Цели по SMART: как превратить абстрактные желания в конкретные достижения

Знакомая ситуация? Чтобы команда смогла достичь поставленной цели, она должна четко понимать, что от нее требуется и сколько времени есть на выполнение. Правильно поставить цель поможет система SMART. Разберем, как она работает, расскажем о плюсах и минусах подхода, а также приведем примеры правильной постановки целей по SMART.

Что такое методика SMART

SMART — методика постановки целей и задач. В ее основе лежит 5 характеристик, которые помогают формулировать понятную цель. Систему разработал Джордж Т. Доран, эксперт в области стратегического планирования. Описал он ее в статье «S.M.A.R.T. — способ описания управленческих целей и задач» в 1981 году.

Систему можно использовать как дополнение к другим инструментам. Например, если вы используете OKR, SMART поможет избежать ошибок при постановке целей команд.

Критерии SMART

SMART — это аббревиатура. Каждая буква в названии соответствует одному из пяти английских слов, отражающих критерии, которым должна соответствовать цель. Посмотрите на примеры целей ниже. Справа показаны цели по SMART, а слева — нет.

А теперь давайте разберемся, каким критериям должна соответствовать SMART-цель.

S (Specific)

Цель должна быть конкретной и не требовать пояснений. Формулируйте ее так, чтобы каждый член команды понимал требования одинаково. Цель должна отвечать на вопросы:

1. Что нужно сделать?
2. Какой результат ожидаете увидеть?

Также необходимо, чтобы у цели подразумевался только один результат. Увеличить конверсию в заявки и повысить средний чек — это две цели. Необходимо разделить их и достигать по отдельности.

M (Measurable)

SMART-цели должны быть измеримы. Задайте вопрос, каких KPI должна достигнуть команда в рамках цели. Например, увеличить количество продаж на 20%. Если команда увеличила продажи только на 10%, цель достигнута наполовину. Это поможет точно понять, насколько работники справились с задачей, и спланировать будущие KPI.

A (Achievable)

SMART-цель должна быть достижима. Чтобы ставить реалистичные сроки и планировать объемы работ, учитывайте количество сотрудников и их профессиональные возможности. Например, команда не может увеличить продажи на 50%, если ранее удавалось расти только на 15%.

При постановке цели задайте себе 2 вопроса:

1. Какие ресурсы нужны, чтобы достичь цели?
2. Что может помешать достижению цели?

Можно поставить цель, которая немного выше предыдущих результатов, чтобы быть уверенным в успехе. Если вы планируете увеличить ресурсы, например, расширить штат, ставьте себе более амбициозные цели.

Слишком завышенная и нереалистичная цель приводит к демотивации сотрудников. Если они заранее не уверены в успехе, то и работать они будут меньше. Слишком простые цели тоже не лучший вариант. Бизнес должен расти, поэтому и цели должны быть в меру амбициозными. Ищите середину.

R (Relevant)

Цель должна соответствовать запросам рынка и общей стратегии компании. Представим, что организация хочет выйти на зарубежный рынок. Значит, команда продвижения продукта должна поставить цель, завести социальные сети на языке других стран, а разработчики — создать дубль сайта на другом языке. Микроцели каждой команды в компании должны вести к единой цели.

T (Time bound)

Цель должна быть ограничена по времени. Задайте вопрос, до какой даты команда должна достигнуть желаемых результатов. Важно, что дедлайн тоже должен быть реалистичным.

Если не установить срок достижения цели, есть риск, что планы, так и останутся планами. Команды не будут мотивированы на продуктивную работу. Не будет смысла торопиться выполнить задачи.

Кто может устанавливать SMART-цели

Чаще всего цели устанавливают руководители команд и компании. Однако каждый сотрудник может самостоятельно устанавливать для себя небольшие цели, опираясь на стратегические планы компании. Также члены команды могут помогать в постановке целей. Вовлеченность сотрудников часто ведет к продуктивной работе над задачами.

В чем преимущества SMART и какие ограничения есть у системы

Как и у любого подхода у SMART есть свои положительные и отрицательные стороны.

