Топ-5 сервисов для создания базы знаний
Что важно при выборе и какие платформы закрывают эти потребности
Бизнес теряет деньги, если сотрудники вместо работы тратят время на поиск инструкций, шаблонов и технических описаний по чатам и Google-документам.
Решение — создать единую базу знаний. Это место, где хранится и обновляется весь опыт компании: регламенты, алгоритмы, инструкции, материалы для обучения. Разберемся, как выбрать подходящий сервис и в каких инструментах удобнее всего собирать корпоративные знания.
Что такое база знаний и зачем она бизнесу
База знаний — это единое пространство, где хранятся все материалы, необходимые для работы сотрудников: инструкции, регламенты, процессы, схемы, обучающие курсы, техническая документация, стандарты коммуникаций и многое другое.
Это гибкий инструмент, который помогает бизнесу решать сразу несколько проблем. Разберем основные 4 задачи, в которых задействована база знаний.
Оптимизация работы
Хранилище информации экономит время и нервы. Можно не отвлекать другого сотрудника от работы, а просто заглянуть в базу знаний, чтобы найти шаблон договора, алгоритм приема на работу новичка или порядок регистрации в продукте.
Стандартизация качества
В документах можно хранить инструкции, как общаться с клиентами и как оформлять ответы для СМИ. Если все записано — то работа выполняется единообразно вне зависимости от опыта сотрудника. Если нет, то каждый будет делать, как ему удобно.
Ускорение адаптации новых сотрудников
В базе знаний хранятся данные о компании, ее продуктах и правилах работы. Вместо того чтобы приставлять к новичку наставника, можно выдать доступ к разделу «Для новичка», где будут лежать ответы на большинство вопросов от настройки почты до стандартных сценариев.
Сохранение знаний
Если опыт хранится только в головах сотрудников, компании рискуют потерять важную информацию при уходе людей.
Лучшая база знаний систематизирует знания и оцифровывает процессы, обеспечивая непрерывность работы бизнеса.
Как выбрать сервис для создания базы
Чтобы инструмент реально использовали и он приносил реальную пользу для компании, важно учитывать несколько параметров.
Удобный редактор
Многие сотрудники уже представляют себе, как должен выглядеть удобный и понятный редактор благодаря Google-докам. В более сложных админках они вряд ли захотят разбираться. Поэтому лучше искать сервис:
- с блочным или текстово-блочным редактором;
- с поддержкой таблиц, изображений, видео, кода;
- с совместным редактированием документов.
А еще сложные редакторы приводят к проблемам в командах и отнимают массу времени у сотрудников:
Структура и навигация
Десятки папок и документов на Google Диске нельзя считать базой знаний, потому что там нельзя структурировать информацию.
Для работы с информацией стоит искать специальный сервис для создания базы знаний с:
- древовидной структурой;
- поиском по ключевым словам, названию, тегам;
- возможностью вставлять перекрестные ссылки между статьями.
Разграничение прав доступа
Не все знания должны быть публичными. Инструкция по пожарной безопасности нужна всем, а данные по зарплатам или пароли от админок — только избранным.
Ищите сервис, где настраиваются:
- уровни доступа (читать/комментировать/редактировать/администрировать);
- приватные и публичные разделы;
- безопасный общий доступ по ссылке.
Дополнительный плюс, если в базе можно отслеживать историю изменений, восстанавливать предыдущую версию, получать уведомления об обновлениях регламентов и инструкций.
Связь с рабочими процессами
Компании часто ведут работу в одном сервисе, а документацию хранят в другом. Сотрудникам должно быть удобно прикреплять к задачам инструкции, важную информацию и медиа без перехода на другие ресурсы. Поэтому лучше выбирать сервис, где платформа для базы знаний встроена в экосистему задач, проектов или CRM.
Дальше мы расскажем, как разные сервисы закрывают эти потребности и позволяют создать базу знаний там же, где идет реальная работа.
Топ-5 функциональных сервисов для создания баз знаний
Мы собрали и изучили 5 надежных и удобных платформ, которые подходят для ежедневной работы команд, обучения новичков и поиска информации.
Kaiten
Российская платформа для управления рабочими процессами: проектами, задачами, командами. Сервис помогает объединить работу всех подразделений — от IT до сервисных служб на одном ресурсе, визуализировать процессы и отслеживать прогресс в реальном времени.
Структура. Древовидная.
Совместное редактирование. Да.
Разграничение прав доступа. Да.
Возможности:
- встроен в экосистему задач и проектов;
- история версий документов;
- экспорт документов в PDF и Docx;
- упоминания пользователей;
- оглавление, выделение цветом текста, разбитие материала на колонки;
- настраиваемый публичный доступ и новостная лента;
- гибкие настройки доступа: редактирование, комментирование, просмотр;
- инструменты форматирования: заголовки, шрифт, списки, таблицы;
- seo-продвижение, глобальный поиск материалов из публичного хранилища через поисковики;
- интеграция с GitLab, GitHub, Dropbox, Figma, Miro, Google документами
- интеграция с любыми внешними сервисами через API.
Тариф. До 5 пользователей бесплатно. От 185 ₽/месяц за пользователя в тарифе «Старт».
