Что такое Scrum-фреймворк и как его использовать?

Фреймворк Scrum часто пугает новичков. На деле в нем нет ничего страшного. Это один из самых простых в реализации методов управления проектами.

Scrum позволяет избежать лишней бумажной работы. Около 85% участников различных команд утверждают, что введение Scrum в процесс разработки улучшило качество их работы. Фреймворк позволяет эффективно работать и не бояться споткнуться или застрять на какой-нибудь задаче.

Что такое Scrum?

Scrum — это набор правил, благодаря которым команда налаживает гибкий рабочий процесс, разработка ведется итерациями, четко обозначаются цели каждой итерации и задачи каждого члена команды. Благодаря фреймворку компании могут применять принципы и ценности методологии управления проектами по Agile.

Scrum (как, собственно, и Agile) зародился для упрощения рабочих процессов в компаниях, которые занимаются разработкой программного обеспечения и управлением продуктов. В наше время методика Scrum используется в сферах маркетинга, брендинга, дизайна и многих других. Это отличный фреймворк для работы над динамично развивающимися проектами. Scrum направлен на самостоятельную работу над проектом, а не на решение данных «сверху» задач.

Scrum и Agile — в чем разница?

Эти два понятия регулярно путают, считая, что Agile и Scrum одно и то же. Обе методологии фокусируются на постоянном совершенствовании продукта, а не на его выпуске. Это гибкие структуры, суть которых в постоянном изменении, адаптивности, направленности на самостоятельную работу участников, нестандартных подходах к работе.

Разница кроется в масштабе двух подходов.

Agile — это особый образ мышления. Идея, стоящая за тем, к чему вы стремитесь — например, к адаптивности, самоконтролю или скорости выполнения заданий.

Scrum — это инструкция по применению. Четкий план, описывающий каждый шаг по внедрению Agile в разработку продукта. Можно сказать, что Scrum — это методология управления проектами с конкретными этапами, в которой четко определены роли и события.

Система управления проектами Scrum основана на пяти ценностях:

• Преданность (Commitment);
• Сфокусированность (Focus);
• Открытость (Openness);
• Уважение (Respect);
• Смелость (Courage).

В контексте Scrum все, что делают работники должно быть направлено на усиление этих ценностей, и ни в коем случае не подрывать их.

И это рабочая методика, так как 58% Agile-команд используют фреймворк Скрам. Благодаря ему члены Scrum-команды могут учитывать нужды клиентов на протяжении всей работы над проектом.

В Scrum нет стандартов идеального долгосрочного планирования, на которую опираются в традиционных рабочих подходах. Фреймворк сосредотачивается на выполнении задач на короткой дистанции.

Кто входит в состав Scrum-команды?

Прежде чем говорить о структуре фреймворка, рассмотрим, кто обычно входит в состав Scrum-команды.

Владелец продукта — тот, кто налаживает связь между командой и заинтересованными лицами. Он понимает, что нужно клиентам, контролирует общее видение проекта и его цели.

Scrum-мастер — один из членов команды, в задачи которого входит внедрение и укрепление ценностей Scrum на командных митингах и поддержка участников во время выполнения задач.

Члены команды — остальные участники Scrum-команды. Все они равноправны и каждый выполняют свою задачу.

Заинтересованные лица, упомянутые выше — не члены команды. Это все те, кто инвестирует в результат проекта. Например, особые клиенты, внутренние пользователи продукта, руководители высшего звена и прочие. Ключевые заинтересованные лица присутствуют на важных встречах и рассматривают ключевые решения по модернизации продукта, а также предоставляют обратную связь после каждой итерации.

Scrum-команда обязательно кросс-функциональна. Например, в команде по созданию мобильных приложений должны быть UX-дизайнеры, разработчики, специалисты по API и прочие. Каждый участник обязан располагать соответствующими инструментами для завершения итерации. Поэтому у них не должно возникать необходимости передавать часть работы на аутсорс. Это один из основных принципов управления проектами по Scrum.

