Как не утонуть в задачах: собираем ИСР проекта
Разложим проект на блоки и задачи, чтобы ничего не потерять. Покажем на примере Kaiten.
Бизнес-проект и ремонт в квартире похожи: без структуры оба быстро выходят из-под контроля. Стоит забыть пару «мелочей» — и сроки начинают ехать, а планы приходится пересобирать на ходу.
Здесь и помогает иерархическая структура работ (ИСР, WBS). Она раскладывает работу по полочкам: что предстоит сделать и что именно считаем результатом.
Дальше разберем, что такое ИСР, и поговорим о ее преимуществах и правилах, которым нужно следовать. А еще — покажем на примере, как собрать и визуализировать ИСР в Kaiten всего за пару шагов.
Что такое ИСР проекта
Иерархическая структура работ (ИСР, WBS) — это способ разложить проект на части: от крупных блоков до задач и подзадач.
Представим, что вам нужно сделать редизайн интерфейса продукта. Звучит масштабно — и не всегда понятно, с чего начинать. А если разложить работу на этапы (исследование, дизайн, разработка, тестирование, запуск), и дальше — на более мелкие, конкретные, шаги (собрать фидбек, переработать ключевые экраны, внедрить компоненты, проверить адаптив), появляется понятная последовательность действий.
Обычно ИСР имеет несколько уровней:
- 1 уровень — цель: что получаем в конце.
- 2 уровень — вехи: крупные этапы на пути к цели.
- 3 уровень — задачи: конкретные действия внутри этапов.
- 4 уровень — подзадачи: более мелкие шаги, если нужно.
Но строго придерживаться уровней необязательно. Иногда достаточно просто выделить крупные блоки, чтобы проект стал понятнее.
Такую модель можно использовать в любых сферах: строительство, IT, маркетинг, запуск продуктов. И в личных делах тоже: подготовка к отпуску, переезд, ремонт — все это отлично раскладывается через ИСР.
Преимущества ИСР
Структурная декомпозиция работ дает сразу несколько преимуществ:
Сразу видно весь объем работ
Когда вы собираете весь объем работ целиком, сразу всплывают задачи, о которых обычно забывают. Часто именно они потом затягивают проект на дни, недели и даже месяцы.
Проще оценить сроки и бюджет
Фраза «сделаем редизайн за месяц» звучит амбициозно, но часто не совпадает с реальностью. А когда разбиваете работу на части, оценка становится точнее. У каждого этапа — своя длительность и свои риски.
Легче распределить ответственность
Для конкретной задачи проще назначить исполниля с нужными компетенциями.
Можно контролировать прогресс
Когда структура есть, сразу видно статус задач: что готово, что в работе, что зависло и почему.
Согласования проходят быстрее
ИСР переводит абстрактные обсуждения в конкретику: заказчик или руководитель видит весь объем работ от начала до конца.
Правила, которые делают ИСР рабочей
Если опираться на эти правила, ИСР будет полезной, а не формальной схемой.
Правило №1. Принцип 100%
В ИСР должно попасть все, что влияет на результат проекта. Не только разработка, но и все согласования, миграции, документация. Логика простая: если в списке нет важного кусочка — он все равно всплывет, просто позже и в самый неудобный момент.
Правило №2. Принцип «одного дерева»
В основе ИСР — один итоговый результат проекта, «ствол дерева». От него идут «ветви»: этапы, задачи, подзадачи. У каждого элемента есть только один «родитель». Если одна и та же задача оказалась в двух местах, появляются дубли и расхождения в статусах. .
Правило №3. Принцип максимальной понятности
Делите и детализируйте работу до тех пор, пока последний уровень не станет понятным для любого сотрудника.
Как создать ИСР
Модель иерархической структуры работ можно создать в одиночку. Но лучше делать это вместе с командой и заказчиком проекта. Ниже — пошаговая схема.
Шаг 1. Сформулируйте финальный результат
Начните с самой верхней точки: какой результат проекта должен получиться в конце. Опишите его одной фразой, без деталей. Это якорь, вокруг которого дальше мы будем строить остальную структуру.
