Внутренняя и внешняя мотивация: как работает и зачем бизнесу

Kaiten

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Если у сотрудников нет внутренней и внешней мотивации работать, то компании будет сложно развиваться и добиваться результатов. В статье расскажем, как этого не допустить:покажем разницу между видами мотивации, объясним, как работает каждая и каким способами можно стимулировать вовлеченность сотрудников.

Что такое мотивация и почему она важна

Мотивация — это стимул, который побуждает человека идти к целям, преодолевать трудности и действовать. У мотивации всегда есть четкая причина для старта и ответ на вопрос «зачем».

Благодаря мотивации человек может достигать успеха в разных сферах жизни. Почему еще она важна:

• увеличивает продуктивность — мотивированный персонал эффективнее и внимательнее работает;
• улучшает психоэмоциональное состояние — мотивированные люди обычно более довольны своей жизнью и имеют повышенную самооценку, что формирует позитивную атмосферу в коллективе и снижает текучесть кадров;
• развивает навыки — побуждает искать новые знания и возможности, обучаться и развиваться, что укрепляет кадровый потенциал и стимулирует внедрение инноваций;
• укрепляет социальные связи — мотивированные сотрудники активнее взаимодействуют друг с другом, способствуя созданию комфортной и продуктивной рабочей среды, что улучшает сотрудничество и достижение общих бизнес-целей.

Мотивация персонала напрямую влияет на финансовые показатели и устойчивость компании. Чтобы правильно мотивировать сотрудников, их можно разделить на два типа в соответствии с теориями Макгрегора — X и Y. Разберем подробнее, чем они различаются.

Kaiten — российский сервис для совместной работы. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Теории X и Y Макгрегора: пессимизм и оптимизм мотивации

В 1960-х годах психолог Дуглас Макгрегор издал книгу «Человеческая сторона предприятия», в которой рассказал о 2 типах сотрудников. По его мнению, одни члены команды изначально ленивы и не хотят ничего делать, а другие могут долго и упорно работать благодаря амбициям. 

На самом деле обе теории отражают не особенности сотрудников, людей, а внутренние установки руководителя. И чем сильнее он верит в эти установки, тем с большей вероятностью они окажутся правдивыми. Например, если выстроите микроконтроль — получите пассивность; дадите доверие и смысл — будете чаще получатьинициативу. 

Теперь детальнее рассмотрим суть каждой теории. 

Теория X — пессимистичный взгляд

Согласно этой теории, большинство людей не любят работать, избегают ответственности, перекладывают ее на руководителя и предпочитают, чтобы ими управляли. Считается, что они нуждаются в строгом контроле и системе наказаний/вознаграждений.

Такая команда не проявляет инициативу, поэтому за ней постоянно нужно наблюдать и заставлять действовать. Сотрудники фокусируются только на краткосрочных задачах, у них нет стремления к инновациям или желания строить планы на долгий срок. 

Стиль управления — авторитарный. Руководители устанавливают жесткие правила, контролируют работников и применяют наказания для поддержания дисциплины.

Стиль стоит применять, если:

• есть серьезные риски провала проекта;
• в проекте работают преимущественно новички;
• нужно срочно выполнить кризисные задачи с жесткими процедурами;
• приходится регулярно взаимодействовать с монотонными процессами. 

Способы мотивации. Стандартные управленческие — контроль менеджера, зарплата, премии, выговоры, а также другие дисциплинарные взыскания.

Теория Y — оптимистичный взгляд

Теория Y предполагает, что люди могут быть мотивированы работать, если у них есть возможности для роста и самореализации. Считается, что такие сотрудники стремятся к ответственности и могут проявлять креативность, им нравится тратить время на интеллектуальную и физическую работу, они видят в труде источник развития и удовлетворения. 

Команда по теории Y может активно участвовать в принятии решений и вносит свой вклад в развитие компании. Работники хотят развиваться и получать признание своих достижений. Внимание уделяется не только текущим задачам, но также стратегическому развитию и инновациям.

Стиль управления — демократичный. Руководители создают условия для сотрудничества, делегируют ответственность, доверяют своим сотрудникам, поощряют их участие в принятии решений. Работников мотивируют не только деньгами, но и возможностью реализовать потенциал.

Стиль стоит применять, если:

• работа строится вокруг креативных задач;
• действует зрелая и самоорганизующаяся команда;
• нужна скорость исполнения через децентрализацию задач;
• выполнение проекта зависит от обучения и вовлеченности сотрудников.

Способ мотивации. Организация пространства для развития сотрудников, доступ к онлайн-курсам и вебинарам, признание заслуг, развитие общих ценностей.  

Как применить теории в управлении

Чтобы подобрать и начать использовать любую из теорий в руководстве над командой, стоит выполнить несколько шагов. 

