Цикл Шухарта-Деминга: учимся бесконечно улучшаться

Чтобы всегда оставаться впереди, бизнес должен концентрироваться на непрерывном улучшении всех процессов: оптимизации поставок, прокачки навыков, усиления рекламных кампаний или качества продукта. Цикл Шухарта-Деминга помогает адаптироваться к изменениям рынка и постоянно усиливать свои позиции среди конкурентов. Что такое цикл PDCA и как он работает — рассказываем в этой статье.

Суть цикла

Весь цикл Шухарта-Деминга (или PDCA) можно свести к главной мысли: улучшать любой процесс на основе предыдущего опыта. Это постоянный контроль качества и улучшение продукта или процессов.

Для примера мы рассмотрим разработку мобильного приложения. Но цикл подходит для любого процесса и этапа создания продукта. Цикл PDCA Шухарта или Деминга определяет 4 последовательных этапа работы:

1. План. Определить цели и задачи разработки приложения. Например, на этом этапе можно выяснить функциональные требования и особенности приложения, разработать дорожную карту проекта, продумать необходимые ресурсы и подготовить прототип для тестирования.
2. Действие. Далее важно реализовать все запланированные функции на основе созданных прототипов, провести тестирование и собрать отзывы от пользователей, чтобы определить и решить проблемы.
3. Проверка. Когда этап «действие» закончен, следует оценить результаты: провести анализ данных после тестирования, сравнить факт с планом. После этого нужно определить проблемы и области, которые можно улучшить.  

Внедрение. На основе проведенного анализа нужно принять решение: внедрить изменения в продукт, скорректировать функциональность приложения или создать новую маркетинговую стратегию и поддержку пользователей.

Обратите внимание. После запуска процесс улучшений не закончится, он будет циклично повторяться. Следует регулярно собирать данные о мнениях пользователей, а затем планировать новый цикл Деминга-Шухарта — придумывать новые внедрения, вводить их, собирать по ним обратную связь и вновь корректировать на основе отзывов. Такой подход позволяет управлять процессом и добиваться регулярного улучшения продукта.

Если представить себе цикл совсем просто, то получится 4 шага:

1. Поставить цели и распланировать задачи для выполнения.
2. Сделать работу и выполнить задачи.
3. Посмотреть на результаты аналитики или тестов, оценить, сравнить с запланированным.
4. Разобрать и исправить ошибки, скорректировать процессы.

Если внимательно посмотреть на работу цикла Шухарта-Деминга, можно увидеть схожесть со Scrum-спринтами. Подробно об этом мы рассказывали в статье Kaiten для Scrum-команд. 

В Kaiten можно легко организовать работу по циклу: даже в бесплатном тарифе можно добавить любое количество сотрудников, карточек и пространств. Например, можно создать дорожки Plan, Do, Check и Act, а внутри них — карточки с конкретными задачами по каждой дорожке. 

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Важные действия и инструменты на каждом этапе

PDCA будет работать для любого процесса, который меняется со временем. В работе каждый раз можно использовать знания, полученные за время действия предыдущего цикла или итерации. Рассмотрим подробный алгоритм работы по циклу.

Plan (Планирование)

Сначала проводится анализ текущих процессов и их состояния — нужно разобраться, почему что-то не получается и идет не так, как задумано, что можно изменить, чтобы увеличить продажи. Нужно рассмотреть ситуацию со всех сторон, чтобы найти точки роста, ошибки и зоны, которые можно улучшить. 

В планировании важно учесть, что нужно заказчику или конечному потребителю, что бы они хотели улучшить, изменить, получить из продукта. Затем сформулировать цель — чего именно нужно добиться, в какие сроки, когда и что нужно делать для первой итерации. 

Для планирования можно использовать установочную встречу. Что это и зачем,  рассказали в статье Kick-off встреча: что это такое и как проводить эффективно. 

