Все учтено: Kaiten для бухгалтерии без ошибок и штрафов
Как автоматизировать задачи бухгалтерии и контролировать работу отдела без авралов
Стопки бумажных счетов-фактур, акты в разных папках, сроки уплаты в Excel-таблицах, важные документы где-то в почте — все это знакомо отделам бухгалтерии без системы управления. Рассказываем, как перестать вспоминать, какие задачи давали на совещании, не пропускать сдачу декларации и не искать ответственного за задачу с помощью Kaiten.
Почему отчетность «горит» и задачи теряются
Часто в отделе начинаются сложности в отчетах и задачах, если у команды нет:
- Организации. Если рабочие процессы не структурированы и нет системы для управления потоком, тот люди не понимают, что и в каком порядке им нужно делать.
- Ресурсов. Если не набирать достаточный штат или перегружать сотрудников, они будут больше ошибаться и постоянно игнорировать задачи.
- Коммуникации. Если работники не общаются и не фиксируют выполненную работу в задачах, то они не знают, что и как происходит в смежных отделах или у коллег.
- Планирования. Если неверно рассчитать сроки выполнения задач и составления отчетов, их придется делать в спешке.
Чтобы не пропускать важные платежи из-за потерянного напоминания или больничного сотрудника, стоит собрать все бухгалтерские процессы в единой системе. Разберем, каких проблем можно избежать, если использовать таск-трекер Kaiten.
Риск штрафов и «горящие сроки». Бухгалтер мог отмечать сроки уплат в своем ежедневнике. Когда нужно было заплатить очередной платеж, специалист готовил годовой отчет и забыл о датах. Из-за этого компания получила уведомление о просрочке вместе с требованием оплатить задолженность и пеню.
В Kaiten для каждого регулярного обязательства вроде НДС или налога на прибыль можно автоматически создавать повторяющиеся задачи с жесткими сроками сдачи/оплаты. А еще система отправит напоминание сотруднику и руководителю за несколько дней до конца срока. Так проще проконтролировать своевременную уплату.
Можно собрать на своем пространстве все доски бухгалтеров, чтобы следить за их работой и собирать отчеты.
Потеря документов и информации. Сложно контролировать исполнение задач, когда все документы хранят в разных местах — счет-фактуры на столе одного бухгалтера, акты и справки — в электронной почте другого, а пара платежных поручений в мессенджере у главного бухгалтера.
В Kaiten для каждой задачи есть карточка, в которой хранится вся необходимая информация:
- название задачи — «Расчет НДС за 1 квартал 2025»;
- жесткий срок сдачи/оплаты — ключевое поле для контроля;
- чек-лист документов — собрать первичные документы, сформировать книгу покупок/продаж, заполнить декларацию, проверить контрольные соотношения;
- ответственный бухгалтер;
- сумма к уплате;
- файлы — инструкции, реквизиты для оплаты, подтверждения об отправке/оплате.
По каждому платежу можно открыть карточку и проверить историю движения, комментарии, файлы, ответственных лиц.
Еще можно упростить заказ заявок на платежи, 2-НДФЛ, актов сверки в Kaiten. В модуле Service Desk можно фиксировать каждую заявку, как отдельную задачу в единой очереди.
Непрозрачные процессы. Некоторым руководителям сложно следить за прогрессом и нагрузкой отдела, если нет единой системы управления. Крупный проект, переход на новые ФСБУ или внедрение ЭДО требуют детального планирования и контроля разных этапов.
Можно создать доску в Kaiten с колонками по основным этапам:
«Подготовка» → «В работе» → «На проверке» → «Сдано/Оплачено»
Рутинные операции и ручной учет статусов. Чтобы собрать данные для отчетов и обновить статусы по задачам, требуется много времени. Каждое утро главбуху приходится писать или звонить ответственным сотрудникам, чтобы узнать прогресс и сроки сдачи.
В Kaiten бухгалтер может организовать пространство с:
- повторяющимися и текущими задачами;
- внутренними запросами от сотрудников;
- шаблонными чек-листами;
- формированием отчетов без ручного сбора данных;
- фильтрами и тегами для быстрой навигации по доске.
