Definition of Done: проверяем, правда ли задачи готовы

Уверены, что ваши задачи действительно готовы в глазах заказчика? Читаем статью, чтобы избавиться от сомнений

Definition of Done что эт, что такое DOD в Scrum, Definition of Done (DoD) в IT, критерии готовности в скрам

Вы сталкивались с ситуацией, когда задача считалась готовой, но на самом деле требовала доработки? Сколько времени и ресурсов было потрачено на исправление ошибок, которые можно было предотвратить? Возможно, проблема не в вашей компетентности, а в отсутствии четкого определения «готовности».

Роль и примеры использования Definition of Done

Проще всего объяснить значение термина Definition of Done на бытовом примере. Допустим, на кухне 3 хозяйки: дочь, мать и бабушка. Для каждой фраза «ужин готов» подразумевает разное. Для бабушки «готов» — это блюдо, которое только отправили запекать, для мамы — которое достали из печи на противне. А для дочери «ужин готов» — это когда всё уже в тарелках и на столе. Так и в любом другом процессе, где участвует несколько членов команды.

Например, Definition of Done (DoD) в IT для одного разработчика может выражаться в завершении основной фазы работы, но до тестов и код-ревью. А для другого — это функция, которую клиент может открыть и использовать. 

Чтобы процесс разработки был эффективным, важно, чтобы все члены команды говорили на одном языке и понимали «готовую задачу» одинаково. Поэтому и появился термин Definition of Done (DoD). 

Что такое DOD в Scrum и в других гибких методологиях? Так называется соглашение, в котором четко описывается набор критериев готовности каждой задачи. Это часть процесса Agile, который нужен для того, чтобы каждый элемент продукта был выполнен на определенном уровне качества до передачи клиенту или другому сотруднику. Набор проверок и действий варьируется в зависимости от задачи, этапа работы, проекта и команды.

что такое DOD в Scrum

Вернемся к примеру семьи — им стоит составить DoD, в котором будет четко указано, как должен выглядеть готовый ужин. Например:

  • запекли мясо;
  • сварили картофель;
  • нарезали и смешали овощи для салата;
  • сервировали стол.

Только после составления такого соглашения всем будет понятно, что на фразе «ужин готов» пора садиться за стол. 

Простой пример DoD в разработке:

  • код написан и прошел code review;
  • юнит-тесты покрывают не менее 80% кода;
  • интеграционные тесты пройдены;
  • функция протестирована QA и соответствует критериям приемки;
  • документация по использованию функции обновлена;
  • функция развернута на staging-сервере.
Definition of Done (DoD) в IT

Почему DoD важно внедрить: основные преимущества

Если команда составила и внедрила в работу Definition of Done, то это дает сразу несколько преимуществ:

  • улучшается качество продукта. Работа с учетом DoD гарантирует, что каждый элемент продукта будет согласованного уровня качества. И именно этот уровень качества сможет удовлетворить потребности клиентов и повысить их лояльность;
  • снижаются риски. Если команда применяет DoD, то в работе сократится число случайного брака, ошибок и недоработок: команда проверит, насколько отточен каждый элемент продукта и соответствует ли он нужному уровню качества еще до передачи клиенту; 
  • улучшается коммуникация в команде. Каждый сотрудник отлично понимает, что он должен делать и в каком порядке, чтобы считать завершенной свою задачу. При таком подходе в отделе нет недопонимания, обид, перегрузок или безответственного поведения: для каждого этапа или действия есть ответственный и критерии проверки. 

Обратите внимание — DoD можно сформировать для каждого этапа разработки и даже действия, если команде так будет проще работать. Сотрудники смогут использовать DoD, чтобы определять критерии завершенности элемента перед переходом на следующий уровень, а не только для проверки конечного продукта. С помощью такого подхода можно промежуточно проверить качество и функциональность элемента или функции на каждом этапе. 

Кроме того, такой подход позволяет уточнять сроки сдачи готового продукта — когда руководитель знает, сколько времени нужно на каждый этап и сколько ушло на самом деле, то ему проще спрогнозировать, когда будут завершены все работы. 