Какие инструменты можно задействовать: 

• SWOT-анализ, 
• диаграммы Парето, 
• анализ «5 почему», 
• диаграммы Исикавы.

Do (Выполнение)

Команда двигается в соответствии с планом и реализует все задуманные изменения постепенно. Так будет проще откатить изменения, если они не подойдут или не станут работать так, как было задумано. При этом можно избежать негативных последствий для функциональности и репутации компании. По мере внесения изменений стоит документировать результаты и перемены — эта информация поможет на остальных этапах.

Что можно сделать или изменить на этом этапе:

• провести тренинги с сотрудниками по новым процессам или планам;
• разработать инструкции и регламенты, по которым будут действовать сотрудники;
• запустить новое программное обеспечение или инструмент, который поможет автоматизировать часть задач;
• провести анкетирование или опрос, чтобы получить обратную связь от сотрудников или тестовых клиентов;
• запустить пилотный проект и проверить эффективность идей в тестовом формате или на небольшом объеме;
• протестировать несколько версий продукта;
• быстро реагировать на любые возникшие проблемы.

Какие инструменты можно задействовать: 

• чек-листы, 
• пошаговые инструкции.

Check (Проверка)

Этот этап — точка проекта, в которой важно проверить результаты и разобраться, всё ли идет так, как было задумано и в соответствии с ожиданиями заказчика. Также следует проанализировать, как шел процесс — это поможет в оптимизации следующих циклов. Если выявлены какие-то слабые стороны или несоответствия, то важно разобрать ошибки и «узкие места». 

Как анализировать результаты и выявлять улучшения. Сначала стоит изучить все данные, которые были собраны на этапе Do: метрики, результаты тестов, обратную связь и данные мониторинга.

Полученные результаты нужно сравнить с теми, которые планировались. Проверить, какие цели удалось достигнуть и какие отклонения получилось найти. Изучить, улучшились ли ключевые показатели после внедрения изменений в рамках этого бюджета и этих сроков.

Какие инструменты можно задействовать: 

• KPI, 
• графики, 
• таблицы, 
• SWOT-анализ,
• диаграммы Парето,
• статистический контроль процесса (SPC).

Также здесь следует создать рекомендации для следующего этапа — определить будущие действия, предложить изменения и улучшения, разработать план для будущих итераций.

Act (Внедрение)

Можно изучить результаты, проанализировать и сделать выводы, как сработал процесс, можно ли применить новые наработки, сделать его более стабильным или улучшить еще раз. 

Затем — внедрить решение в масштабе всей компании, исправить ошибки, изменить сам процесс работы при необходимости.

Какие инструменты можно задействовать: 

• отчеты, 
• планы внедрения, 
• дорожные карты.

Когда всё будет реализовано — нужно обновить документацию и привести все инструкции в соответствии с новыми требованиями. Все успешные изменения следует стандартизировать, чтобы потом использовать в компании. Обо всех проведенных действиях нужно составить отчет — это пригодится на будущих циклах PDCA.

Этот этап завершает один цикл и становится основой для следующего. Если правильно интерпретировать результаты пройденного цикла и масштабировать достигнутые успехи, это поможет заложить фундамент для последующего роста и развития компании.

Можно работать и совершенствовать процессы с учетом сильных и слабых сторон команды по Белбину. Такой подход помогает определить для каждого сотрудника подходящие роли и внедрить их в работу.

Особенности и преимущества PDCA-цикла

Работа по циклу PDCA дает сразу несколько плюсов:

• бесконечное улучшение. Можно регулярно проходить этапы, совершенствовать процессы и корректировать продукт в лучшую сторону. Это помогает не отставать от конкурентов и постоянно развиваться.
• гибкость. Применить подход можно почти в любом процессе в разных нишах — от производства до IT.
• решения на основе данных. С помощью постоянной обратной связи и анализа информации по фактическим результатам изменений проще принимать решения. У компании в распоряжении доказательства и четкие факты, а не гипотезы. Это позволяет принимать осознанные решения и добавлять ценность в продукт в глазах клиента . 
• снижение и контроль рисков. С помощью цикла можно проверять изменения на небольших масштабах и ранних стадиях запуска изменений. Это позволяет контролировать ситуацию и минимизировать возможные риски крупных проблем и поломок. 

