Разрушаем барьеры: как научить отделы и подразделения взаимодействовать
Рассказываем, как настроить сквозные процессы и повысить эффективность компании с помощью Kaiten
Руководителям знакома ситуация, когда важный проект тормозится из-за недопонимания между отделами, задачи зависают на стыке полномочий, а ответственных за провал сроков просто не найти.
Вместе с Анатолием Санько, Co-founder Pragmatic Management, расскажем, как настроить сквозные процессы для взаимодействия между отделами и использовать единую платформу, чтобы повысить общую эффективность компании.
Почему отделы работают сами по себе и чем это грозит
Несмотря на то, что все отделы работают на одну компанию, они часто не взаимодействуют. Причин несколько:
- Разные цели и KPI. Каждый отдел оптимизирует свою часть работы, но забывает о «сквозной» цели всего процесса и потребностях конечного клиента. Например, отдел продаж стремится заключить как можно больше сделок, не учитывая возможности производства или поддержки.
- Нет понимания общей картины. Сотрудники не видят, как их работа влияет на работу коллег и на общий результат для компании.
Многие сотрудники считают так: если он хорошо делает пуговицы, то не виноват, если костюм не сидит. Команда передает другому отделу результат без учета конечного результата. Чем ближе к завершению проекта, тем больше проблем, и виноват всегда последний в цепочке. Это приводит к частой смене приоритетов, переработкам и непредсказуемости.
Анатолий Санько, Co-founder PM
- Неэффективные каналы коммуникации. Электронная почта, бесконечные чаты, личные договоренности не видны другим участникам и затрудняют отслеживание задач.
- Отсутствие четких правил взаимодействия. Нет понимания, кто ответственный за передачу задач от одного отдела к другому. Это замедляет работу, провоцирует конфликты и перекладывание ответственности.
- Несогласованные инструменты. Каждый отдел использует свои инструменты, которые не синхронизируются между собой. Приходится вручную переносить информацию, тратить время на исправление ошибок и рутинные операции.
Совет: вспомните, с чего все начиналось. Любой бизнес начинается с идеи, которая объединяет в стремлении сделать мир лучше, клиентов счастливее, обычно еще и заработать денег. Деньги важны, но не должны стоять на первом месте. Не надо возвращаться к истокам: мир меняется, а бизнес меняется. Важно объединить организацию вокруг цели.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Разобщенность — прямые потери прибыли для бизнеса и его конкурентоспособности. Какие еще последствия для бизнеса это несет:
Co-founder PM Анатолий Санько считает, что часто проблемы начинают появляться вместе с ростом числа сотрудников. Нужно продумывать и перестраивать процессы, чтобы управлять несколькими командами, а компании часто ничего не меняют, пока не наступит хаос.
Компании с несогласованными отделами могут приносить минимум результата при больших инвестициях или не приносить вообще, пока сотрудники обвиняют друг друга в отсутствии прогресса. Часто так происходит из-за роста — проще справиться с командой в 10-20 человек, чем с процессами в «большой» команде от 100 сотрудников.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Часто проблема не в сотрудниках, а в том, что между отделами нет межотраслевого взаимодействия. Это можно исправить, если настроить сквозные процессы между командами.
Как наладить сквозные процессы между отделами
Сквозные процессы — это интегрированный поток работы, который охватывает несколько отделов и направлен на создание ценности для клиента. Это помогает преодолеть разобщенность и сделать компанию единым, эффективно функционирующим организмом.
Несколько общих принципов, которые помогут внедрить сквозные процессы:
Единая цель и общие метрики. Чтобы отделы работали слажено, им нужна общая точка отсчета. Определите одну, объединяющую цель, которая будет стоять выше индивидуальных KPI каждого подразделения. Например, это может быть время вывода нового продукта на рынок. Так участникам процесса проще концентрироваться на едином результате, а не на локальных оптимизациях.
Люди не знают и не хотят понимать, зачем они работают в организации и какую ценность должны создавать. Часто говорят — меня наняли писать код, значит, платят за строчки кода. Часто это усугубляется ситуацией, когда одни KPI противоречат другим. Например, если на словах культивируется совместная работа, а бонусы платят за первые места по разным достижениям. Это усиливает конкуренцию между людьми, командами и департаментами.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Прозрачность и видимость. Статус задач, ответственные лица, сроки и любые изменения должны быть доступны и понятны всем заинтересованным сторонам. Так можно избавиться от неопределенности, предотвратить дублирование усилий и быстро выявлять «узкие места».
Люди усерднее идут к цели, если считают ее своей. Прозрачность помогает найти единомышленников и оценить их вклад. Это позволяет видеть, насколько действия соответствуют целям, и усиливает чувство причастности. Взаимодействие неизбежно, одному человеку не под силу выполнить все задачи. Совместная работа помогает лучше понять цель и направление движения.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Четкие роли и зоны ответственности. Нужно определить владельца для каждого этапа и процесса в целом. Он будет следить за прогрессом и отвечать за результат.
Стандартизация коммуникации и передачи информации. Внедрите единые правила и форматы для обмена информацией, передачи задач и принятия решений. Это сократит количество ошибок и уменьшит вероятность недопонимания между сотрудниками или отделами.
Культура открытости и обратной связи. Поощряйте конструктивный диалог, открытое обсуждение проблем и совместное решение задач. Создайте среду, в которой сотрудники не боятся указывать на проблемы и предлагать улучшения, а руководители активно прислушиваются к обратной связи.
Для бизнеса важна цель: почему мы существуем, как и что делаем. В идеале нужно понимать все три компонента, но минимально нужно точно знать, что мы делаем. Эти элементы часто объединяют организацию.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Чтобы сквозные процессы работали, а общение становилось прочным, можно использовать системы управления проектами. Одна из таких систем, которая поможет собрать разрозненные отделы в единый организм — Kaiten.