Главное преимущество Definition of Done заключается в том, что команда может спокойно работать и знать: каждый этап и элемент продуман, разработан и проверен, поэтому завершен правильно и в полном объеме. 

Недостатки DoD

Definition of Done — важный и полезный аспект для гибкой методологии разработки, но у него тоже есть свои минусы:

  • сложность и перегруженность. Если DoD будет слишком подробным и обширным, это может заметно усложнить процесс разработки. Например, команда будет сидеть и проверять каждый пункт многочисленных требований или пояснений перед передачей на следующий этап разработки;
  • несогласованность. Если документ прописан неоднозначно, то это будет тормозить всю работу — каждый член команды будет воспринимать готовность по-своему, это приведет к конфликтам и недопониманию;
  • изменения в процессе. Если начать менять требования в DoD, это может вызвать путаницу и снизить доверие к документу. Стоит быть осторожным с переменами и вносить их только в случае, если это необходимо;
  • ограничение креативности. Если DoD прописан для творческой работы, это может ограничить команду в поиске новых подходов и решений;
  • фокус на процессе. Иногда команда может сфокусироваться только на формальном выполнении каждого пункта DoD и забыть, что основная цель работы — создание ценности для пользователя, а не соблюдение строк из чек-листа. Так появляются проекты, которые не несут реальной пользы.  

Definition of Done — полезный инструмент, с помощью которого можно повысить производительность и прозрачность процессов, сократить время на выполнение и сделать все работы однозначными. Но его нужно использовать с умом и адаптировать под нужды проекта, команды и клиентов. 

Как составить DoD, который будет помогать, а не тормозить команду 

Строгих правил для создания документа нет. Зачастую он выглядит, как чек-лист. Так сотрудникам удобнее сверяться с документом. 

Какие инструменты использовать для создания DoD

Для создания Definition of Done могут потребоваться разные инструменты и программы — это всегда зависит от конкретного проекта и потребностей команды. Мы приведем несколько популярных сервисов, с помощью которых можно организовать работу с DoD на проектах в любой нише:

  • Системы управления проектами. Например, с помощью Kaiten можно создавать задачи с подзадачами и чек-листами, что помогает команде следить за выполнением DoD. При этом сотрудники могут автоматизировать прикрепление шаблонных чек-листов, которые будут появляться в карточках автоматически, когда те будут попадать на определенный этап;
Definition of Done что это
Чек-лист в карточке планировщика задач Kaiten
Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно
  • программы для автоматизации тестирования. Например, с помощью программ Selenium можно запускать тестирование веб-приложений и администрирование сайтов;
  • инструменты для контроля версий. С помощью Git можно отслеживать изменения в коде и проводить код-ревью, что является частью DoD;
  • CI/CD-инструменты. Так, использование Jenkins позволяет автоматизировать процесс сборки и развертывания, что может включать проверки DoD перед развертыванием;
  • инструменты для документирования. Для большинства проектов нужно создавать и хранить документацию — это можно реализовать с помощью Kaiten и крепить важные документы к каждой задаче или чек-листу.

Как учесть специфику проекта и ожидания клиента

К сожалению, нельзя сделать шаблон Definition of Done для каждого проекта. Но есть несколько стандартных рекомендаций, которые пригодятся при составлении любого DoD:

  • соберите требования клиента. Обсудите его ожидания и потребности, выявите, какую ценность должен нести конечный продукт для потребителей;
  • проанализируйте специфику проекта: особенности, масштаб, технологии,  целевую аудиторию и бизнес-цели;
  • учтите ограничения: бюджет, срок, объем работы, а также любые ресурсы, которые могут повлиять на реализацию проекта;
  • определите критерии. Выявите параметры, которые важны для клиента и потребителей: качество, безопасность, удобство, производительность, простота интерфейса;
  • уточните контроль на выходе. Согласуйте с клиентом, какие тесты и проверки возможны на завершающем этапе и перед передачей готового продукта потребителям. 