Регулярные обязательства: налоговая и понятная зарплатная отчетность
Управление регулярными задачами и отчетностью. Создайте доску «Регулярные задачи» и внутри нее колонки, которые будут отражать этапы подготовки и сдачи: «Подготовка», «В работе», «На проверке», «Сдано/Оплачено».
В Kaiten можно создать повторяющиеся карточки для регулярных задач. Они могут автоматически создаваться для разных работ, среди которых:
- уплата НДС и сдача декларации;
- расчет и уплата страховых взносов (РСВ);
- расчет и выплата заработной платы;
- уплата налога на прибыль и подача декларации;
- сдача статистической отчетности.
Пример. Карточка «Расчет и выплата заработной платы» будет появляться в колонке 2 раза в месяц для аванса и основной части, если настроить автоматизацию.
Для регулярных задач бухгалтер создаст шаблонные чек-листы. Для карточки «Уплата НДС» появятся пункты:
- Собрать первичные документы от поставщиков.
- Сформировать книгу покупок.
- Сформировать книгу продаж.
- Заполнить декларацию в 1С.
- Проверить контрольные соотношения.
- Подписать ЭЦП и отправить.
- Сформировать платежное поручение.
Минимизация рисков «забытых платежей» и штрафов. Настройте систему так, чтобы она автоматически отслеживала поле «Срок сдачи/оплаты».
Kaiten будет отправлять напоминания ответственному бухгалтеру и/или его руководителю до наступления срока, чтобы он успел подготовить отчетность и совершить платеж.
Контроль просроченных задач. Если плановый срок сдачи/оплаты прошел, а карточка задачи все еще не находится в колонке «Сдано/Оплачено», Kaiten поможет это отследить.
Создайте автоматизацию и система будет помечать задачу как просроченную: добавлять тег «Просрочено» красного цвета или отправлять уведомление руководителю.
Еще вы можете настроить фильтр, который наглядно покажет задачи с нарушенными сроками. Так можно проверить сроки по работам, ответственных сотрудников и детали задачи.
Метки для визуальной классификации. Присваивайте карточкам теги для быстрой идентификации типа задачи: «НДС», «Зарплата», «Налог на прибыль», «Фонды», «Срочно». Метки помогут легко фильтровать задачи на доске и в отчетах.
Вы можете фильтровать карточки. Выберите нужный тег в фильтрах, чтобы быстро увидеть все задачи:
- с тегом «НДС»;
- в колонке «На проверке»;
- с тегом «Срочно!», у которых срок сдачи на этой неделе.
Разовые проекты и аудиты: прозрачный контроль больших блоков работы
У бухгалтеров могут быть не только регулярные обязательства, но и крупные непериодические проекты, с которыми тоже нужно работать:
- внедрять систему ЭДО в компании;
- проходить внешние аудиты;
- переводить компанию на новые стандарты ФСБУ.
Каждая такая задача требует четкого планирования, распределения ресурсов и контроля выполнения множества этапов. Kaiten помогает структурировать эти сложные процессы и не терять их из виду на фоне текущей работы.
Управление разовыми проектами и аудитами. Создайте доску «Проекты» или «Аудиты». Колонки на этой доске будут отражать основные стадии жизненного цикла проекта:
«Инициация/Планирование» → «Сбор данных/Анализ» → «Разработка/Подготовка методологии» → «Внедрение/Тестирование» → «Контроль/Приемка» → «Завершено/Архив»
Для каждого крупного проекта или задачи — своя карточка:
- «Подготовка к аудиту за 2024 год»;
- «Автоматизация расчета резервов по сомнительным долгам»;
- «Переход на ФСБУ 6/2020 'Основные средства'».
Декомпозиция. Крупный проект в Kaiten разбивается на более мелкие, управляемые задачи с помощью подзадач или связанных дочерних карточек.
В карточке «Переход на ФСБУ 6» можно создать дочерние задачи:
- Изучение стандарта и разъяснений.
- Инвентаризация ОС.
- Разработка новой учетной политики.
- Настройка бухгалтерской программы.
- Пересчет остатков.
- Обучение сотрудников.
Выявление узких мест. Настройте WIP-лимиты для колонок, особенно для этапов, где требуется согласование, проверка или участие конкретного специалиста. В случае превышения лимита система будет посвечивать количество задач красным. Например, в колонке «Проверка методологом» можно поставить лимит на 5 карточек одновременно.
