9 человек справляются с 700 задачами в месяц: кейс Техпортавтосервис

Kaiten

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Отдел маркетинга — место, где всегда много задач. А если компания состоит более, чем из одного филиала и каждому нужно продвижение, то команде легко уйти в хаос, начать саботировать задачи и браться только за самую простую работу, вечно откладывая самое сложное «на потом».

Техпортавтосервис — компания по продаже специальной грузовой техники и автозапчастей для нее, где отдел маркетинга из 9 человек выстраивает стратегию для 25 филиалов. 

Денис Колосов, руководитель проектов в ООО «ТехПортАвтоСервис» и АО «Бав-движение» поделился, как эта команда использует Kaiten для построения процессов, чтобы не сойти с ума от большого объема разнапалновых задач. 

Работа до Kaiten и осознание потребности нового инструмента

До работы с Kaiten команда маркетинга использовала Битрикс24 и Excel для постановки задач. Но работа в двух системах не давала прозрачности в процессах, и нагрузка на сотрудников распределялась неравномерно.  

В прошлом году Денис начал искать новую систему для управления проектами. Отдел гарантий поделился своим опытом работы в Kaiten, и Денис решил протестировать инструмент самостоятельно перед запуском процессов команды. 

Критерии, на которые обращали внимание при тестировании:

• скорость распределения задач. Денису как тимлиду важно оперативно планировать нагрузку команды и оцифровывать все текущие задачи. При этом нужно хранить всю операционку в одном месте, чтобы быстро на каком этапе находятся все поручения. Ранее задачи были везде и одновременно нигде: на листочках, в заметках, в Битрикс и переписках. Из-за этого важная информация по ним вечно терялась.
• прозрачность и отчеты. В Kaiten есть автоматические отчеты, которые оцифровывают все процессы и движение задач. Это помогает руководителю собирать данные о производительность команды.
• внедрение сотрудников и прикрепление файлов. Маркетинг часто привлекает коллег из других отделов для создания продающих материалов. Чтобы они быстро внедрялись в процессы, им важно видеть всю информацию в карточке задачи, которую они могут брать в работу и выполнять поручения совместно с коллегами из маркетингового отдела. Это же помогает масштабировать процессы.

Канбан-доски идеально подходят для постройки прозрачных процессов, их масштабирования и сбора аналитики оценки 

Управление сотрудниками с помощью канбан-системы в Kaiten

Чтобы визуализировать все процессы в одном месте, в компаниях обычно собирают одну большую канбан-доску. Но когда объем задач постоянно растет, доска со временем становится перегруженной — сотрудникам сложно в ней разобраться.

Денис решил поступить иначе и собрал под каждого сотрудника отдельную доску с задачами, актуальными для этого человека. При распределении задач руководитель также понимает, может ли он дать новую задачу конкретному специалисту или он загружен и лучше найти другого исполнителя для нее. 

Мониторинг и контроль процессов для точной визуализации 

Каждая задач — это отдельная карточка. При этом неважно, большая она или маленькая. Отображение всех задач помогает Денису сразу увидеть, сколько задач находится в работе. Ему не нужно заходить карточку и искать нужный пункт чек-листа. По такой системе каждый сотрудник закрывает за месяц от 60 до 90 карточек. 

Все задачи имеют метки:

• приоритетности;
• направления — к какой точки компании относится поручение;
• проекта — над чем конкретно сейчас работает сотрудник: запускает таргет, размещает объявление на маркетплейсе или дорабатывает сайт.

Отдельно есть метки для тех карточек, которые требуют повышенного внимания в выполнении.

Метки на фасадах карточек помогают Денису отслеживать, кто какие задачи берет в работу. Например, один сотрудник может перегрузить себя сложными проектами, а другой — прокрастинирует от работы над комплексными задачами и берет в работу только легкие. 

Еще метки помогают давать одному сотруднику задачи из одного и того же проекта, чтобы он был в фокусе в работе над конкретным направлением. 