Провести диагностику контекста и людей. Для каждой роли/задачи оцените: компетентность (низкая/высокая) × мотивация/воля (низкая/высокая).

Договориться о целях и зафиксировать процесс:

• проставить прозрачные для всех цели по результатам и ценности;
• оставить в процессах столько регламентов, сколько снизит риск и неопределенность;
• четко обозначить зоны, в которых нужно ревью или эскалация.

Подобрать систему управления:

• Для зон Y команде можно целиком делегировать «что/зачем», а команда выбирает «как». 
• Для зон X визуализировать статусы и блокеры, указать ответственных за соблюдение сроков в каждой задаче и продумать чек-листы по выполнению.

Помните, что не стоит держать один режим для всех команд и задач. Лучше переключать стиль в зависимости от контекста и постепенно расширять зоны Y по мере развития зрелости участников проекта. 

Что такое внешняя мотивация

Внешняя мотивация — это стимулы и условия из внешней среды: желание заработать деньги, получить премию и повышение.

Приведем пример. Игорь взял кредит на машину. Чтобы быстрее и проще было закрывать долг — взял дополнительные смены на работе. Обязательство платить кредит — временная внешняя мотивация, которая исчезнет вместе с долгом. После его выплаты не будет стимула работать так много. 

Сильные стороны. Внешняя мотивация может хорошо стимулировать выполнение рутинных и повторяемых операций, а также «заряжает» на выполнение срочных задач. Сотрудник быстро понимает, что именно выгодно и нужно сделать прямо сейчас для результата.

Какие бывают внешние стимулы для мотивации сотрудников:

• Поощрения. Когда за работу можно получить положительную стимуляцию. Например, в виде похвального листа, награды, премии, повышения оклада. Такой подход дает положительную стимуляцию и мотивирует работать в том же темпе. 

Пример: Руководитель пообещал Маргарите, что если она закроет все свои задачи до отпуска, то ей выдадут значительную премию. Марго задерживалась в офисе, вышла в выходной, но успела завершить все работы и получила бонус. 

• Наказание. Когда сотрудник может получить негативные последствия из-за своих действий/бездействия. Вероятность санкций стимулирует его корректно выполнять задачи.

Пример: Сергей не достиг показателей  KPI и не получил премию. В следующем месяце он больше времени уделил задачам и справился с планом, чтобы получить зарплату в полном объеме.

В чем минусы внешней мотивации 

Разберем несколько рисков, которые часто появляются в командах с исключительно внешней мотивацией.

Выжигание интереса. Сотрудник начинает делать работу только ради бонуса, а не из-за внутренних стимулов. В этом случае сразу после отмены, например премии: 

• падает производительность; 
• на каждую новую задачу появляется вопрос «а что мне за это будет»;
• меньше инициатив без прямой выгоды.

Допустим, если раньше разработчик предлагал улучшения в кодовой базе, то после ввода бонуса «за закрытые тикеты» может перестать это делать.

Рост запросов. Один и тот же бонус со временем дает все меньший эффект. Чтобы поддерживать прежний отклик у команды, приходится регулярно заменять стимул на более крупный. 

Накрутка метрик. Если сотрудники получают бонусы за достижение метрик, у них появляется соблазн обмануть систему, чтобы быстрее получить награду.

Токсичная конкуренция. Если работа в команде взаимосвязана, но у каждого сотрудника свои задачи, то они становятся соперниками. Они пытаются забрать «легкие» задачи и не хотят помогать другим. Это снижает командный дух, поэтому развивать компанию становится сложнее. 

Что такое внутренняя мотивация

Это энергия, которая появляется благодаря любви к своему делу. Внутренне мотивированный человек выполняет работу и задачи, чтобы получить что-то преимущественно нематериальное: новые компетенции, удовлетворение, самореализацию или просто удовольствие. 

В отличие от внешней, внутренняя мотивация действует дольше и устойчивее, она дает более высокое качество исполнения без постоянных дополнительных стимулов. 

Пример: Михаил работает контент-менеджером и пишет тексты. А еще любит создавать обложки для своих материалов. Он поставил себе цель изучить цифровую иллюстрацию, чтобы самому делать все картинки, просто из интереса и амбиций. 

Через несколько месяцев руководитель предложил Михаилу взять на себя визуал ко всем материалам за отдельную плату. Теперь это — новая часть работы, за которую ему будут платить. 

Внутренняя мотивация всегда исходит изнутри. Внутренняя мотивация всегда исходит изнутри, когда выполняешь работу не ради премии или прибавки к зарплате, а ради удовольствия от достижения новых целей.

В чем разница между внутренней и внешней мотивацией

Если кратко сравнить виды мотивации, то:

• Внешняя — «радость от результата»: сотрудник работает, чтобы бонус или избежать наказания (деньги, бонус, статус, наказание). 
• Внутренняя — «радость от процесса»: работник действует, потому что это ему интересно, важно, прокачивает, дает чувство мастерства и смысла. Он может радоваться и результату, но его основной стимул внутри. 

