Метод оценки задач в Agile: что такое Story Points и как оценить задачи в Kaiten
Как использовать Story Points для оценки сложности задач и при чем тут 38 попугаев, размеры футболок и покер
Попробуйте вспомнить свою последнюю поездку на работу. Она заняла столько времени, сколько вы и планировали? Или вы столкнулись с неожиданными трудностями, например, попали в пробку? А случалось ли у вас, что планы менялись на ходу — изначально вы собирались провести выходной в торговом центре, но решили пойти в музей, потому что билеты продавались с выгодной скидкой?
В Agile проекты — это такие поездки. Неопределенности и внезапные препятствия в ходе работы могут задержать сроки реализации, увеличить объем задач или привести вас туда, где вы не ожидали оказаться.
Чтобы справиться с неопределенностью, на помощь приходят Story Points — способ оценки задач.
Что такое Story Points
Чтобы менеджеру было проще планировать проект, команде — спринт, а отдельному сотруднику — свой день, нужно оценивать трудозатраты задачи. Обычно это делают в часах или человеко-часах.
В Agile есть отдельная величина для оценки сложности задач — Story Points.
Возникает вопрос: «А чем вам в Agile время-то не угодило?». Отвечаем — в отличие от сторипоинтов, оценки, основанные на времени, не учитывают сложность, риск или неопределенность. Также они зависят от личной оценки членов команды, опыт которых может быть разным. К примеру, на одну и ту же задачу новичок потратит 8 часов, а сеньор — 2 часа.
Story Points помогают решать подобные проблемы. Проще говоря, сторипоинты придают вес каждой задаче в бэклоге и дают понять, сколько трудозатрат нужно для работы с определенной карточкой.
Обычно в оценку закладывается 3 фактора:
- Объем работы — количество задач, которые нужно выполнить для успешного завершения проекта.
- Сложность — насколько технически сложна задача и насколько ясна ее цель.
- Риски — неопределенности, которые могут помешать работе с проектом.
Единицу измерения команда выбирает сама, но существует множество готовых вариантов — о них чуть позже.
Важно понимать, что универсальной формулы для определения сложности задачи нет. Story Points — это относительная величина, то есть ценность каждой оценки определяет команда в сравнении с другими задачами проекта и выбранном «эталоном» задачи.
Преимущества Story Points
У такого метода оценки задач есть множество плюсов.
Фокусирование. С помощью сторипоинтов команда фокусируется на ценности создаваемого продукта.
Скорость. Оценить задачу в сторипоинтах гораздо быстрее, чем пытаться высчитать точное количество часов и дней. Согласно статистике, использование SP в командах сокращает время оценки на 80%.
Универсальность. Неважно, кто будет оценивать задачу, — джун или старший разработчик. Мера оценки задачи одинакова для всех.
Относительность. При планировании в рабочих часах нужна конкретика. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, план проекта посыпется, как карточный домик. Со Story Points мы берем относительную величину, которая помогает заложить в задачу риски и не выполнять ее строго здесь и сейчас.
Эмоциональная разгрузка. Оценка по времени может «давить» на коллектив. Например, сотрудник может взять задачу «до завтра включительно» и не успеть выполнить ее в срок из-за внешних зависимостей (задержки работы в другой команде или сбоя на стороне провайдера). Но никто не знает, сколько часов отведено на задачу с размером Х, а значит, и работник будет чувствовать себя спокойнее.
Недостатки Story Points
SP абстрактны и интуитивно непонятны. Если команда не знакома со сторипоинтами, придется потратить какое-то время на общение с коллективом и встречи для объяснения выбранной величины и способа работы с ней.
Важна статистика. Story Points невозможно использовать для прогнозирования, пока не будет известна скорость команды и другие данные о проделанной работе.
Перевод Story Points в часы. Если сотрудники привыкли оценивать задачу в часах, им будет тяжело перестроиться на какую-то относительную меру оценки. Чтобы упростить период адаптации, работники могут на автомате переводить сторипоинты в часы, например 1 SP = 2 часа, 2 SP = 6 и т. д. Это убьет весь смысл использования сторипоинтов.
Методы оценки
Методы SP — это инструменты для оценки проектов и нагрузки команды. Какой именно метод оценки выбрать, решают сотрудники, подстраивая величину конкретно под свой проект.
Но есть ряд готовых единиц измерения, например, оценка в «попугаях», размерах футболок или покерных картах.
Ниже расскажем о трех популярных единицах оценки задач.