Каждый сотрудник может создавать карточку на своей доске — их размещает не только Денис. Один руководитель не может уследить таким огромным потоком поручений, который приходятся на отдел маркетинга со всех филиалов. Если задача приходит, например, из отдела продаж, то ответственный за этот проект работник самостоятельно создает новую карточку. 

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Организация спринтов 

 Перед стартом спринта Дениc определяет 3 типа задач:

• быстрые, на закрытие которых сотрудник потратит около 10 минут;
• стандартные — можно закрыть за 4 часа;
• проектные — более длительные задачи, на которые нужно потратить от 4 часов до 4 дней.

Таким образом, команда объединяет в работе канбан-метод со скрам. Чем различаются этим методологии: читайте в статье. 

Отчет для оценки нагрузки команды

Данные, которые использует Денис для анализа работы команды:

• суммарный отчет отделу и по каждому сотруднику позволяет понять, сколько часов потратил на задания каждый член команды. Так можно увидеть, сколько реально уходит времени на быстрые или стандартные задачи, чтобы потом менять часы работы сотрудника и прогнозировать сроки;

• отчет по срокам задач показывает, какие поручения выполнены в срок, а по каким — сорван дедлайн. Если руководитель видит, что по одному проекту постоянно сдвигаются сроки, то нужно добавить еще одного сотрудника, чтобы тот помог справиться с потоком задач коллеге;

• контрольный график для мониторинга аномальных отклонений в процессах. Например, задачу выполнили за несколько месяцев, хотя по факту работали над ней всего два дня. Можно открыть карточку, прочитать комментарии к ней и увидеть, что заказчик не высылал нужную информацию эти месяцы — сотрудники просто ждали данные, чтобы приступить к работе.

Адаптация команды в Kaiten

Первые недели некоторые члены команды не хотели заводить карточки в Kaiten — их смущало, что коллеги увидят просроченные дедлайны и статусы задач. Поэтому руководитель сначала протестировал Kaiten в работе с более гибкими молодыми сотрудниками — каждый день напоминал им, чтобы те не забывали открывать карточки на пространстве.

По словам Дениса, руководство всегда должно участвовать во внедрении новых инструментов, а не надеяться на самоорганизацию команды. Дня некоторых вести задачи в новом формате — легко, другим нужно больше времени, потому что они забывают вести карточки или просто не хотят.

Так Денису пришлось настаивать, чтобы сотрудники отказались от личных ежедневников и и перенесли все процессы работы в Kaiten. Это касалось даже мелких, «незначительных» поручений. 

Теперь сотрудники не теряют задачи, а руководитель видит все процессы в одном месте. Также с помощью Kaiten Денис заметил, что многие прокрастинируют от сложных задач или самостоятельно меняют их приоритет, берясь только за легкие поручения.

Влияние Kaiten на производительность: отдел маркетинга стал работать на 20% эффективнее

После внедрения Kaiten команда стала закрывать 83% задач. Раньше процент завершения составлял 60%. Улучшения показателей связаны с тем, что команда дробит большие задачи на более мелкие и выносит их на доску. Исполнителей больше не пугает комплексная задача, к которой непонятно, как подступиться.

Сам Денис отмечает, что управление командой стало легче с приходом прозрачной системы управления. Теперь задачи не теряются и не застревают в бэклоге, а сотрудники не перегружаются.

Также Kaiten дает возможно увидеть, где и по какой причине задачи стопорятся. 

Сначала руководитель разработал другую систему пространств: одна страница — один регион или направление. Это давало возможно охватывать всю картину целиком, но не помогало распределять задачи по сотрудникам и анализировать их работу. Поэтому Денис внедрил другой метод работы — каждый сотрудник имел свое пространство. Благодаря визуализации платформы руководитель команды смог увидеть, чем занят конкретный исполнитель в данный момент, равномерно перераспределять нагрузку на команду.