Кто может стать Scrum-мастером

Если вы решили стать Scrum-мастером, стоит подойти к вопросу основательно. Позиция требует глубокого понимания принципов этого фреймворка и в целом методологии Agile для организации работы.

Необходимо и наличие базовых навыков менеджмента и определенного желания в их повышении. Вам должно быть интересно организовывать совместную работу сотрудников, строить рабочий процесс, изучать его слабые места, вникать в потребности и возможности его участников. Для успеха важно и анализировать ошибки, стремясь к постоянному совершенствованию продукта. Scrum-мастер — это важная и нужная позиция, которая требуется при внедрении фреймворка в управление проектами. Такой специалист при условии достаточной гибкости и тщательности может помочь достигать команде поставленных целей, оставаясь продуктивной и постоянно развиваясь.

Этапы Scrum

В фреймворке Scrum можно выделить пять основных этапов:

1. Предварительное планирование.
   Постановка целей, определение видения продукта. Лидер проекта обозначает задачи, намечает дорожную карту проекта. Создание и доработка бэклога продукта — списка функций, требований и исправлений ошибок, где для команды прописываются все этапы работы над продуктом. Обычно к этапу предварительного планирования объема работы присоединяются заинтересованные лица.
2. Планирование.
   На этом этапе участники команды вместе занимаются планированием спринта и выбором функций для включения в его бэклог. Поскольку их обычно определяет точка зрения пользователя, они называются пользовательскими историями. Необходимо разбить большие требования (которые обычно называют «эпиками») на простые задачи с приблизительной оценкой времени выполнения. Стоит убедиться, что бэклог спринта достаточно небольшой, его получится выполнить в рамках планируемого времени, распределить задачи и назначить ответственных за пользовательские истории.
3. Спринт, этап реализации.
   Работа идет над итерацией или инкрементом продукта (ощутимый результат работы одного спринта), который реализуется в конце спринта. Необходимо проводить ежедневные митинги или Scrum-собрания, на которых будет обсуждаться прогресс, задачи, потенциальные трудности.
4. Тестирование и проверка.
   По окончанию спринта клиенты и пользователи продукта (заинтересованные лица) тестируют новые функции или улучшения продукта. Если все работает как надо, итерация считается завершенной.
5. Ретроспектива.
   Анализ итогов спринта вместе со Scrum-командой, во время которого разбираются ошибки и выдвигаются предложения по улучшению работы. Общий бэклог продукта актуализируется в зависимости от результатов работы над обновлениями и смены приоритетов у заинтересованных лиц.

Как пользоваться фреймворком Scrum

Разберем по шагам как использовать Scrum в работе над проектом. Удобнее всего использовать для этого таск-трекер со специальными функциями для Scrum-команд.

Выберите подходящего владельца продукта

Им не обязательно должен быть лучший участник команды. Лучшим выбором будет тот, кто понимает клиентов и их потребности. Им может быть внутренний пользователь вашего продукта, кто-то из отдела продаж, маркетинга, службы поддержки, управления учетными записями и даже бизнес-аналитик. Он — связующее звено между Scrum-командой и заинтересованными лицами, так что необходимо выбирать тщательно.

Создайте бэклог продукта

Прежде чем приступать к планированию какого-либо спринта, необходимо наметить все, что будет входить в итоговый продукт. Владелец продукта должен тесно сотрудничать со всеми самыми важными заинтересованными лицами и наметить список необходимых задач для совместной работы команды.

Определите все желаемые функции и элементы, расставьте приоритеты в соответствии со всеми целями — краткосрочными и долгосрочными. К примеру, чтобы заинтересованные вашим проектом лица могли выделить обязательные составляющие следующей итерации. Для того, чтобы помочь команде и выделить наиболее приоритетные задачи, используйте цветовую кодировку.