1. Оценка по эталону — «38 попугаев»
Этот метод похож на оценку в попугаях из знаменитого мультфильма. Суть в том, чтобы взять в качестве оценки конкретный объект — 2, 5 или 38 шагов.
Например, за условную единицу команда берет «эталон» — конкретную пользовательскую историю (User Story). Это короткое и понятное описание функций продукта или его особенностей, которые получит пользователь как итоговую ценность. Сотрудники присваивают ей цифру 1.
Остальные задачи оцениваются через User Story: одна из них — 2 единицы, другая — 3. То есть для их выполнения нужно потратить в 2 или 3 раза больше времени, чем на эталонную User Story.
2. Относительная оценка по методу Фибоначчи
Популярный метод оценки в Agile — это последовательность Фибоначчи: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13 и т. д.
Смысл в том, что числа задаются по определенному правилу: «каждое следующее число равно сумме двух предыдущих». Первые два числа заданы сразу и равны 0 и 1.
В этом варианте оценки разница между задачами не так конкретна. То есть не нужно сравнивать, какая разница между задачей с числом 1 и 2, 21 и 34. Важно только то, насколько задача больше, меньше или равна другой.
Проще говоря, с помощью этого метода лучше приоритизировать задачи. Например, мы не знаем, сколько у дизайнера займет создание макета разных страниц сайта, но можем наглядно увидеть, какую задачу он выполнит быстрее, а какая — займет больше времени.
Такая относительная оценка помогает сразу приоритизировать бэклог. Если ценность задач равнозначна, логичнее дать команде более легкие из них — так компания получит выгоду быстрее.
3. Оценка по размеру футболок
Еще один метод оценки — присваивать каждой задаче размер футболки: маленькая, средняя или большая задача. Можно использовать 2 размерные линейки:
- От S до L — 3 размера.
- От XS до XXL — 6 размеров.
Или добавить дополнительные ярлыки — на ваше усмотрение (но лучше не перебарщивать).
В зависимости от принципов использования этого инструмента, размер может обозначать объем задачи, трудозатраты, сложность, количество часов или другое приблизительное время на ее выполнение. Или всё вместе взятое.
Такой метод часто используется разработчиками ПО, но может подойти и другим командам. Например, копирайтеры могут присваивать ярлыки для статей.
Если вы визуализируете эти размеры футболок в таск-трекере, все сотрудники будут видеть, не только кто и какой задачей занят, но и какой объем работы команда выполняет в конкретное время.
Как оценить размер задачи в Story Points — 6 шагов
В качестве примера мы возьмем числовые значения.
Шаг 1. Решите, какие размеры использовать
Чтобы оценить задачи с помощью этого метода, нужно заранее определить, что означает каждое число. Лучше использовать небольшой диапазон.
- Если вы только начинаете работать со сторипоинтами, возьмите размеры 1 SP, 2 SP, 3 SP.
- Если задачи по проекту сильно отличаются, добавьте другие числа, например, из последовательности Фибоначчи.
Шаг 2. Договоритесь, что означает каждый размер
Запомните, Story Points в команде будут работать только в том случае, если каждый сотрудник четко понимает, что скрывается за каждой единицей измерения.
Поэтому важно ясно донести до команды, что скрывается за сторипоинтом и как присваивать оценку задачам. Пропишите, какую величину обозначает каждый размер. Трудозатраты? Сложность? Время? Или всё перечисленное?
Чтобы эффективнее внедрить систему оценки, можете провести встречи и сделать инструкции для сотрудников. В них обязательно оставьте примеры с уже созданными задачами и пропишите, почему им присвоен определенный размер.
Шаг 3. Выберите ответственного сотрудника, который будет присваивать размер задачам
Вернемся к минусам оценки по времени. Такой метод сильно зависит от личного опыта разных сотрудников. Кто-то — более опытный работник, который уже не раз выполнял похожие задачи и сможет справиться за пару часов. Он присвоит задаче размер 1 SP. А кто-то недавно пришел в команду и должен будет потратить больше времени — для него это 3 SP.
Если каждый член команды будет оценивать задачи, может возникнуть путаница. Поэтому лучше назначить ответственного, который будет присваивать задачам строрипоинты. Например, в Agile-командах, работающих по методу Scrum, размеры присваивает Scrum-мастер.
Шаг 4. Назначайте размер в SP для каждой задачи
Если вы только начинаете работать со Story Points, попробуйте присвоить размер всем задачам, которые находятся в бэклоге, в работе или уже лежат в «Готово». Это поможет набить руку и в дальнейшем быстрее присваивать правильные размеры карточкам.