Преимущества SMART

• Просто и удобно использовать. По сути, SMART — это чек-лист из пяти пунктов, по которым нужно проверять цели. Со временем вы привыкаете делать все цели конкретными, измеримыми, релевантными рынку, достижимыми и ограниченными по времени. В этом случае вы перестанете замечать, как применяете этот полезный инструмент.
• Помогает отслеживать результат.  Благодаря точной формулировке, легко понять, цель достигнута или нет.
• Делает цель понятной для всех членов команды. Когда ты проверяешь цель по SMART-системе, то отвечаешь на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников, и дорабатываешь формулировку.

Ограничения SMART-ситемы

• SMART не применим к абстрактным задачам, например, когда планируются стратегические цели компании. Создать общую цель для крупной компании на несколько лет вперед, которая будет соответствовать всем критериям SMART, — трудно.
• SMART помогает сформулировать понятную цель, но не помогает в ее достижении. Система не предлагает никаких других инструментов для работы над проектом. Для достижения цели нужно будет внедрить и другие методологии.
• SMART-цель жестко ограничена временем, ожидаемым результатом и действиями. Если что-то измениться на рынке или у команды появятся идея для развития бизнеса, придется менять цель.
• В SMART не учитываются промежуточные точки, которые должны привести к достижению цели. Для этого нужно использовать другие инструменты. Представьте, у вас есть цель — запустить мобильное приложение до 10 декабря на платформе Android. С точки зрения SMART цель поставлена верно. Однако это просто цель. Она не отражает:
• шагов, которые приведут к созданию проекта;
• не видно рисков и проблем, с которыми может столкнуться команда;
• нет понимания, какие стратегические цели компании скрываются за этой целью; нет ответа на вопрос, почему приложение нужно только для Android, а не iOS;
• что будет, если релиз приложения задержится.

Из-за своих недостатков SMART выступает как вспомогательный инструмент, который не может полностью удовлетворить потребности менеджера. Он не сможет заменить OKR или другие методики.

Как связаны SMART и OKR

👉Подробный гайд по OKR

Как мы уже сказали, SMART часто не подходит как самостоятельный инструмент для управления проектами. Часто он используют вместе с OKR. Разберем, чем отличаются эти два инструмента.

1. В SMART одна цель и один ключевой результат, в то время как в OKR — одна цель и до 5 ключевых результатов.
2. SMART визуализирует конечную точку проекта. OKR отражает не только желаемый результат, но и помогает отслеживать прогресс. Инструменты OKR следят за проблемами, с которыми сталкивается команда и находит пути решения. SMART не учитывает шаги к достижению цели и возникающие проблемы.

SMART и OKR — это не две противоборствующие стороны. Наоборот, они могут дополнять друг друга. SMART помогает формулировать цели OKR.

Примеры постановки задач по SMART

Теперь давайте вместе попробуем поставить цель по  SMART-системе.

Пример №1

Руководитель компании, которая продает одежду, приходит к команде маркетологов и ставит цель —- увеличить продажи. Это плохая цель. Непонятно, как ее достичь, за какой срок и когда будет считаться, что она достигнута. Доработаем цель по SMART-системе.  

1. Сделаем ее конкретной. Акцентируем внимание на регионе, где необходимо увеличить продажи, и отметим, что нас интересуют именно онлайн-продажи. Теперь цель будет звучать так:

2. Сделаем цель измеримой:

3. Определим, до какой даты необходимо достичь этой цели.

4. Проверим цель на релевантность. Из-за смены погоды люди часто обновляют гардероб перед началом сезона. То есть если мы в начале сезона бросим все силы на продвижение, то можем заинтересовать новых покупателей нашими осенними товарами.  

5. Проверим цель на достижимость. В среднем каждый квартал продажи повышались на 7%. 15% — амбициозная цель, но вполне достижимая.  