Спланируйте этапы спринта

Оцените весь список задач и решите, на каких из них сосредоточиться в спринте. Выделите приоритетную цель и обозначьте, какие должны произойти изменения в пользовательском опыте. При создании бэклога спринта учитывайте возможности команды.

Оцените время для выполнения каждой задачи

После этого вы сможете или установить дедлайны, или использовать стори пойнтс — примерную оценку сложности выполнения задач.

Определите ответственных за задачи

После обсуждения команда за каждым участником закрепляет конкретную задачу или реализацию пользовательской истории в рамках спринта.

Самоорганизация в этом пункте — ключевой момент. Участники должны знать что они делают в этом рабочем цикле без напоминаний Scrum-мастера.

Запустите спринт

С этого момента начинается работа над задачами в недельном бэклоге.

Установите время для ежедневных Scrum-встреч

Ежедневный Scrum или стендап используют 85% Agile-команд, так как совещания по прогрессу хода работы над проектом помогают расставлять приоритеты и совместными усилиями работать для достижения поставленных целей.

Следите за эффективностью работы команды во время спринта

Для этого можно использовать автоматические Burndown charts. Диаграмма сгорания в реальном времени показывает, насколько вы отклоняетесь от намеченного курса или соответствуете ему.

Анализируйте шаги спринта с заинтересованными лицами

Протестируйте новый инкремент с клиентами или заинтересованными лицами. Это встреча называется обзором спринта или обзором инкремента. Если новый функционал в полной мере соответствует ожиданиям пользователей, спринт удался. Если это не так, необходимо скорректировать отставание на основе того, что не устраивает пользователей.

Проведите ретроспективу спринта

На этой встрече владелец продукта, Скрам-мастер и члены команды оценят следующее:

• что удалось;
• что можно улучшить;
• возможные изменения в бэклоге продукта.

Только так получится постоянно обучаться и совершенствовать Scrum-процессы.

Начните следующий спринт

Приступайте к планированию нового спринта, повторив все предыдущие шаги.

Чем ценен фреймворк Scrum для управления проектами

Scrum популярен за счет ряда преимуществ для команд, которые решили использовать его для организации работы:

• Наглядность процесса. Намеченные задачи к выполнению можно представить в удобном виде на доске в таск-трекере. Визуализируя задачи на Канбан-доске, Scrum-команда всегда видит, как продвигается работа, к кому обращаться по тем или иным вопросам и какие задачи в работе сегодня.
• Концентрация на важном. Предварительное планирование целей спринта помогает не распыляться на другие задачи, оставаться сосредоточенным и собранным.
• Конкретные результаты. Итогом итерации по Scrum всегда является какое-то улучшение, определенное достижение. Его можно оценить и однозначно ответить, достигла ли команда поставленных целей в полной мере или нет. Для быстрой и удобной оценки используются разнообразные Agile-метрики: упомянутый выше график сгорания задач (Burndown chart), накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram) и другие.
• Все участники процесса поддерживают связь. Все участники команды, Scrum-мастер, владелец продукта, заказчик и заинтересованные лица всегда поддерживают коммуникацию. Любые уточнения всегда можно получить быстро, чтобы не только в короткие сроки выпускать продукт, но и поддерживать его актуальность, вовремя реагируя на изменения рынка и нужды клиентов.
• Высокая гибкость и адаптивность. Несмотря на точное планирование целей, методика Scrum все же не подразумевает обязательного следования одним и тем же правилам. Вы можете адаптировать подход к потребностям именно вашей команды и для достижения ваших целей, организовав работу максимально удобно. Главное — следовать идее коротких итераций и четкого планирования задач к выполнению, а также своевременно реагировать на обратную связь от заказчиков и клиентов.