Как Kaiten помогает отделам взаимодействовать
Разберем на примере системы управления проектами Kaiten, какие инструменты помогут сплотить разные отделы вокруг проекта и повысить эффективность общей работы.
Визуализация
Когда каждый сотрудник видит общую картину и понимает, где находится задача в текущий момент, значительно снижается количество недоразумений и задержек.
Как это можно решить: визуализировать задачи по проекту с помощью канбан-досок, а также отслеживать прогресс выполнения проекта.
Доски для каждого отдела/проекта. Показывает, на каком этапе каждая задача и где возникают задержки. Каждая колонка доски отвечает за этап работы или работу конкретного сотрудника, а каждая карточка — отдельная задача с прикрепленными файлами и описанием.
Собрали несколько кейсов о том, как разные компании используют канбан-доски:
- В Додо Пицце реорганизовали систему тестирования с помощью Kaiten
- В«Удоканской меди» организовали портфельное управление проектами с помощью канбан-досок
- «LADA Цифра» выстроила процесс разработки ПО в Kaiten
- Как Росагролизинг кастомизировал работу с досками под себя
Кросс-функциональные доски. Kaiten позволяет создавать общие доски, которые охватывают весь сквозной процесс от начала до конца. Например, можно создать доску «от идеи и реализации» или «от запроса клиента до закрытия», где задачи передвигают из одной колонки в другой (между отделами или этапами работы) по мере их выполнения. Так все отделы видят изменения и прогресс выполнения проекта.
Доска помогает разобраться, на чем стопорится работа, какие этапы занимают много времени, а какая работа уже завершена.
Коммуникация
Отделы могут работать по отдельности из-за плохой коммуникации — информация теряется в чатах, электронных письмах и личных беседах.
Словами Голдрата: чаще всего получаем локальную оптимизацию без конечного и ожидаемого результата. Несогласованность между подразделениями ведет к непониманию, когда другой отдел должен вступить в работу, чтобы принести ожидаемый результат. Так мы приносим не тот результат, не того качества и не тогда, когда это нужно клиентам.
Анатолий Санько, Co-founder PM
Как это можно решить: создать и поддерживать единое структурированное пространство для рабочих коммуникаций. А еще в Kaiten можно настроить упоминания и уведомления, чтобы коллеги не пропускали важное.
Единое пространство для задач. Все, что касается конкретной работы, собирается в одной карточке:
- комментарии;
- прикрепленные файлы;
- история изменений;
- чек-листы.
Когда задача попадает из одного отдела в другой — ничего не теряется. Не приходится уточнять информацию и проводить совещания по передаче контекста.
Уведомления и упоминания. Можно упоминать коллег в комментариях к задачам, чтобы они получили уведомление. Тогда сотрудники не пропустят изменения и вопросы внутри карточки, им не придется искать сообщения в общем потоке чата.
Автоматизация и оптимизация передачи задач
Когда сотрудники передают вручную задачи и информацию, они рискуют ошибиться и не так объяснить задание. Это тратит время команды на переделывание и рутину.
Как это можно решить: автоматизировать простые операции — внедрить чек-листы, шаблоны и автопереходы между досками.
Чек-листы и шаблоны. Стандартизируют создание и выполнение однотипных задач и проектов. Чек-листы гарантируют, что все шаги будут выполнены, прежде чем карточка попадет в следующую колонку или другой отдел.
В Kaiten есть шаблоны, где можно указать автоматические действия к выполнению. Они будут появляться в каждой новой карточке по шаблону, например:
- заполнить нужные поля;
- прикрепить чек-листы;
- назначить ответственных;
- описать все детали выполнения.
Автоматические переходы между колонками и досками. Можно настроить правила, по которым задачи будут перемещаться из одного этапа или доски в другой после выполнения условий — например, если все пункты чек-листа завершены или изменен статус.
С помощью Kaiten или другой системы управления проектами руководители могут видеть, как движутся и выполняются задачи по сквозным процессам. А отчеты помогают им выявлять «узкие места», контролировать пропускную способность команд и отслеживать прогресс по проектам.
Анатолий Санько рекомендует отслеживать 2 параметра:
- Tracebility (Трассировка). У организаций есть стратегические цели на год и больше, но непонятно, как мелкие задачи помогают их достичь. Трассировка показывает, как цели разбиваются на инициативы, эпики, фичи и user stories. Это позволяет сфокусироваться на работе с гипотезами и поддержании связей от мелких задач к большим целям.
- Фичи. В организациях часто оценивают количество выполненных story points и user stories, но это не отражает ценность для клиентов. Важно сместить фокус на количество доставленных фич, так как они более понятны бизнесу и клиентам.
Что нужно запомнить
Компании, которые научились связывать свои подразделения в единый организм, работают быстрее, превосходят конкурентов и строят сильную корпоративную культуру. Что помогает объединить команды и наладить взаимодействие между ними:
- Создать единую цель и общие метрики. Они выше локальных KPI подразделений и оптимизируют сквозной результат, а не «свой участок».
- Вести работу в одной системе управления проектами. С помощью Kaiten вы тоже можете настроить взаимодействие разных отделов и значительно повысить эффективность компании.
- Следить за тем, чтобы все процессы оставались прозрачными. Владельцы, ответственные, сроки и статусы задач должны быть видны всем, Это помогает избавиться от неопределенности и снизит риск дублирования усилий.
- Стандартизировать правила передачи задачи. Заранее определить, какую информацию нужно передавать, в каком формате, когда можно считать этап завершенным.