После этого нужно обсудить проект с командой. Это поможет учесть:

  • опыт и предложения от сотрудников;
  • возможные риски и технические ограничения, которые не выявили ранее.

Когда это будет готово, можно переходить к документированию всех согласованных критериев в доступном каждому участнику формате. 

Рекомендации по согласованию DoD между участниками

Чтобы согласовать Definition of Done, могут потребоваться общие встречи команды разработки, клиента, тестировщиков, менеджеров и других заинтересованных лиц. Чаще всего подобная встреча проводится один раз в начале создания продукта, чтобы убедиться в согласованности действий и корректном понимании задачи. 

Несколько рекомендаций, которые помогут добиться полного понимания внутри команды относительно документа:

  • визуализация. Так проще показать все задачи, подсветить сроки и ответственных за выполнение, расставить приоритеты и этапы и отследить движение процессов. Например, в Kaiten можно создать отдельные колонки для каждого этапа работы и распределить по ним карточки с задачами, прикрепив к ним чек-листы, медиа, комментарии, исполнителей — всё, что необходимо для успешного выполнения задач;
  • пересмотр. Могут понадобиться регулярные встречи или созвоны для обсуждения и корректировки проекта. Поэтому к DoD нужно относиться, как к живому документу, который можно адаптировать в случае изменений; 
  • документирование и хранение. Важно зафиксировать согласованный Definition of Done в доступном формате, чтобы каждый сотрудник мог легко его открыть и изучить. Например, в Kaiten есть раздел «Документы», где команда может создать целую базу знаний со всеми регламентами работы и также разместить в ней DoD;
  • контроль количества задач. Чтобы команда не пыталась начать сразу все задачи, а потом не выпадала в выгорание — руководитель может выставить в таск-трекере WIP-лимиты. Это ограничение на количество карточек в одной колонке. При действующем лимите нельзя будет взять новые задачи, пока текущие не будут переведены на следующий этап.
Definition of Done (DoD) в IT
В Kaiten можно расставить приоритеты и выполнять срочные задачи в первую очередь
💡
А все созвоны можно уложить в самое короткое время. Не верите? Читайте статью «Вместо 1,5 часов — 15 минут: неочевидные правила рабочих созвонов, которые сделают их короче».

Как не превратить DoD в формальность

Definition of Done не превращается в полезный документ по факту своего создания. Чтобы его использовали сотрудники в работе и опирались на него при проверке готовности продукта, стоит придерживаться нескольких рекомендаций:

  • создавайте DoD вместе с командой. Если сотрудники будут участвовать в процессе составления, то их заинтересованность будет значительно выше. Особенно если часть документа будет составлена на основе обратной связи команды;
  • регулярно применяйте документ в работе. Представьте, что вы составили в Kaiten чек-лист внутри карточки. Теперь, чтобы перенести задачу в следующую колонку, сотрудник должен свериться с чек-листом и отметить все выполненные пункты. Если задача повторяется в разных проектах — можно настроить шаблонные чек-листы, которые автоматически загрузятся в карточку при переходе на новый этап;
  • обрабатывайте обратную связь. Члены команды обязательно будут предлагать улучшения и изменения в DoD. Особенно если содержание DoD давно не обновлялось; 
  • сфокусируйтесь на ценности. Не нужно создавать критерии проверки ради их наличия. Каждый согласованный пункт должен приносить ценность клиенту или потребителям, улучшать продукт или контролировать его состояние. 

Важно регулярно проводить обучение или обсуждать с командой на созвонах или встречах важность применения DoD и соблюдения прописанных в нем критериев. 