Шаг 2. Соберите первый уровень — вехи
Разбейте ключевую цель на несколько больших частей, которые можно проверить и принять. Важно, чтобы способ проверки был понятен всей команде. Выберите тот, который вам удобнее:
- по результатам (что должно появиться в продукте или проекте);
- по периодам (если вы регулярно отчитываетесь по кварталам или фазам);
- по зонам ответственности (исполнитель, заказчик, подрядчики);
- по командам или функциям (разработка, маркетинг, поддержка);
- по бюджету (какие результаты закрываются конкретным финансированием).
Чтобы структура не расползалась, остановитесь на одном главном критерии для проверки.
Шаг 3. Разверните блоки в задачи
Теперь каждый крупный блок раскладывайте на конкретные задачи. Это и будут «ветки» второго уровня.
Шаг 4. Доведите до уровня рабочих пакетов
Следующий слой — подзадачи и рабочие пакеты. Рабочий пакет — это минимальная часть работы, которую можно отдать конкретному исполнителю. Такой пакет имеет:
- понятный вход (что нужно на старте);
- понятный выход (что получаем в конце);
- понятную проверку (как докажем, что готово).
Добавьте данные в таск-трекер.
Шаг 5. Закрепите ответственность
Финальный шаг — назначить владельцев. У каждого рабочего пакета должен быть один ответственный — тот, кто следит за выполнением, синхронизирует участников и доводит до результата.
Как визуализировать ИСР
У ИСР нет «правильного» формата. Главное, чтобы вашей команде было удобно читать модель и работать по ней. Вот несколько примеров:
Древовидная схема
Самый популярный вариант. Наверху — цель проекта, ниже — вехи (обычно в одну линию). Под ними — задачи, а ще ниже — подзадачи. Так удобно быстро понять, из чего состоит проект и где вы сейчас находитесь.
Контурная структура
Это формат ИСР в виде списка. Все идет сверху вниз, строка за строкой: сначала цель, потом первая веха, под ней — ее задачи, дальше вторая веха и задачи, и так далее.
Горизонтальная иерархия
Здесь вехи идут слева направо, и от каждой вехи расходятся задачи и подзадачи. Такой формат выбирают, когда удобнее смотреть на ИСР как на ленту из крупных блоков.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это визуализация проекта на временной шкале: каждая задача отмечена своим отрезком. Такой формат удобнее таблицы — сразу видно сроки, зависимости и параллельные работы, и проект не выглядит одной длинной цепочкой. Особенно хорошо Гант работает там, где сроки критичны — например, в разработке и строительстве.
Ниже покажем, как собрать ИСР в задачах Kaiten и затем посмотреть сроки и зависимости на диаграмме Ганта:
1. В Kaiten ИСР удобно собирать прямо в задачах — через связь «родительская карточка → дочерняя карточка». В карточке видны все уровни и связи, поэтому проще держать структуру и следить, где что тормозит.
Как собрать:
- заведите карточку верхнего уровня (например, «проект» или «эпик»);
- добавьте дочерние карточки под крупные блоки;
- внутри каждого блока разложите работу до уровня «рабочих пакетов» — таких задач, которые реально взять и закрыть.
2. Зафиксируйте ожидания от результата. Достаточно пары строк в описании или чек-листе. Например: «Готово, когда пользователь оплачивает тариф и видит чек в истории».
3. Когда дерево задач собрано, откройте диаграмму Ганта — она покажет те же карточки, но уже на таймлайне. Дальше по шагам:
- проставьте даты начала и окончания для ключевых задач;
- добавьте вехи (например, «этап завершен после согласования стейкхолдером»);
- настройте зависимости, чтобы было видно порядок работ.
Зависимости работают прямо на шкале времени. Сдвинулась одна задача — связанные тоже сдвигаются, без ручного перетаскивания десятков полос.
Хотите посмотреть, как другие компании используют диаграмму Ганта в Kaiten? Загляните в кейс «Самолет» — там видно, как мы помогли команде масштабировать работу и расти быстрее. А здесь вы можете забрать бесплатные шаблоны диаграммы Ганта.
Заключение
ИСР проекта — это способ внести ясность в рабочий процесс команды. Чтобы собрать модель ИСР, можно использовать базовые шаги из статьи: разложите цель на понятные блоки, перенесите структуру в Kaiten через связи «родительская карточка → дочерняя карточка», а затем добавьте сроки и зависимости на диаграмме Ганта.