Особенности применения в разных сферах

PDCA — универсальная модель, которую можно легко задействовать для непрерывного улучшения процессов почти в любой нише и проекте. Рассмотрим, какие могут быть особенности для разных сфер.

• Производство. PDCA помогает улучшать производственные процессы, снижать объем брака и повышать качество продукции. Например, в автомобилестроении регулярные циклы PDCA за счет анализа и улучшения производственных процессов помогают снизить объем дефектов, а также ускорить производство машин благодаря улучшению процессов.
• Образование. Методика помогает улучшить учебные программы, методики преподавания, оценки успеваемости учащихся. Например, можно проанализировать учебный процесс и увидеть, что нужно внедрить интерактивные занятия на досках или компьютерах, чтобы повысить вовлечение детей и снизить нагрузку на учителей.
• Управление проектами. Часто PDCA помогает повышать эффективность выполнения задач и позволяет вовремя заканчивать тесты и работы по проекту. Например, в IT-компании цикл PDCA позволяет своевременно найти и исправить ошибки в программе, поэтому в следующих запусках сокращаются затраты времени на исправление ошибок и дополнительные тесты.
• Оказание услуг. Можно обучить сотрудников стандартам обслуживания, внедрить это в компании и привязать к зарплате персонала. Затем нужно собрать обратную связь от пользователей и скорректировать на их основе сами услуги или прилагаемый к ним сервис. Например, так можно изменить процесс в колл-центре и в магазине.

Недостатки и ограничения

У методологии, как и у любого инструмента, есть недостатки, которые нужно учитывать при работе с циклом:

• линейная модель. PCDA действует от одного этапа к другому, а выявлять проблемы можно только в процессе реализации проекта. То есть сложно спрогнозировать потенциальные ошибки до того, как они будут совершены. 
• ограничения применения. Цикл PDCA подходит не для всех типов задач — его нельзя задействовать, если проект ограничен во времени или в нем нельзя изменить результат. Например, если дом уже построили, то нельзя вернуться на шаг назад и сделать другие стены. 

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Пример использования PDCA в бизнесе

Рассмотрим, как может быть использован PCDA для доработки мобильного приложения. О метриках IT-разработках мы рассказывали в статье Метрики успеха IT-проектов: как измерять и анализировать результаты. 

1. Plan (Планирование)

На этом этапе команда разработчиков определяет ключевые цели и собирает данные о текущем процессе выпуска обновлений приложения, продумывает задачи, которые нужно решить, чтобы увеличить число востребованных релизов.

Для этого разработчики:

Ставят задачу. Снизить количество критических ошибок в релизах на 20% в течение следующих 3 месяцев.

Проводят анализ текущего состояния:

• оценивают статистику по ошибкам, которые были в прошлых релизах;
• определяют этапы, где чаще всего возникают проблемы (например, из-за сбоев в управлении требованиями или недостаточной оптимизации загрузки данных приложения);
• собирают обратную связь от тестировщиков, разработчиков и пользователей о проблемах, с которыми они сталкивались.

Что планируют делать:

• проверить критически важные функции через дополнительные автоматические тесты;
• оптимизировать коммуникации между командами разработки и тестирования;
• на всех ключевых этапах разработки добавить промежуточные проверки качества.

Какие инструменты используют. Диаграммы причин и следствий для анализа ошибок, данные из систем контроля версий (например, GitHub) и отчеты по тестам.

2. Do (Выполнение)

На этом этапе команда приступает к реализации запланированных изменений с учетом цели.