Шаг 5. Отслеживайте размеры в таск-трекере
Если держать все задачи в голове и мысленно выдавать для них размеры, можно просто сойти с ума и запутаться.
Чтобы разгрузить голову, визуализируйте задачи и их размеры в специальном инструменте. Кто-то присваивает размеры в Excel-таблицах, кто-то предпочитает таск-трекеры. Один из таких — Kaiten. Внутри есть несколько способов оценить задачи.
Размер
Вы можете использовать поле «Размер». Для этого нужно открыть карточку, нажать на фиолетовую кнопку плюса и выбрать поле «Размер». В нем можно прописать оценку для каждой задачи в выбранной вами величине.
Также сторипоинты отобразятся и на фасаде карточки. Так менеджеру проекта и команде будет достаточно одного взгляда на доску, чтобы приоритизировать задачи и решить, что сотрудники должны сделать в первую очередь, а какие большие задачи с 3 SP стоит отложить или декомпозировать на более маленькие — 1 или 2.
Управление командой может облегчить функция «Общий размер карточек». Посмотреть его можно на всей доске, в отдельной дорожке или колонке.
Еще одна полезная фишка — WIP-лимиты. Это ограничение задач, которые могут одновременно находиться в работе. Например, если вы с командой договорились, что одновременно в работе у вас может находиться какое угодно количество карточек, главное, чтобы их общий размер не превышал 4, можете установить это ограничение для колонки.
Тогда сотрудники не смогут брать в работу новые задачи, пока не завершат предыдущие.
Коллективная оценка
Еще один вариант оценить задачу — собрать коллективные оценки от пользователей. Такое поле будет полезно, если над задачей работают несколько специалистов.
Чтобы создать новое поле, нужно:
- Перейти в раздел «Пользовательские поля». Обратите внимание, что у пользователя должен быть специальный доступ — администратор.
- Затем нажать на «Добавить пользовательское поле» и настроить тип оценки, который вам нужен.
Например, можно использовать метод Planning Poker — покер планирования. С его помощью команда может спрогнозировать объем ресурсов, которые понадобятся для завершения задачи, пока та находится в бэклоге. Суть в том, что у каждого члена команды есть карта с определенным числом (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 и 100 — более упрощенные варианты из последовательности Фибоначчи). Сотрудники отправляют для каждой задачи число, которым ее оценивают.
В Kaiten нет карт, но в Scrum-покер также можно поиграть. Для этого нужно сделать пользовательское поле и добавить его в карточку через плюс. После чего указать свою цифру и поделиться ссылкой на голосование с коллегами. Позже Kaiten суммирует все голоса и покажет на фасаде карточки среднюю оценку задачи.
👉Подробнее про покер планирования.
Шкала эмодзи
Еще один способ проголосовать за размер задачи — добавить оценку с помощью эмодзи. Эта оценка будет видна на фасаде карточки. На выбор два варианта: шкала эмодзи или набор эмодзи.
Шаг 6. Анализируйте работу команды
Когда каждой задаче присвоен размер, у вас также появляется возможность отслеживать нагрузку команды. Аналитика поможет понять, насколько занят каждый из сотрудников, кому стоит добавить задач, а кого разгрузить. С помощью собранных данных будет проще избежать переработок и выгорания у команды.
Например, для оценки скорости Scrum-команды может пригодиться график «Velocity». Он используется для оценки производительности сотрудников и помогает спрогнозировать, сколько времени уйдет на выполнение задач из бэклога.
Для формирования отчета как раз и используются сторипоинты. В конце спринта они анализируются по всем завершенным задачам.
Скорость можно посмотреть как на уровне командной работы в спринтах, так и отдельно по каждому сотруднику. Это поможет:
- оценить прошедший спринт и провести ретроспективу;
- накопить аналитику по нескольким спринтам, чтобы понимать среднюю производительность команды.
Подробнее о всех видах отчетов можно прочитать инструкции в нашей Базе знаний.
Итог
Правильно оценить задачу, распределить ресурсы и довести ее до «Готово» намного проще, если задачи по проекту хорошо организованы. Помочь в этом могут Story Points. Коротко про них:
- сторипоинт — это единица, которую используют для оценки трудозатрат по задачам;
- с помощью сторипоинтов можно быстро оценить любую задачу;
- обычно в оценку закладывается 3 фактора: объем работы, сложность и риски;
- это относительная оценка. Каждая команда сама решает, как и в чем оценивать задачи;
- со временем скорость оценки задач и скорость работы команды будет увеличиваться;
- размеры и оценки лучше визуализировать в таск-трекере.