Если в такой колонке превышен лимит, значит, на этом этапе скапливается работа и это проблемный участок. WIP-лимит поможет вам определить, где задачи задерживаются чаще всего и подобрать способы оптимизации работы.
Перемещение карточек (проектов или их этапов) по колонкам доски наглядно демонстрирует общий прогресс и текущий статус каждого большого блока работы.
Координация и управление приоритетами. «Горящий» проект требует внимания, но и сроки уплаты НДС не отменяли. Когда все нужно срочно — легко потеряться в задачах. У Kaiten есть решение для случаев, когда проектная работа идет параллельно с регулярной: связывание карточек между собой.
Можно связать между собой карточки на разных досках или пространствах, чтобы видеть взаимосвязи и зависимости между этапами. На одной доске карточка «Подготовить данные для аудита», на другой — сбор ответственным бухгалтером информации по первичке.
Service Desk: заявки на платеж, справку и сверку — все в одной очереди
Каждый запрос фиксируется как отдельная задача в Kaiten и попадает в общую управляемую очередь. Ни одна платежка, запрос на справку 2-НДФЛ или акт сверки не потеряется в чатах, электронной почте или мессенджерах.
Централизованный прием и учет запросов. Подключите и настройте модуль Service Desk, чтобы автоматически принимать заявки. Каждая карточка создается на основе запроса пользователя и попадает в стартовую колонку на доске Service Desk — это могут быть «Новые запросы» или просто «Запросы».
Вы можете настроить модуль так, чтобы к каждой новой карточке система автоматически назначала ответственного, который будет обрабатывать запрос.
Организация работы с заявками на доске. Создайте новую доску с названием «Service Desk Бухгалтерии» или «Запросы на обслуживание». На доске подготовьте колонки с нужными этапами работы:
Новые запросы → Принято в обработку → Ожидает информацию → На согласовании → Выполнено/Оплачено
В колонку «Новые запросы» будут попадать задачи от сотрудников или внешних клиентов. Бухгалтер назначает такую карточку на себя, выполняет ее и двигает по доске к колонке «Выполнено/Оплачено».
Метрики и автоматизация: как Kaiten помогает главбуху и CFO
Руководитель финансового отдела может использовать инструменты для организации работы, глубокого анализа эффективности и прогнозирования.
Контроль операционной деятельности через метрики и отчеты. Главбух и CFO собирают отчеты, чтобы следить за актуальным состоянием дел в бухгалтерии.
В Kaiten можно собирать разные отчеты:
Доля задач, закрытых в срок. Этот показатель помогает оценить дисциплину исполнителей и выявить системные проблемы, которые не позволяют своевременно выполнять обязательства.
Нагрузка по сотрудникам. Отчет наглядно показывает, кто из сотрудников перегружен, а у кого есть свободные ресурсы. Это позволяет эффективнее распределять задачи, планировать отпуска и обучение.
Кумулятивная диаграмма потока (CFD). Визуальный инструмент, который показывает, как задачи проходят через различные этапы рабочего процесса — «Подготовка», «В работе», «На проверке».
Во время анализа CFD можно увидеть, на каких этапах скапливаются задачи и формируются «узкие места». Так проще прогнозировать возможные срывы сроков и заблаговременно принимать меры: перераспределять ресурсы, оптимизировать процессы на проблемном этапе.
Автоматизация для снижения рутины и повышения надежности. Recurring-шаблоны или повторяющиеся задачи минимизируют риск ошибки сотрудника и гарантирует, что никакая задача не будет забыта.
Автоматизация и шаблоны помогают внедрить единыестандарты работы в отделе.
Управление доступом через роли. Гибко настраивайте права доступа для различных сотрудников:
- рядовым бухгалтерам — доступ только к своим задачам и доскам;
- главному бухгалтеру — к задачам всего отдела, настройкам досок, отчетам;
- CFO — к сводным отчетам, стратегическим проектам и контролю ключевых показателей.
On-premise развертывание (локальная установка). Kaiten можно установить на собственных серверах компании, чтобы хранить все данные внутри корпоративной инфраструктуры под контролем ИТ. Это удобно, если у корпорации повышенные требования к безопасности данных.