Чтобы вам было проще понять разницу, мы собрали основные параметры каждого вида в таблицу:

Как руководителю работать с мотивацией команды

Рассмотрим конкретные действия и инструменты, которые руководитель может использовать для вовлечения коллектива и усиления внутренней мотивации сотрудников.

Участие в интересном проекте. Предлагайте команде работу над проектом, где они будут видеть свой вклад и смогут проявить свои навыки. 

Как реализовать:

• гибко распределять задачи — учитывать индивидуальные предпочтения и навыки;
• вовлекать в стратегию — объяснять команде, как их работа вписывается в общую картину и какую ценность она приносит, это повышает их интерес и вовлеченность;
• открывать доступ к новым технологиям — помогать сотрудникам профессионально расти.

Свобода в выборе задач. Руководитель может разрешить сотрудникам выбирать задачи в работу, когда это возможно, с учетом их нагрузки, навыков и интереса. 

Как это реализовать:

• создать общий пул задач, откуда можно выбрать подходящие под компетенцию и интересы;
• подробно рассказать обо всех доступных проектах;
• обсуждать с командой выбор задач и особенности каждой из них.

Чтобы было проще организовать пул задач и сделать выбор прозрачным для всей команды, можно использовать канбан-доски. Создавать их можно в системах для управления проектами — например, на доске в Kaiten.

Когда доска и список работ будут готовы, каждый член команды будет видеть доступные задачи и брать те, у которых еще не ответственного.

Комфортная атмосфера. Важно выстроить рабочую среду, в которой сотрудники будут чувствовать себя безопасно — без страха выражать мысли, пробовать новое и учиться на ошибках, где это возможно. Сотрудники, которые не боятся выражать себя, более вовлечены и готовы брать на себя риски.

Как реализовать:

• пресекать любые проявления неуважения;
• поощрять честное и открытое общение;
• не критиковать за ошибки;
• делиться своим опытом;
• помогать с анализом ситуации. 

Признание и похвала. Регулярно, искренне и своевременно признавайте достижения и вклад сотрудника. Признание и уважение поднимают самооценку сотрудника, укрепляют его чувство значимости и мотивирует на дальнейшие достижения.

Как реализовать:

• конкретно и искренне хвалить сотрудника или всю команду;
• отмечать не только результат, но и процесс/усилия;
• размещать похвалу и амбициозных сотрудников на досках почета.

Егор отлично справился со сложной задачей. Руководитель проверил результат и оставил похвальный комментарий:

Помимо этих действий руководитель может использовать материальные и организационные инструменты, которые положительно влияют на мотивацию:

• премия и прибавка к зарплате — за достижение целей, высокие результаты или вклад;
• дополнительный отдых — дни оплачиваемого отпуска сверх стандартных;
• комфортные условия в офисе — оборудованные зоны отдыха, кофе/чай, удобная мебель;
• медицинская страховка — увеличивает уверенность в заботе о здоровье, снижает уровень стресса;
• возможность удаленной работы — гибкий выбор места работы улучшает work-life balance и удовлетворенность;
• обучение за счет компании — повышение квалификации сотрудника способствует его лояльности и профессиональному росту;
• штрафы, выговоры, понижение в должности, увольнение и другие санкции — крайняя мера, которая может демотивировать и создать негативную атмосферу. 

Стоит использовать сразу несколько инструментов для мотивации команды и подбирать подходящие в зависимости от ситуации и сотрудника. 

Практические советы по повышению собственной мотивации

Коротко поделимся методами, что нужно делать для повышения самомотивации:

• Наградите себя за завершенную работу. Заранее определите награду, которую вы получите за выполнение задачи или достижение цели в соответствии с ее масштабом, сложностью и срочностью выполнения. 
• Дробите дедлайны на промежуточные этапы. Срок выполнения и объем большой задачи кажется неподъемным и вызывает прокрастинацию. Разделите одну карточку на несколько управляемых с мини-дедлайнами для каждой. 
• Начинайте  с самого легкого по методу «швейцарского сыра». Выполняйте неприятную крупную задачу с простых и интересных частей. Цель — сделать первый шаг и преодолеть инерцию, ведь часто самым сложным бывает начало. Позже появляется импульс для продолжения. Не беспокойтесь о качестве первых шагов, просто делайте.

Заключение

Внешняя и внутренняя мотивация — движущая сила, которая помогает людям  преодолевать препятствия, достигать целей и раскрывать свой потенциал. Для руководителя это искусство создания среды, где команда чувствует себя ценной и способной к развитию через увлекательные проекты, психологический комфорт и признание заслуг. 

Инструменты вроде Kaiten делают процессы прозрачными и наглядными, превращают достижения в видимые победы, дробят задачи и визуализируют успех.