Superkassa: как сократить простой задач в 2 раза и перейти на Scrum
Как переехать из ClickUp и увеличить производительность команды с помощью нового инструмента
Если команде неудобно работать в таск-трекере, то задачи будут постоянно «застревать» без видимых причин. В итоге менеджеры и сотрудники тратят много времени на постановку и передвижении задачи, используют другие каналы общения — все это удлиняет цикл выполнения поручения и смещает глобальные сроки проектов.
Команда по продаже авиабилетов Superkassa столкнулась с этой проблемой и за неделю переехала из ClickUp в отечественную систему Kaiten. Производительность команды выросла, а задержки задач сократились в 2 раза. В этой статье Вадим Фридман, менеджер проектов Superkassa, рассказал, как команда использует канбан-систему для эффективной работы.
Устаревшее в неудобном: методология Waterfall в таск-трекере ClickUp
В компании Superkassa есть несколько подразделений:
- дизайн,
- техническая поддержка пользователей;
- стейкхолдеры как источник задач для разных отделов;
- управление проектами и другие.
До начала 2024 года команда работала по методологии Waterfall в ClickUp — инструменте, где основным полем работы являются канбан-доски. При этом платформа не позволяла строить гибкие процессы из-за ограниченного числа функций. Например, в ClickUp нет учета времени работы сотрудников, что усложняет расчет премий и аналитику трудозатрат.
Последней каплей в пользу смены системы стал уход ClickUp из России и сложности с оплатой сервиса. В 2024 году стало понятно: команде необходимо изменить систему управления проектами, а вместе с новым инструментом и прокачать процессы.
Сравнение инструментов и выбор самого понятного
Superkassa хотела найти инструмент, который был бы визуально похож на ClickUp, чтобы сотрудники быстро адаптировались в новой системе, но с бОльшим набором функций.
Для поиска команда использовала статьи на Habr, отзывы и нейросети. Сформировала финальный список кандидатов на замену ClickUp: Meteor, Redmine и Kaiten.
На тестирование Meteor ушел месяц, в процессе которого команда обнаружила большой недостаток системы — инструмент «тормозил» при большом количестве задач на доске. Также были ошибки в синхронизации данных между карточками. Redmine, по словам Superkassa, имеет устаревший неудобный интерфейс и неудобно обновления системы, которое приходилось делать вручную. Команда почти сразу решила отказаться от него.
Когда сотрудники начали ставить задачи в Kaiten, стало ясно — это тот инструмент, который нужен.
- Канбан-доски в основе работы, что делает Kaiten схожим с ClickUp. Сотрудники могут легко перетаскивать карточки между колонками, назначать участников и ответственных и устанавливать дедлайны работы;
- быстрое редактирование карточек без «застоя» системы;
- простая настройка автоматизации;
- автоматический импорт данных из ClickUp.
Начали изучение Kaiten с работы на бесплатном тарифе, где есть все ключевые функции для работы:
- пространства;
- неограниченное число карточек;
- канбан-доски с неограниченным числом и разными видами колонок;
- чек-листы;
- назначение ответственных;
- постановка сроков.
Тест длился месяц, на протяжении которого несколько человек дублировали задачи из ClickUp в Kaiten, чтобы сразу сравнить эффективность и оценить схожесть систем.
Неделя для переноса данных и инструкция
Когда команда поняла, что готова перенести все процессы в Kaiten, Superkassa приобрела платный тариф и воспользовалась встроенным в Kaiten приложением для оперативного переноса данных из ушедших зарубежных систем – перенести процессы с помощью Convertinator это можно всего в несколько кликов.
В этот момент возникли трудности — часть задач импортировалась некорректно, но команде Kaiten помогла сотрудникам оперативно перенести оставшиеся данные.
Итог: всего через 7 дней все было готово к работе, а в конце 2024 все департаменты Superkassa начали полноценную работу в системе.
Для быстрого освоения системы агентство написало инструкцию по работе в Kaiten, основанную на Базе знаний и блоге платформы.
Разработка пространств и автоматизация для каждого отдела
С конца прошлого года в Kaiten начала вести работу вся команда. Стейкхолдеры назначают задачи на отдельном пространстве и закрепляют за ними нужных руководителей. Менеджеры проектов раскладывают карточки по десяти командам. У каждой из команд свое пространство.
Рассмотрим доски IT-отдела. Пространство девелоперов разделено на 3 части:
- Backend-разработка,
- Frontend.
- тестирование (QA).
Карточки со всей информацией по задачам двигаются по обычным этапам разработки: от бэклога до релиза.
В оптимизации процессов и сокращении времени на работу в таск-трекеры помогает автоматизация. Например, разработчик может создать карточку и поставить метку «Тест нужен» или «Тест не нужен».
Если стоит первая метка, то карточка после колонки Code Review попадает в колонку тестирования, вторая — в колонку релиза. Девелопер и тимлид не тратят время и ресурсы на отслеживание этого процесса.
На планерках Kaiten помогает команде отслеживать статусы карточек: какие задачи запланированы, что уже в работе, а что команда уже сделала. Для быстрой ориентировки в пространстве агентство использует отображение в виде таблицы:
Учет рабочего времени, аналитика трудозатрат и интеграция Excel
Для контроля нагрузки сотрудников Superkassa использует модуль «Учет рабочего времени». Также этого помогает оценивать и прогнозировать время на проекты, проводить анализ трудозатрат и рассчитывать премии командам.
В ClickUp руководителям приходилось вручную сравнивать фактическое и внесенное вручную сотрудниками рабочее время, чтобы учитывать задачу при премировании.
Чтобы быстро рассчитывать бонусы сотрудников, команда настроила интеграцию Kaiten и Excel — сделать это удалось без помощи разработчиков и техподдержки. Премии рассчитываются исходя из данных, которые подгружаются автоматически:
- приоритетность задачи;
- ее объем;
- сроки и даты;
- затраченное время и другие метрики.
Все данные передаются в корректном форматировании, а Excel рассчитывает бонусы по выверенным командой формулам.
Scrum вместо Waterfall
На основе фидбэка команд и опыта разных департаментов Superkassa начала внедрять Scrum в процессы работы. В этом команде помогает модуль «Scrum» в Kaiten, где сотрудники могут работать по спринтам, оценивать задачи в Story points и легко собирать аналитику о проделанной работе.
С помощью Scrum команда уже сократила время простоя и стала меньше терять задачи в потоке работы. В целом ускорился процесс работы, а путь карточек стал более прозрачным.
Результат внедрения Kaiten после 6 месяцев работы в системе
Главный результат, который команда достигла с помощью Kaiten — это сокращение времени работы над задачами.
Спустя полгода у команды периодически появляются небольшие технические трудности и вопросы, но поддержка Kaiten решает их всегда в течение нескольких часов, что помогает быстро улучшать процессы без пауз в работе.
Superkassa продолжает исследовать все возможности Kaiten и работать над сокращением времени цикла с помощью прозрачных процессов и удобного инструмента.