Kaiten фиксирует историю всех изменений в задачах, поэтому вы всегда будете знать, кто, что и когда менял. Это важно для внутреннего контроля и быстрого разбора инцидентов.
Реальные кейсы: как организовать процессы в Kaiten
Разберем, как Kiaten помогает планировать финансы и управлять запутанными процессами.
Кейс Unidragon
В чем суть: компания занимается производством деревянных пазлов. С 2019 года штат вырос с 20 до 500 человек, открылись или расширились отделы бухгалтерии, HR, маркетинга, логистики, юристов и других. Всеми процессами команд стало очень тяжело управлять, а в работе одновременно более 50 продуктов.
А еще в Unidragon запутанная система связи отделов из-за разных продуктов, кроссфункциональных задач и созависимых друг от друга команд:
Чтобы избавиться от хаоса и визуализировать задачи компания решила перейти в Kaiten. Создали пространства для каждой команды и отдельно для тимлидов, чтобы отразить основные этапы работ. Перевели все отделы в Kaiten благодаря гибкости сервиса.
Результаты:
- выстроили горизонтальные связи между сотрудниками разных команд — так они могли ставить задачи друг другу без менеджеров;
- построили сквозные взаимосвязи по каждому продукту;
- добавили шаблонные чек-листы и подзадачи, которые добавляются при переходе карточки на новый этап;
- разгрузили топ-менеджера с помощью отдельных пространств для функциональных групп;
- с помощью дочерних задач выстроили прозрачные процессы по каждому продукту;
- организовали прозрачную систему оплат без мессенджеров и почты;
- наладили коммуникацию и помощь по задачам и передаче документов между отделами.
Кейс переезда Х5 Group из Jira
В чем суть: компания со штатом более 7 500 пользователей искала надежный сервис для организации рабочих процессов после ухода Jira. Нужна была программа, в которой можно управлять портфелем инициатив, обрабатывать сервисные запросы и собирать данные для отчетов внутренних подразделений. Корпорации была нужна система с on-premise версией и с инструментами, которых не было в Jira.
Запустили пилотный проект в 15 командах компании. Во время теста собрали список из десятков улучшений, разработчики Kaiten их успешно реализовали. После этого начался масштабный переход на новую систему.
Результаты:
- быстро импортировали данные из Jira;
- перевели 7 500 сотрудников на новую систему;
- трансформировали процессы под требования участников;
- каждый процесс реализовали через отдельную доску;
- сделали прозрачной работу всех направлений благодаря визуализации процессов и управлению блокировками;
- настроили ограничения, запрещающие переход карточек дальше без выполнения условий;
- систематизировали иерархию взаимодействия между процессами;
- внедрили систему маршрутизации связанных задач.
Как работает система маршрутизации. Если руководителю проекта нужно привлечь архитектора к своей задаче, он создает подзадачу на доске-маршрутизаторе. Одна автоматизация в системе перенаправляет карточку на доску специалиста, а другая автоматизация делает архитектора ответственным за выполнение:
Переезд IT-компании Домиленд из Яндекс.Трекера
В чем суть: компания-разработчик платформы по созданию собственных экосистем для управляющих компаний и застройщиков. Домиленд поддерживает более 30 продуктов, их перечень регулярно пополняется. Компании было важно сделать экономику прозрачной и увидеть соотношение затрат на продукт к выручке от него.
Результаты:
- научились фиксировать время на работу с задачами в модуле «Учет времени»;
- добавили нужные пользовательские поля;
- перенесли все рабочие процессы;
- организовали работу команд по Scrum-методологии;
- настроили контроль релиза мобильных приложений с помощью чек-листов;
- внедрили приоритизацию задач с помощью пользовательских полей;
- автоматизировали сбор данных для отчетности.
Заключение
Бухгалтерия не терпит ошибок, потери документов и хаоса. Все документы должны быть разложены по папкам, задачи распределены между бухгалтерами, а зарплата вовремя начислена сотрудникам. Этого легко добиться, если организовать работу отдела в таск-трекере Kaiten. Попробуйте наладить рабочие процессы в бесплатном тарифе и вы увидите, насколько прозрачной и удобной станет ведение бухгалтерии.