Что будут делать:

• разрабатывать и внедрять дополнительное тестирование;
• внедрять промежуточное тестирование для проверки основных функций перед каждой стадией разработки;
• проводить регулярные встречи команд разработки и тестирования для обсуждения и решения потенциальных проблем;
• учить команды пользоваться новыми инструментами и запускать новые процессы.

Пилотная реализация. Сначала команда тестирует улучшения на одном проекте и небольшой выборке, чтобы увидеть влияние на качество выпуска.

Инструменты: 

• CI/CD-система (например, Jenkins или GitLab CI) для автоматического тестирования; 
• таск-трекер (например, Kaiten) для управления задачами и анализа статусов тестов.

3. Check (Проверка)

Когда все изменения внесены в мобильное приложение, команда анализирует результаты и смотрит, всё ли работает в приложении как надо, получилось ли добиться улучшения работоспособности или интерфейса. Также проверяют, что еще стоит улучшить.

Сбор данных:

• количество обнаруженных ошибок в новом релизе;
• статистика по прохождению автоматических тестов и среднее время на исправление ошибок;
• оценка удовлетворенности команды тестирования, а затем — пользователей, после изменений в процессе.

Какие результаты команда будет анализировать:

• количество ошибок до и после внедрения изменений;
• какие из автоматических тестов были полезны, а какие сценарии тестирования нужно улучшить;
• отзывы команды для оптимизации и повышения эффективности в процессах.

Инструменты: Отчеты в Kaiten для отслеживания статуса ошибок, графики и отчеты по автоматическим тестам.

4. Act (Внедрение)

На основании анализа команда принимает решение о дальнейших действиях — например, видят, что новое меню в приложении больше нравится экспериментальной  выборке пользователей, и затем внедряют это улучшение на всех клиентов. А новая схема оплаты аудитории не понравилась и показалась слишком сложной, поэтому от нее отказались и вернули предыдущую версию.

Корректируют процессы:

• внедряют улучшения в выпуск обновлений на все проекты компании;
• проводят регулярные встречи для обмена опытом и проблемами между командами QA и разработки;
• добавляют новые тесты для функций, которые ранее не покрывались.

Создание руководств и шаблонов:

• фиксируют алгоритм для нового процесса выпуска обновлений, чтобы он стал частью стандартной практики компании;
• готовят шаблоны для новых тестов, чтобы команды могли быстро добавлять их в CI/CD.

Дальнейшие шаги:

• планируют новый цикл PDCA для мониторинга и доработки процесса;
• включают регулярные опросы пользователей о качестве релизов для дальнейших улучшений.

Инструменты: 

• руководства по процессам, 
• стандартные шаблоны тестов, 
• документация изменений в базе знаний Kaiten.

Результаты

Через несколько месяцев после внедрения PDCA компания заметила:

• снижение количества ошибок в релизах на 25%, что превысило цель;
• повышение стабильности и предсказуемости обновлений, что привело к улучшению обратной связи от пользователей;
• улучшение коммуникации и взаимодействия между командами разработки и QA — это снизило количество ошибок.

Заключение

• Цикл PDCA — это метод постепенного улучшения процессов в любом бизнесе. Он состоит из 4 пунктов: планируй (Plan) → делай (Do) → проверяй (Check) → внедряй (Act).
• Сначала важно поставить цели и запланировать задачи к выполнению. Затем сделать всё по намеченному плану, например, на небольшом масштабе. После этого изучить результаты и сравнить с запланированным объемом задач. В конце скорректировать работу, внедрить изменения на весь бизнес, если того требуют процессы.
• Методику можно реализовать почти в любой нише и на разных процессах, но он не подходит для проектов, жестко ограниченных в сроках. 
• Для цикла очень важна обратная связь, результаты анализа и изменений. На их основе команда модернизирует процессы и продумывает дальнейшие действия для непрерывного улучшения продукта.