Практические шаги для внедрения DoD в процессы команды

Чтобы внедрить документ, который будет использовать вся команда, нужно пройти по алгоритму:

  1. Собрать рабочую группу. Из представителей команды, которые хорошо понимают рабочие процессы и понимают, как могут влиять изменения процессов на результат.
  2. Определить текущее состояние проекта. Проведите мозговой штурм и выявите, что и на каком этапе находится на момент старта работы. Визуализируйте текущий рабочий процесс с помощью Kaiten. 
  3. Выявить несоответствия. Обсудите с командой, какие проблемы возникают из-за отсутствия четкого DoD. Например, задачи считаются готовыми, но затем обнаруживаются ошибки, требующие доработки, или происходит недопонимание между членами команды. 
  4. Создать первоначальный DoD. На основе анализа текущего состояния и выявленных проблем, сформулируйте критерии, которым должна соответствовать задача, чтобы считаться готовой. Используйте конкретные и измеримые критерии. Избегайте общих фраз типа «хорошо протестировано» и начните с небольшого количества критериев.
  5. Интегрируйте DoD в рабочий процесс. Разместите документ на видном месте в офисе или внутри Kaiten, чтобы он всё время был перед глазами у сотрудников. Убедитесь, что вся команда понимает важность и состав DoD. 
💡
Перед запуском проекта в работу стоит провести kick-off встречу, на которой можно заложить фундамент DoD. Что это и для чего — рассказывали в статье «Kick-off встреча: что это такое и как проводить эффективно».

Инструменты и подходы для обучения сотрудников по использованию DoD

На первом этапе нужно провести обучение для команды и показать, как пользоваться Definition of Done. Каждый сотрудник должен свободно объяснять состав документа и понимать каждый критерий, понимать их значимость и роль в создании качественного продукта.

Еще один важный инструмент обучения — регулярно проводить обсуждения Definition of Done и готовность продукта. На таких собраниях каждый сотрудник может высказать свое мнение, почувствовать ответственность за продукт и выполнение всех пунктов DoD, которые от него зависят. Также подобные собрания или обсуждения во время созвонов помогают вовремя заметить недочеты или улучшить отдельные этапы разработки.  

Проводить обучение можно с помощью созданной вами базы знаний в Kaiten — расписать в разделе «Документы» все критерии готовности. 

Или достаточно создать карточки по каждой задаче проекта и внутри каждой из них разместить необходимую информацию и чек-лист, в котором сотрудник будет отмечать каждый выполненный пункт, пока не завершит все и не перенесет карточку на следующий этап.

Значение ретроспектив в улучшении DoD

Ретроспектива — это завершающая спринт часть Scrum, во время которой команда анализирует прошедший спринт и обсуждает результаты. 

Ретроспективы предоставляют возможность команде обсудить, насколько эффективно текущая версия DoD выполняется на практике. Участники могут поделиться опытом и выявить, какие аспекты DoD работают хорошо, а какие — требуют улучшения.

Во время ретроспективы можно выявить проблемы и решить их. Например, могут быть случаи, когда задачи были завершены, но не соответствовали всем критериям, что может привести к недовольству клиентов или техническим долгам.

Обратите внимание. Проекты и требования могут изменяться со временем. Ретроспективы позволяют команде адаптировать DoD к новым условиям, обеспечить его актуальность и соответствие текущим требованиям бизнеса. Адаптировать изменения можно с помощью Kaiten, где каждый сотрудник может внести свои идеи по улучшению DoD в комментариях к карточке. Например, добавить новые критерии, уточнить существующие или убрать ненужные.

Заключение

  • Definition of Done (DoD) — что это? Так называется документ или соглашение, в котором прописаны все важные критерии готовности задач перед их переходом на другой этап или завершением работы над проектом. DoD необходимо соблюдать, чтобы получить единое понимание «завершенности» и качества продукта. 
  • Преимущества DoD: внедрение DoD снижает риски, улучшает коммуникацию в команде и в конечном итоге повышает удовлетворенность клиента. Он всегда должен быть согласован с клиентом и командой, чтобы оправдать ожидания клиента и потребителей. 
  • DoD — это «живой» документ, в который можно вносить изменения. Особенно если изменился сам проект, продукт или аудитория. 

DoD помогает совершенствовать процессы в команде, отслеживать готовность продукта, выполнять задачи в срок и на нужном уровне качества. 

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно
вкусвилл СБЕР
додо пицца Альфа-Банк
МегаФон самолет
Эксмо Сколково
Попробовать

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.