачами. В какой-то момент их становится все больше, они копятся на одном из этапов, не двигаются вперед и тормозят весь рабочий процесс. Это явление называют бутылочное горлышко или bottleneck.

Bottleneck может стать серьезным препятствием на пути к продуктивному производству. Узкие места необходимо оперативно устранять или расширять, иначе это может сказаться на всём рабочем процессе.

У bottleneck есть и положительные стороны. С помощью расширения или устранения узких мест можно модернизировать рабочие процессы и увеличить эффективность команды. Как это сделать, мы расскажем ниже.

Что такое бутылочное горлышко?

Бутылочным горлышком (от англ. bottleneck) называют этап проекта, на котором производственный процесс по какой-то причине замедляется или полностью стопорится. Происходит дисбаланс между большим потоком входящих задач и меньшим объемом работы на выходе. Термин возник по аналогии с горлышком бутылки, которое не дает воде вылиться полностью.

Типы bottleneck:

• Временные — непродолжительные сбои в рабочем процессе, которые возникают из-за единичной проблемы. Могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, например поломкой оборудования или задержками поставки, или с конкретными исполнителями, например, когда кто-то ушел в отпуск или уволился. В подобных ситуациях рабочих ресурсов начинает не хватать, что и приводит к простою.
• Системные — повторяющееся замедление скорости выполнения задач. Причиной может быть систематическая загрузка одного из отделов, старое оборудование, которое не соответствует нуждам вашего проекта, или длительная перегрузка участников команды.

Последствия bottleneck для команды:

• увеличение времени производства — на работу требуется больше времени, что может привести к чрезмерной трате не только времени, но и средств;
• снижение производительности и простой — уменьшение пропускной способности влияет на итоговый результат команды;
• увеличение количества невыполненной работы — незаконченные задачи, стопорящиеся на определенном этапе, накапливаются и из-за спешки команда не выполнит их вовремя или забросит;
• повышение уровня стресса и демотивация участников команды — при работе с канбан-доской затор не скрыть. Сотрудники, которые находятся на этапе бутылочного горлышка, пытаются справиться с большим объемом работы, у других участников команды повышается тревожность из-за чувства коллективной ответственности. Или растет раздражение на своих товарищей. И то, и другое ведет к первой стадии выгорания — эмоциональному истощению;
• недовольный заказчик — из-за простоя в работе результат может не соответствовать ожиданиям или не быть готовым к положенному сроку.

Как найти bottleneck в рабочем процессе

Визуализируйте рабочий процесс, указав этапы, через которые проходят задачи. Так место нахождения бутылочного горлышка станет более заметным. Если вы пользуетесь канбан-доской — большое количество карточек на одном из этапов будет заметно сразу.

В Кайтен можно настроить предупреждения о застоявшихся карточках для каждой колонки. Так вы быстро увидите, какие карточки находятся на определенном этапе дольше положенного времени. Сигнал поможет вовремя заметить застоявшиеся задачи и определить проблему, которая может быть скрытой блокировкой.

На примере ниже показано, как выглядят уведомления о застоявшихся карточках.

Для поиска узких мест полезна Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram). График позволяет быстро оценить, что происходит с проектом или рабочим процессом. Диаграмма скорее сигнализирует о происходящих проблемах, чем указывает точную причину. Но именно это и нужно, чтобы найти узкие места в процессе.

Диаграмма читается так: на оси Х указано время, на оси Y — количество задач на каждом этапе. Цветные области отображают этапы работы, на которых находится задача. В идеале области растут параллельно.

Мы знаем, что узкое место — это место, где пропускная способность самая низкая. Обычно перед bottleneck есть очередь, а после него производительность не оптимальна.

Если на Cumulative Flow Diagram полоса одного этапа становится тоньше, в то время как полоса, соответствующая предыдущему этапу рабочего процесса, становится шире, то в этом месте и возникает bottleneck.

Чтобы на ретроспективе отследить появление bottleneck, можно воспользоваться графиком Время цикла (Cycle time). Этот график позволит проанализировать время выполнения каждой задачи и понять, на какую работу уходит больше всего времени и на каком этапе задачи «зависают».

На оси Х расположены задачи в виде столбцов, на оси Y — дни. Цветные сегменты столбцов обозначают этапы, на которых находится задача. Цифры на цветных сегментах — это время нахождения задачи на выделенном этапе.

Если на одном из них карточки задерживаются, узкое место стоит искать на этом или следующим за ним этапе.

Как решить проблему с узкими местами?

В первую очередь выясните причину возникновения bottleneck. Это можно сделать с помощью метода “5 почему”: к каждой проблеме задайте пять раз вопрос «почему?» чтобы дойти до первопричины.

Например, у вас возникает узкое место на этапе передачи задач из разработки в тестирование.

1. Почему так? Потому что тестировщики не успевают закрывать все задачи, которые поступают от разработки.
2. Почему так? Потому что в тестирование попадают задачи с большим количеством багов.
3. Почему так? Потому что разработчики не уделяют достаточно внимания работе с багами.
4. Почему так? Потому что они охотнее берутся за новые задачи, чем за исправление багов.
5. Почему так? Потому что нет регламента, который устанавливал бы, что прежде чем взять новую задачу в работу, нужно устранить баги, выявленные при тестировании предыдущей.

В последнем пункте установлена первопричина и сразу же дается решение проблемы — написание для программистов регламента работы с багами.

Как можно сузить или устранить bottleneck:

1. Не пускайте все на самотек. Проблема вряд ли исправится сама собой, а на ранних этапах с bottleneck проще работать, чем когда проблема уже крепко вошла в рабочий процесс и стала системной.
2. Делегируйте часть задач тем сотрудникам, у кого есть время, чтобы помочь загруженным участникам команды.
3. Снизьте нагрузку на узкие места. Вместо того, чтобы снизить число входящих задач, постарайтесь улучшить их качество. Например, если бутылочное горлышко сформировалось на этапе тестирования, разработчикам стоит внимательно проверять задания, чтобы увеличить поток у тестировщиков.
4. Не пропускайте узкое место во имя сохранения объемов завершенной работы. Это может серьезно сказаться на качестве продукта.
5. Обсуждайте с командой работу над узким местом, советуйтесь, как лучше решить проблему. Это сплотит команду и поможет найти удовлетворительное решение.

Напоследок

Узкое место — проблема преодолимая, даже в случаях, когда его появление носит систематический характер. Не игнорируйте его, соберите команду и проанализируйте, где может быть проблема и в чем ее причина. К тому же у появления bottleneck есть положительная сторона. Это может стать толчком для модернизации внутренних рабочих процессов и повышению эффективности.