Вот такая финальная цель у нас получилась:

Пример №2

Команда по ребрендингу придумала новое позиционирование для компании. Теперь необходимо создать новый дизайн сайта. Создадим цель для команды дизайнеров по критериям SMART.

1. Начнем формулировать конкретную цель:

2. Установим дедлайн.

3. Измерить цель в этом случае легко: макеты готовы или не готовы. В формулировки цели отражать это необязательно.

4. Проверим на достижимость. У нас в штате 10 дизайнеров и у них есть почти год на достижение цели. Они могут успеть подготовить все макеты, согласовать их и даже разработать дизайн-систему.

5. Чтобы сотрудники не забывали насколько задача важна и релевантна стратегическим целям компании, можно добавить в формулировку напоминание, что дизайн должен соответствовать новому позиционированию бренда.

Ошибки, которые часто допускают при использовании SMART

• Некорректная формулировка цели. Расплывчатое описание, разная трактовка цели сотрудниками, непонятный срок выполнения — все эти проблемы ведут к непониманию со стороны исполнителей, из-за чего результат может быть непредсказуемым.

• Не определены метрики, по которым будет оцениваться результат. Если нет конкретных цифр, к которым должна стремиться команда, то непонятно, в какой момент будет считаться, что сотрудники поработали хорошо. У вас обязательно должен быть список метрик, который будет отражать прогресс.

• Поставлены нереалистичные цели. Представьте, вы говорите команде, что они должны занять 80% рынка за полгода. На данный момент занято только 10%. Вероятность успеха очень низкая. Это демотивирует сотрудников, и персонал выгорает. Обратите внимание на показатели других месяцев и лет. Выявите достижимый результат.
• Ставится нерелевантная цель. Например, у компании есть CRM-система. Вы решаете за 3 месяца оптимизировать программу, чтобы она работала быстрее. Бросаете все свои силы на выполнение этой задачи. А вот клиенты хотят, чтобы у вашего сервиса было больше возможностей оплаты: принимались разные банковские карты, криптокошельки и была возможность взять товар в рассрочку. То есть вы тратите время на цель, которая не помогает бизнесу.
• Не ограничено время на достижение цели. Когда вы понимаете, за какое время команда должна достичь цели, легче анализировать прогресс. Если сотрудники не успевают, можно посмотреть, почему так происходит, и скорректировать план.

• Поставленная команде цель не влияет на достижение целей компании. Представим, что организация хочет увеличить количество клиентов. Руководитель ставит команде цель — запустить мобильное приложение на Android. Если менеджер исходит из неверных предпосылок, то разработанное приложение может не повлиять на увеличение количества клиентов. То есть цель команды будет выполнена, но цель компании — нет. В данном случае цель похожа на задачу, которую сотрудники должны просто выполнить. В цели должно оставаться место для творчества и всегда подразумевается вышестоящая цель, которую желательно уточнять и иметь ввиду.
• Несколько разных целей поместили в одну. Например, руководитель просит повысить продажи в 3 раза и улучшить мотивацию сотрудников. Это две абсолютно разные цели, у которых должны быть разные задачи и сроки выполнения. В этом случае необходимо выбрать только одну цель или сформулировать несколько.

Как построить связь между стратегическими целями компании и командными целями

Для этого можно использовать 2 инструмента:

• Дерево метрик. Когда вы понимаете, что достижение цели одной команды зависит от действий другой, необходимо учесть эту зависимость. Например, второй команде можно дать больше времени на достижение ключевых результатов.

• Схема зависимостей команд. Визуализируйте всю цепочку зависимостей отделов в любой удобной программе. Эти зависимости нужно обсудить с сотрудниками, чтобы каждый понимал, какие команды могут пострадать, если кто-то в цепочке не выполнит цели.

Внося ясность в цели компании, вы увеличиваете шансы добиться успеха. Цели по СМАРТ помогают команде видеть, к чему ей стремиться. Благодаря этому каждый член рабочей группы движется в одном направлении. Когда все сотрудники работают над приоритетными задачами, бизнес растет стремительнее.

👉 Полезная статья про анализ конкурентов