Кому подходит. IT-командам, продуктовым отделам, сервисным подразделениям, компаниям с процессным управлением. Особенно удобно для сложных процессов.
Аспро.Cloud
Платформа для управления проектами с модулем создания баз знаний. В хранилище информации можно создавать инструкции, небольшие обучающие курсы, полезные гайды для сотрудников и клиентов.
Структура. Древовидная.
Совместное редактирование. Да.
Разграничение прав доступа. Да.
Возможности:
- блочный редактор;
- новостная лента;
- поддержка медиафайлов, ссылок и тегов;
- выгрузка базы знаний на отдельный сайт;
- интеграция с сервисами аналитики, GitLab и Bitbucket, Dropbox;
- встроенный мессенджер;
- таск-менеджер;
- инструменты форматирования: заголовки, шрифт, списки, таблицы;
- поиск по названию и тегам;
- комментарии и оценки статей в базе.
Тариф. Базы доступны с тарифа «Про» от 5 090 ₽/мес при оплате за год для команды из 5 человек.
Кому подходит. Компаниям, которые хотят объединить коммуникации, задачи и базу знаний в одной платформе.
WEEEK
Платформа для управления проектами и задачами со встроенным модулем, где можно вести базу знаний компании. В документах доступны основные инструменты форматирования и редактор блока для быстрого сбора документа из разных частей.
Структура. Древовидная.
Совместное редактирование. Да.
Разграничение прав доступа. Да.
Возможности:
- текстово-блочный редактор в минималистичном дизайне;
- кастомизация: картинки, обложки, иконки, любые мультимедийные форматы, фон;
- приватный и публичный доступ;
- гибкие настройки доступа: редактирование, комментирование, просмотр;
- упоминание в документах проектов, пользователей и конкретных файлов;
- интеграция с Airtable, Figma, Miro, Google документами;
- шаблоны для быстрого создания файлов;
- поиск по названию и содержанию.
Тариф. Бесплатно до 5 человек в команде и с ограничением в 100 файлов. Минимальный тариф от 199 ₽/мес за пользователя. Ограничение на количество файлов можно снять за доплату в 60 ₽/мес за пользователя.
Кому подходит. Малому бизнесу, стартапам, распределенным командам до 20–30 человек.
OkoCRM
Крупная платформа для автоматизации продаж и работы с клиентами, таск-трекер для управления работой команд. База знаний для сотрудников и клиентов работает в качестве дополнительного модуля.
Структура. Древовидная.
Совместное редактирование. Да.
Разграничение прав доступа. Да.
Возможности:
- добавление медиа, ссылок на видеохостинги, фрагментов кода;
- простой блочный редактор;
- шаблоны документов;
- инструменты форматирования: заголовки, списки, шрифты, начертание (полужирный, курсив), цитаты;
- интеграции с Tilda, Telegram, GetCourse, noCRM, Max, Google Docx, Sheets, Excel.
Тариф. Бесплатной версии нет. От 572 ₽/мес за пользователя.
Кому подходит. Отделам продаж и клиентской поддержки, уже использующим OkoCRM.
Teamly
Российский сервис для управления проектами и базой данных, похожий по функционалу на Confluence. Не подойдет как сервис для создания публичной внешней базы знаний, так как есть тариф за каждого редактора базы, а за читателей нужно доплачивать отдельно.
Структура. Древовидная.
Совместное редактирование. Да.
Разграничение прав доступа. Да.
Возможности:
- можно настроить отдельное рабочее пространство для отдела или проекта;
- новостная лента;
- массовые действия с документами;
- инструменты форматирования: стиль, заголовки, шрифты, списки, таблицы;
- поиск по ключевым словам и синонимам;
- фильтры и сортировка выдачи поиска;
- расширенная аналитика: посещаемые страницы, частые запросы и активные пользователи;
- онлайн-чаты внутри документа;
- интеграции с Draw.io, Google Docs, Excel;
- виджеты и дашборды;
- история версий;
- шаблоны для разных типовых материалов.
Тариф. От 299 ₽/мес за редактора, доступ для читателей оплачивают отдельно.
Кому подходит. Крупным компаниям, техотделам, проектным офисам.
Сравнительная таблица с возможностями программ
Собрали основные возможности и различия сервисов в одну таблицу, чтобы вам было проще их сравнить и выбрать подходящий.
У всех 5 сервисов есть набор основных функций: древовидная структура, совместное редактирование и гибкие уровни доступа. Различия заметны в интеграциях, возможностях редактора, стоимости и степени встраивания в рабочие процессы.
Выбирайте инструмент не по количеству функций, а по тому, насколько органично он встроится в работу вашей команды. Сервис для базы знаний должен быть удобным ежедневным инструментом — местом, куда сотрудники охотно заходят, обновляют информацию и быстро находят ответы.
Заключение
База знаний помогает сохранять опыт компании, ускорять адаптацию сотрудников, уменьшать количество повторных вопросов и стандартизировать процессы. Чтобы инструмент действительно работал, важно выбрать сервис, который будет понятным, удобным и подходящим вашему формату работы. Оцените требования, протестируйте несколько решений и выберите платформу, которая лучше подойдет для ваших проектов.