Отличия Scrum как подхода для организации работы

Среди множества различных подходов и методологий организации работы, Scrum выделяется следующими особенностями:

• Четко зафиксированные роли сотрудников, цели и этапы спринтов. Во время итерации Scrum-команда всегда знает, кто, над чем и для чего работает в любой момент времени.
• Кросс-функциональность команды. Команда включает в себя разных специалистов, которые работают в связке. Например, для создания видеоигры необходима команда из разработчиков, графических дизайнеров, тестировщиков, сценаристов и др. Полностью укомплектованная команда для проекта самодостаточна и не требует сторонних экспертов для выполнения задач.
• Отсутствие долгосрочного планирования. Scrum не подходит для построения долгосрочных планов. При данном подходе приоритеты и цели постоянно меняются между итерациями, гибко адаптируясь к текущим требованиям к продукту. Краткосрочные спринты помогают Scrum-команде единым рывком выполнять поставленные цели, при этом держится фокус на обозначенных задачах без траты ресурсов на остальные дела.
• Предварительное планирование задач для краткосрочных спринтов. Scrum требует обязательного составления подробного бэклога и выделения целей на каждый цикл.
• Есть только одно лицо для коммуникации между командой и заинтересованными лицами — владелец продукта. Так устраняется риск противоречивости полученной информации по задачам, все запросы и ответы исходят от одного человека.
• Регулярное общение с командой. Участники проекта говорят о прогрессе и проблемах в работе на ежедневных собраниях, встречах по пополнению очереди задач и других видах собраний для обмена информацией и получением обратной связи. Обсуждение текущих сложностей и способов их решения — важная часть работы по Scrum.
• Обязательная оценка результата и получение обратной связи от заинтересованных лиц после окончания спринта через владельца продукта. Без получения одобрения от заинтересованных лиц результата работы цель не может считаться достигнутой и следующий спринт не может быть начат.

Как определить, что методика Scrum необходима вашей команде

Ошибочно полагать, что Scrum используют только в IT-сфере. Фреймворк полезен и в маркетинге, дизайне, образовании, научных исследованиях и других областях деятельности. Инструменты Scrum помогают организовать работу даже над сложными проектами и выполнять задачи для постоянного совершенствования продукта.

Чтобы успешно использовать инструменты Scrum, важно ответить на несколько основных вопросов:

• Нужно ли это вашей команде? Улучшение рабочего процесса может и не потребоваться, если вы не испытываете потребности в этом и не ощущаете проблем при организации работы.
• Чего вы хотите добиться в результате? Разработка подробного бэклога и контроль за регулярной постановкой новых задач в очередь для улучшения продукта по Scrum помогает не только организовать процесс работы и установить приоритеты, но и оценить достигнутый результат.
• Готовы ли вы к переменам в рабочем процессе? Подход предлагает строгое распределение участников Scrum-команды по ролям, четкое определение задач в рамках итерации и строгую установку приоритетов дел. Такой подход поможет найти слабые места в организации работы и направить ресурсы на их решение от каждого участника для успешного результата.
• Готовы ли вы искать другие методы управления проектом, если Scrum не подойдет нам? Scrum не гарантирует решение всех проблем и может не подойти вашей команде. Запаситесь терпением, помогите своим сотрудникам разобраться в новом для них принципе работы, расскажите, почему переход важен и как именно он поможет в достижении лучших результатов. Также не стоит сразу ожидать, что команда выполнит весь намеченный объем работы за итерацию: возможно потребуется несколько спринтов, чтобы понять уровень продуктивности команды. Однако, если Scrum не подходит вашей команде, не бойтесь отказаться от него. Вполне возможно другой подход из Agile-методик будет более эффективным.

Вывод

Система управления проектами Scrum помогает командам разработчиков, маркетологов, инженеров и прочим командам быстро и качественно работать над большим количеством проектов. Постоянное улучшение своего продукта (каждые несколько недель) помогает легко адаптироваться к любым изменениям на рынке или в вашей клиентской базе.

Kaiten помогает командам придерживаться Scrum-методологии, так как в нем есть все необходимые функции и отчеты для Agile.